Як правильно читати акт звірки: як звіряти, як працювати з ним, як розібратися

1. Як правильно читати акт звірки
2. зміст АС
3. Як звіряти дані по акту
4. Різновиди такого документа
5. З податковою службою

Успішний бізнес передбачає співпрацю з великою кількістю постачальників і клієнтів , З якими регулярно здійснюються грошові розрахунки. Чималу частку займають і розрахунки з державою - з податків і страхових внесках. Всі ці грошові відносини вимагають ретельного контролю, і найпростіше здійснювати його за допомогою регулярного підписання актів звірок .

Як правильно читати акт звірки

цілі підписання

В акті звірки відображаються відомості про розрахунки між двома економічними суб'єктами за певний період. Періодичність звірок на законодавчому рівні не затверджена, тому контрагенти можуть самостійно вибрати її і зафіксувати в договорі, або складати документ тільки при виникненні спірних ситуацій.

підписувати акти звірок з контрагентами необхідно для наступних цілей:

1. Своєчасне виявлення помилок в обліку. Найпоширенішими з них є задвоєння суми, коли один і той же документ бухгалтерія проводить 2 рази, і відсутність суми в акті через ненадання документів на поставлений товар.
2. Пред'явлення суду як доказ. Але слід враховувати, що акт звірки не влучає у розряд первинної документації, і нерідко опонентові вдається заперечити його дійсність в суді. В якості основного аргументу виступає відсутність підпису уповноваженої особи, так як акти зазвичай підписують головні бухгалтера, а не керівники. Якщо у бухгалтера відсутня офіційна довіреність на підписання подібного роду документів, акти з проблемними контрагентами краще підписувати директором організації.
3. Призупинення терміну позовної давності. Підписання акту звірки доводить факт визнання боргу неплатником, тому з цього моменту термін позовної давності починає повторний відлік.
4. Проведення взаємозаліку по зустрічній заборгованості . В даному випадку акт звірки допомагає визначитися з кінцевими сумами заборгованостей .
5. Інвентаризація розрахунків з контрагентами. Це обов'язкова процедура, яку слід проводити не менше 1 разу на рік. Виявити достовірні суми дебіторської та кредиторської заборгованості можна тільки шляхом підписання актів звірок.
6. Формування списку кредиторів під час процедури банкрутства . Кредитор, вчасно не підтвердив наявність заборгованості за допомогою акту звірки, позбавляється права її подальшого витребування.

Складання актів звірок не є законодавчо встановленої обов'язком організацій. З цієї причини не існує єдиного зразка бланка акта звірки, тому розробити його форму можна самостійно.

До того ж більшість фірм для ведення бухобліку використовує спеціальні програмні продукти, що дозволяють автоматично формувати акти звірок з наявністю всіх обов'язкових реквізитів.

зміст АС

Акт звірки повинен містити не тільки дані за розрахунками, а й ідентифікують боку відомості. Він обов'язково повинен включати:

• порядковий номер і дату документа (вказується в призначенні платежу в платіжному дорученні при виникненні необхідності зробити доплату за актом звірки);
• найменування компаній (Якщо найменування широко поширене, для кращої ідентифікації має сенс вказати ІПН і свідоцтво про Державну );
• період звірки;
• сальдо (залишок) на початок періоду;
• обороти по дебіту і кредиту (вироблені оплати і суми поставок);
• реквізити документів (номери та дати накладних, актів на надання послуг, платіжних доручень);
• Сальдо на кінець періоду (цифрами та прописом).

Акт повинен включати 2 таблиці для заповнення даних, одна з яких залишається порожньою, щоб одержувач зміг внести в неї дані свого обліку. Документ складається в 2-х примірниках і підписується уповноваженою особою із зазначенням ПІБ та посади (головний бухгалтер або директор). Акт також проштамповувати печаткою при її використанні в організації.

Як звіряти дані по акту

При отриманні акту звірки від контрагента можливі 3 варіанти дій у відповідь:

1. Підтвердити залишок при збігу в розрахунках.
2. Скласти акт розбіжностей .
3. Проігнорувати звірку (при відсутності пункту про періодичність звіряння в договорі і при наявності більш нагальних справ, акт можна зовсім не розглядати).

Якщо з 1-м і 3-м пунктом все просто, то 2-й вимагає уважності до правил його оформлення. Акт розбіжностей оформляється окремим документом з обов'язковим посиланням на дату і номер акта звірки, на основі якого він складається.

Перед табличній частиною вказується дата отримання спірного акту звірки та найменування сторін, а також реквізити договору, за яким здійснюється поставка товару або надання послуг. У располагаемую нижче таблицю вносяться дані, що викликали розбіжності. Вона включає такі графи:

• номер спірного пункту з акту;
• предмет розбіжностей (сума);
• власна версія (сума з зазначенням обгрунтовують її документів).

Завантажити приклад протоколу можна тут .

Зразок акту розбіжностей

Акт розбіжностей підписується тією самою особою, яка підписує основні акти звірок. До нього необхідно додати копії документів, що підтверджують розбіжності.

Різновиди такого документа

ниболее поширені

До найбільш поширених різновидів актів звірок відносять:

1. Акт звірки з постачальником. Містить операції, що враховуються за рахунком 60. За дебіт відображаються всі скоєні на адресу постачальника оплати, а по кредиту суми поставок продукції.
2. Акт звірки з покупцем. В даному випадку облік ведеться по рахунку 62. За дебіт записуються суми відвантажень, а по кредиту перераховані покупцями платежі.
3. Акт звірки виконаних робіт. Оформляється за загальними правилами, тільки замість сум поставок продукції в ньому відображають суми згідно з актами виконаних робіт.
4. Груповий акт звірки. Являє собою сукупність актів звірки по всіх існуючих у фірми контрагентам. Формується завдяки установці до бухгалтерської програмою спеціального розширення. Подібний спосіб формування актів особливо зручний в кінці звітного періоду, коли необхідно проінвентаризувати весь обсяг розрахунків.
5. Нульовий акт звірки. Відмінною особливістю є рівне нулю сальдо на кінець розглянутого в документі періоду.
6. Акт звірки по оренді . Складається так само, як і акти по будь-яким іншим послугам. При формуванні документа орендодавцем, по дебіт будуть проставлятися суми оренди відповідно до виставлених рахунків, а по кредиту перераховані орендарем платежі.

Акти звірки також класифікують в залежності від статусу контрагента - юридичне або фізична особа. Причому в якості фізичної особи можуть виступати не тільки індивідуальні підприємці , А й прості громадяни, з якими у фірми є які-небудь розрахунки. Формується такий акт за загальними правилами, як і в випадку звірки з організаціями. Компанія не має права відмовити фізичній особі в наданні акта звірки, якщо він був їм затребуваний.

З податковою службою

Кожен платник податків має можливість перевірити правильність своїх розрахунків з бюджетом. Для цього в ИФНС необхідно направити запит на надання акту звірки . Бланк запиту можна завантажити на офіційному порталі ФНС , Або на нашому сайті.

Направити в інспекцію його можна листом, або в електронному вигляді за ТКС. Другий варіант вимагає наявності у платника податків кваліфікованої електронного підпису.

Бланк акту звірки затверджений Наказом ФНС №ММВ-7-17 / 685 @ від 16.12.2016г. Так як з 2017 року під адміністрування податкової служби потрапили і страхові внески, нова форма акту звірки містить інформацію, в тому числі, і за розрахунками з позабюджетними фондами. Крім податків і страхових внесків , В акті враховуються дані по нарахованими за ними штрафів та пені. бланк акту звірки з податковими органами можна завантажити тут.

Незважаючи на те що звірка взаєморозрахунків не є обов'язковою процедурою, і закон дозволяє зовсім її не проводити, на практиці це може призвести до серйозних проблем. У випадку з бюджетними розрахунками ви можете просто не знати про наявність у вас недоїмки по податках, поки вас не повідомлять про нараховані в зв'язку з цим штрафи. А ігнорування звірок з контрагентами може привести до закінчення терміну позовної давності по заборгованості дебіторів, і повернути свої гроші не вдасться навіть у судовому порядку.