Акт на списання канцтоварів: зразок заповнення, скачати бланк, наказ на канцелярські товари, проводки в бухобліку, як правильно списати

1. Що відноситься до даних товарів
2. причини списання
3. На якому етапі складається і хто застосовує
4. Законодавча база та проводки
5. порядок складання
6. Форма та зразок
7. Рекламна продукція

Одним з окремо виділяються питань при списанні різного роду засобів і матеріалів, які числяться на балансі фірми або організації, є оформлення списання канцелярських товарів, які періодично витрачаються практично всіма функціонуючими організаціями.

Зміст статті

Що відноситься до даних товарів

Канцелярськими товарами, списання яких проводиться окремо оформленим актом, називаються такі:

1. Пристосування, які використовуються при написанні різного роду паперів або їх оформленні - олівці, ручки, сам папір, що відноситься до матеріалів для написання будь-якого придатного для таких цілей формату.
2. Організаційна техніка, яка відноситься до простого типу - тут можуть враховуватися друкарські машинки, калькулятори.
3. Матеріали, які вважаються кріпильними (скріпки, скоби).
4. Механічні засоби (дироколи, степлери).

Всі перераховані матеріали відносяться до значаться на балансі і їх зняття з обліку підлягає обов'язковому оформленню.

причини списання

Хотілося б відразу відзначити, що працівники відділу бухгалтерії та керівники багатьох організацій помилково вважають, що періодичне придбання канцелярських товарів слід відносити до витрат організації відразу ж в процесі їх придбання.

Такий варіант, зокрема, при проведенні перевірки податковими органами визнається як невірний, подальшими діями буде перерозподіл витрат і доходів і, як наслідок, донарахування податку на змінений розмір прибутку.

Знову ж правильним варіантом проведення списання канцелярських товарів буде їх зняття з обліку за заздалегідь встановленим графіком (що виражається в окремому розпорядженні), або при винесенні спеціально для такої ситуації наказу керівника або ж уповноваженого на таку дію особи.

На якому етапі складається і хто застосовує

Процедура списання канцелярських товарів передбачає врахування всього шляху проходження матеріальних засобів від процедури вступу до остаточного зняття з балансу. Таким чином, всі подібні операції повинні бути оформлені таким чином:

1. Надходження матеріалів від їх постачальника - здійснюється з паралельним написанням прибуткового ордера за формою М-4.
2. При необхідності спрямування коштів в окремий підрозділ підписують документ вимога-накладну (можна в існуючій типовою формою М-11). У тому випадку, якщо в документі вказують кінцеве призначення канцелярських товарів, сам акт на списання можна і не оформляти.
3. Створення акта про списання. Йому може передувати окреме розпорядження керівника (в деяких випадках засноване на направленому заяві начальника підрозділу або ж іншої посадової особи).

Використання такого акту можливо для тих підприємств, які працюють на загальній системі оподаткування або знаходяться на «спрощенку». У будь-якому випадку, отримуючи канцтовари, підприємство виробляє їх постановку на облік, і вони при проведенні інвентаризації або повинні знаходитися в наявності, або списуватися заздалегідь в установленому для таких процедур порядку.

Не варто пускати таке питання «на самоплив», оскільки відсутність списання у встановлений період часу (навіть за такими, здавалося б, незначним за вартістю цінностей) може в подальшому призвести до недостач і проблем в підставі для їх списання.

Законодавча база та проводки

В даний час перелік законодавчих актів та нормативів, що стосуються списання основних засобів та матеріальних цінностей досить великий. В даному випадку варто безпосередньо звернути увагу на Наказ Мінфіну РФ №162 , Що розкриває, зокрема, такі моменти:

• Додаток 1 - відображення рахунків, за якими здійснюється облік коштів;
• Додаток 2 - використання рахунків бюджетного характеру.

Крім того, слід звертати увагу на ті внутрішні документи організації, які також регулюють особливості оприбуткування і списання канцелярських товарів.

