Акт про відмову від підпису в наказі і яке повідомлення

1. Оформляти або не оформляти документально відмову від підпису
2. Коли потрібно складати акт про відмову від підпису
3. Складання після факту, що відбувся відмови
4. Оформлення в процесі ознайомлення та отримання відмови
5. Якісно оформлений документ - гарантія захисту
6. Вимоги до структури документа
7. Покрокове складання акта
8. Порядок зберігання актів
9. висновок

Ситуації, коли необхідно ознайомити того чи іншого працівника з документом або зафіксувати факт вручення документа під розпис, нерідкі. Ознайомлюватися може бути не згоден зі змістом документа або відмовлятися від його вручення.

Однією з його можливих реакцій стає відмова від письмового підтвердження факту ознайомлення. Така ситуація вимагає додаткового документального оформлення.

Оформляти або не оформляти документально відмову від підпису

Факт відмови від підпису документа не завжди супроводжується складанням окремого документа - акта, проте документальне підтвердження все одно необхідно. Це допоможе при виникненні спірних випадків, особливо якщо спір вирішується в судовому порядку.

Як саме документувати відмова від підписання залежить від ситуації:

• законодавством передбачено складання акта;
• законодавством передбачено проставлення відмітки про відмову від підписання на документі, з яким належить ознайомити працівника;
• в законодавстві немає прямої вказівки на порядок документування відмови від підпису.

Що таке локальний нормативний акт організації і за якими правилами його оформляють - дивіться тут:

Як приклад ситуації, коли відмова від підпису супроводжується складанням акта в обов'язковому порядку, можна привести відмова ознайомлюватися від розпису на наказі про дисциплінарне стягнення . В цьому випадку складання акта вимагається згідно із ст. 193 Трудового Кодексу РФ.

ТК РФ Стаття 193. Порядок застосування дисциплінарних стягнень

До застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмове пояснення. Якщо після закінчення двох робочих днів зазначене пояснення працівником не надано, то складається відповідний акт.
Ненадання працівником пояснення не є перешкодою для застосування дисциплінарного стягнення.
Дисциплінарне стягнення застосовується не пізніше одного місяця з дня виявлення проступку, не рахуючи часу хвороби працівника, перебування його у відпустці, а також часу, необхідного на врахування думки представницького органу працівників.
Дисциплінарне стягнення не може бути накладене пізніше шести місяців з дня вчинення проступку, а за результатами ревізії, перевірки фінансово-господарської діяльності або аудиторської перевірки - пізніше двох років з дня його вчинення. У зазначені терміни не включається час провадження у кримінальній справі.
За кожний дисциплінарний проступок може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення.
Наказ (розпорядження) роботодавця про застосування дисциплінарного стягнення оголошується працівникові під розпис протягом трьох робочих днів з дня його видання, не рахуючи часу відсутності працівника на роботі. Якщо працівник відмовляється ознайомитися із зазначеним наказом (розпорядженням) під розпис, то складається відповідний акт.
Дисциплінарне стягнення може бути оскаржене працівником до державної інспекції праці та (або) органи з розгляду індивідуальних трудових спорів.

Прикладом другої ситуації може бути документування відмови від розпису на наказі про припинення трудового договору. Ст. 84 Трудового Кодексу РФ наказує в таких випадках зробити запис про відмову від ознайомлення під розпис безпосередньо на наказі (розпорядженні).

Такий же варіант оформлення відмови від підпису діє при ознайомленні резидента Особливою економічної зони з актом виїзної перевірки страхувальників і в багатьох інших випадках.

Порядок документування відмови від ознайомлення з такими документами як колективний договір, посадова інструкція, наказ про притягнення до понаднормової роботи і ряд інших, не визначений законодавчо.

Він може регламентуватися інструктивними документами організації. Якщо обраний шлях складання окремого документа про відмову від підпису, то таким документом повинен бути акт.

Акт про відмову від підпису - це документ, що підтверджує факт ознайомлення співробітника з вмістом документа, а також факт відмови ознайомлюватися від проставлення розпису на цьому документі. Він складається комісією не менше ніж з трьох осіб.

Коли потрібно складати акт про відмову від підпису

Незважаючи на очевидність необхідності документування відмови від підпису, на практиці виникає ряд питань, що стосуються порядку оформлення акту. На складання акта про відмову потрібен час, крім того потрібні два свідки (члена комісії), яких може не виявитися поруч.

Форма акта про відмову від підпису наказу.

Коли скласти акт: заздалегідь, до ознайомлення працівника з документом, після факту, що відбувся відмови від підпису або в процесі ознайомлення та отримання відмови?

Можуть бути різні алгоритми дії. Варіант складання акта до ознайомлення практично виключений. Це може бути одиничний випадок, коли з дуже високою ступінь ймовірності відомо, що конкретний працівник відмовиться розписатися.

Складання після факту, що відбувся відмови

Варіант «після» передбачає наступний алгоритм дій (для наочності розглянутий випадок, коли з документом знайомить (або вручає повідомлення) інспектор з кадрів):

• після отримання відмови в підпису інспектор уточнює, хто буде виступати свідками (брати участь в комісії), для включення відомостей про них до акта;
• інспектор складає акт (можливо доведеться повернутися на своє робоче місце і оформити акт комп'ютерними засобами);
• інспектор повторно знайомить працівника з наказом або намагається вручити працівнику повідомлення під розпис, але вже в присутності свідків, і отримує повторну відмову від підпису;
• свідки (члени комісії) проставляють свої підписи на акті;
• один примірник акта вручається «відмовників», інший залишається у інспектора.

