Первинні документи: акт звірки взаємних розрахунків
- Оформлення акту звірки взаємних розрахунків
- Підписання акту звірки та його юридична сила
- Зразок заповнення акту звірки взаємних розрахунків
- Бланк акту звірки
Акт звірки взаємних розрахунків - один з первинних документів бухгалтерського обліку.
Суть такого документа в тому, щоб на певний момент зафіксувати стан взаємних розрахунків між двома контрагентами.
Так, акт звірки може бути підписаний між покупцем і постачальником, платником і Пенсійним Фондом, між двома підприємствами одного холдингу і навіть між двома структурними підрозділами одного підприємства.
До причин підписання акту звірки можна віднести наступне:
- довгострокове співробітництво між двома контрагентами;
- можливість відстрочки оплати за товар;
- коли підприємство працює з широким асортиментом товарів;
- коли товари мають дуже високою вартістю;
- інвентаризація стану взаєморозрахунків з контрагентами;
- потреба в підтвердженні дебіторської або кредиторської заборгованості перед контролюючими органами або вищим керівництвом і т.д.
Акт звірки взаєморозрахунків може бути складений за місяць, квартал, рік або навіть за весь період роботи. Строгих вимог, як до його оформлення, так і періодичності немає. Єдине, що необхідно дотримуватися при складанні цього документа - це поділ даних за договорами.
Наприклад, одна і та ж організація виступає для вас покупцем по одним товарам, а постачальником по іншим товарам, то акту звірки краще зробити два, по кредиторської заборгованості (і відповідним договором поставки) окремо, по дебіторської - окремо.
Оформлення акту звірки взаємних розрахунків
Законодавство не встановлює єдиних правил складання та оформлення акту звірки, проте є базові принципи, дотримання яких просто необхідно. Як і будь-який первинний документ, акт звірки повинен містити такі обов'язкові реквізити:
- назва документа, а також дата його складання;
- назва організації упорядника і найменування контрагента, з яким підписується акт;
- вказівка посадових осіб, уповноважених підписувати акти звірки їх прізвища та ініціали, а також підписи.
Сам акт звірки зазвичай оформляють у вигляді реєстру документів, впорядкованих за датою їх створення. Іноді замість документів вказують суть операції (продаж, покупка, оплата і т.п.).
Для того щоб акт звірки був актуальним, краще складати його з початку співпраці або ж з моменту підписання останнього акту звірки. Крім укладача на цьому документі обов'язково повинен підписатися директор підприємства.
Юридичну силу має оригінал акта звірки, підписаний директорами підприємств-контрагентів і завірений їх мокрими печатками.
Підписання акту звірки та його юридична сила
Пам'ятайте, що контрагент (особливо ваш боржник) може відмовитися підписати акт звірки взаємних розрахунків, і законодавчо вам не вдасться вплинути на його рішення. А тому варто прописати обов'язкову звірку взаємних розрахунків і періодичне підписання відповідних актів в договорі, із зазначенням термінів і порядку проведення такої звірки. Також варто передбачити відповідальність за відмову або ухилення від звірки.
При вирішенні спорів судді неодноразово висловлювали думку про те, що акт звірки не є однозначним доказом існуючої заборгованості, проте він може стати хорошим підкріпленням наявних первинних документів, що підтверджують її наявність.
Також підписаний акт звірки дозволяє «відсунути» термін позовної давності. Нова позовна давність відраховується від дати підписання акта, незалежно від дати здійснення самої спірною операції.
Зразок заповнення акту звірки взаємних розрахунків
Бланк акту звірки
Чистий бланк акту звірки взаємних розрахунків для Excel ви можете скачати по засланні