Акт звірки взаємних розрахунків (бланк, зразок) - в 2019 році, як направити докази до суду, онлайн форма прикладу заповнення в word і excel, дебет, хто підписує, правильно оформити та скласти в 1С, розгорнуте заперечення, вимоги в разі розбіжностей

1. Що це таке
2. Особливості підготовки паперів
3. Приклад правильного оформлення онлайн
4. Вимоги до заповнення документів
5. Як його написати в 1С
6. Хто може підписувати бланк
7. Форма акту звірки взаємних розрахунків як доказ в суді
8. Супровідний лист при заповненні
9. Розбіжності при складанні

Акт звірки взаємних розрахунків не є обов'язковим документам, втім, як і звірка не є обов'язковою процедурою. Проводиться вона за ініціативою сторін. Даний документ не належить до первинної облікової документації , Тому законодавчо його форма не регламентується.

Звірка розрахунків і складання відповідного акту проводиться для того, щоб визначити, чи є заборгованість одного контрагента перед іншим і яка її сума. Період проведення звірки визначається в довільному порядку, зазвичай - з моменту, коли проводилася остання звірка.

Сторони угоди мають право відмовитися від проведення звірки та вплинути на це рішення не зможе навіть судова інстанція, оскільки немає відповідних законодавчих норм, які б дозволяли це зробити. Щоб уникнути конфліктної ситуації в цьому випадку, керівництву компанії, яка зацікавлена ​​в подібній процедурі, слід прописати відповідний пункт в типовому договорі.

Що це таке

Акт звірки взаємних розрахунків - документ, що відображає стан розрахунків за конкретний проміжок часу між контрагентами. Закон не зобов'язує складати дану папір, однак досвід показує, що робити це краще регулярно. Звірка позбавить від можливих помилок в податковому та бухгалтерському обліку.

За допомогою даного документа можна перевірити, чи правильно відображені всі господарські операції при веденні бухобліку з конкретним контрагентом, і не пропущені якісь платежі або відвантаження. Крім цього акт дозволяє виявити «задвоєння» виконання зобов'язань. Цей папір може використовуватися як доказ в суді, яке підтвердить наявність невиконаних зобов'язань.

Ще одна функція акту звірки - після закінчення терміну позовної давності він служить підставою для списання наявної заборгованості. Відлік цього терміну починається з того моменту, як підписаний акт.

Складання даного документа буде обов'язковим, коли мова йде про взаємозалік між сторонами угоди. Це актуально в тому випадку, коли компанії уклали два і більше договорів, за якими є обопільні заборгованості. У такій ситуації простіше підписати угоду про взаємозалік заборгованостей за такими контрактами. Для уточнення суми боргів і необхідно скласти акт звірки.

Існують певні правила ведення бухобліку в організації. Згідно з ними, перед тим, як складати річний звіт, бухгалтера повинні провести інвентаризацію майна і зобов'язань. Найзручнішим і швидким способів інвентаризувати розрахунки з контрагентами є оформлення актів звірок.

Особливості підготовки паперів

Де безкоштовно скачати word зразок

Акт звірки не має розробленого державою і законодавчо затвердженого зразка. Виходячи з цього організації самостійно розробляють зручний для себе бланк або використовують зразок, який з легкістю можна знайти на спеціалізованих сайтах в Інтернеті.

Документ має форму реєстру. Бланк можна знайти онлайн в форматі word і excel. Більшість сайтів дозволяють його скачати безкоштовно.

Форма акта включає дані за операціями з певним контрагентом за конкретний відрізок часу. Такі дані вносяться в акт у вигляді таблиці, яка має два обов'язкових стовпці: дебет і кредит.

Завантажити зразок акта звірки взаємних розрахунків в форматі word

Приклад правильного оформлення онлайн

Незалежно від того, становить бухгалтер форму акту звірки самостійно або використовує вже готову, яку скачав з Інтернету, йому слід мати уявлення про інформацію, яка повинна міститися в документі.

В папері потрібно вказати:

• вихідний реєстраційний номер документа;
• дату, коли папір була підписана;
• часовий відрізок, за який проводиться звірка;
• назви контрагентів;
• посаду і прізвище особи, яка підписує акт;
• вставити таблицю з дебетом і кредитом, дані про поставки, здійснені розрахунки і заборгованість;
• сальдо на початок і кінець періоду звірки;
• інформацію про загальний оборот;
• додати порожню таблицю, в яку контрагент може внести свої дані в разі, якщо мають місце розбіжності в розрахунках.

Акт звірки, який підписаний представниками обох організацій, є підтвердженням того, що сторони згодні з викладеною в ньому інформацією і засвідчили наявність між ними взаємин певного характеру, а саме наявність боргових зобов'язань, які виникли в результаті відсутності повного розрахунку.

