Зберігання електронного архіву
- Організація архівного зберігання електронних документів
- Пристрій електронного архіву
- електронні носії
Багато компаній, що крокують в ногу з часом, вже давно оцінили зручності та переваги використання електронних документів. Однак для багатьох все ще залишаються актуальними питання, що стосуються зберігання ділової документації на електронних носіях. У даній статті ми докладно розглянемо, як правильно організувати зберігання електронного архіву.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- організація архівного зберігання електронних документів;
- пристрій електронного архіву;
- вибір електронних носіїв.
Як це не дивно, організація зберігання електронних документів мало чим відрізняється від зберігання документації на звичних паперових носіях. І все-таки при створенні електронного архіву може виникнути велика кількість питань, на які ми постаралися відповісти в даному матеріалі.
Організація архівного зберігання електронних документів
Кожен секретар знає, що організація повинна щорічно передавати документи по виконаним справах на 
архівне зберігання, на якому вони повинні залишатися до закінчення їх терміну зберігання. Це правило стосується не лише документів, оформлених на папері, а й ділової документації, що зберігається в електронному вигляді. При цьому існує уточнення, яке свідчить, що саме оригінали електронних документів повинні бути поміщені в архів, а не їх паперові копії. У зв'язку з цим виникає питання: як це зробити?
Сміємо запевнити, що якщо у вашій організації існує власне архівне приміщення для паперової документації, то воно також підійде для зберігання електронних ділових паперів. Справа в тому, що електронні документи (носії, на яких вони зберігаються) не займають багато місця, а умови для зберігання електронного архіву практично такі ж, як і для паперового. Тому не варто турбуватися про обладнання додаткового архівного приміщення: для зберігання електронного архіву цілком вистачить кількох полиць.
Пристрій електронного архіву
Незважаючи на те, що основні вимоги до організації архівного зберігання електронних документів схожі з вимогами, що стосуються паперового архіву, існує ряд відмінних нюансів.
Одним з головних вимог є віддаленість архіву від великих джерел напруги і магнітного поля. Пам'ятайте, що мова йде про електронних носіях, для яких наявність подібного роду джерел може стати згубним і значно скоротити їх термін служби.
Також слід зазначити організацію захисту електронних носіїв. Якщо мова йде про зберігання електронних документів на дисках, то будь-яка подряпина може стати причиною втрати даних. Тому важливо подбати про зберігання дисків в спеціальних кейсах.
електронні носії
В даний час вітчизняна наука і практика стоять перед вибором стратегії зберігання архівних електронних документів, яка б на наступні роки визначила напрямки розвитку архівів електронних документів і разом з тим була б достатньо гнучкою, щоб в разі зміни видів носіїв і технологій забезпечення збереження документної інформації не довелося б проводити дорогих заходів з модернізації архівного зберігання електронних документів. В рамках вирішення цього завдання ВНДІ документознавства та архівної справи в 2012 р підготував проекти двох методичних документів:
Рекомендації по організації зберігання, комплектування, обліку електронних документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях. Рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в державних і муніципальних архівах.
При підготовці Рекомендацій був проведений аналіз сучасної нормативної та методичної бази в області документаційного забезпечення управління та архівної справи, спрямований на виявлення норм і правил організації роботи з електронними документами, включаючи вимоги по організації їх зберігання в архівах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і недержавних організацій, в державних і муніципальних архівах. Було вивчено зарубіжний досвід створення архівів електронних документів і організації зберігання, комплектування, обліку та використання архівних електронних документів в архівах.
Рекомендуємо матеріали по темі:
- Зберігання електронної пошти
- Інструкція з діловодства. Розділ «Особливості роботи з електронними документами»
- Як секретарю створити електронний архів документів