Інвентаризація розрахунків з дебіторами і кредиторами

1. Поняття і особливості інвентаризації розрахунків
2. регулювання процесу
3. Особливості інвентаризації розрахунків з кредиторами і дебіторами
4. види заборгованості
5. Порядок здійснення інвентаризації розрахунків
6. Терміни та завдання процедури
7. Створення інвентаризаційної комісії
8. Як оформляються документи
9. Правила та особливості складання акту
10. Вибачте за тимчасові незручності додатково може вноситися в акт
11. Як списуються борги

Кожна велика компанія повинна ретельно вести бухгалтерський облік, щоб враховувати основні норми законодавства. Сюди відноситься не тільки формування численної звітності, а й реалізація інвентаризації розрахунків.

Поняття і особливості інвентаризації розрахунків

У ФЗ №402 вказується про те, що кожна організація повинна здійснювати інвентаризацію. Під час цієї дії неодмінно зіставляються фактичні об'єкти з тими відомостями, які містяться в бухобліку. При цьому неодмінно піддаються перевірці всі витрати, понесені фірмою при розрахунку з покупцями, контрагентами і різними державними структурами.

Важливо! Самі фірми вирішують, коли і яким чином здійснюється інвентаризація, причому зазвичай для цього формується спеціальний локальний акт, в якому зазначаються строки виконання процедури, правила, порядок її проведення та складання потрібних документів.

Кожна фірма має можливість розробити форми документів, що використовуються в процесі інвентаризації. Також можна користуватися вже уніфікованими формами.

Як на практиці проводиться інвентаризація розрахунків з контрагентами та контролюючими органами ви можете дізнатися тут:

https://www.youtube.com/watch?v=lYtzwdb34W8

регулювання процесу

Інвентаризація розрахунків прописується в спеціальних Методичних вказівках №49, затверджених Мінфіном. Тут вказується, який порядок здійснення процедури.

Додатково даний документ містить відомості про те, за яких обставин її проведення є обов'язковим.

Важливо! Неодмінно процес здійснюється перед безпосереднім формуванням річного звіту.

Особливості інвентаризації розрахунків з кредиторами і дебіторами

Розрахунки можуть проводитися з постачальниками, покупцями або різними державними органами. Відповідно, контрагентами можуть бути:

• кредитори, представлені зазвичай постачальниками, які здійснюють надання товарів з пост оплатою;
• дебіторами, які є покупцями, яким поставляються товари з відстрочкою платежу.

Ці два види розрахунків протилежні один з одним, причому значна наявність як одного виду заборгованості, так і іншого, вважається негативним моментом для роботи будь-якої організації.

види заборгованості

При проведенні інвентаризації всіх витрат компанії неодмінно враховуються всі види заборгованості:

• Кредиторська. Сюди включаються борги компанії перед постачальниками, від яких товари вже були отримані, але гроші за них ще не були перераховані. Також сюди входять різні позики або кредити, оформлені для розвитку або підтримки бізнесу. Такий вид заборгованості може бути довгостроковим або короткостроковим. За боргами доводиться щомісяця перераховувати певні кошти. Якщо порушуються терміни, протягом яких потрібно повернути гроші, то це призводить до нарахування пені та штрафів, тому значно збільшується загальний борг.
• Дебіторська заборгованість. Вона утворюється, якщо фірма надає товари з відстрочкою платежу. Покупці в цьому випадку виступають дебіторами. Для повернення грошей дається певна кількість часу, причому якщо не повертаються кошти вчасно, то нараховуються пені. Такий борг може визнаватися сумнівним або безнадійним, тому не рекомендується надавати товари з відстрочкою ненадійним і неперевіреними клієнтам.

Важливо! Вищевказані види заборгованості є у кожній великій компанії, причому, чим вони менші, тим більш стійкою і надійною вважається фірма.

Порядок здійснення інвентаризації розрахунків

Для виконання даного процесу враховуються відомості, що містяться в Наказі №49. Для цього перевіряються дані, наявні на рахунках бухгалтерського обліку фірми.

Важливо! Допускається не формувати окремо наказ, якщо процедура реалізується при інвентаризації всіх об'єктів, що належать фірмі.

Бланк акта про проведення інвентаризації розрахунків. Фото: groupmedia-s.ru

До інвентаризації треба регулярно здійснювати перевірку і контроль над всією заборгованістю. При цьому неодмінно створюються підтвердження даного факту, представлені у вигляді документів.

Найбільш часто працівники бухгалтерського відділу різних організацій в більшій мірі звертають увагу на повернення коштів кредиторам, але повернення грошей від дебіторів вважається важливим моментом, так як нерідко виникають проблеми з отриманням боргу.

Інвентаризація розрахунків передбачає виконання послідовних дій:

• виявляються всі документи, що мають відношення до розрахунків з різними контрагентами компанії, причому всі вони повинні бути представлені оригіналами, що володіють юридичною силою;
• проводиться звірка наявних боргів з даними, прописаними в документації;
• виявляється сумнівна, прострочена та безнадійна заборгованість.

Важливо! У багатьох компаніях проводиться за невеликий проміжок часу дійсно безліч різних операцій і дій, а також у них може бути велика кількість контрагентів, тому інвентаризація проводиться лише раз на рік, так як надмірне здійснення цього процесу призводить до значних витрат часу і коштів.

Терміни та завдання процедури

Інвентаризація розрахунків вважається важливим процесом, який потрібно для різних компаній. Він покликаний вирішити безліч завдань:

• надається інформація керівництву про реальний стан справ у фірмі, а також отриманий звіт може використовуватися для залучення інвесторів або для формування звітної документації, що вивчається радою директорів, що дозволить ефективно вирішувати стратегічні питання, що мають відношення до розвитку підприємства;
• визначається, на які грошові надходження може розраховувати організація найближчим часом, так як ретельно вивчається дебіторська заборгованість;
• своєчасно виявляється прострочений борг;
• знижується ризик шахрайства з боку працівників фірми.

Інвентаризація розрахунків здійснюються в терміни, які вказуються в Методичних вказівках №49, причому мінімально процес повинен проводитися раз на рік, але самі компанії мають можливість збільшити число даних перевірок.

Для їх здійснення потрібно створити спеціальну інвентаризаційну комісію, яка працює постійно. Також терміни, правила та особливості даного процесу вказуються в спеціальному наказі про проведення інвентаризації , Що випускається керівництвом фірми перед кожною процедурою.

Створення інвентаризаційної комісії

Неодмінно в компанії повинна бути постійно діюча інвентаризаційна комісія. У неї входять різні працівники підрозділів фірми, а також фахівці бухгалтерського відділу.

Важливо! Керівництво організації може на власний розсуд запросити до такої комісії фахівців з аудиторських фірм, щоб вони виявляли будь-які порушення, які можуть ховатися внутрішніми працівниками підприємства.

Саме люди, що входять в цю комісію, займаються перевіркою всіх документів, звіркою інформації та іншими діями, покликаними визначити і виявити всі розрахунки фірми.

Як оформляються документи

Основними документами для здійснення інвентаризації є акт і наказ. На підставі наказу призначається безпосередня інвентаризація. Його складанням займається керівник компанії, причому важливо вказати в цьому документі відомості:

• найменування організації;
• терміни проведення інвентаризації;
• склад комісії;
• інші відомості про процедуру;
• підпис керівника та дата складання наказу.

Комісія після проведення процесу неодмінно оформляє її результати документально. Для цього складається акт перевірки, для чого треба користуватися спеціальними бланками, наявними у Вказівки.

Важливо! Підсумки річної інвентаризації додатково відображаються в бухгалтерській звітності фірми, тому різні невідповідності і помилки враховуються в бухобліку.

Зразок заповнення акту інвентаризації.

Правила та особливості складання акту

Підсумки перевірки неодмінно оформляються за допомогою акту. Для цього спочатку на кожного кредитора або дебітора робиться довідка, для чого використовується форма N інв-17.

У цьому документі міститься інформація:

• реквізити контрагента;
• дата появи боргу;
• причина його утворення;
• його повна сума.

На підставі цих довідок складається акт інвентаризації розрахунків, для чого використовується форма N інв-17.

Важливо! Даний документ неодмінно формується в двох примірниках.

Один примірник передається в бухгалтерський відділ компанії, а інший зберігається у комісії. В акті проведення інвентаризації неодмінно прописується інформація:

• повна назва фірми;
• підрозділи, де здійснюється процедура;
• посилання на наказ, на підставі якого проводиться процес;
• номер документа і дата його формування;
• дата безпосередньої перевірки боргів фірми;
• найменування всіх кредиторів і дебіторів із зазначенням їх рахунків, розмірів боргу та термінів повернення;
• повний розмір дебіторської та кредиторської заборгованості. тут ви можете дізнатися, що таке коефіцієнт оборотності дебіторської заборгованості;
• сума боргів, за якими минув термін давності.

Після формування даного акту, керівництво фірми стверджує документ, після чого формуються резерви, призначені для сумнівних боргів, списуються безнадійні борги і плануються дії для майбутнього розвитку фірми.

Вибачте за тимчасові незручності додатково може вноситися в акт

В даний документ може вписуватися інша інформація, виявлена ​​під час перевірки. Для цього робляться спеціальні додатки. У них можуть відображатися різні помилки або нестикування, виявлені членами комісії.

Допускається в ці додатки вносити дані про різні кредиторів або дебіторів, якщо є від них різні повідомлення або прохання.

Як списуються борги

Списанню піддається як дебіторська заборгованість, так і кредиторська. Якщо дебітор не повертає гроші, а при цьому у нього немає можливості для здійснення цього процесу, то проводиться списання. Як складається бухгалтерська довідка про списання кредиторської заборгованості ви можете прочитати в цій статті .

Спочатку треба виявити всі сумнівні або безнадійні борги. Останні повернути просто неможливо, тому виконується списання, причому для цього дебіторський борг переноситься до витрат, що дозволить знизити базу оподаткування.

Якщо кредитор відмовляється від своїх вимог, то фірма може списати деяку частину кредиторської заборгованості. Вона записується в дохід організації, тому з конкретної суми грошей доведеться сплатити податок.

Таким чином, інвентаризація розрахунків вважається важливим процесом, який повинен здійснюватися компаніями щорічно, але вони можуть проводити його більшу кількість разів.

Процедура реалізується спеціальною комісією, а основним її призначенням є виявлення дебіторських і кредиторських боргів. Важливо не тільки грамотно провести процедуру, але і правильно її оформити документально.

Як в програмі 1С провести інвентаризацію розрахунків ви можете подивитися тут: