Авансовий звіт: зразок заповнення в 2019 році

  1. Що таке авансовий звіт в 2019 році
  2. Зразок авансового звіту в 2019 році
  4. Приклад розрахунку термінів
  5. За якою формою складати авансовий звіт в 2019 році
  6. Технічні вимоги до складання АТ
  7. Загальні правила оформлення авансового звіту в 2019 році
  8. Покрокове заповнення авансового звіту

У статті - приклад авансового звіту, на який можна орієнтуватися будь-якій фірмі в 2019 році, а також загальні правила заповнення з покроковою інструкцією. Працювати можна з уніфікованою формою, або застосовувати «авторський» бланк.

Що таке авансовий звіт в 2019 році

Всі компанії видають гроші під звіт своїм співробітникам - на покупку канцелярії, господарчих товарів, для поїздок і перебування у відрядженнях. Працівники повинні відзвітувати про витрачені суми. Як звітного документа виступає авансовий звіт (скорочено - АТ).

Якщо співробітник отримував аванс, але грошей не вистачило, то перевитрата оплачується також на підставі авансового звіту. Будь-який додатковий документ (заява) з проханням (рішенням) сплачувати перевитрати не потрібен.

У ситуації, коли працівник витрачався не тільки на користь фірми, а й для себе, і це відображено в одному документі (наприклад, видно, з касового чека), потрібна пояснювальна. Доцільно мати в бухгалтерії зразок даного документа. І доведеться виділити всі особисті витрати. І включити в звіт для подальшого відшкодування (обліку) тільки суми, витрачені за цільовим призначенням.

А ось якщо працівник не брав кошти підзвіт, але витратився в інтересах фірми, то АТ не складається. Тут вже відшкодуєте витрати на підставі заяви працівника, з доданням підтвердних документів.

Зразок авансового звіту в 2019 році

Завантажити зразок заповнення авансового звіту в 2019 році Завантажити зразок заповнення авансового звіту в 2019 році

Терміни оформлення авансового звіту

Авансовий звіт, зразок заповнення якого ми привели, складається на будь-який витрата, коли для цього співробітник раніше отримував гроші.

Оформити авансовий звіт підзвітна особа повинна протягом трьох робочих днів після того, як закінчиться термін підзвіту (абз. 2 п. 6.3 Вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У). Такий прописується в наказі (або заяві) на підзвіт. Увага: на відрядження працівники звітують за видатками протягом трьох робочих днів після поїздки (п. 26 Положення, затвердженого постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749).

Якщо подотчетнік захворів або відразу після відрядження пішов у відпустку, обчислюйте триденний строк з дня виходу особи на роботу.

Для співробітника ви можете підготувати пам'ятку-зразок з правилами розрахунку термінів звітності. Або ж кожен раз по конкретному підзвітній індивідуально вважайте крайню дату і заздалегідь повідомляйте її, щоб для співробітника не було новиною надати АТ у відведений порядком термін.

Якщо працівник не відзвітував в термін, протягом місяця видайте наказ про стягнення боргу з зарплати (ст. 137, 248 ТК).

Приклад розрахунку термінів

Приклад 1. 22 лютого 2019 року співробітник повернувся з відрядження. 23-25 ​​лютого - неробочі дні (держсвято і вихідні). З огляду на це крайній термін звітності для співробітника випадає на 28 лютого.

Приклад 2. Працівнику були видані гроші за наказом від 5 лютого 2019 строком на 3 робочих дня. Тобто до 7 лютого включно. Три робочих дні після цієї дати закінчується 12 лютого.

За якою формою складати авансовий звіт в 2019 році

Можна використовувати уніфіковану форму авансового звіту № АТ-1 або розробити бланк самостійно (п. 2 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). В останньому випадку в застосовуваний зразок включите весь мінімальний склад реквізитів «первинки». Зразок типової форми ми привели в кінці статті.

Рішення про те, який документ ви застосовуєте, пропишіть в положенні про підзвіті. У цьому ж локальному акті по організації зафіксуйте інші важливі моменти, що стосуються процедури. Залежно від організації порядок може відрізнятися.

Якщо ви зупиняєтеся на власному бланку, то за основу можна взяти типовий. Потрібно завантажити його і доопрацювати під власні потреби. Наводимо для скачування чистий бланк типового АТ. Зверніть увагу: документ містить не тільки лицьову, а й зворотний бік.

