Акт на списання матеріалів: зразок, причина списання, скачати бланк

1. Порядок визначення величини МПЗ
2. Прийом матеріальних цінностей в організації
3. документування надходжень
4. документування видачі
5. Підтвердження фактичного використання
6. Форма та зразок
7. нюанси формування

Нічого не може зникнути безслідно. Таке мудре правило застосовується не тільки до закону щодо збереження енергії, але і до самої процедури списання матеріалів у компанії. З цього випливає, що необхідно достовірно формувати акт на списання.

Зміст статті

Порядок визначення величини МПЗ

Оскільки фактична собівартість у бухгалтерському та податковому обліку може відрізнятися між собою, то з метою оподаткування доходу величина витрат може бути визначена за даними податкових регістрів, відштовхуючись від обраного варіанту оцінювання МПЗ (На підставі пункту 8 статті 254 Податкового кодексу РФ ).

У разі якщо відомості бухгалтерського і податкового обліку збігаються, то сформований акт на списання додатково зможе підтвердити суму витрат.

Прийом матеріальних цінностей в організації

Звідки саме матеріал надійшов в компанію? Отже, матеріал може бути отриманий:

• безпосередньо у постачальників компанії;
• підзвітними особами компанії за готівковий капітал;
• в результаті розбирання ліквідованих основних засобів;
• в результаті власного виготовлення (мається на увазі надання зі складу уповноваженою особою);
• при оприбуткуванні надлишків, які були виявлені в процесі інвентаризації .

Прийом може здійснюватися в процесі отримання різноманітними способами.

документування надходжень

Процес оприбуткування на увазі під собою не тільки їх фізичне отримання уповноваженими особами компанії (одним з них може виступати комірник), але і відображенням за рахунками бухгалтерського обліку (часто це має на увазі під собою занесення інформації в рахунок 10 «Матеріали» ).

Способів документального оформлення на сьогодні існує декілька, і нерідко вони безпосередньо залежать від ситуації, яка виникає в процесі прийому, включаючи і структуру компанії і встановленої в ній системи документообігу.

Прибутковий ордер, складений за формою М-4, використовується в тому випадку, якщо по відношенню до якості та асортименту відсутні будь-які зауваження. У зв'язку з тим, що даний ордер є значних обсягів, з нього допускається можливість виключити деякі реквізити, які не мають відношення до обов'язкових реквізитів первинної документації (на підставі статті 9 Федерального закону №402 ), а саме:

• номерів форм щодо ОКУД і ОКПО;
• паспортного номера (допускається можливість тільки в тому випадку, якщо здійснюється процес прийому різних дорогоцінних каменів і так далі);
• відомості щодо страхової компанії;
• графу з кодовою відображенням одиниці виміру.

Друк на накладної може в повній мірі замінити прибутковий ордер, яка підлягає проставлення в подібних ситуаціях. Наприклад, в процесі оприбуткування без будь-яких розбіжностей за обсягом, якості або ж асортименту.

Друк в обов'язковому порядку повинна включати в себе всі необхідні реквізити щодо прибуткового ордера: хто саме прийняв, в якому обсязі і так далі (на підставі пункту 49 Методичних вказівок, затверджених Наказом Міністерством фінансів в грудні 2001 року).

Якщо ж в наявності є накладна Торг-12 , Яка підписана уповноваженою особою компанії, то необхідність у формуванні прибуткового ордера або ж іншої документації відсутня.

акт щодо прийому за формою М-7 необхідно формувати тільки в тому випадку, якщо ж в накладній, наданої від постачальника, вказані одні відомості (один різновид), а за фактом матеріали надійшли зовсім інші.

Подібний документ необхідний буде і в процесі прийняття з метою відповідального зберігання. Допускається можливість свого роду «почистити» зайві реквізити (наприклад, можна прибрати відомості щодо страхової компанії, часу відправлення продукції і так далі). Паралельно з цим в угоді між компанією і безпосереднім постачальником може бути зазначено, що з метою фіксації виявлених неточностей може бути сформовано іншу документацію.

З метою документального оприбуткування, які в повній мірі повинні відповідати умовам поставки, допускається можливість чинним законодавством розробити персональний універсальний документ компанії, при цьому:

• взяти в якості бази стандартний прибутковий ордер (затверджений по формі М-4 , Прибравши при цьому всі непотрібні реквізити);
• доповнити тими реквізитами, які можуть надати істотну допомогу при виявленні неточностей в обсязі або як надійшов.

Персонально розроблений документ повинен в обов'язковому порядку затверджуватися відповідним Наказом керівництва компанії.

документування видачі

Порядок обліку регулюються Методичними вказівками щодо бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів, які затверджені Наказом Міністерства фінансів в грудні 2001 року.

У чіткій відповідності з пунктом 90 Методичних вказівок під визначенням «видача матеріалів» мається на увазі їх надання зі складу виключно з метою виробництва товарів або ж виконання робіт, надання будь-яких послуг, включаючи також відпустку безпосередньо для управлінських потреб компанії.

Процес видачі безпосередньо зі складу компанії в виробництво і необхідного документообігу фіксується самим керівництвом виключно з попереднім узгодженням з головним бухгалтером і при цьому закріплюється облікової політикою.

У пункті 100 Методичних вказівок чітко вказано про те, що первинної облікової документації щодо випуску матеріалів зі складу компанії в підрозділи прийнято вважати:

• так звані лімітно-забірні карти (сформовані за формою М-8);
• вимога-накладну (вона складається за затвердженою формі М-11 );
• накладну (затверджена типова форма М-15).

У свою чергу, лімітно-забірні карти використовуються виключно з метою формування видачі матеріалів, які систематично застосовуються в процесі виробництва товарів, в тому числі і з метою здійснення поточного контролю за повним дотриманням затверджених лімітів видачі матеріалів на потреби компанії. Часто лімітно-забірні карти застосовуються в тих компаніях, де дані ліміти встановлюються облікова політика.

У разі якщо витрачення матеріалів в компанії не потрапляє під ліміти або ж потреба цехових, різних ділянок в матеріалі виникає вкрай рідко, то процес видачі здійснюється виключно за сформованим вимогу-накладної.

Більш того, за цим документом підлягає оформлення і можливе пересування матеріалів всередині компанії безпосередньо між наявними структурними підрозділами або ж матеріально відповідальними особами, причому враховуючи і операції щодо здачі на склад невитрачених залишків (при відсутності факту використання лімітно-забірних карт) і інших бракованих відходів.

Виходячи з усього вищесказаного, можна сказати, що зазначена первичная документация дозволяє в повній мірі підтвердити факт передачі матеріалів безпосередньо самим підрозділам, проте не сам факт їх використання.

Крім форм первинної облікової документації, які містяться в альбомі уніфікованих форм, компанія, на підставі конкретних умов її підприємницької діяльності має право використовувати персонально сформовані зразки щодо руху матеріально-виробничих запасів, причому в обов'язковому порядку повинні бути відображені всі реквізити, що передбачені статтею 9 Федерального закону №129 щодо бухгалтерського обліку.

Виходячи з цього, з метою безпосереднього обліку руху щодо матеріалів, Методичні вказівки надають повне юридичне право розробляти інші різновиди первинної документації (включаючи акти списання та інші матеріальні звіти).

Однак при всьому цьому, згідно з пунктом 98 Методичних вказівок, в процесі руху матеріалів всередині компанії, формування акту списання є обов'язковою умовою.

Підтвердження фактичного використання

Відповідний акт витрати на фактично витрачені матеріали формується виключно тим підрозділом, який і отримує цей матеріал.

В обов'язковому порядку акт повинен включати в себе такі відомості, як:

• назва;
• обсяг;
• облікову собівартість і встановлену суму за кожною назвою матеріалу;
• шифр або ж безпосередньо сама назва замовлення (товару або вироби), для виробництва якого і був виділений необхідний матеріал;
• обсяг і розмір щодо ном витрат;
• обсяг і розмір витрат щодо вище встановленої норми і з яких причин це сталося.

Додатково варто звертати увагу на той факт, що в деяких ситуаціях слід відображати число виробленого товару або ж обсяг виконаної тієї чи іншої роботи.

На підставі розглянутого раніше акту, відбувається безпосереднє списання матеріалів з підзвіту певного підрозділу компанії і подальшого віднесення їх собівартості на виробничі витрати (все безпосередньо залежить від цілей витрачання матеріалу).

Виходячи з усього вищевикладеного, можна з упевненістю говорити про те, що акт витрати і відноситься до тієї документації, яка в повній мірі підтверджує фактичне витрачення матеріалів в цехах компанії.

При цьому необхідно звертати увагу на той факт, що сам порядок формування акту витрати, включаючи і перелік підрозділів, для яких він призначається, в обов'язковому порядку фіксується самою компанією і має бути прописаний в обліковій політиці.

Форма та зразок

Розглянутий акт формується виключно в єдиному екземплярі. У ньому повинні міститися відомості щодо:

• дати формування документа і місце його розробки (вказується повна адреса і день);
• повного списку уповноважених осіб, які беруть пряму участь в списання (Мова йде про членів сформованої комісії), з обов'язковим зазначенням їх посад і прізвищ (перелік повинен бути складений в алфавітному порядку, з обов'язковим виділенням голови);
• повного переліку матеріалів, які схильні до списання;
• числа матеріалу, який незабаром буде списаний;
• розміру, який дорівнює собівартості списаного матеріалу;
• основних причин для списання (наприклад, можна вказати псування або ж іншу подібну причину);
• загального розміру списання (обов'язково слід вказувати прописом).

Крім цього, необхідно звертати увагу на те, що всі відомості щодо матеріалу найбільш оптимально вказувати в табличній формі. Це передбачено діючими правилами.

Документи для скачування (безкоштовно)

Що стосується стандартних мовних зворотів, на подобу «Ми, що нижче підписалися» або ж «Сформували даний акт в тому, що" найкраще уникати. Багато в чому це пов'язано з тим фактом, що в сучасному діловодстві це вважається архаїзмом.

По завершенню сформованого акту його в обов'язковому порядку слід підписати. Підписи повинні проставити всі без винятку члени комісії, а безпосереднє керівництво повинно затвердити кінцевий екземпляр.

Додатково слід звертати увагу на той факт, що розглядається процедуру списання можна істотно спростити, однак це можливо тільки в тій ситуації, якщо сформована комісія складається з однієї людини.

Для цього буде достатньо того, що всі без винятку обов'язки щодо зберігання, застосування цінностей формально покладено на одного уповноваженого працівника. Нерідко рішення щодо доцільності прискорення процедури списання, включаючи формуляра, лягає виключно на співробітника бухгалтерії.

Крім того, в його обов'язки входить і підбір найбільш оптимального зразка розглянутого акту, який найкраще підходить під встановлені вимоги.

нюанси формування

Незважаючи на той факт, що загальновизнаною формою як такої не існує, а при його формуванні вкрай важливо дотримуватися певних стандартів, які використовуються в російському діловодстві. Причому більша частина з них відноситься безпосередньо до формування бланка і правил щодо зазначення відомостей.

Виходячи з цього, в якості часу, яке фігурує в даному акті, вкрай важливо відображати дату його формування. Якщо ж даної події супроводжували тривалі процедури, наприклад, інвентаризація, то доцільним буде максимально коротко вказати даний факт в документі з відображенням часового проміжку.

Що стосується заголовка розглянутого документа, то він може бути вказаний однієї із загальноприйнятих форм, а саме:

• із застосуванням прийменникового платежу: «Акт про списання»;
• із застосуванням батьківського відмінка: «Акт списання».

Зміст документа в обов'язковому порядку повинно починатися з відображення причин для його формування. Нерідко в якості такої причини може виступити сформований Наказ безпосереднього керівництва компанії. Причому обов'язково потрібно в цій ситуації вказати номер наказу.

Що стосується самого грифа, то він обов'язково повинен бути відображений у верхній частині документа (в правому кутку). При наявності декількох сторінок в документі - він повинен бути вказаний на головній.

Незважаючи на той факт, що даний документ може бути розроблений компанією, багато хто з них вважають за краще використовувати стандартну форму, яка приведена в зразках.

Наостанок хотілося б підсумувати, що на практиці формування розглянутого акту не викликає яких-небудь складнощів для уповноваженого листа. Досить тільки стежити за достовірністю зазначених відомості для уникнення різних проблем з контролюючими органами.

Як відбувається списання матеріалів у 1С Бухгалтерія 8? Подробиці - на відео.