Акт прийому передачі обладнання - простий зразок і правила складання

1. Процедура передачі обладнання
2. Зміст і структура акту
3. Обов'язкові моменти і нюанси складання
4. Правила та порядок оформлення
5. Призначення і існуючі види даного документа

Правильне оформлення акта на приймання-передачу обладнання - це запорука грамотного відображення активу в обліку і для цілей оподаткування.

Тому слід поставитися до даного документу дуже серйозно!

Процедура передачі обладнання

У загальному вигляді, незалежно від характеру операції, передача обладнання виглядає наступним чином:

1. обов'язкова участь уповноважених представників сторін угоди, які мають право на здійснення операції і підписання документів. Дане право зазвичай підтверджується довіреністю від сторони, яка отримує, якщо передача обладнання проводиться на території сторони, яка передає;
2. якщо передача виконується на території приймаючої сторони, то акт складає саме приймаюча сторона. Одночасно з обладнанням їй передають пакет супровідних документів - накладну , Техпаспорт, і інші документи;
3. при прийманні обладнання приймаюча сторона повинна уважно оглянути актив і перевірити його технічний стан. Для цього приймаюча сторона може навіть скористатися послугами стороннього фахівця;
4. акт на приймання-передачу оформляється з обов'язковим зазначенням про наявність чи відсутність несправностей.

Як тільки акт підписаний, вважається, що обладнання прийнято на обумовлених раніше умовах і в тому стані, в якому воно надійшло до приймаючої сторони. Крім того, підписаний акт служить підставою для сторони, яка передає відобразити вибуття активу в своєму обліку.

До речі, особливу увагу під час приймання обладнання приділяється правильності оформлення всіх супровідних документів: адже якщо в документах вказана невірна заводський номер, значить, здійснюється приймання не ту активу!

Тому дуже важливо, щоб всі документи були складені правильно.

Зміст і структура акту

Будь-яке обладнання - це актив, наявність якого на балансі компанії підтверджується великим пакетом документів, серед яких серйозну роль відіграє акт, складений при первинному надходженні об'єкта на підприємство.

Зразок акту прийому-передачі обладнання в монтаж

Цей акт надає цінні для облікового процесу відомості:

• технічний стан активу;
• підставу надходження (передачі) - купівля-продаж, дарування, інвентаризація , І інші випадки;
• реквізити сторін-учасниць угоди;
• відноситься об'єкт до амортизується майну чи ні;
• кількість надійшли об'єктів і їх оцінка;
• перелік супровідних документів.

Наявність акту приймання-передачі дозволяє правильно відобразити надходження обладнання на підприємство і одночасно зафіксувати всі відхилення у вартості, комплектності, в технічному стані і кількості. І, якщо не виявити всі ці відхилення відразу, то підписаний акт про приймання-передачі буде свідчити про згоду приймаючої сторони з надходженням до неї об'єкта з зазначеними саме в акті характеристиками. І довести потім помилковість прийому буде складно.

Акт прийому-передачі до вступу в силу змін до закону «Про бухгалтерський облік» оформлявся уніфікованої формою ОС-14 і ОС-16 (на обладнання з дефектами). Дані форми діють і зараз, але обов'язковими вони перестають бути. Тому будь-яка компанія може запропонувати приймаючої або передавальній стороні за угодою свій варіант акту або скористатися зазначеними формами ОС-14 і ОС-16.

Але незалежно від вибору форми в акті повинні бути такі реквізити:

1. назва і дата складання документа;
2. назва сторін-учасниць угоди;
3. зміст операції;
4. вартісна і (або) кількісна оцінка операції, тобто ціна, кількість і вартість угоди в цілому;
5. П.І.Б. і посади тих, хто відповідальний за вчинення і оформлення угоди;
6. підписи зазначених осіб.

Ці реквізити обов'язкові для складання будь-яких первинних документів. Але для акта, що оформляє приймання-передачу майна, ці реквізити повинні бути доповнені ще одним обов'язковим переліком, який відображає нюанси процесу.

Обов'язкові моменти і нюанси складання

Складаючи акт на пересування обладнання, необхідно доповнити його наступними реквізитами:

1. докладний опис кожного активу - його заводський номер і технічний стан, модель, назва, виробник, рік випуску, період експлуатації, залишкова вартість. Без такого опису неможливо встановити, яке саме обладнання приймається.
2. підставу на передачу - дарування, внесок в статутний капітал , і т.п. Дана інформація лягає в основу правильного прийняття активу до обліку. Зокрема, якщо актив подарували, то підприємство - отримувач з його вартості має буде заплатити податок, як з доходу;
3. місце передачі. Це дуже важливо, оскільки якщо передача здійснювалася на території сторони, яка передає, а далі обладнання транспортувалася, то до моменту його перевезення слід зафіксувати його технічний стан. Це убезпечить передавальну сторону від претензій з боку приймаючої компанії. А приймаючої
   компанії «місце передачі» дозволить визнати витрати на транспортування.

Тому потрібно дуже акуратно поставитися до оформлення акту.

Правила та порядок оформлення

Перш за все, акт складається:

• в присутності всіх уповноважених сторонами операції осіб;
• в 2-х примірниках - для кожної зі сторін. Число примірників може змінюватися в залежності від ситуації;
• в день передачі обладнання;
• без помарок і помилок;
• із зазначенням опису об'єкта, даного в його техпаспорті.

На додаток до акта додаються супровідні документи - технічна документація на обладнання, накладна, договір та інші документи, передбачені характером операції. Причому, якщо мова йде про передачу конструктивно складного обладнання, то цей процес може відбуватися в кілька етапів. І на кожен такий етап прийому-передачі повинен оформлятися свій акт.

Підписи всіх сторін на акті ставляться тоді, коли процес передачі закінчено і немає ніяких претензій до активу.

Призначення і існуючі види даного документа

Як правило, незважаючи на законну можливість сформувати форму акта самостійно, на підприємствах використовують старі, але діючі, бланки:

1. форма ОС 14. Складається на надходження будь-якого обладнання;
2. форма ОС 15. Заповнюється при прийманні-передачі активу для монтажу. При виконанні монтажу стороннім підрядником, до складу комісії, яка передає актив, повинен увійти його представник;
3. форма ОС 16. Складають незалежно від причини надходження об'єкта, але в разі виявлення у нього дефектів;
4. форма ОС 1 (ОС 1б). Нею оформляють зарахування обладнання (групи об'єктів) в основні фонди і його передачу в експлуатацію. На підставі цих актів заповнюється інвентарна картка ОС 6 (ОС 6а - на групу об'єктів). У цій картці відображають всі внутрішні переміщення об'єкта: надходження, ремонт, модернізація, передача в інший цех і т.д. Тому, передаючи обладнання, наприклад, на ремонт або техобслуговування усередині компанії, відомості про це відображають в цій картці. Для малого бізнесу замість карток можна використовувати інвентарну книгу (ОС-6б);
5. передаючи обладнання в оренду, акт оформляється в довільній формі, але із зазначенням тих обов'язкових реквізитів, які передбачені законом «Про бухгалтерський облік». Одночасно до цих реквізитів необхідно відобразити: докладний опис обладнання, місце передачі, технічний стан активу, перелік супровідних документів та термін тестування обладнання;
6. що стосується передачі актив на техобслуговування або ремонт, то, як правило, акт приймання становить компанія, з якою укладено договір на виконання зазначених робіт. Але при цьому обов'язково вказується спосіб повернення активу назад.

Про те, як правильно прийняти обладнання в ПО 1С: Підприємство, розглянуто в наступному відеоролику: