Електронний документооберт
- Електронний документообіг в комплексній системі управління компанією
- паперовий баласт
- Як оптимізувати?
- Інтеграція електронного документообігу з іншими системами обліку
- Досвід інтеграції системи електронного документообігу в комплексну систему управління
- резюме
Автор (и): Е. Ряполов
Електронний документообіг в комплексній системі управління компанією
Євген Ряполов,
консультант з управлінських технологій компанії «ІНТАЛЄВ Україна»
паперовий баласт
Про оптимізацію бізнес-процесів і впровадженні електронного документообігу варто задуматися в тому випадку, якщо в компанії з'явилися такі ознаки:
- на пошук потрібного документа витрачається багато часу. А знайшовши його, ви не можете бути впевнені, що це остання версія документа;
- тривалий процес узгодження договорів та інших документів. Коли питання вимагає оперативного вирішення, затягування термінів веде до збитків компанії;
- документи пересилаються або передаються особисто від одного узгоджувального до іншого, в результаті чого складно зрозуміти, на якому етапі узгодження перебуває документ;
- всякий раз складання договору - це процес творчості менеджерів та юристів. Немає уніфікованих шаблонів документів;
- немає прив'язки фінансових документів до системи управління фінансами і системам оперативного обліку. Бази існують кожна сама по собі і ніяк не інтегруються.
Етап оформлення і затвердження документів часто стає обмежуючим фактором, який сповільнює операційний процес. В результаті ж автоматизації документообігу підвищується ефективність основної операційної діяльності (приймання товарів, обслуговування клієнтів, проведення тендерів, здійснення платежів і т. П.).
Неефективний документообіг може привести, скажімо, до простою автомобілів постачальника в приймальних пунктах сировини підприємств замовників. Наприклад, коли представник постачальника змушений заповнювати різні папери, найімовірніше, що дублюють один одного, носитися з ними і підписувати їх то на охорону, то в лабораторії, то на ваговій і т. Д. І все це тягне за собою значні грошові втрати.
Плаваючі непрогнозовані терміни узгодження і підписання договорів, затвердження та здійснення платежів призводять до погіршення відносин із замовниками та партнерами, зниження довіри і в кінцевому підсумку до втрати контрактів. Все це негативно позначається на фінансових результатах компанії.
Таким чином, можна сказати, що документообіг - це, по суті, операційний процес, а оптимізація документообігу - підвищення ефективності операційного процесу.
? Система електронного документообігу (СЕД)
Як оптимізувати?
Оптимізація кількості та складу документів, а також схеми їх руху підвищує швидкість, точність і прозорість різних процесів бізнесу завдяки:
- встановленим оптимальними схемами кожного процесу;
- закріпленню відповідальних на кожному етапі;
- встановленими формами всіх документів, в тому числі внутрішніх.
Автоматизація документообігу підвищує виконавчу дисципліну. Тепер виконавець є частиною закладеного в систему алгоритму, і «підказкою» системи він виконує певне завдання. Завдяки автоматизації документообігу виконавці можуть бути взаємозамінні і більш ефективно використовувати робочий час. Наприклад, співробітник відділу продажів зможе таким чином вивільнити більше часу для завдань, пов'язаних з його основною роботою (спілкуватися з клієнтом, планувати зустрічі і т. П.), І не витрачати його на узгодження документів (ходити по офісу з паперовими договорами і нагадувати юристам , що їх потрібно узгодити).
При цьому за кожним процесом закріплюється відповідальний, а у керівника з'являється можливість стежити за ходом виконання завдань. Автоматизація дозволяє контролювати якість реалізації завдань, виявляти причини їх невиконання, відстежувати і враховувати виконання співробітниками нормативів, досягнення ними певних показників (тобто зв'язати документообіг з системою KPI ). Крім того, автоматизована система генерує зручну управлінську звітність, за допомогою якої керівник швидко і точно може виявити «вузькі місця» (найбільш завантажені ділянки, виконавців, що затримують процес, і ін.).
Наведемо як приклад автоматизований процес узгодження вхідної та вихідної документації, договорів, внутрішніх розпоряджень, який був реалізований при виконанні одного з проектів. Досвід показує, що використання єдиного універсального процесу узгодження може бути простішим і ефективним рішенням, ніж автоматизація безлічі різних алгоритмів для кожного типу документації.
Мал. 2 Алгоритм універсального процесу узгодження документації
На першому етапі універсального процесу відповідальний співробітник створює в системі документ (наприклад, секретар реєструє вхідну кореспонденцію) і призначає осіб, які повинні його узгодити. У свою чергу, погоджують можуть призначити додаткових узгоджувальних. Таким чином, процес запускає сам себе стільки разів, скільки знадобиться наступних рівнів погоджень. Механізм призначення узгоджувальних універсальний і багаторівневий: узгодження може бути призначено будь-якого фахівця - користувачеві системи.
Єдиний електронний архів для зберігання договорів, доручень, кореспонденції дозволяє позбутися від паперової тяганини. Це надійне сховище даних, в якому є можливість налаштувати індивідуальний доступ до різних документів, і тим самим запобігти витоку важливої комерційної інформації.
Інтеграція електронного документообігу з іншими системами обліку
Ефект від впровадження електронного документообігу може бути посилений, якщо він буде інтегрований з іншими наявними на підприємстві системами, в тому числі автоматизованими.
? СЕД - впровадження системи електронного документообігу
Наприклад, одна і та ж інформація (дані про покупця, договорах, платіжних документах) може перебувати одночасно в системах документообігу, бухгалтерського обліку, бюджетування, CRM і т. Д. Тобто декільком співробітникам доводиться щоразу вносити одні і ті ж дані в різні системи. По-перше, це загрожує можливими помилками, а, по-друге, ускладнює отримання даних по одному і тому ж контрагенту з безлічі різних систем. Наприклад, договір, який пройшов усі етапи узгодження в системі документообігу, може і повинен бути автоматично заповнений в системах, в яких працюють бухгалтери, фінансисти, закупівельники, менеджери з продажу і т. Д.
Документ-завдання створюється автоматично і містить всю необхідну виконавцю інформацію. По електронній пошті відповідального надходить повідомлення про нове завдання. Кожен учасник процесу може залишити коментар, супроводжуючий його рішення: узгодити, повернути попереднього учаснику процесу на доопрацювання, направити наступному учаснику або запросити додаткове узгодження. З цих коментарів формується своєрідний чат, в якому зберігається вся історія обговорення договору. Така система коментарів особливо актуальна в тому випадку, коли учасники процесу узгодження договору територіально знаходяться в різних філіях.
Мал. 3 Система коментарів в "ІНТАЛЄВ: Корпоративний менеджмент"
Досвід інтеграції системи електронного документообігу в комплексну систему управління
Розглянемо конкретний приклад інтеграції системи електронного документообігу в комплексну систему управління компанією, зокрема в систему бюджетування . За основу візьмемо компанію, що працює в сфері девелопменту.
? Комплексна система управління підприємством
Рис 4. Схема побудови комплексної системи управління
Зручний інструмент для управління потоком документів, пов'язаних з бізнес-процесами компанії, і електронний архів, який забезпечує легкий доступ до всіх документів по проекту в будь-який момент часу, для девелопера є життєво важливою необхідністю. Діяльність таких компаній пов'язана з великими обсягами документації. Під час будівництва об'єкта - це дозвільна, проектна, технічна та виконавча документація, договори, кошториси, акти, ділове листування і т. Д. Після введення в експлуатацію об'єкта нерухомості (наприклад, торгово-розважального центру) - це договори з орендарями та іншими контрагентами , щомісячне виставлення рахунків, кореспонденція тощо.
Дані договорів безпосередньо впливають на формування бюджетів. Тому інтеграція електронного документообігу за договорами з системою бюджетного планування стала логічним кроком, значно спростить процес бюджетування.
? Система бюджетного планування
Залежно від етапу - будівництво або надання в оренду - передбачаються два види договірної діяльності. На першому етапі це робота переважно з одним генеральним підрядником, що здійснює будівельні роботи, і різними типами договорів і частими правками в них. На другому етапі - робота з безліччю різних контрагентів і типовими договорами.
Мал. 5 Етапи життя договору в системі
Автоматизована система дозволяє впорядкувати і пов'язати роботу всіх співробітників і підрозділів, орієнтованих на загальний результат. При цьому вся інформація автоматично надається всім зацікавленим відділам в той момент, коли вона з'являється в системі, і передається далі згідно прописаним бізнес-процесів.
Різні типи договорів за різними статтями та видами діяльності проходять різні етапи узгодження. Тому бізнес-процеси були деталізовані з урахуванням стадій узгодження кожного виду договору. Крім того, особливістю процесу був передбачений в ньому контроль і можливість перенесення термінів узгодження.
? Автоматизована система управління (АСУП)
Мал. 6. Приклад бізнес-процесу узгодження договору
Далі договір фігурує в системі бюджетування. Розглянемо цей етап докладніше. На основі даних, викладених в умовах договору, плануються фінансові потоки. Ще на стадії узгодження договір перевіряється на відповідність бюджету, тобто планувалися такі витрати. Якщо планувалися, то грошові кошти автоматично резервуються під цей договір.
Доцільно було автоматизувати облік договорів оренди, оскільки таких договорів багато, робота по ним ведеться постійно, і за їхніми умовами розраховується дохідна частина бюджету. Договір оренди найчастіше включає не тільки орендні платежі, а й такі статті, як оплата комунальних або рекламних послуг, можливі пені, штрафи тощо. Всі ці дані автоматично консолідуються в планові бюджети.
Така система дозволяє зберігати всю історію роботи з контрагентами та вести облік зобов'язань за договорами з точки зору різних умов оплати для різних контрагентів (забезпечувальний платіж, авансовий платіж, терміни оплати і т. П.). Виходячи з умов договору також автоматично розраховується і виставляється платіжка конкретному орендарю з детальною розшифровкою підсумкової суми.
Відразу після укладення договору автоматично запускається процес контролю його виконання з урахуванням всіх умов і специфікацій. Це дозволяє вести облік дебіторської заборгованості не з точки зору фінансової документації (щоб виникла дебіторка, в системі повинен з'явитися акт виконаних робіт), а згідно із реальними умовами і термінами, передбаченими в договорі. Як тільки акти розміщуються в архіві, технічна служба перевіряє виконану роботу, а бухгалтерія - враховує дані, звіряє їх з даними контрагентів і т. Д. Автоматизація даного процесу істотно мінімізує кількість помилок і вплив людського фактора.
Одночасно договір обробляється з точки зору збору та обліку фактичної інформації. Тобто користувач системи може бачити фактичні дані про нарахування, банківські виписки, кредиторської / дебіторської заборгованості, рух грошових коштів за договором в розрізі статей або контрагентів.
? Звіт про рух грошових коштів
Заключний етап - формування достовірної план-фактний звітності. Робиться це в автоматичному режимі і в короткі терміни. На основі такої звітності керівництво може оперативно приймати економічно обґрунтовані управлінські рішення.
резюме
Автоматизація документообігу та його інтеграція з системами управління фінансами та управлінського обліку забезпечує компанії наступні результати:
? Автоматизація документообігу з використанням технології workflow
- Можливість погоджувати будь-які види документації по універсальною схемою. Тобто всі документи охоплені системою і узгоджуються єдиним процесом.
- В рази прискорюються процеси узгодження, розгляду і затвердження документів.
- Всі дані по документу (ініціатор, що погоджують, відповідальні за виконання, історія редакції, актуальні версії і т. П.) Систематизовані і доступні користувачам системи в будь-який момент часу.
- Єдиний електронний архів робить звернення до документу швидким і легким, підтримує порядок і збереження всіх даних по проекту і контрагентам.
- Документообіг вбудований в загальну систему управління, взаємопов'язаний з плануванням, управлінським обліком, казначейством, що дозволяє вести облік в розрізі договорів і створює «єдину точку правди» в компанії.
- Керівництво отримує ефективний інструмент контролю діяльності підлеглих.
- З'являється можливість своєчасно приймати правильні управлінські рішення.
- Підвищується ефективність системи управління, а як наслідок, і ефективність компанії в цілому.
- Компанія отримує переваги перед конкурентами, займає лідируючі позиції на ринку.