Appius-Архів: облік і контроль паперових архівних документів на платформі «1С: Підприємство 8.0»

Федір Фатєєв, Станіслав Тимошин

Чи потрібен електронний архів на підприємстві, де все забито паперовими документами і не припиняється їх постійне зростання, вносяться зміни, запитуються копії? Службам технічного архіву подвійно не позаздриш: і роботи багато, і помилок не уникнути. А якщо раптом помилився - де серед величезного числа документів знайти потрібний, та ще той, що терміново знадобився конструктору або керівництву і неодмінно з урахуванням останніх змін? Тут питання автоматизації архіву стоїть особливо гостро. І справа зовсім не в моді на використання сучасних технологій, а в зручності роботи не тільки співробітників архіву, а й усього персоналу, що використовує або самі документи, або інформацію про них. Наприклад, співробітник оформив заявку на отримання копії документа з архіву. Що відбувається далі? Він несе заявку в сховище. Чекає, поки перевірять його права на доступ до інформації. Далі виготовляють і реєструють в книзі копію документа і факт видачі копії. Якщо на наступний день йому знадобиться копія іншого документа, всі дії повторюються.

Коли справа доходить до автоматизації, хочеться придбати нескладну в освоєнні автоматизовану систему, яку можна легко і швидко впровадити. Подібна система розроблена компанією APPIUS. Система Appius-Архів є конфігурацією «1С: Підприємство 8.0» і призначена для контролю і обліку паперових архівних документів відповідно до ГОСТ 2.501-88 «Правила обліку та зберігання». На підприємствах, де вже використовуються програми фірми «1С», як правило, є системний адміністратор «1С: Підприємство», який допоможе користувачам не тільки впоратися з освоєнням системи Appius-Архів, але і легко внести необхідні зміни, оскільки система поставляється з відкритими кодами .

Appius-Архів являє собою базу даних, що зберігає картотеку з інформацією для швидкого пошуку і управління документами. Система забезпечує:

• напівавтоматичне заповнення картки обліку даними з конфігурації управління інженерними даними Appius-PDM;

• автоматичне присвоєння інвентарних номерів враховуються паперових оригіналів;

• автоматичне заповнення абонентів документа;

• зберігання посилань на відскановані файли паперового оригіналу;

• автоматичне заповнення інформації про видані копіях документа;

• складання заявок на тиражування документів;

• отримання звітів «Відомість розсилки документів» і «Акт видачі документів»;

• автоматичне формування заявки на тиражування документів за зареєстрованим повідомленню про зміни;

• автоматичне заповнення в картці обліку даних щодо змін;

• введення даних в картку обліку документа.

Розглянемо, як ця система може використовуватися в службі технічної документації.

Вихідною точкою початку обліку будь-якого паперового документа є інвентарна книга оригіналів. Всі оригінали, прийняті на зберігання, повинні бути в ній зареєстровані. Після реєстрації оригіналу на нього повинна бути складена картка обліку.

В системі є електронний аналог інвентарної книги. У ньому зберігаються електронні картки обліку. Для реєстрації оригіналу співробітник архіву повинен в інвентарній книзі оригіналів натиснути кнопку «Додати». Відкриється електронна картка обліку оригіналу. У ній необхідно заповнити ті ж поля, що і в паперовій картці обліку. При введенні позначення документа перевіряється його унікальність, щоб уникнути дублювання децимальних номерів. У системі передбачена можливість автоматичного заповнення полів картки «Найменування», «Позначення», «Формат», «Вид документа» (рис. 1). Це можливо в разі використання системи разом зі зміною Appius-PDM, яка, в свою чергу, забезпечує інтеграцію з різними системами САПР, дає можливість роботи з многофайловий і складеними документами, підтримує колективну роботу з документами. З автоматичним заповненням полів також формується список застосовності документа.

Мал. 1. Заповнення картки обліку даними з конфігурації Appius-PDM

Інвентарний номер документа формується автоматично і записується в картку в момент її збереження в інвентарній книзі. У системі передбачена можливість ручного введення інвентарного номера на той випадок, якщо виникне необхідність ввести дані з паперових карток обліку.

