Інвентаризація дебіторської та кредиторської заборгованості: як правильно провести розрахунок з дебіторами і кредиторами

1. Як проводиться інвентаризація кредиторської та дебіторської заборгованості
2. Особливості розрахунку та заповнення акту звірки під час інвентаризації
3. Які можуть бути наслідки прострочення заборгованості
4. Які у інвентаризації наслідки для дебіторів і кредиторів
5. Що робити, якщо під час інвентаризації виникають помилки
6. висновок

Однією з основних завдань під час проведення інвентаризації кредиторської та дебіторської заборгованості на будь-яких підприємствах завжди залишалася перевірка. Поки проводитися інвентаризація, кредитор в обов'язковому порядку передає всю необхідну документацію про те, скільки заборгували дебітори кожному з них.

Від останніх очікується або підтвердження своєї заборгованості і можливості подальшої її сплати в обумовлений термін, або ж заперечення в письмовій формі, які в подальшому можуть бути використані в суді. І весь цей процес повинен проводитися як мінімум раз на рік на будь-якому великому підприємстві, але чим частіше проводитися інвентаризація, тим краще.

Як проводиться інвентаризація кредиторської та дебіторської заборгованості

Інвентаризація по заборгованостях має строгий алгоритм для виконання, який включає в себе:

1. Проведення бухгалтерської інвентаризації по заборгованостях. Цей пункт плану полягає в повній перевірці та перегляді всіх наданих за період з попереднього подібного процесу рахунків підприємства, оцінки його прибутку, а також пошуку всіх можливих боржників.

   При цьому тут перевіряється відповідність передбачуваної, під час попереднього обліку, прибутку з реально отриманої, і проводиться пошук збиткових «відростків» компанії. І нарешті відбувається остаточне оформлення документів про заборгованість дебіторів, які в подальшому будуть їм надсилатися.

2. Під час загальної організації таких робіт, компанія в обов'язковому порядку повинна дотримуватися інструкцій, зазначених в Наказі Міністерства фінансів РФ від 13 червня 1995 N 49, в іншому випадку співробітники мають повне право подати скаргу про неналежне проведення таких підприємств.
3. Після всіх процедур в бухгалтерії, підприємствам дебіторам передають скріплені підписами і печатками виписки, який лежали в регістрі аналітичного обліку або ж акті звірки розрахункових заборгованостей. На відповідь дається від 5 до 7 днів, протягом яких документ повинен бути повернений з підтвердженням по боргах, або ж з запереченнями в письмовому вигляді і пропозиціями, якщо такі є, як можна залагодити проблему.
4. Згідно з усіма даними, які були отримані в ході інвентаризації, а також всім заповненим документам, складається статистична звітність за формою №1, в якій крім усього повинні бути вказані і показники за простроченими кредитами у дебіторів, і непідтвердженими в ході інвентаризації. Після того, як вся бухгалтерія буде здана, починає складатися форма №1 державного статистичного звіту.
5. У бухгалтерії інвентаризацію проходять акти звірки, квартальний звіт по доходах і видатках, а також розрахунково-платіжний звіт за час проведення найближчої інвентаризаційної процедури. Все це необхідно, щоб пізніше прикріпити копії до акту і відправити на підтвердження реальності боргу в спеціальну комісію.
6. Тривалість інвентаризації ні в якому разі не повинна перевищувати 2 тижнів, згідно все того ж наказом від Міністерства Фінансів.

Як провести інвентаризацію заборгованостей, дивіться в цьому відео:

Особливості розрахунку та заповнення акту звірки під час інвентаризації

Згідно з інструкцією по вище наведеним наказом, поки проводитися інвентаризація матеріально-товарних коштів, і різних активів, основний ініціативою в її проведенні володіють дебітори, а вони зобов'язані ретельно перевіряти кожну частину з наданих їм в договорах повинностей, щоб не виникло помилок, здатних спричинити за собою втрачений час і гроші.

Якщо ж дебіторів, то складається спеціальний акт, який підтверджує заборгованості, після чого його відправляють спеціальним контрагентам, і ті ще раз все перевіряють і погоджують. У тому випадку, якщо при розбіжності боргів, кредитор не здатний надати завірені документи про самому їх джерелі, то з нього потрібне пояснення в письмовому вигляді про причини.

У тому випадку, якщо після проведення всіх операцій питання у якийсь із сторін все ще залишаються, і між собою вони їх вирішити не можуть, то необхідно звертатися до арбітражного суду.

Акт інвентаризації.

Якщо під час подібної інвентаризації будуть знайдені так звані «прострочені» заборгованості, то їх в обов'язковому порядку необхідно занести в окремі довідки, які в подальшому будуть додані до загального акт про інвентаризацію, який можна завантажити нижче.

При цьому, в подібному акті вказується вся інформація про фізичних осіб і підприємствах, які мають відношення до заборгованості, а також імена тих, хто винен у простроченні або ж відкладення кредитного терміну на невизначений період.

Після того, як керівники затвердять протокол про те, що інвентаризація була проведена і вони згодні з усіма її результатами, ті будуть відображатися в бухгалтерських і податкових обліках за цей фінансовий рік або півріччя, в залежності від частоти проведення таких підприємств.

Однією ж з особливостей в експортно-імпортних операцій є те, що позовна давність може змінюватися і залежить від місця розташування компаній. Адже на це дуже сильно впливає і законодавство країн, в яких розташовується кожен з партнерів.

Однак, більшість країн, що приєдналися до всесвітньої Конвенції про обмеження позовної давності, визнають термін в 4 роки. Але самої конвенції цей термін обмежується аж до 10 років.

Які можуть бути наслідки прострочення заборгованості

Серед наслідків зі списання дебіторської і кредиторських заборгованостей, через які пройшли термінів позовної давності, що виникли внаслідок проведення експортно-імпортних операцій, що були передплачені заздалегідь кредитором, є визначення даної повинності, як безнадійної.

Якщо дебітор не має ніякої можливості оплатити її, то по закінченню термінів вона списується в резерв сумнівних боргів, а в разі, якщо він переповнений, і зовсім в резерв безнадійних, і відображається на балансному рахунку ще на протязі 3 років.

Ну, а згідно з законодавством Російської Федерації, до суми податкового обкладення безнадійних заборгованостей, включаючи товари йдуть на експорт, йдуть і валові витрати, адже там же відображається і валовий дохід з експорту.

Але таке може бути здійснено тільки в тому випадку, якщо всі методи по вилученню безнадійної заборгованості, включаючи арбітражний суд, абсолютно не дали ніяких позитивних результатів, а самі дебітори не йдуть на зустріч кредиторам.

якщо дебіторська заборгованість виникає внаслідок того, що вітчизняним покупцем відбувається попередня оплата послуг або товарів, то валовий витрата може виникати лише до дати при фактичному оприбуткування товарів, таким чином захищаючи покупців від можливих нечистих намірів продавців.

І відповідно до нашого законодавства таку безнадійну повинність відразу ж відносять до валових витрат, адже раніше вона туди зарахована не була, але тут знову необхідно надати документи, згідно з якими кредитор-покупець підтверджує те, що він виконав всі можливі методи щодо стягнення боргу з дебітора.

Які у інвентаризації наслідки для дебіторів і кредиторів

Після того, як інвентаризацію дебіторської заборгованості та кредиторських боргів було закінчено, а всі необхідні документи були отримані, необхідно укласти згаданий раніше акт інвентаризації. У ній повинні бути вказані як всі особи, надані у вигляді дебіторів, так і всі кредитори, при цьому також якщо була прострочення, причини і винуватці.

Інвентаризація дебіторської заборгованості.

Важливо вказати й точні суми заборгованостей, адреси замовників і продавців, і інші дані пов'язані з експортно-імпортними заборгованостями компаній. Все це повинно складатися строго звіряючись з документами, підтвердженими дебіторами.

Знову ж таки, в цьому акті зазначається і безнадійна заборгованість, окремо від загального документа. Ну, а якщо підприємство набирає внаслідок інвентаризації надмірна кількість сумнівних боргів, то їх списання відбувається з резерву, при цьому вони відзначаються відповідним чином.

При складанні і перевірці заборгованостей важливо звірятися з бухгалтерським звітом. У тих же випадках, коли резервів немає, або їх просто не вистачає для списання заборгованостей, їх перерозподіляють на інші витрати за операціями, вказуючи як сумнівні і безнадійні борги відповідно.

Що робити, якщо під час інвентаризації виникають помилки

Іноді під час інвентаризації може виникнути ряд помилок, який серйозно зіпсує бухгалтерію підприємства. Це можуть бути як помилки, скоєні в документах, які надсилаються дебіторам, і часто виправляються самі боржниками, які звіряють надану їм бухгалтерію, так і надмірна кількість безнадійних заборгованостей з моменту попередньої інвентаризації.

Інвентаризація кредиторської заборгованості.

Найчастіше, проблема із заборгованостями вирішується самим банальним списуванням її в резерв, з відповідними позначками, проте бувають випадки, коли резерв не був передбачений, і тоді може виникнути діра в статті витрат, куди зазвичай і намагаються спихнути виконати такий обов'язок у таких ситуаціях.

Бувають і зворотні ситуації, коли документація кредиторів не збігається з документацією дебіторів, в цьому випадку обидві сторони вимагають копію оригіналів документів, і відкладають подальші дії по інвентаризації, поки не буде знайдено джерело помилки.

Природно, таке робиться лише при значних прогалинах і недостачі, в іншому випадку куди простіше списати все в ті ж безнадійні борги, адже це витратить куди менше часу, і компанія не піде в збиток.

висновок

Проведення інвентаризації по дебіторської та кредиторської заборгованості одна з найбільш нелюбимих серед бухгалтерів речей. Однак, це не так і складно, як може здатися.

Які рахунки входять в інвентаризацію, розказано в цьому відео:

Важливо пам'ятати, що для достовірної інформації про витрати і доходи підприємств, тим більших, розрахунок необхідно проводити раз на квартал, або ж на півроку, а то й виходить частіше. Мінімумом є 1 раз в рік, проте при такій частоті безліч всього може бути втрачено, а також збільшується шанс появи безнадійних заборгованостей.

Якщо внаслідок інвентаризації були виявлені прострочені дебіторами борги, що при цьому мають досить великі обсяги, кредитор цілком може подати до арбітражного суду, і якщо той не визнає дебітора банкрутом, то зобов'яже його в терміновому порядку виплатити борг.

Але бувають випадки, коли в експортно-імпортних відносинах відбувається і таке, що при всіх спробах, стягнути борг так і не вдалося, і в таких випадках куди простіше списати його на валові витрати. Головне протягом усього інвентаризації звірятися з бухгалтерськими звітами за попередній термін, щоб надалі використовувати отриманий акт в звітах за чверть або півріччя.