1. Як зберегти листи з Outlook (в тому числі при перевстановлення), де вони зберігаються, експортувати,...
2. Де Outlook зберігає листи
3. Як заархівувати листи
4. автоматична архівація
5. Таблиця: термін зберігання різних даних в Outlook
6. Ручна архівація
7. Відео: архівація в Outlook
8. Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010
9. Як виділити листи
10. Збереження вкладень з декількох листів
11. Деякі проблеми з листами Outlook і їх рішення
12. Непрочитані листи прочитуються самостійно
13. Не відображаються старі листи
14. Як зберегти листи з Outlook (в тому числі при перевстановлення), де вони зберігаються, експортувати,...
15. Збереження листи в Outlook 2010. і 2013
16. Де Outlook зберігає листи
17. Як заархівувати листи
18. автоматична архівація
19. Таблиця: термін зберігання різних даних в Outlook
20. Ручна архівація
21. Відео: архівація в Outlook
22. Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010
23. Як виділити листи
24. Збереження вкладень з декількох листів
25. Деякі проблеми з листами Outlook і їх рішення
26. Непрочитані листи прочитуються самостійно
27. Не відображаються старі листи
28. Як зберегти листи з Outlook (в тому числі при перевстановлення), де вони зберігаються, експортувати,...
29. Збереження листи в Outlook 2010. і 2013
30. Де Outlook зберігає листи
31. Як заархівувати листи
32. автоматична архівація
33. Таблиця: термін зберігання різних даних в Outlook
34. Ручна архівація
35. Відео: архівація в Outlook
36. Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010
37. Як виділити листи
38. Збереження вкладень з декількох листів
39. Деякі проблеми з листами Outlook і їх рішення
40. Непрочитані листи прочитуються самостійно
41. Не відображаються старі листи

Як зберегти листи з Outlook (в тому числі при перевстановлення), де вони зберігаються, експортувати, як налаштувати автоархівації, створити архівну папку, підключити і відкрити архів

Outlook - програма, що входить до складу Microsoft Office, призначена для роботи з електронними поштами і листами. Щоб не втратити або перенести листи з програми на інший комп'ютер або сторонній носій, їх можна зберегти в окремий файл, експортувати або заархівувати.

Збереження листи в Outlook 2010. і 2013

Якщо ви хочете зберегти один лист в Outlook 2010 або 2013, то вам достатньо виконати наступні дії:

1. Відкрийте вкладку «Файл». Розгортаємо меню «Файл»
2. Виберіть підрозділ «Зберегти як». Вибираємо підрозділ «Зберегти як»
3. Вкажіть назву, формат і розташування файлу. Натисніть «OK». Лист будуть збережено в зазначеному вами форматі, тепер з ним можна робити все те ж, що і з будь-яким іншим файлом: переносити, копіювати, видаляти, перейменовувати і т. Д. Перенісши цей файл на інший комп'ютер, ви зможете відкрити його за допомогою Outlook . Вказуємо формат, в якому буде збережено лист

Де Outlook зберігає листи

За замовчуванням програма зберігає всі листи через кожен певний проміжок часу в окремий файл outlook.pst автоматично. Розташовується цей файл в папці Основной_діск: \ Documents and Settings \ названіе_учетной_запісі \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook. Ви можете скопіювати і використовувати для своїх цілей цей архів, але врахуйте, що останні пропозиції, що надійшли на пошту листи могли не встигнути потрапити в нього. Тому краще скористатися ручним експортом або архівуванням, щоб бути впевненим в тому, що всі листи виявляться в файлі.

Файл Outlook.pst, в якому знаходяться всі листи

Як заархівувати листи

Архівація в Outlook - це функція, що переміщає деякі листи в окремий стискається архів для зменшення обсягу пам'яті, яку вони займають на жорсткому диску. На відміну від традиційного резервного копіювання, при якому створюється копія елементів Outlook, заархівовані елементи переміщаються в окремий файл даних Outlook (PST-файл). Доступ до архівувати елементам можна отримати в будь-який момент, відкривши цей файл.

автоматична архівація

За замовчуванням функція активована і виконує свої обов'язки через 2, 3 або 6 місяців в залежності від типу листів. Детальніше про це дивіться в таблиці нижче.

Таблиця: термін зберігання різних даних в Outlook

Папка Період старіння «Вхідні» і «Чернетки» 6 місяців «Відправлені» і «Віддалені» 2 місяці «Вихідні» 3 місяці «Календар» 6 місяців «Завдання» 6 місяців «Нотатки» 6 місяців «Щоденник» 6 місяців

Після першого сеансу автоматичної архівації програма створює файл і окрему папку для нього. У майбутньому ви зможете самостійно додати листи до архіву або вилучити їх з нього. Архів, створений засобами Outlook, за замовчуванням розташований в розділі Основной_діск: \ User \ Названіе_учетной_запісі \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst.

Щоб налаштувати параметри автоматичної архівації під себе, виконайте наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підпункту «Параметри». Переходимо до підпункту «Параметри»
2. Перейдіть до додаткових параметрів програми, клацнувши на пункт «Додатково». Відкриваємо додаткові параметри
3. Клацніть по кнопці «Налаштування автоархівації». Натискаємо кнопку «Налаштування автоархівації»
4. Вкажіть, як часто потрібно проводити перевірку на наявність застарілих елементів і що з ними треба робити: архівувати або видаляти. Також тут можна змінити шлях до папки, в якій буде зберігатися створюваний архів. Налаштовуємо параметри автоархівації
5. Якщо ви хочете відключити автоархівації, то зніміть галочку навпроти параметрів проміжку виконання автоархівації. Знімаємо галочку з активації автоархівації

Ручна архівація

При ручному архівації папка «Архів» створиться автоматично, якщо вона не була створена раніше при автоматичної архівації.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підпункту «Відомості». Вибираємо розділ «Відомості»
2. Розгорніть кнопку «Засоби очищення» і виберіть функцію «Архивировать», якщо ви користуєтеся Outlook 2013. Вибираємо функцію «Архівація»
3. Або функцію «Видаляти старі елементи», якщо ви користуєтеся Outlook 2016. Вибираємо пункт «Видаляти старі елементи»
4. Виберіть один з типів архівації: згідно параметрам автоматичної архівації або ручне налаштування. Встановіть всі параметри архівації, виберіть, які папки варто архівувати, і клацніть на кнопці «ОК», щоб завершити процес. Вказуємо параметри ручної архівації

Відео: архівація в Outlook

Завантаження і відновлення листів з архіву і файлу в форматі pst

Якщо у вас є архів або інший файл з листами в форматі pst, то ви можете швидко вивантажити всі дані з нього в програму. Тобто за допомогою PST файлу ви можете відновити втрачені дані або додати нові, взяті з іншого комп'ютера:

1. Перебуваючи у вкладці «Головна», розгорніть кнопку «Створити елемент», перейдіть до пункту «Інші елементи» і виберіть функцію «Файл даних Outlook». Вибираємо функцію «Файл даних Outlook»
2. Вкажіть шлях до файлу з листами. Вказуємо шлях до файлу в форматі pst
3. Дочекайтеся, поки програма розпізнає всі листи. В панелі швидкого переходу до папок в Outlook з'явиться новий розділ, названий «Архів» або ім'ям завантаженого файлу, в ньому ви знайдете всі листи. Додано розділ, в якому знаходяться завантажені листи

Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010

експорт листів

Експорт дозволяє зберегти як листи, так і інші елементи, що знаходяться в Outlook, в окремий нестислий файл у форматі pst. Отриманий файл можна використовувати так само, як архів, але при цьому його не потрібно буде розархівувати.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підрозділу «Відкрити». Відкриваємо розділ «Відкрити»
2. Виберіть функцію «Імпорт» або «Імпорт і експорт», залежно від версії програми. Натискаємо кнопку «Імпорт»
3. Відзначте варіант «Експорт файлів». Вибираємо дію «Експорт файлів»
4. Вкажіть, що хочете створити файл у форматі pst. Вказуємо формат pst
5. Виберіть окремі папки, що підлягають експорту, або відзначте самий верхній розділ і поставте галочку навпроти слів «Включити вкладені папки». Зазначаємо, які папки потрібно експортувати
6. Вкажіть шлях, по якому буде визначено місце для зберігання файлу з експортованими листами. Зазначаємо, куди зберегти файл з експортованими файлами
7. Якщо хочете, то встановіть пароль на файл, але це необов'язково. Встановлюємо пароль на файл
8. У підсумку ви отримаєте файл, за допомогою якого можна перенести листи на будь-який комп'ютер, що має програму Outlook. Експортований файл отримано