Для автоматичного формування звітів «Відомість розсилки документів», «Акт видачі документів» на закладці «Абоненти» потрібно сформувати список абонентів для даного документа. Для швидкого введення абонентів передбачена можливість вибору групи абонентів з заздалегідь визначене списку із зазначенням кількості копій документа.

У картці можна вказати посилання на файли документів, які зберігаються централізовано на файл-сервері, що дозволяє отримувати до них авторизований доступ з будь-якого комп'ютера в мережі. З огляду на великий обсяг зберігаються в архіві підприємства документів, спочатку, як правило, скануються тільки ті документи, які були затребувані співробітниками. Решта документів переводяться в цифровий вигляд у міру звернення до них.

Наступним етапом обробки оригіналу в архіві є процес отримання облікованих копій (тиражування документа) і видача їх абонентам. Як правило, процес тиражування виконується для групи документів. Система дозволяє автоматизувати ряд операцій, пов'язаних з процесом тиражування. Співробітник архіву створює електронну заявку на тиражування. З електронної інвентарної книги в заявку додаються картки обліку тих документів, які повинні бути тиражовані. Для швидкого пошуку необхідних карток в інвентарній книзі можна використовувати стандартні засоби «1С: Підприємство» - «Відбір і сортування». Оскільки в картці обліку було сформовано список абонентів, то в заявці на тиражування для всіх документів автоматично формується інформація про абонентів і кількості примірників для кожного абонента, яка може бути відкоригована.

За сформованою заявкою на тиражування формуються звіти «Відомість розсилки документів» і «Акт видачі документів» для кожного абонента окремо (рис. 2).

Мал. 2. Звіти, одержувані за заявкою на тиражування

Ці звіти роздруковуються і застосовуються в процесі тиражування документів, добірки комплектів документації і видачі їх абонентам. Таким чином, використання електронних карток виключає трудомісткий процес ручного формування документів, необхідних в процесі тиражування. Якщо в картку обліку будуть занесені посилання на відскановані файли паперових оригіналів, то при застосуванні в процесі тиражування систем цифрового копіювання, таких як Xerox, KIP і ін., Процес тиражування стає більш продуктивною.

Відмітка в картці факту видачі копії абонентам виконується автоматично через заявку на тиражування. На закладці «Дата видачі» автоматично формується список абонентам по даній заявці. Після видачі абоненту комплекту копій документів співробітник архіву вводить для нього дату видачі облікованих копій. Після закриття заявки на тиражування система автоматично робить записи про факт видачі абоненту копії у відповідних картках обліку (рис. 3). Таким чином, у співробітника архіву відпадає необхідність шукати в картотеці паперові картки і робити в них позначки про видачу.

Мал. 3. Автоматичне заповнення закладки «Видача копій»

Мал. 4. Автоматичні заповнення закладки «Облік змін»

Наступний дуже важливий етап обліку паперових оригіналів - облік змін в них і своєчасна розсилка нових облікованих копій всім абонентам документа. Для обліку повідомлень про зміну, що надходять в архів, в системі використовується електронний журнал повідомлень про зміну. Співробітник архіву повинен натиснути кнопку «Додати». Відкриється вікно для обліку сповіщення про зміну. Співробітник архіву повинен заповнити поля у вікні і сформувати список змінюваних документів. Список формується шляхом додавання карток з інвентарної книги оригіналів і введенням порядкового номера зміни для кожного документа. Після збереження повідомлення до відповідних картки обліку на закладку «Облік змін» система автоматично внесе інформацію про зміну (рис. 4).

Для зареєстрованого сповіщення можна створити заявку на тиражування. У цю заявку автоматично потраплять всі змінювані документи. Подальша процедура тиражування документів вам вже знайома і не вимагає додаткових коментарів.

Оскільки система Appius-Архів поставляється з відкритими кодами, то є можливість інтегрувати цю систему з будь-якої іншої, використовуваної на підприємстві.

Дана конфігурація є продовженням лінії компанії APPIUS по автоматизації інженерних служб машинобудівного підприємства на платформі «1С: Підприємство 8».

САПР і графіка 5`2006