Школа бухгалтера № 05 :: Звірка розрахунків

Школа бухгалтера № 2 (29.1.2007)
Бухгалтерський облік

Увага! архівна публікація

Ця сторінка містить давню архівну публікацію бухгалтерського тижневика "Дебет-Кредит", яка в даний час, цілком можливо, втратила актуальність і може не відповідати чинним нормам бухгалтерського і податкового обліку.
Для роботи з актуальними матеріалами журналу перейдіть до ONLINE.dtkt.ua
або виберіть потрібний вам розділ ДК-порталу у верхньому рядку навігації.

У цій статті звертається увага на деякі моменти процесу звірки розрахунків між контрагентами, які, впевнені, повинні зацікавити читача.

Коли проводиться звірка розрахунків

Статтею 10 Закону про бухоблік встановлено, що для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентаризацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документально підтверджуються їх наявність, стан і оцінка. Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно із законодавством.

Таким чином, звірка розрахунків бюджетом, постачальниками, покупцями та іншими контрагентами є не чим іншим, як їх (розрахунків) інвентаризацією. Тому можна стверджувати, що вона є обов'язковою, як мінімум, один раз на рік, в ході річної інвентаризації. В інших випадках, коли інвентаризація є обов'язковою, звірка розрахунків проводиться в разі необхідності. Так, наприклад, інвентаризація розрахунків обов'язкове в разі ліквідації підприємства, в т.ч. в ході злиття або приєднання. Однак залишимо це питання для окремої консультації.

що звіряється

Звірка розрахунків може здійснюватися з одним, кількома або всіма контрагентами щодо виконання:

- окремих видів договорів;

- всіх договорів;

- поставки одного або декількох видів товару.

Так, наприклад, в ході будівництва, коли кілька підрядників виконують одні і ті ж роботи, виникає необхідність перевірити їх обсяги. Тому в такому випадку буде здійснюватися звірення розрахунків щодо виконання договорів підряду по одному виду робіт з кількома підрядниками. А після закінчення будівництва виникає потреба звірити розрахунки з усіма підрядниками за договором будівництва.

У разі якщо інвентаризація матеріальних цінностей на складі будматеріалів не проводилася тривалий час і сталася крадіжка або пожежа, виникає необхідність звіритися з усіма постачальниками щодо поставки всіх видів будматеріалів, які зберігалися на такому складі, для встановлення фактичного їх кількості.

Звірка розрахунків проводиться починаючи: з дати, на яку вона була проведена в попередній раз; з дати початку виконання того чи іншого виду договору; з дати початку договірних відносин з тим чи іншим контрагентом.

Хто ініціює звірку

У більшості випадків звірка розрахунків проводиться за рішенням власника зацікавленої сторони (дебітора або кредитора). Таким рішенням можна вважати не тільки окремий розпорядчий документ на її проведення (наказ, розпорядження тощо), а й норми положення про документообіг на предпріятіі1. Так, наприклад, звірка розрахунків бажана (але не обов'язкова) при звільненні працівника, відповідального за розрахунки з контрагентами, якщо у підприємства є підстави сумніватися в його сумлінності.

Досить часто можна почути: контрагент (як правило, боржник) відмовляється проводити звірку розрахунків; контрагент не підписує акт звірки і т.п. Відповідно, виникає питання, що робити.

На жаль, звірка розрахунків з ініціативи одного з контрагентів не є обов'язком для іншого. Тому він може уникати її проведення, і не зобов'язаний підписувати надіслані йому акти звірки. Не встановлені також терміни проведення звірки, порядок її проведення, терміни для надання відповідей і т.п. Тому щоб уникнути таких непорозумінь автор рекомендує обумовлювати в договорі купівлі-продажу, поставки та інших:

- необхідність звірки розрахунків;

- терміни (періодичність) проведення звірки;

- порядок її проведення;

- терміни для надання відповіді на повідомлення, пов'язані зі звіркою, і т.п.

Досить ваговим аргументом виконання такого умови договору є встановлення відповідальності за порушення визначеного сторонами порядку проведення звірки розрахунків, наприклад сплату пені або штрафу. Це дозволить застосовувати до звірки розрахунків вимоги Цивільного кодексу України щодо виконання зобов'язання.

До звірки розрахунків можна прирівняти і надання відповіді на претензію в ході досудового врегулювання спору. За результатами розгляду претензії слід або підтвердити суму боргу, або спростувати її і подати свої зауваження, а можна і проігнорувати претензію. Тут слід звернути увагу на наступне. Досудове врегулювання спорів з направленням претензії є обов'язковим тільки у випадках, передбачених договором. У такому випадку боржник повинен надати відповідь протягом десяти днів з дня отримання претензії. Правда, відповідальність за порушення цього строку скасовано. В інших випадках на претензію слід реагувати як на звичайний лист або пропозиція провести звірку розрахунків.

Якщо ж звірка розрахунків конче потрібна, а контрагент ухиляється від неї, то тоді пряма дорога до суду з позовом зобов'язати його її провести.

Для чого потрібна звірка

Проведення звірки розрахунків, крім підтвердження даних для цілей бухобліку, дозволяє сторонам здійснити необхідні платежі і вимагати виконання зобов'язань щодо поставок, в разі існування взаємних заборгованостей - припинити їх, а також довідатися про те, чи не припинені вони.

Так, наприклад, не можна зарахувати платежі (або поставки) за одним договором в рахунок виконання іншого, якщо це не передбачено умовами договору. Тобто з одного й того ж контрагенту може існувати як дебіторська, так і кредиторська заборгованість. Порушення цього правила і є причиною невідповідності розрахунків між сторонами і підставою для проведення звірки. Одночасно нагадаємо, що це створює певні «проблеми» і в податковому обліку. Зокрема, при наявності боргу за покупцем за операцією з постачання і одночасної сплати ним авансу за іншим договором податкові зобов'язання виникають по кожній з операцій.

Або інша ситуація. Одним способом припинення зобов'язання відповідно до ст. 217 Цивільного кодексу України є зарахування зустрічної однорідної вимоги, строк виконання якого настав або строк якої не зазначений чи визначений моментом пред'явлення вимоги, і для чого достатньо заяви однієї сторони. При цьому не уточнюється, яке цю заяву і спосіб її подання (направлення). І може бути так, що одна сторона борги зарахувала, а інша, не знаючи про це, вимагає виконання умов договорів. І виявити це можна в ході звірки. Побоюючись іноді такого зарахування, боржники і уникають звірки розрахунків, вважаючи, що невизнання ними боргу унеможливить таке зарахування.

Як проводиться звірка розрахунків

Зобов'язуючи проводити звірку розрахунків, ні Закон про бухоблік, ні Інструкція про інвентаризацію не визначають форми документів, які повинні оформлятися сторонами в ході її проведення, ні сам процес звірки. Тому ці документи за формою і змістом можуть бути будь-якими. Проте слід витримати правила щодо форми і змісту первинних документів, визначені ст. 9 Закону про бухоблік.

Найчастіше за результатами звірки складають акт звірки розрахунків. А щодо власне звірки існує, скажімо так, формальний і неформальний підходи. Формальний підхід передбачає відправку контрагенту-боржнику із супровідним листом 2-х примірників «готового» акту звірки, засвідченого кредитором з вимогою вказати суму заборгованості і один примірник акта повернути кредитору. Він застосовується, як звичайно, в разі впевненості в правильності розрахунків, коли між сторонами існують довірчі відносини, і «для галочки».

1 Стверджувати положення про документообіг нас зобов'язує Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 р № 88.

Форма такого акту звірки може бути наступною:

Якщо сума розрахунків має розбіжності, виникає необхідність застосовувати другий підхід. Неформальний підхід передбачає проведення звірки «за всіма правилами». Тут також можливі два варіанти дій.

Так, для звірки розрахунків за попередньою домовленістю сторін представник одного боку (найчастіше ініціатор, кредитор) прибуває до іншої сторони (боржника) і з його представником проводять звірку всіх поставок і платежів, відзначаючи кожен документ, який має відношення до об'єкту звірки (до договору , постачання конкретних товарів і т.п.). За результатами такої звірки сторони складають акт звірки, в якому вказують причини виникнення відхилень, погоджують ці розбіжності і пропонують способи їх усунення. Форма акту звірки розрахунків в такому випадку може мати такий вигляд:

Другий спосіб звірки не передбачає виїзду до контрагента, але дозволяє провести звірку кожного документа. Для цього одна сторона направляє на адресу іншої сторони реєстр (перелік) всіх документів, пов'язаних з об'єктом звірки (за окремим договором, по окремим постачальником тощо).

Наприклад, цей реєстр може мати наступну форму:

Отримавши такий реєстр, покупець повинен у відповідних графах проставити свої дані і відправити його постачальнику. Виявлені розбіжності сторони обумовлюють в акті звірки, який складають за результатами розгляду реєстру.

Для «чистоти експерименту» сторони можуть домовитися, що кожна зі сторін надсилає такий реєстр зі своїми даними на адресу іншої, і обумовити граничну дату такої відправки, яку визначають за даними поштового штемпеля. Слід зазначити, що в даний час тим підприємствам, які ведуть автоматизовано облік, особливої ​​необхідності в складанні такого реєстру немає. Замість нього досить відправити поштою, факсом або електронною поштою роздруківку з особистого рахунку контрагента з бухгалтерської програми.

Чи є акт звірки первинним документом

З одного боку - немає, з іншого - так. Чому? Первинні документи згідно Положення № 88 і ст. 9 Закону про бухоблік - це письмові свідоцтва про здійсненні господарські операції. Господарські операції, як відомо, - це дії, які призводять до зміни стану активів і зобов'язань особи, яка їх здійснила. Акт звірки такої функції не виконує, а тому його не можна вважати первинним документом. Розпорядчі документи, наприклад, щодо врегулювання розбіжностей (допроведення операції або її скасування), видаються на основі акту звірки, і вони є первинними документами.

А з іншого боку, підписання акту звірки уповноваженими особами контрагента є свідченням визнання ним свого боргу і підставою для припинення строку позовної давності. І це, в свою чергу, вже можна кваліфікувати як виконання актом звірки функцій первинного документа. Тому ми і радимо при оформленні акту звірки дотримуватися вимог щодо оформлення первинних документів.

Чи потрібна для звірки довіреність

У разі, коли для проведення звірки направляється уповноважений працівник контрагента, то виписування йому довіреності (на фірмовому бланку) на проведення звірки є обов'язковим. По-перше, для засвідчення його особистості і права на представлення інтересів підприємства в ході звірки, а по-друге, для надання акту звірки юридичної сили. Видача довіреності для підписання акту звірки є обов'язковою і в тому випадку, коли ми відправляємо акт звірки для підписання боржнику (проводимо звірку формально).

Оформлення результатів звірки

Якщо за результатами звірки виявлено розбіжності, які сторони визнають і готові виправити, кожної зі сторін складаються бухгалтерські довідки і допроводяться в обліку документи, які нею не відображені, або скасовуються зайво проведені. При цьому слід дотримуватися правил виправлення помилок, які встановлені Положенням № 88. Зокрема:

помилки в облікових регістрах виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та / або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та / або цифри;

помилки в облікових регістрах за звітний рік, виявлені після записів підсумків облікових регістрів у Головну книгу, виправляються способом сторно;

виправлення помилок минулих років оформлюється у місяці виявлення помилки Бухгалтерською довідкою, в якій наводиться зміст помилки, сума та кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку, якою виправляється помилка.

А вплив виправлень на дані бухгалтерського і податкового обліку - це тема окремої консультації і до цього питання ми, можливо, з часом повернемося.

Нормативна база

1. ЦКУ - Цивільний кодекс України.

2. Закон про бухоблік - Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р № 996-ХІV зі змінами та доповненнями.

3. Інструкція про інвентаризацію - Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Міністерства фінансів від 11.08.94 р № 69, зі змінами та доповненнями.

Дмитро Кучерак

Щодо первинних документів
Бухгалтерський облік
В будь-якій торговельній точці, яка продає бланки бухгалтерських документів, можна знайти бланк рахунка, рідше - рахунки на оплату і вже практично не можна знайти рахунок-фактуру. Який з них купити? Де і коли застосовувати? При відвантаженні товару або ...

Відпускні в бухгалтерському обліку
№ 24 (16.6.2008) :: Бухгалтерський облік
Тема відображення в обліку операцій з надання відпустки працівникам особливо актуальна у літній період. Тому, як правильно відправити працівника у відпустку, присвячена ця стаття. ...

Поступка вимоги - цесія і факторинг
№ 22 (2.6.2008) :: Бухгалтерський облік
У бухгалтерській практиці все частіше зустрічаються договори переведення боргу і відносно нові для вітчизняного законодавства терміни «цесія» і «факторинг». Про те, що це таке і як операції в межах переведення зобов'язань на третю особу відображаються в б ...