Як виділити листи

Для того щоб відзначити кілька листів відразу для подальшого видалення або переведення їх в розділ «Прочитані», затисніть клавішу Ctrl на клавіатурі і почніть відзначати листи за допомогою мишки, не відпускаючи клавішу.

Якщо вам потрібно виділити велику кількість листів відразу, то виділіть перший лист, а потім затисніть на клавіатурі клавішу Shift і виділіть останній лист, що не відпустки клавішу. Всі листи, що знаходяться між першим і останнім листом, виявляться виділеними.

Виділяємо кілька листів відразу

Щоб виділити всі листи відразу, відзначте один лист і затисніть комбінацію клавіш Ctrl + A, тоді всі листи, що знаходяться в тій же папці, що і виділене лист, виявляться виділеними.

Збереження вкладень з декількох листів

Деякі отримані листи можуть містити в собі вкладення: файли, картинки, відеоролики і т. П. Можна зберігати вкладення кожного листа по черзі, але є інший варіант:

1. Виділіть листи, вкладення яких необхідно зберегти, розгорніть вкладку «Файл» і виберіть функцію «Зберегти вкладення». Натискаємо кнопку «Зберегти вкладення»
2. Розгорнеться віконце зі списком знайдених вкладень. Відзначте ті, які хочете зберегти, і клацніть на кнопці «ОК». Зазначаємо, які вкладення потрібно зберегти
3. Вкажіть шлях, по якому будуть відправлені вкладення з листів. Зазначаємо, куди зберегти вкладення

Деякі проблеми з листами Outlook і їх рішення

У процесі роботи з листами можуть виникати ті чи інші помилки або проблеми. Для їх усунення потрібно виконати певні дії.

Непрочитані листи прочитуються самостійно

Якщо прийшли вам на пошту листи автоматично відзначаються як «Прочитані», хоча ви їх не відкривали, то справа в тому, що у вас включена функцію, яка показує, що ви прочитали лист, якщо у вас відкрита вкладка з ним протягом декількох секунд. Щоб відключити цю функцію, необхідно виконати наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до параметрів програми. Заходимо в параметри програми
2. Відкрийте додаткові параметри програми, натиснувши на кнопку «Додатково». Переходимо до додаткових параметрів Outlook
3. Клацніть по кнопці «Область читання». Приберіть галочку з параметра «Відзначати прочитаними при перегляді в області читання» і збережіть внесені зміни. Відключаємо функцію «Відзначати прочитаними при перегляді в області читання»

Не відображаються старі листи

Листи, прочитані деякий час назад, можуть перестати відображатися в програмі. Щоб це виправити, виконайте наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до налаштувань облікового запису. Переходимо до налаштування облікових записів
2. У вкладці «Електронна пошта» клікніть по кнопці «Змінити». Кількома по кнопці «Змінити»
3. У блоці «Параметри автономного режиму» перетягніть повзунок так, як вам потрібно. Якщо перетягнути його до правого кінця, то листи будуть відображатися завжди, незалежно від того, як давно вони були отримані та прочитані. перегонимо повзунок

Листи з Outlook можна експортувати або архівувати, щоб отримати файл, який можна перенести на інший комп'ютер або передати кому-небудь. З створеного файлу можна буде отримати дані за допомогою будь-якої версії Outlook, використовуючи імпорт або створення елемента.

Оцініть статтю:

(1 голос, середнє: 5 з 5)

Поділіться з друзями!

Як зберегти листи з Outlook (в тому числі при перевстановлення), де вони зберігаються, експортувати, як налаштувати автоархівації, створити архівну папку, підключити і відкрити архів

Outlook - програма, що входить до складу Microsoft Office, призначена для роботи з електронними поштами і листами. Щоб не втратити або перенести листи з програми на інший комп'ютер або сторонній носій, їх можна зберегти в окремий файл, експортувати або заархівувати.

Збереження листи в Outlook 2010. і 2013

Якщо ви хочете зберегти один лист в Outlook 2010 або 2013, то вам достатньо виконати наступні дії:

1. Відкрийте вкладку «Файл». Розгортаємо меню «Файл»
2. Виберіть підрозділ «Зберегти як». Вибираємо підрозділ «Зберегти як»
3. Вкажіть назву, формат і розташування файлу. Натисніть «OK». Лист будуть збережено в зазначеному вами форматі, тепер з ним можна робити все те ж, що і з будь-яким іншим файлом: переносити, копіювати, видаляти, перейменовувати і т. Д. Перенісши цей файл на інший комп'ютер, ви зможете відкрити його за допомогою Outlook . Вказуємо формат, в якому буде збережено лист

Де Outlook зберігає листи

За замовчуванням програма зберігає всі листи через кожен певний проміжок часу в окремий файл outlook.pst автоматично. Розташовується цей файл в папці Основной_діск: \ Documents and Settings \ названіе_учетной_запісі \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook. Ви можете скопіювати і використовувати для своїх цілей цей архів, але врахуйте, що останні пропозиції, що надійшли на пошту листи могли не встигнути потрапити в нього. Тому краще скористатися ручним експортом або архівуванням, щоб бути впевненим в тому, що всі листи виявляться в файлі.

Файл Outlook.pst, в якому знаходяться всі листи

Як заархівувати листи

Архівація в Outlook - це функція, що переміщає деякі листи в окремий стискається архів для зменшення обсягу пам'яті, яку вони займають на жорсткому диску. На відміну від традиційного резервного копіювання, при якому створюється копія елементів Outlook, заархівовані елементи переміщаються в окремий файл даних Outlook (PST-файл). Доступ до архівувати елементам можна отримати в будь-який момент, відкривши цей файл.

автоматична архівація

За замовчуванням функція активована і виконує свої обов'язки через 2, 3 або 6 місяців в залежності від типу листів. Детальніше про це дивіться в таблиці нижче.

Таблиця: термін зберігання різних даних в Outlook

Папка Період старіння «Вхідні» і «Чернетки» 6 місяців «Відправлені» і «Віддалені» 2 місяці «Вихідні» 3 місяці «Календар» 6 місяців «Завдання» 6 місяців «Нотатки» 6 місяців «Щоденник» 6 місяців

Після першого сеансу автоматичної архівації програма створює файл і окрему папку для нього. У майбутньому ви зможете самостійно додати листи до архіву або вилучити їх з нього. Архів, створений засобами Outlook, за замовчуванням розташований в розділі Основной_діск: \ User \ Названіе_учетной_запісі \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst.

Щоб налаштувати параметри автоматичної архівації під себе, виконайте наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підпункту «Параметри». Переходимо до підпункту «Параметри»
2. Перейдіть до додаткових параметрів програми, клацнувши на пункт «Додатково». Відкриваємо додаткові параметри
3. Клацніть по кнопці «Налаштування автоархівації». Натискаємо кнопку «Налаштування автоархівації»
4. Вкажіть, як часто потрібно проводити перевірку на наявність застарілих елементів і що з ними треба робити: архівувати або видаляти. Також тут можна змінити шлях до папки, в якій буде зберігатися створюваний архів. Налаштовуємо параметри автоархівації
5. Якщо ви хочете відключити автоархівації, то зніміть галочку навпроти параметрів проміжку виконання автоархівації. Знімаємо галочку з активації автоархівації

Ручна архівація

При ручному архівації папка «Архів» створиться автоматично, якщо вона не була створена раніше при автоматичної архівації.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підпункту «Відомості». Вибираємо розділ «Відомості»
2. Розгорніть кнопку «Засоби очищення» і виберіть функцію «Архивировать», якщо ви користуєтеся Outlook 2013. Вибираємо функцію «Архівація»
3. Або функцію «Видаляти старі елементи», якщо ви користуєтеся Outlook 2016. Вибираємо пункт «Видаляти старі елементи»
4. Виберіть один з типів архівації: згідно параметрам автоматичної архівації або ручне налаштування. Встановіть всі параметри архівації, виберіть, які папки варто архівувати, і клацніть на кнопці «ОК», щоб завершити процес. Вказуємо параметри ручної архівації

Відео: архівація в Outlook

Завантаження і відновлення листів з архіву і файлу в форматі pst

Якщо у вас є архів або інший файл з листами в форматі pst, то ви можете швидко вивантажити всі дані з нього в програму. Тобто за допомогою PST файлу ви можете відновити втрачені дані або додати нові, взяті з іншого комп'ютера:

1. Перебуваючи у вкладці «Головна», розгорніть кнопку «Створити елемент», перейдіть до пункту «Інші елементи» і виберіть функцію «Файл даних Outlook». Вибираємо функцію «Файл даних Outlook»
2. Вкажіть шлях до файлу з листами. Вказуємо шлях до файлу в форматі pst
3. Дочекайтеся, поки програма розпізнає всі листи. В панелі швидкого переходу до папок в Outlook з'явиться новий розділ, названий «Архів» або ім'ям завантаженого файлу, в ньому ви знайдете всі листи. Додано розділ, в якому знаходяться завантажені листи

Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010

експорт листів

Експорт дозволяє зберегти як листи, так і інші елементи, що знаходяться в Outlook, в окремий нестислий файл у форматі pst. Отриманий файл можна використовувати так само, як архів, але при цьому його не потрібно буде розархівувати.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підрозділу «Відкрити». Відкриваємо розділ «Відкрити»
2. Виберіть функцію «Імпорт» або «Імпорт і експорт», залежно від версії програми. Натискаємо кнопку «Імпорт»
3. Відзначте варіант «Експорт файлів». Вибираємо дію «Експорт файлів»
4. Вкажіть, що хочете створити файл у форматі pst. Вказуємо формат pst
5. Виберіть окремі папки, що підлягають експорту, або відзначте самий верхній розділ і поставте галочку навпроти слів «Включити вкладені папки». Зазначаємо, які папки потрібно експортувати
6. Вкажіть шлях, по якому буде визначено місце для зберігання файлу з експортованими листами. Зазначаємо, куди зберегти файл з експортованими файлами
7. Якщо хочете, то встановіть пароль на файл, але це необов'язково. Встановлюємо пароль на файл
8. У підсумку ви отримаєте файл, за допомогою якого можна перенести листи на будь-який комп'ютер, що має програму Outlook. Експортований файл отримано

Як виділити листи

Для того щоб відзначити кілька листів відразу для подальшого видалення або переведення їх в розділ «Прочитані», затисніть клавішу Ctrl на клавіатурі і почніть відзначати листи за допомогою мишки, не відпускаючи клавішу.

Якщо вам потрібно виділити велику кількість листів відразу, то виділіть перший лист, а потім затисніть на клавіатурі клавішу Shift і виділіть останній лист, що не відпустки клавішу. Всі листи, що знаходяться між першим і останнім листом, виявляться виділеними.

Виділяємо кілька листів відразу

Щоб виділити всі листи відразу, відзначте один лист і затисніть комбінацію клавіш Ctrl + A, тоді всі листи, що знаходяться в тій же папці, що і виділене лист, виявляться виділеними.

Збереження вкладень з декількох листів

Деякі отримані листи можуть містити в собі вкладення: файли, картинки, відеоролики і т. П. Можна зберігати вкладення кожного листа по черзі, але є інший варіант:

1. Виділіть листи, вкладення яких необхідно зберегти, розгорніть вкладку «Файл» і виберіть функцію «Зберегти вкладення». Натискаємо кнопку «Зберегти вкладення»
2. Розгорнеться віконце зі списком знайдених вкладень. Відзначте ті, які хочете зберегти, і клацніть на кнопці «ОК». Зазначаємо, які вкладення потрібно зберегти
3. Вкажіть шлях, по якому будуть відправлені вкладення з листів. Зазначаємо, куди зберегти вкладення

Деякі проблеми з листами Outlook і їх рішення

У процесі роботи з листами можуть виникати ті чи інші помилки або проблеми. Для їх усунення потрібно виконати певні дії.

Непрочитані листи прочитуються самостійно

Якщо прийшли вам на пошту листи автоматично відзначаються як «Прочитані», хоча ви їх не відкривали, то справа в тому, що у вас включена функцію, яка показує, що ви прочитали лист, якщо у вас відкрита вкладка з ним протягом декількох секунд. Щоб відключити цю функцію, необхідно виконати наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до параметрів програми. Заходимо в параметри програми
2. Відкрийте додаткові параметри програми, натиснувши на кнопку «Додатково». Переходимо до додаткових параметрів Outlook
3. Клацніть по кнопці «Область читання». Приберіть галочку з параметра «Відзначати прочитаними при перегляді в області читання» і збережіть внесені зміни. Відключаємо функцію «Відзначати прочитаними при перегляді в області читання»

Не відображаються старі листи

Листи, прочитані деякий час назад, можуть перестати відображатися в програмі. Щоб це виправити, виконайте наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до налаштувань облікового запису. Переходимо до налаштування облікових записів
2. У вкладці «Електронна пошта» клікніть по кнопці «Змінити». Кількома по кнопці «Змінити»
3. У блоці «Параметри автономного режиму» перетягніть повзунок так, як вам потрібно. Якщо перетягнути його до правого кінця, то листи будуть відображатися завжди, незалежно від того, як давно вони були отримані та прочитані. перегонимо повзунок

Листи з Outlook можна експортувати або архівувати, щоб отримати файл, який можна перенести на інший комп'ютер або передати кому-небудь. З створеного файлу можна буде отримати дані за допомогою будь-якої версії Outlook, використовуючи імпорт або створення елемента.

Оцініть статтю:

(1 голос, середнє: 5 з 5)

Поділіться з друзями!

Як зберегти листи з Outlook (в тому числі при перевстановлення), де вони зберігаються, експортувати, як налаштувати автоархівації, створити архівну папку, підключити і відкрити архів

Outlook - програма, що входить до складу Microsoft Office, призначена для роботи з електронними поштами і листами. Щоб не втратити або перенести листи з програми на інший комп'ютер або сторонній носій, їх можна зберегти в окремий файл, експортувати або заархівувати.

Збереження листи в Outlook 2010. і 2013

Якщо ви хочете зберегти один лист в Outlook 2010 або 2013, то вам достатньо виконати наступні дії:

1. Відкрийте вкладку «Файл». Розгортаємо меню «Файл»
2. Виберіть підрозділ «Зберегти як». Вибираємо підрозділ «Зберегти як»
3. Вкажіть назву, формат і розташування файлу. Натисніть «OK». Лист будуть збережено в зазначеному вами форматі, тепер з ним можна робити все те ж, що і з будь-яким іншим файлом: переносити, копіювати, видаляти, перейменовувати і т. Д. Перенісши цей файл на інший комп'ютер, ви зможете відкрити його за допомогою Outlook . Вказуємо формат, в якому буде збережено лист

Де Outlook зберігає листи

За замовчуванням програма зберігає всі листи через кожен певний проміжок часу в окремий файл outlook.pst автоматично. Розташовується цей файл в папці Основной_діск: \ Documents and Settings \ названіе_учетной_запісі \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook. Ви можете скопіювати і використовувати для своїх цілей цей архів, але врахуйте, що останні пропозиції, що надійшли на пошту листи могли не встигнути потрапити в нього. Тому краще скористатися ручним експортом або архівуванням, щоб бути впевненим в тому, що всі листи виявляться в файлі.

Файл Outlook.pst, в якому знаходяться всі листи

Як заархівувати листи

Архівація в Outlook - це функція, що переміщає деякі листи в окремий стискається архів для зменшення обсягу пам'яті, яку вони займають на жорсткому диску. На відміну від традиційного резервного копіювання, при якому створюється копія елементів Outlook, заархівовані елементи переміщаються в окремий файл даних Outlook (PST-файл). Доступ до архівувати елементам можна отримати в будь-який момент, відкривши цей файл.

автоматична архівація

За замовчуванням функція активована і виконує свої обов'язки через 2, 3 або 6 місяців в залежності від типу листів. Детальніше про це дивіться в таблиці нижче.

Таблиця: термін зберігання різних даних в Outlook

Папка Період старіння «Вхідні» і «Чернетки» 6 місяців «Відправлені» і «Віддалені» 2 місяці «Вихідні» 3 місяці «Календар» 6 місяців «Завдання» 6 місяців «Нотатки» 6 місяців «Щоденник» 6 місяців

Після першого сеансу автоматичної архівації програма створює файл і окрему папку для нього. У майбутньому ви зможете самостійно додати листи до архіву або вилучити їх з нього. Архів, створений засобами Outlook, за замовчуванням розташований в розділі Основной_діск: \ User \ Названіе_учетной_запісі \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst.

Щоб налаштувати параметри автоматичної архівації під себе, виконайте наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підпункту «Параметри». Переходимо до підпункту «Параметри»
2. Перейдіть до додаткових параметрів програми, клацнувши на пункт «Додатково». Відкриваємо додаткові параметри
3. Клацніть по кнопці «Налаштування автоархівації». Натискаємо кнопку «Налаштування автоархівації»
4. Вкажіть, як часто потрібно проводити перевірку на наявність застарілих елементів і що з ними треба робити: архівувати або видаляти. Також тут можна змінити шлях до папки, в якій буде зберігатися створюваний архів. Налаштовуємо параметри автоархівації
5. Якщо ви хочете відключити автоархівації, то зніміть галочку навпроти параметрів проміжку виконання автоархівації. Знімаємо галочку з активації автоархівації

Ручна архівація

При ручному архівації папка «Архів» створиться автоматично, якщо вона не була створена раніше при автоматичної архівації.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підпункту «Відомості». Вибираємо розділ «Відомості»
2. Розгорніть кнопку «Засоби очищення» і виберіть функцію «Архивировать», якщо ви користуєтеся Outlook 2013. Вибираємо функцію «Архівація»
3. Або функцію «Видаляти старі елементи», якщо ви користуєтеся Outlook 2016. Вибираємо пункт «Видаляти старі елементи»
4. Виберіть один з типів архівації: згідно параметрам автоматичної архівації або ручне налаштування. Встановіть всі параметри архівації, виберіть, які папки варто архівувати, і клацніть на кнопці «ОК», щоб завершити процес. Вказуємо параметри ручної архівації

Відео: архівація в Outlook

Завантаження і відновлення листів з архіву і файлу в форматі pst

Якщо у вас є архів або інший файл з листами в форматі pst, то ви можете швидко вивантажити всі дані з нього в програму. Тобто за допомогою PST файлу ви можете відновити втрачені дані або додати нові, взяті з іншого комп'ютера:

1. Перебуваючи у вкладці «Головна», розгорніть кнопку «Створити елемент», перейдіть до пункту «Інші елементи» і виберіть функцію «Файл даних Outlook». Вибираємо функцію «Файл даних Outlook»
2. Вкажіть шлях до файлу з листами. Вказуємо шлях до файлу в форматі pst
3. Дочекайтеся, поки програма розпізнає всі листи. В панелі швидкого переходу до папок в Outlook з'явиться новий розділ, названий «Архів» або ім'ям завантаженого файлу, в ньому ви знайдете всі листи. Додано розділ, в якому знаходяться завантажені листи

Відео: перенесення бази Microsoft Outlook 2010

експорт листів

Експорт дозволяє зберегти як листи, так і інші елементи, що знаходяться в Outlook, в окремий нестислий файл у форматі pst. Отриманий файл можна використовувати так само, як архів, але при цьому його не потрібно буде розархівувати.