Оформлення в процесі ознайомлення та отримання відмови

Варіант «в процесі» вимагає попередньої підготовки, і передбачає наступний алгоритм дій:

• службою, відповідальною за розробку бланків документів, розробляється бланк акта про відмову від підпису;
• інспектор знайомить працівника з документом або вручає йому повідомлення під розпис в присутності двох свідків;
• при отриманні відмови від підпису інспектор заповнює бланк акта;
• свідки (члени комісії) проставляють свої підписи на акті;
• один примірник акта вручається ознайомлюватися з документами, інший залишається у інспектора.

Оформлення документа повністю вручну - тривалий і неефективний варіант, хоча і допустимий.

Якісно оформлений документ - гарантія захисту

Тільки в разі якісного складання та оформлення акта, він може служити гарантією захисту роботодавця або виконавчого органу, відповідального за ознайомлення з документом, у разі виникнення спору або судового розгляду.

Якість документа складається з:

• наявності всіх передбачених державним стандартом реквізитів;
• наявності вичерпної інформації про актіруемих факти чи події.

Склад і розташування реквізитів документів регламентується ГОСТ Р 6.30-2003 (з 1 липня 2018 року розпочинає діяти ГОСТ Р 7.0.97-2016 Вимоги до оформлення документів). Для акта про відмову від проставлення розпису це:

• найменування організації;
• назва структурного підрозділу;
• дата;
• реєстраційний номер;
• місце складання;
• заголовок до тексту;
• текст;
• підпис. Як підписати документ електронним підписом - читайте тут .

Заголовна частина може бути оформлена поздовжнім або кутовим способом. У першому випадку під оформлення використовується вся ширина робочої зони листа, у другому - тільки ліва половина.

Вимоги до структури документа

Стандартних вимоги до тексту акта про відмову від підпису не існує. Загальні вимоги до структури його тексту такі:

1) вступна частина (тут вказуються реквізити інструктивного або розпорядчого документа, на підставі якого проводиться актування, перераховуються особи, які беруть участь в актуванні, із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів);

2) основна частина (тут формулюються факти, вказується кількість примірників акта і кому кожен з них буде переданий).

Покрокове складання акта

Крок 1 - уточніть до складання акта:

• яким локальним нормативним актом регламентується (дата, номер, заголовок);
• хто увійде до комісії (прізвище, ініціали, точне найменування посади);
• реквізити документа, з яким необхідно ознайомити під розпис (дата, номер, заголовок);
• прізвище, ініціали та посада співробітника, якому необхідно ознайомитися з документом і підписати його. тут ви дізнаєтеся, як отримати електронний підпис для фізичної особи.

Крок 2 - оформите заголовну частину акта:

• повне найменування підприємства (як зазначено в Статуті);
• найменування документа великими літерами;
• дата і номер акта;
• місце складання (назва населеного пункту, якщо воно не міститься в назві підприємства);
• Заголовок.

Що таке довіреність на право підпису документів і як правильно її скласти ви дізнаєтеся у статті за посиланням.

Зразок акта про відмову від підпису повідомлення.

Крок 3 - оформите вступну частину (прослідкуйте за тим, щоб прізвища членів комісії слідували в алфавітному порядку і всі дані були наведені без помилок).

Крок 4 - оформите основну частину:

• викладіть максимально докладно факт ознайомлення з документом (ким, коли, о котрій, де саме, кого, в присутності кого, яким чином ознайомили з документом, вкажіть дату, номер, вид документа, заголовок документа);
• відобразіть факт відмови від підпису (хто і чому відмовився проставити розпис);
• вкажіть, скільки оформлено примірників акта, кому призначений кожен з них;
• оформите підписи голови та членів комісії (прослідкуйте, щоб розписалися всі члени комісії).

Відмова від вручення повідомлення оформляється аналогічно. Відрізнятися буде заголовок акту і зміст основної частини, так як подія вручення сповіщення може відбуватися по-різному.

Порядок зберігання актів

Зберігання зайвих документів загрожує переповненням відведеного для цієї мети місця. Але передчасне знищення може обернутися набагато більшими втратами, в тому числі фінансовими. Тут доводиться шукати баланс.

Перелік типових архівних документів не містить прямої вказівки, скільки зберігати акт про відмову від підпису. За значущістю акт такого типу можна прирівняти до актів про дотримання дисципліни праці і, відповідно, зберігати їх слід три роки (ст. 587 Переліку).

висновок

Кращим варіантом при ознайомленні працівника з документом (вручення повідомлення) буде грамотне і переконливе роз'яснення того факту, що відмова від підпису - не вихід.

Можна, наприклад, письмово висловити свою незгоду. Але якщо вмовляння та роз'яснення не подіяли, акт повинен бути складений оперативно і точно.

За якими правилами заповнюють локальні нормативні акти, в тому числі акт про відмову від підпису ви дізнаєтеся в цьому відео: