Як організувати внутрішній контроль логістики підприємства

1. досягнутий ефект

Дмитро Пархоменко

Не секрет, що підхід у розподілі процесів збору інформації по декільком незалежних джерел широко застосовується в розвідці з метою посилення достовірності отриманих відомостей. Ціна помилки в розвідці настільки велика, що змушує не скупитися на організацію перевірки і повторної перевірки отриманої розвідувальної інформації.

Однак не завжди побудова системи збору інформації з використанням декількох незалежних джерел призводить до збільшення матеріальних, тимчасових або будь-яких інших витрат. Саме такі варіанти розподілу збору інформації з незалежних джерел (потокам) інформації пропонуються до застосування у внутрішньому контролі та аудиті підприємств.

Дана стаття є пропозицією інформаційно-аналітичних підходів до статті про організаційні принципи « Необхідність інтеграції систем внутрішнього контролю, безпеки та управління ризиками ».

Загальний принцип розподілу інформаційних потоків при зборі будь-якої інформації показаний на рисунку 1.

Очевидно, що отримання інформації про стан контрольованого процесу, або об'єкта за одним джерелом вимагає більш простий організації. При розподілі інформаційних потоків з незалежних джерел отримання інформації, інформаційні ознаки доповнюються появою цілого ряду структурно-системних.

Інформаційний ознака - це стійке прояв об'єкта (події) в структурованому масиві накопиченої інформації.

Структурно-системний ознака - це прояв об'єкта (події) в системі структурно-розподілених за джерелами отримання інформації потоках. Примітно те, що в окремо взятих інформаційних потоках структурно-системні прояви відсутні. Структурно-системні ознаки дають величезні можливості в організації якісно нового аналізу, а також спрощувати і здешевлювати реалізацію рішень в області управління ризиками.

Випадки, коли сума витрат на отримання інформації з кількох інформаційних потоків (ΣК (N)) не перевищить суму витрат на отримання інформації за одним джерелом (ΣК1) дозволяють досягати відмінних результатів при організації внутрішнього контролю та аудиту на підприємствах.

Основна умова застосування поділу інформаційних потоків при організації внутрішнього контролю та аудиту на підприємстві: ΣК (N) ≤ ΣК1.

Отже, всі розуміють, що навіть під час кризи система внутрішнього контролю та аудиту необхідна, але ресурсів на підтримку громіздких систем і процедур оптимізації внутрішнього контролю вже немає. З одного боку, під час кризи треба економити на процесах «забезпечення», в тому числі і аудит і внутрішній контроль в повній мірі потрапляють під скорочення. «Масло у вогонь» додає і сам «стандартний» аудит, який говорить «ми працюємо таким чином, і рекомендуємо то, що прописано Стандартами, і застосовується всюди, або ніяк. Це дорого, але необхідно ... ». З іншого боку, скорочення систем аудиту та управління ризиками дає недалекоглядні результати, які в подальшому обертаються в мінус ще більш жалюгідним і непередбачуваним чином.

Проблема необхідності скорочення витрат, при одночасному збереженні функцій внутрішнього контролю і аудиту , Як найбільш важливого забезпечення бізнесу, серйозно хвилює розуми роботодавців. Це підтверджується якісною переоцінкою попиту і перші передумови вже можна помітити. Все частіше у вимогах розміщуваних вакансій зустрічаються фрази «вміння вести пошук аудиторської інформації в нестандартних джерелах», «оригінальні підходи в організації управління ризиками» ... Поява запитів на неординарних і унікальних фахівців, незважаючи на стандартизацію аудиторської діяльності та наявність відповідної бази для підготовки та сертифікації можна зрозуміти. Однак знайти таких фахівців в даний час дуже важко.

Де вихід? Рішення проблеми є, воно криється в якісній зміні процесів аналізу, в тому числі, за рахунок застосування принципу поділу інформаційних потоків і приносить значну економію необхідних ресурсів (часу, витрат, персоналу тощо).

Уявляю практичний приклад, як поділ потоків інформації застосуємо в аудиті та контролі внутрішньої логістики матеріалів та сировини великого виробничого підприємства.

Логістика на підприємстві покликана забезпечити безперервність виробництва і ефективність використання необхідних матеріалів і сировини. Завдання аудиту і внутрішнього контролю в цій галузі спрямована на постійне поліпшення процесів замовлення, приходования і списання, а також контролю і оптимізації залишків матеріалів на складах і безпосередньо на виробничих майданчиках. Стандартна проблема логістики - невідповідність фактичних залишків виробничих запасів даними системи внутрішнього контролю (обліку). Чим більше і складніше виробництво, тим можуть бути більше і болючіше масштаби лиха.

Причини різні і багатофакторні: недопоставки і пересортиця, плутанина в адресах зберігання, фактичні крадіжки і псування, шлюб на виробництві тощо Традиційно проблема вирішується посиленням контролю приймання матеріалів на склад і виробничі ділянки, посиленням охорони місць зберігання, встановленням персональної та колективної матеріальної відповідальності, організацією систематичних інвентаризацій запасів.

Можливо, читач скаже «рішення проблеми криється в застосуванні автоматизації складських процесів, застосуванням ERP і т.п.». Мені доводилося працювати на підприємстві, з оборотами за матеріалами близько 1 млрд руб. у місяць. З повною упевненістю можу сказати, що маючи кілька тисяч номенклатур матеріалів на виробництві, працювати без ERP в справжніх умовах в принципі неможливо, але повністю вирішити проблему вищевказаних причин невідповідностей не вдалося ще на жодному підприємстві, російському, зарубіжному, самому передовому ... повірте на слово, поїздив - подивився. В ідеальному варіанті організації, точність системи обліку стикається з величиною витрат на усунення порівнянних з ними відхилень, тобто, як тільки величина втрат стає сумірною з вартістю витрат, необхідних на усунення цих втрат, з втратами перестають боротися.

Так ось, при організації системи контролю за внутрішньою логістикою матеріалів на підприємстві був успішно застосований принцип поділу потоків інформації, який полягав у збиранні та зіставленні трьох масивів:

• Про фактичне проходження матеріалів через контрольні точки. Така інформація фіксується шляхом сканування штрих-кодів з бирок та / або накладних, які супроводжують матеріали в моменти передачі зі складів до цехів, провезення через КПП. До речі таку функцію попутно з охороною можуть виконувати представники приватних охоронних організацій;
• Про величинах приходу і витрати, а також залишків матеріалів на складах і виробничих ділянках - безпосередніх даних ERP-систем. Інформація заноситься в ERP операторами (працівниками складу, відповідальними працівниками цехів, операторами відділів контролю ходом виробництва і т.п.) шляхом проводок руху матеріалів;
• Про даних первинної документації - накладних, які супроводжують матеріали при переміщенні зі складів на виробничі ділянки. Складався електронний банк копій накладних з розписами матеріально-відповідальних осіб при безпосередній приймання-передачі матеріалів. Також для ідентифікації підписів є електронний банк зразків, за актуальність якого несуть відповідальність керівники підрозділів. Сканувати накладні - робота не сама інтелектуальна у відділі бухгалтерії, відповідно і не високо оплачувана. Для забезпечення роботи підприємства з вищевказаними обсягами по обороту матеріалів досить одного спеціально виділеного працівника.

При зіставленні вищевказаних потоків інформації про стан руху матеріалів на виробництві, з метою автоматизації процесу контролю, була складена матриця ознак порушень (невідповідностей) в процесах внутризаводской логістики.

досягнутий ефект

1. Іноземна концепція виробництва, до речі, одна з визнаних кращою, яку останнім часом впроваджували на виробництві для підтримки в актуальному стані системи внутрішнього обліку руху матеріалів, передбачала постійне використання близько 150 чоловік на безперервне проведення планових інвентаризацій. Застосування розділення потоків інформації і автоматизації процесу контролю дозволило для вирішення завдання інвентаризацій обходитися 35 инвентаризаторов. Інвентаризації проводилися за адресами виявлення порушень (невідповідностей) і дозволяли виявляти кількісні відхилення практично в режимі реального часу, а не на встановлену календарну дату, як це стандартно застосовується.

2. Всі виявляються відхилення, за допомогою системи електронного банку первинної документації, ідентифікувалися щодо конкретних матеріально-відповідальних осіб: операторів складів, водіїв навантажувачів / транспортерів, одержувачів виробничих ділянок. Оперативність розслідувань по виявляються відхилень зводилася до мінімальних термінів. З'явилася можливість вести статистичний облік щодо кожного працівника, а також враховувати ці дані в мотивації персоналу. Даний напрямок роботи внутрішнього контролю стало основним «двигуном» до скорочення відхилень даних обліку з фактичним станом.

На закінчення хочу додати, що принцип поділу інформаційних потоків може застосовуватися при контролі різних аспектів виробничої діяльності, наприклад: якості, роботи підрядних організацій, при організації закупівель та багато іншого.