Електронний архів
- ЩО ДАЄ ВИКОРИСТАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО АРХІВУ ЕТЛАС:
- ПРО СИСТЕМУ
- ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ
- АРХІВНА СПРАВА
- ЕЛЕКТРОННА КАРТОТЕКА
- СВОБОДА ВИБОРУ
- АДАПТАЦІЯ ПІД БУДЬ ЗАВДАННЯ
- ІНШІ ПРОДУКТИ ЛІНІЙКИ ЕТЛАС
- ПЕРЕВАГИ НАШИХ РІШЕНЬ
Електронний архів ЕТЛАС - сучасне, зручне та ефективне засіб організації надійного централізованого зберігання всіх документів компанії та регульованого доступу до них. Електронний архів ЕТЛАС може використовуватися як для ведення класичного архівної справи, так і в якості основного засобу автоматизації роботи з усіма документами організації. Наш продукт без праці адаптується до будь-яких завдань.
Система дозволяє створити і впровадити електронний архів документів в будь-якій організації в найкоротші терміни з мінімальними витратами.
За рахунок повної сумісності з іншими продуктами лінійки систем ЕТЛАС, архів може бути використаний як перший етап автоматизації внутрішніх процесів компанії. Поетапна автоматизація дозволяє розподілити в часі витрати на придбання системи і її впровадження, а також спростити завдання автоматизації в цілому. Після придбання архіву, Ви в будь-який момент без зусиль зможете перейти до використання системи електронного документообігу ЕТЛАС .
ЩО ДАЄ ВИКОРИСТАННЯ ЕЛЕКТРОННОГО АРХІВУ ЕТЛАС:
- Централізоване та надійне зберігання всіх документів організації
- Значна економія часу при пошуку документів
- Звільнення площ, зайнятих під зберігання паперових документів
- Захист від втрати документів
- Різні рівні доступу співробітників до документів організації
- Можливість створення картотек будь-яких об'єктів
- Безпечний доступ до документів з будь-якої точки світу
- Автоматизація архівної справи Вашої організації у відповідності з усіма прийнятими стандартами
- Впевненість в тому, що Ви використовуєте найсучасніші та ефективні засоби автоматизації, присутні на ринку
ПРО СИСТЕМУ
Обсяг документів, що використовуються в будь-якій організації, зростає з кожним днем. Проблема обробки, зберігання та впорядкування паперових і електронних документів стає все більш актуальною. Зі збільшенням кількості документів істотно ускладнюється їх пошук. Частішають випадки втрати документів. Зберігання документів вимагає все більших витрат. Все складніше стає контролювати конфіденційність окремих документів.
Для вирішення завдань обліку, структурованого зберігання, спрощення доступу до документів та їх оперативного опрацювання ми створили електронний архів ЕТЛАС. Наша система - це сучасне, зручне та ефективне засіб за рішенням всіх завдань, пов'язаних з електронним архівом. Система може використовуватися як для ведення архівної справи, так і в якості основного засобу автоматизації роботи з усіма документами організації.
Наша система забезпечує високу надійність зберігання документів і високу ступінь захищеності від несанкціонованого доступу до інформації, як ззовні, так і з боку власних співробітників організацій. Система ЕТЛАС дозволяє працювати з юридично значимими електронними цифровими підписами по стандарту ГОСТ Р 34.10-2001, а також захищати інформацію засобами, які пройшли сертифікацію FIPS.
ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ
Найчастіше в організаціях електронні документи зберігаються на комп'ютерах співробітників. У такому підході до зберігання документів існують серйозні недоліки. Централізований пошук документа в організації неможливий через необхідність звернення до людини, у якого на комп'ютері зберігається даний документ. Якщо він відсутній на місці, доступ до документу стає вкрай скрутним. Через неуважність співробітників або через несправність їх комп'ютерів, документи можуть бути безповоротно втрачені. Необережність при роботі з Інтернетом може привести до витоку конфіденційної інформації.
Перераховані вище проблеми можуть бути вирішені електронним архівом ЕТЛАС. Централізоване зберігання робить процедуру пошуку будь-якого документа прозорою і швидкою. Захищеність архіву дозволяє захистити організацію від витоків інформації. Автоматизоване резервне копіювання документів дозволяє зробити їх зберігання максимально надійним.
Крім цього, архів ЕТЛАС захищений від помилкового видалення документів. В архіві існує 3 рівні видалення, і безповоротно видалити документ може тільки адміністратор системи. Користувачі архіву розділені на групи і можуть працювати тільки з тими документами, на які у них є дозвіл. Архів підтримує розмежування прав на перегляд документів, їх редагування і видалення. Наш архів фіксує історію роботи, дозволяючи дізнатися, хто і коли зробив ті чи інші дії з документом, а також зберігає всі зміни документа, дозволяючи в будь-який момент отримати доступ до будь-якої з його версій.
АРХІВНА СПРАВА
Наш архів дозволяє повністю автоматизувати архівна справа в організації. Він дозволяє організувати швидкий потоковий введення паперових документів зі сканера, використовуючи сучасні методи автоматичного розпізнавання атрибутів документів. Підтримується автоматизація всіх аспектів введення документів в архів, включаючи їх автоматичне іменування, нумерацію і розміщення. Документи можуть додаватися в архів як в автоматичному режимі, так і в режимі перевірки документів оператором.
Архів також включає в себе всі засоби, необхідні для автоматизації роботи зі складом паперових документів, в тому числі роботу з описами, коробками і справами. Архів дозволяє відстежувати кількість вільних місць на складі, дозволяє швидко знайти розташування потрібних справ на складі, контролює терміни видачі справ, підтримує ідентифікацію об'єктів за допомогою штрих-кодів.
Наша система робить можливим створення архіву, що об'єднує в собі як електронні копії документів, так і повну інформацію про зберігання їх паперових оригіналів.
ЕЛЕКТРОННА КАРТОТЕКА
Одна з важливих особливостей нашої системи - можливість організації картотек з обліку будь-яких видів даних. В рамках одного архіву може бути організовано необмежену кількість картотек, які дозволяють отримати всі переваги автоматизованого обліку, що включають швидкий пошук, надійне зберігання і розмежування прав доступу.
За допомогою електронної картотеки можна істотно підвищити якість роботи організації, скасувати громіздкі шафи зі зберігання паперових картотек і тим самим заощадити площі і скоротити витрати.
СВОБОДА ВИБОРУ
Наша система розроблена з урахуванням особливостей сучасного інформаційного світу. Система підтримує всі популярні операційні системи і пристрої, з тим, щоб дати користувачам повну свободу вибору, дозволяючи використовувати систему в уже існуючій інфраструктурі без необхідності підлаштовуватися під неї.
Система чудово працює з усіма сучасними операційними системами MS Windows, надаючи як класичний призначений для користувача інтерфейс, так і веб-клієнта для роботи через інтернет-браузери. Система відмінно працює в операційних системах Linux, Apple MacOS і iOS, а також Google Android.
АДАПТАЦІЯ ПІД БУДЬ ЗАВДАННЯ
Всі наші рішення відкриті для користувача і можуть бути легко адаптовані до різних сфер діяльності організації. Це досягається за рахунок великої кількості графічних конструкторів, що дозволяють налаштовувати всі аспекти функціонування системи. Від користувача не потрібно знання будь-яких мов програмування, необхідно лише володіння комп'ютером на базовому рівні.
Користувач може створювати свої типи об'єктів і налаштовувати їх атрибути. Проте, наші співробітники завжди готові допомогти в налаштуванні системи, аж до підготовки повністю Переднастроєні під потреби організації дистрибутива системи.
ІНШІ ПРОДУКТИ ЛІНІЙКИ ЕТЛАС
Електронний архів ЕТЛАС вирішує безліч завдань, починаючи з автоматизації роботи з документами в невеликій компанії і закінчуючи організацією масштабних архівів документів, включно з наданням послуг із зберігання документів сторонніх компаній. Але в ці завдання не входить автоматизація документообігу.
Для вирішення завдань автоматизації документообігу і управління бізнес-процесами ми створили систему Електронний документообіг ЕТЛАС , Засновану на системі електронного архіву. Ця система дозволяє автоматизувати розробку і узгодження всіх документів організації, здійснювати розсилку документів для ознайомлення широкого кола співробітників, видавати доручення і контролювати їх виконання, створювати довільні бізнес-процеси для вирішення будь-яких завдань організації, а також отримувати звіти по роботі організації та її співробітників.
Зупинивши свій вибір на нашому архіві, Ви завжди легко зможете перейти до використання документообігу ЕТЛАС.
ПЕРЕВАГИ НАШИХ РІШЕНЬ
- Виняткові простота і зручність, націлені на швидке освоєння і ефективну роботу;
- Висока продуктивність, досягнута завдяки безперервному пошуку унікальних технологічних рішень і вдосконалення системи;
- Підтримка більшості сучасних платформ і пристроїв, повна свобода вибору місця і способу роботи;
- Промислова надійність, підтверджена роками успішної експлуатації;
- Багатий набір інструментів з налаштування, легка адаптація рішень під Ваші задачі;
- Швидка інтеграція з будь-якими сторонніми інформаційними системами для створення єдиного інформаційного простору організації, в тому числі можливість інтеграції з системами
; - Незалежність всіх рішень від додаткового платного програмного забезпечення;
- Відсутність обмежень на типи збережених і оброблюваних документів, підтримка файлів великого розміру (обмежена тільки параметрами файлової системи сервера);
- Простота оновлення системи, досягнута за рахунок наявності в системі автоматизованих засобів поновлення ;
- Гнучкий підхід до комплектації системи, що дозволяє отримати саме ту конфігурацію, яка Вам потрібна, витративши мінімум коштів.
Завантажити демонстраційну версію електронного архіву ЕТЛАС
Завантажити буклет з описом системи (в форматі PDF, 4 сторінки)
Ознайомитися з архітектурою електронного архіву ЕТЛАС