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до підрозділу «Відкрити». Відкриваємо розділ «Відкрити»
2. Виберіть функцію «Імпорт» або «Імпорт і експорт», залежно від версії програми. Натискаємо кнопку «Імпорт»
3. Відзначте варіант «Експорт файлів». Вибираємо дію «Експорт файлів»
4. Вкажіть, що хочете створити файл у форматі pst. Вказуємо формат pst
5. Виберіть окремі папки, що підлягають експорту, або відзначте самий верхній розділ і поставте галочку навпроти слів «Включити вкладені папки». Зазначаємо, які папки потрібно експортувати
6. Вкажіть шлях, по якому буде визначено місце для зберігання файлу з експортованими листами. Зазначаємо, куди зберегти файл з експортованими файлами
7. Якщо хочете, то встановіть пароль на файл, але це необов'язково. Встановлюємо пароль на файл
8. У підсумку ви отримаєте файл, за допомогою якого можна перенести листи на будь-який комп'ютер, що має програму Outlook. Експортований файл отримано

Як виділити листи

Для того щоб відзначити кілька листів відразу для подальшого видалення або переведення їх в розділ «Прочитані», затисніть клавішу Ctrl на клавіатурі і почніть відзначати листи за допомогою мишки, не відпускаючи клавішу.

Якщо вам потрібно виділити велику кількість листів відразу, то виділіть перший лист, а потім затисніть на клавіатурі клавішу Shift і виділіть останній лист, що не відпустки клавішу. Всі листи, що знаходяться між першим і останнім листом, виявляться виділеними.

Виділяємо кілька листів відразу

Щоб виділити всі листи відразу, відзначте один лист і затисніть комбінацію клавіш Ctrl + A, тоді всі листи, що знаходяться в тій же папці, що і виділене лист, виявляться виділеними.

Збереження вкладень з декількох листів

Деякі отримані листи можуть містити в собі вкладення: файли, картинки, відеоролики і т. П. Можна зберігати вкладення кожного листа по черзі, але є інший варіант:

1. Виділіть листи, вкладення яких необхідно зберегти, розгорніть вкладку «Файл» і виберіть функцію «Зберегти вкладення». Натискаємо кнопку «Зберегти вкладення»
2. Розгорнеться віконце зі списком знайдених вкладень. Відзначте ті, які хочете зберегти, і клацніть на кнопці «ОК». Зазначаємо, які вкладення потрібно зберегти
3. Вкажіть шлях, по якому будуть відправлені вкладення з листів. Зазначаємо, куди зберегти вкладення

Деякі проблеми з листами Outlook і їх рішення

У процесі роботи з листами можуть виникати ті чи інші помилки або проблеми. Для їх усунення потрібно виконати певні дії.

Непрочитані листи прочитуються самостійно

Якщо прийшли вам на пошту листи автоматично відзначаються як «Прочитані», хоча ви їх не відкривали, то справа в тому, що у вас включена функцію, яка показує, що ви прочитали лист, якщо у вас відкрита вкладка з ним протягом декількох секунд. Щоб відключити цю функцію, необхідно виконати наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до параметрів програми. Заходимо в параметри програми
2. Відкрийте додаткові параметри програми, натиснувши на кнопку «Додатково». Переходимо до додаткових параметрів Outlook
3. Клацніть по кнопці «Область читання». Приберіть галочку з параметра «Відзначати прочитаними при перегляді в області читання» і збережіть внесені зміни. Відключаємо функцію «Відзначати прочитаними при перегляді в області читання»

Не відображаються старі листи

Листи, прочитані деякий час назад, можуть перестати відображатися в програмі. Щоб це виправити, виконайте наступні дії:

1. Перебуваючи у вкладці «Файл», перейдіть до налаштувань облікового запису. Переходимо до налаштування облікових записів
2. У вкладці «Електронна пошта» клікніть по кнопці «Змінити». Кількома по кнопці «Змінити»
3. У блоці «Параметри автономного режиму» перетягніть повзунок так, як вам потрібно. Якщо перетягнути його до правого кінця, то листи будуть відображатися завжди, незалежно від того, як давно вони були отримані та прочитані. перегонимо повзунок

Листи з Outlook можна експортувати або архівувати, щоб отримати файл, який можна перенести на інший комп'ютер або передати кому-небудь. З створеного файлу можна буде отримати дані за допомогою будь-якої версії Outlook, використовуючи імпорт або створення елемента.

Оцініть статтю:

(1 голос, середнє: 5 з 5)

Поділіться з друзями!