При проведенні списання, крім обліку інших актів, слід дотримуватися пункту 102 Наказу Мінфіну РФ №157 , В якому вказується вартість, за якою повинні списуватися товари такого роду.

Зокрема, списання канцтоварів повинно проводитися з урахуванням їх вартості під час вступу до організації і прийняття до уваги таких витрат:

1. Величина коштів, яка виплачена продавцю або постачальнику відповідно до укладеного договору та специфікації.
2. Ті кошти, які були витрачені організацією на надання послуг інформаційного характеру, пов'язаних безпосередньо з придбанням товарів.
3. Оплата мита (якщо подібні витрати мали місце).
4. Винагороди, які виплачуються організації, що зробила посередницькі послуги при придбанні такої форми товару.
5. Ті суми, які були витрачені на доставку канцтоварів від місця їх зберігання (доставки, продажу) до безпосереднього використання.

Основним способом проводки таких товарів є здійснювані бухгалтерські операції по рахунку 10 «Матеріали». Крім того, подібні списання можна проводити за рахунком 22 «Малоцінні і швидкозношувані предмети». Якщо ж канцтовари будуть списані за вимогою-накладною, то в такому випадку проводкою буде:

порядок складання

Порядок складання документа для списання канцтоварів не має обов'язкової форми, встановленої для використання. Існуючі фірми і організації можуть виробляти їх зняття з балансу таким чином:

• при кожній необхідності списання складати документ у вільній формі;
• розробити типовий шаблон силами співробітників бухгалтерії, при цьому в обов'язковому порядку затвердити його форму в обліковій політиці підприємства.

Не залежно від того, який варіант буде обраний, необхідно дотримуватися наступних вимог:

• правильне вказівку всіх найменувань списаних одиниць;
• проводити списання безпосередньо датою складення акта;
• ціну і кількість канцтоварів вказувати окремо по кожному їх виду;
• не допускати оформлення в документах завідомо неправдивих відомостей;
• не допускати помилок в акті або помарок, в разі їх виявлення складати вірний, а старий - утилізувати.

Форма та зразок

Безпосередньо перед оформленням самого акту необхідно забезпечити наявність документального підстави такої дії. Як правило, начальником організації видається окремий наказ про безпосередньому проведенні списання. Одним з пунктів наказу повинна бути інформація про призначення комісії, в складі якої буде оформлений акт, і які під самим документом стоятимуть підписи.

Окремо варто відзначити, що в разі виявлення будь-яких неточностей або ж свідомо неправдивих відомостей відповідальність будуть нести саме ті посадові особи, які підтвердили проведення такої операції.

Типова форма акта списання повинна містити в собі такі дані:

• найменування організації, в якій проводиться списання;
• дата складання документа;
• назви канцелярських товарів (кожен вид окремо) із зазначенням їх кількості, вартості однієї одиниці і суми по кожному рядку;
• загальну суму коштів, яка підлягає списанню;
• посади та ПІБ членів комісії, їх підпис.

Документи для скачування (безкоштовно)

Складений і підписаний акт далі передається до відділу бухгалтерії для проведення за відповідними рахунками і зняття зазначеної суми грошових коштів з залишку фірми.

Рекламна продукція

Крім тих канцелярських товарів, які використовуються безпосередньо в процесі діяльності підприємства (для написання, скріплення, друку і т.д), періодично фірми потребують використання такого типу цінностей з метою реклами. Як приклад можна привести ситуацію, коли випускаються ручки, блокноти, олівці з логотипами фірми для просування її торгової марки і поширення інформації.

Аналогічною ситуацією буде використання для внутрішніх цілей (виключно співробітниками безпосередньо для роботи). Як в першому, так і в другому випадку списання виробляють таким же чином з використанням зазначених вище проводок.

Отже, процедура списання канцтоварів повинна супроводжуватися оформленням акту, затвердженням його членами спеціально створеної комісії, а також подальшими проводками по бухгалтерії відповідно до правил ведення обліку організації.

Інструкція по обліку списання канцтоварів в 1С представлена ​​нижче.