Бланк акту звірки взаємних розрахунків

Вимоги до заповнення документів

У 2019 при веденні бухгалтерського обліку часто використовуються спеціальні програмні продукти. З огляду на це, не складає великих труднощів виконання різних завдань, в тому числі заповнення акту звірки розрахунків. У зв'язку з тим, що інформація, яка необхідна для складання акта, зберігається в системі бухгалтерського обліку, за звірку відповідає саме бухгалтерія.

Акт направляється контрагенту в двох примірниках. Якщо друга сторона не має заперечень і згодна з даними, зафіксованими в документі, підписується документ, отриманий від партнера. Якщо ж мають місце розбіжності, в таблицю вносяться уточнені дані, які і відправляються в якості відповіді.

Якщо бухгалтер, який проводить звірку, отримав назад акт з розбіжностями, він повинен здійснити аналіз причин розбіжностей. Наприклад, можлива ситуація, коли в банк було направлено платіжне доручення , Гроші були списані з рахунку платника, але на рахунок одержувача вони так і не дійшли. У такій ситуації потрібно розбиратися з банком і висувати відповідні претензії.

Однак, розбіжності між сторонами можуть бути більш серйозними, наприклад, замовник заперечує той факт, що йому були надані певні послуги.

У цьому випадку згідно з наявними нормативним документам з бухобліку економічний суб'єкт має право відображати розрахунки, виходячи зі своєї позиції. Зміни в бухгалтерський облік можуть бути внесені, якщо буде відповідне рішення суду, який встановить істину, зробивши розгорнутий аналіз матеріалів справи.

Як його написати в 1С

Акт звірки може бути заповнений в програмі 1С: Бухгалтерія. Для цього постачальнику слід увійти в меню «Продаж», а покупцеві «Покупка».

Як правильно оформити акт:

1. Відкрити розділ, що має назву Розрахунки з контрагентами.
2. Додати новий документ - акт звірки, з цією метою потрібно натиснути кнопку Створити.
3. У відкритому документі вказати:
   • назва контрагента, з яким проводиться звірка;
   • яка валюта використовувалася для розрахунків;
   • реквізити контракту про продаж або купівлю.
4. Якщо говорити про програму 8.2, то вона містить кілька закладок:
   • в першу вводяться дані про свою компанію (якщо має місце заборгованість перед власною організацією, то вона повинна бути внесена в колонку Дебет, а якщо саме підприємство є боржників - в Кредит);
   • друга закладка - інформація про організацію-партнера;
   • третя-розрахункові рахунки, тут вибираються рахунки, які потрібно перевірити;
   • четверта графа містить інформацію про посадових осіб, які підписують акт звірки (тут же налаштовуються параметри друку).
5. Документ не вимагає проводок. Він повинен бути збережений, а після цього роздрукований.
6. Коли звірка закінчена і акти підписані обома сторонами, на папері можна зробити позначку, що звірка пройшла узгодження. Це означає, що дані, які внесені в документ не можна змінити.

Хто може підписувати бланк

При підготовці акту звірки часто виникає питання, хто підписує даний документ. Ця проблема є дуже актуальною, оскільки при підписанні паперу особливої, яка не має подібних повноважень, її дуже легко оскаржити в суді і виключити з матеріалів справи.

Таким чином, документ обов'язково повинен бути підписаний уповноваженою особою, це може бути:

• індивідуальний підприємець;
• керівник компанії, який діє на підставі Статуту: президент чи директор;
• інший співробітник, за умови, що він діє на підставі довіреності, підготовленої належним чином.

Найчастіше на документі повинна також стояти підпис головного бухгалтера, це пов'язано з тим, що він має право другого підпису, коли мова йде про документи фінансового характеру.

На папері може стояти підпис виключно бухгалтера, якщо мова йде про здійснення внутрішнього контролю повноти проведених розрахунків. При виникненні ж спору такий документ не матиме належної юридичної сили.

Потрібно відзначити, що стаття 53 Російського Цивільного кодексу визначає, що бухгалтер не є особою, яка може діяти від імені організації без відповідного доручення. Крім підписів уповноважених осіб під документом повинна стояти печатка організації.

Стаття 53. Органи юридичної особи

Форма акту звірки взаємних розрахунків як доказ в суді

З одного боку, складання акту звірки може бути дуже корисно в разі судового розгляду, яке стосується виконання умов сторонами договірних відносин. Однак вітчизняна судова практика говорить про те, що ставлення до подібного документу неоднозначно. Багато суддів сприймають його лише як непрямий доказ того, що одна сторона визнає наявність у неї боргу перед другою стороною.

Поширеною також є ситуація, коли відповідач висловлює заперечення проти законності підписання акту звірки, який наданий в якості доказів у суді.

Найчастіше наводиться той аргумент, що документ був підписаний особою, яка не має відповідних повноважень. А це означає, що вимоги позивача є незаконними, оскільки організація-відповідач не визнала свого боргу перед ним.

Все частіше для відхилення вимог позивача суди приймають аргумент відповідає сторони про те, що акт звірки, яка є первинним документом, не може виступати в якості визнання боргу, а також документа для продовження терміну позовної давності.

Якщо відповідач намагається викрутитися за рахунок того аргументу, що акт підписаний бухгалтером, який не мав відповідних повноважень для його підписання, заявник може зробити такі кроки:

• знайти і надати інші підтверджуючі документи: акти приймання, накладні і т.д .;
• попросити відповідача надати посадову інструкцію бухгалтера, щоб ознайомитися з колом його обов'язків і повноважень;
• щоб убезпечити себе в майбутньому, слід переглянути стандартний договір з контрагентами і прописати в ньому порядок обміну актами звірки;
• уявити як аргумент позитивну судову практику по подібного питання.

Зразок заповнення акту звірки взаємних розрахунків

Супровідний лист при заповненні

Супровідний лист є обов'язковим документом, який прикладається до акту звірки. Виконується воно в вигляді окремого друкованого документа. Наявність зразка такого документа значно полегшить життя бухгалтера, особливо в період квартальних або річних звітів.

Знайшовши приклад подібного документа в Інтернеті, можна з легкістю підігнати його під себе, внісши незначні корективи, які зроблять його більш зручним для заповнення.

У молодих фахівців може виникнути питання, навіщо потрібно заповнювати подібний документ. Все пояснюється просто: існують певні правила ділової етики, які в тому числі стосуються форми звернення і стилю листування.

Документи, які відправляються контрагентам, які не можуть бути просто запаковані і відправлені за адресою партнерам. Напрямок паперів передбачає необхідність виконання деяких формальностей, однією з них є підготовка супровідного листа.

Зразок листа виглядає наступним чином:

Кому: посада, назва організації, ПІБ, адреса

Від кого: посада, назва організації, ПІБ, адреса

Супровідний лист

Для звірки проведених розрахунків між нашими організаціями за (назва послуг / товарів), які були здійснені (період), направляємо підготовлений акт звірки.

Прошу надати один варіант акту з підписами уповноважених осіб вашої організації в термін до _____.

Додаток:

Акт звірки розрахунків за (назва послуг / товарів)

Посада уповноваженої особи ________

Дата і підпис ___________

Розбіжності при складанні

Між організаціями можуть виникати певні розбіжності в ході підписання і використання актів звірки.

У чому вони полягають і як їх можна уникнути:

• Деякі контрагенти відмовляються підписувати акт звірки. Потрібно відразу відзначити, що вони мають на це повне право, оскільки закон не передбачає того, щоб дана процедура проводилася в обов'язковому порядку. Крім цього не закріплені якісь терміни і порядок проведення звірки. З огляду на це, можна керуватися наявною по даній темі судовою практикою. Суд не має права впливати на відповідача і вимагати, щоб він надав підписаний акт. Щоб убезпечити себе, керівництво компанії має відразу включити пункт про підписання акту звірки в свій типовий договір з контрагентами. Саме це стане важелем, який дозволить вимагати від них виконання взятого на себе зобов'язання.
• У ситуаціях, коли організації мають взаємні невиконані зобов'язання, проблема може полягати в тому, що одна зі сторін вважатиме, що наявні борги перекривають один одного, друга ж компанія буде продовжувати наполягати на виконанні умов договору та проведенні звірки. Щоб не допустити непорозуміння, краще відразу направити партнеру пояснювальну записку, в якій викласти вигоду, одержувану кожної зі сторін у зв'язку з проведенням взаємозаліку невиконаних зобов'язань.
• Багато дбайливо зберігають акт звірки, не звертаючи увагу на те, що в первинних бухгалтерських документах давно пора навести порядок, оскільки знайти в них щось часом не представляється можливим. Це є великою помилкою, оскільки сам акт не представляє ніякої цінності і не може служити в якості доказів у суді.
• При підписанні акту звірки важливо проконтролювати, щоб з боку контрагента його підписала особа, що має відповідні повноваження. В іншому випадку документ не можна буде використовувати в суді як докази визнання боргових зобов'язань відповідачем. І, звичайно, важливо стежити за тим, щоб не вийшов термін позовної давності при пред'явленні вимог. Він становить 3 роки з моменту підписання акту.