Завантажити уніфіковану форму № АТ-1 Завантажити уніфіковану форму № АТ-1

Технічні вимоги до складання АТ

Форму № АТ-1 можна заповнювати як від руки, так і на комп'ютері. Можливий навіть повністю електронний вигляд. Але тоді все відповідальні співробітники повинні поставити на бланку свої електронні візи.

Загальні правила оформлення авансового звіту в 2019 році

Головне правило оформлення авансового документа і взагалі мета цього паперу - підтверджувати всі понесені витрати. Це означає, що до АТ потрібно докласти по максимуму підтверджуючі документи на витрачені суми. Інакше, якщо якась стаття витрат залишиться недоведеною, податківці можуть включити відповідну частину в дохід співробітника. І нарахувати з неї «зарплатні» податки - ПДФО і страхові внески. Суди часто на боці контролерів (постанови Президії ВАС від 05.03.2013 № 13510/12, ФАС Далекосхідного округу від 08.04.2014 № Ф03-675 / 2014 року).

Більш того, непідтверджені витрати не вийде врахувати в податковій базі при розрахунку податку на прибуток. Те ж саме можна сказати і про «спрощений» податок при ССО з об'єктом «доходи мінус витрати». Тобто витрати будуть вважатися невиробничими.

Всі реквізити підтверджувальних документів у типовій формі АТ заносяться в таблицю на зворотному боці документа. Якщо (бланк) зразок розробляєте самостійно, в принципі ніщо не заважає, якщо це зручно, розмістити всі необхідні поля на одній стороні (різних аркушах).

Обов'язково перевірте, що працівник надав всі необхідні документи і по кожній зазначеній їм сумі. Скажімо, щоб підтвердити витрати на авіапроезд у відрядженні, потрібно посадковий талон зі штампом про огляд. При іншому оформленні проїзного документа можливі претензії інспекторів.

Підкажемо, що реальність проведених подотчетнік витрат тепер перевіряти легше. Касові чеки за новими правилами стали електронними. На допомогу для перевірки - мобільний додаток з сайту kkt-online.nalog.ru.

Покрокове заповнення авансового звіту

Крок 1. Підзвітна особа в відведені терміни (про них ми поговорили вище) заповнює зі свого боку свою частину авансового звіту. Не буде зайвим забезпечити працівника наочним прикладом заповнення звіту.

Зокрема, в першу чергу, потрібно заповнити «шапку» авансового звіту. Так, на лицьовій стороні треба вказати:

  • найменування компанії (П. І. Б. підприємця);
  • підрозділ;
  • прізвище та ініціали співробітника, його посаду;
  • призначення авансу - витрати на відрядження.

В принципі, ніде не сказано, чия це обов'язок - вносити в АТ таку інформацію - буха або подотчетнік. Тому можете зробити це самі. Але краще закріпити такі дії за працівником. Так відразу буде зрозуміло, що за звіт принесли в бухгалтерію - від кого і за якою задачі.

Крок 2. Підзвітна особа заповнює зворотний бік авансового звіту. Необхідно вказати перелік документів, що підтверджують витрати, дати їх видачі, номера, вид (чек, квитанція тощо. П.) І витрачену суму.

Далі документи, додані до авансового звіту, підзвітна особа повинна пронумероать в порядку їх запису в звіті.

Крок 3. Співробітник здає авансовий звіт до бухгалтерії. Бухгалтер заповнює в звіті розписку (відривну частину) і передає її співробітнику. Така підтверджує, що папір прийнята до перевірки.

Крок 4. Бухгалтер перевіряє заповнення звіту, прикладені документи. При необхідності повертає звіт співробітникові для переоформлення / коригування.

Крок 5. Перевірений належним чином складений звіт бухгалтер дозаповнює зі свого боку і віддає на затвердження керівнику (або уповноваженій ним особі).

Крок 6. Затверджений АТ бухгалтер проводить в обліку. До затвердження директором ніякі записи вносити в бухпрограмму не слід, навіть якщо ви впевнені, що всі документи в наявності і звіт складено правильно.

Проводьте документ в обліку за датою його затвердження. Вона може збігатися з датою його складання. Або бути більш пізнім числом.