Авансовий звіт

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. В яких випадках використовується
3. бланк звіту
4. порядок оформлення
5. терміни
6. Таким чином, терміни такі:
7. Чи повинні складати авансовий звіт співробітники, які не є штатними працівниками компанії?

Отримувати гроші в аванс - приємно і легко. А ось від думки про подальшу звітності більшість співробітників здригається. Так чи так уже складний авансовий звіт? Якщо знати тонкощі, він стає елементарним.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Авансовий звіт - одна з форм бухгалтерських документів. Це бланк первинного обліку, в якому відбивається підтвердження витрачання виданих в якості авансу грошових коштів.

В яких випадках використовується

У поточній діяльності будь-якої компанії необхідно витрачання готівкових грошових коштів. Тут мова йде про покупку поточних необхідних речей - побутової хімії, чаю, кави, печива, придбання ПММ для автомобіля, витратних матеріалів для техніки, яка не використовується постійно (наприклад, диктофони, фотоапарати), витрат на різні юридичні послуги (оплату мит і зборів , послуг нотаріуса і т.д.). на витрати на відрядження гроші видаються також авансом. Та хіба мало витрат у діючого підприємства, які простіше оплатити готівкою, а не перерахуваннями через банківський рахунок. До речі, іноді оплата готівкою - єдино можливий спосіб.

Для таких цілей компанія розпорядчим актом (як правило, наказом) визначає коло людей, яким готівкові грошові кошти на вищевказані витрати видаються через касу. У наказі зазвичай вказується, крім прізвища та посади, граничні суми видачі і строки для використання грошових коштів. Тут слід зазначити, що в законі такі терміни відсутні. Так що компанія має право їх визначити і обмежити.

До речі, коло осіб, які мають право отримати гроші під звіт, може визначатися не тільки в наказі, а й в іншому локальному акті - положенні, інструкції, порядку.

Отже, в міру необхідності компанія видає особам, зазначеним у наказі, грошові кошти (а вони вже знають, в яку суму вони можуть їх отримати, протягом якого часу використовувати і з якою термін відзвітувати, тому що з наказом вони повинні бути ознайомлені ).

За правилами бухгалтерії далі за витрачені кошти необхідно відзвітувати. Робиться це за допомогою спеціального документа - авансовий звіт організації.

бланк звіту

Для даної форми існує уніфікована форма N АТ-1 (ОКУД 0302001), затверджена Постановою Держкомстату РФ від 01.08.2001 N 55 та застосовується з 1 січня 2002 року. З січня 2018 року альбоми уніфікованих форм первинної облікової документації не є обов'язковими.

Авансовий звіт бланк можна знайти в правових системах.

Він є двостороннім і заповнення його виробляється спочатку працівником, який отримав і витратив видані грошові кошти, а потім співробітником бухгалтерії.

Авансовий звіт скачати можна тут

порядок оформлення

Як ми вже бачимо, бланк двосторонній. Основні рекомендації щодо його заповнення містяться в Постанові Держкомстату РФ від 01.08.2001 N 55 в розділі «вказівки щодо застосування і заповнення ...».

Авансовий звіт 2018 заповнюється в одному примірнику, закон допускає як рукописний варіант оформлення, так і машинний. копія авансового звіту не обов'язкова до використання.

Заповнення авансового звіту відбувається в наступному порядку. На лицьовій стороні отримав гроші працівник вказує найменування компанії, номер звіту, дату, свої ПІБ, відділ, табельний номер, якщо такий є, а також свою посаду та призначення авансу. У лівій частині лицьового форми заповнюється таблиця, де зазначаються відомості про попередній аванс, їх витраті, перевитраті або залишку.

На звороті бланка співробітник записує документи, що підтверджують витрати (квитанції, товарні чеки та інші документи), і суми витрат по ним (графи 1-6). Документи, що прикладаються до авансового звіту, нумеруються. Рядок 1а лицьового боку, форми і графи 6 і 8 зворотного боку бланка авансового звіту заповнюються тоді, коли аванс був виданий в іноземній валюті.

Далі до оформлення приступає бухгалтер. У таблиці «Бухгалтерська запис» на лицьовій стороні вносяться номери кореспондуючих рахунків, суми, на звороті зазначаються суми витрат, прийняті для обліку, і рахунки (субрахунка), які дебетуються на ці суми (графа 9). Далі слід перевірка правильності заповнення авансового звіту , Виправдувальних документів, цілей витрачання коштів.

Читайте також:

Якщо все вірно, бухгалтер проставляє відмітку про те, що звіт перевірений і затверджений у відповідній сумі, вказуючи суму цифрами і прописом. Далі заповнюється розписка на лицьовій стороні бланка. На лицьовій частині бланка ставляться підписи бухгалтера і головного бухгалтера з їх розшифровками.

Перевірений з боку бухгалтерії авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на це особою шляхом проставлення особистого підпису та приймається до обліку. Таким чином відбувається підтвердження авансового звіту. Залишок невикористаних коштів (авансу) здається підзвітною особою в касу організації. При цьому використовується форма прибуткового касового ордера в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається співробітникові за видатковим касовим ордером через касу підприємства.

Цікаво, що бухгалтерські та правові портали пропонують онлайн послуги щодо заповнення авансових звітів і розрахунку на основі введених даних витрат і перевитрат (з можливістю роздрукувати заповнений авансовий звіт).

Авансовий звіт (зразок заповнення) може виглядати так:

терміни

Терміни, пов'язані з наданням звіту по виданих сумах авансу, ми бачимо в Вказівці Банку Росії від 11.03.2014 N 3210-У. Так, співробітник (підзвітна особа) повинен в триденний термін після дня закінчення терміну, на який видано готівку під звіт (а цей термін вказується в наказі - ми це розібрали вище), або з дня виходу на роботу (якщо він з якихось поважних причин відсутній і не може витримати даний термін), пред'явити головному бухгалтеру, бухгалтеру або керівнику авансовий звіт та додані до нього підтверджуючі документи.

Терміни на перевірку авансових звітів співробітників встановлюються локальними нормативними атом організації.

Довідка

Таким чином, терміни такі:

1. на використання грошових коштів (вони довільні і встановлені керівником компанії в наказі);
   
2. на звіт про використання грошей (він встановлений законодавчо і становить три дні з моменту закінчення терміну використання);
   
3. на перевірку наданої співробітником звіту.

Особливості

Імперативно встановлено, що видача готівки під звіт проводиться тільки за умови повного погашення співробітником заборгованості по раніше отриманій сумі готівки в якості авансу. Це важливе обмеження, тому що при його недотриманні організація може бути оштрафована за ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за порушення порядку зберігання вільних грошових коштів (якщо будуть встановлені винні дії з видачі авансових сум працівникам з метою підтримки ліміту касових коштів шляхом видачі співробітникам грошей під аванс).

Довідка

Чи повинні складати авансовий звіт співробітники, які не є штатними працівниками компанії?

Так повинні. Банк Росії Листом від 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 прирівнює працівників, які уклали з компанією громадянсько-правовий договір , До працівників компанії.

Важливе зауваження щодо сум. Порядок ведення касових операцій (цим документом встановлені правила видачі готівкових коштів під звіт, в тому числі) немає обмежень за розмірами сум, які видаються. Подучается, що організація може видати співробітникові під звіт будь-яку суму. Але тут необхідно пам'ятати, що обмежується граничний розмір розрахунків готівкою грошовими коштами між юридичними особами. Поріг тут - сто тисяч рублів. Тому якщо підзвітна особа буде, наприклад, купувати товари у юридичної особи, при цьому виступаючи як представник свого юридичної особи, розмір угоди не повинен виходити за встановлені межі.

У разі, коли працівник не повертає залишок коштів, витрачених на встановлені авансом мети, то роботодавець діє згідно зі ст. 137 ТК РФ. В цьому випадку у нього є право на утримання необхідної суми з заробітної плати співробітника. Тут стаття встановлює обмеження по термінах - роботодавець має право прийняти рішення про утримання із зарплати співробітника не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу.

Як правильно і без помилок заповнити авансовий звіт після повернення співробітника з відрядження читайте тут

Читайте також: