Як врахувати електронний квиток в авансовому звіті

1. Зміст статті:
2. 1. Що таке електронні квитки
3. 2. У якому випадку електронний квиток підтверджує витрати
4. 3. Що робити якщо квиток втрачений
5. 4. Чи можна врахувати електронні квитки на іноземній мові
6. 5. ПДВ у авіаквитках і в авансовому звіті
7. 6. Відображаємо електронний квиток в авансовому звіті
8. 7. Бухоблік електронних квитків з прикладом
9. 8. Облік квитків при покупці співробітником

Оплата через інтернет товарів і слуг все більше входить в наше повсякденне життя. Нікого зараз не здивувати онлайн-замовленнями піци або суші на будинок, «заморських» дешевих товарів, оплатою по карті телефону і комунальних послуг і т.д. Не залишилися осторонь і електронні квитки.

Тепер зовсім не обов'язково їхати через все місто на вокзал і простоювати в задусі годинні черги. Всього 5-10 хвилин часу, інтернет, банківська карта - і квитка на літак або поїзд у вас в кишені. Вірніше - на електронній пошті. Організації також із задоволенням користуються нововведеннями, оплачуючи квитки безпосередньо з розрахункового рахунку.

Однак, незважаючи на всю простоту подібних покупок, є кілька правил, які слід пам'ятати бухгалтеру, заносячи електронний квиток в авансовий звіт співробітника, роблячи бухгалтерські проводки і приймаючи до відрахування ПДВ. Що таке електронний квиток, які документи потрібні для визнання витрат і як грамотно скласти авансовий звіт, ми обговоримо в даній статті.

Зміст статті:

1. Що таке електронні квитки

2. У якому випадку електронний квиток підтверджує витрати

3. Що робити, якщо квиток втрачений

4. Чи можна врахувати електронні квитки на іноземній мові

5. ПДВ у авіаквитках і в авансовому звіті

6. Електронний квиток в авансовому звіті

7. Бухоблік електронних квитків з прикладом

8. Облік квитків при покупці співробітником

Отже, йдемо по порядку. Якщо у вас немає часу читати довгу статтю, подивіться коротке відео нижче, з якого ви дізнаєтеся все найважливіше по темі статті.

(Якщо відео видно нечітко, внизу відео є шестерня, натисніть її і виберіть Якість 720р)

Більш детально, ніж в відео, розберемо тему електронних квитків далі в статті.

1. Що таке електронні квитки

В першу чергу розберемося, що ховається під поняттям «електронний квиток». Квиток - це документ, що засвідчує укладення договору перевезення (п.2 ст.786 ЦК). Форму квитка затверджується в порядку, передбаченому транспортними статутами та кодексами. Електронний квиток існує в електронно-цифровій формі.

Форми електронних проїзних документів затверджені:

1. Для залізничного транспорту: наказ Мінтрансу Росії від 21.08.2012г. №322
2. Для авіації: наказ Мінтрансу Росії від 08.11.2006г. №134

При покупці електронного квитка, як залізничного, так і авіаквитка, автоматизована інформаційна система формує виписку, яка видається пасажиру або передається в електронному вигляді через інтернет на електронну пошту, якщо оплата здійснена через інтернет:

• - для авіації ця виписка називається маршрут / квитанція;
• - для залізничного транспорту - контрольний купон.

Маршрут-квитанція і контрольний купон містять повну інформацію про перевезення. В тому числі інформацію про маршрут, тариф і підсумкової вартості перевезення, аналогічно паперовому квитку. Як виглядає маршрут / квитанція видно на малюнку нижче.

А ось так виглядає контрольний купон на залізничне перевезення.

Саме контрольний купон і маршрут / квитанцію в побуті і називають «електронним квитком». За змістом же контрольний купон і маршрут / квитанція є витяг з автоматизованої системи керування пасажирськими перевезеннями на залізничному транспорті та в авіації. Насправді - це лише частина квитка.
Маршрут / квитанція і контрольний купон є документами суворої звітності:

• п. 2 Наказу Мінтрансу Росії №134 від 08 листопада 2006 р
• п. 2 Наказу Мінтрансу Росії N 322 від 21 серпня 2012 р

2. У якому випадку електронний квиток підтверджує витрати

Отже, електронний квиток у вас є. Тепер потрібно визначитися, чи можна на його підставі визнати витрати на поїздку. По-перше, витрати на поїздку працівника у службових справах з метою розрахунку податку на прибуток враховуються у складі витрат на відрядження - пп.12 п.1 ст.264 НК, і відносяться вони до інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією. По-друге, не слід забувати, що вимога п.1 ст.252 НК про економічну обгрунтованість і документальне підтвердження ніхто не відміняв.

Придбання квитка на залізничний або авіаційний транспорт свідчить тільки про факт укладення договору між перевізником і пасажиром. Але договір - це тільки намір, сам по собі він не підтверджує факт, що господарська операція дійсно відбулася. Тому не дивно, що у бухгалтера з'являється питання: які документи повинні бути в наявності, щоб вони підтверджували витрати на проїзд?

Для бухгалтерського обліку витрати підтверджують первинні документи, які оформлені відповідно до вимог ст.9 закону №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». У НК списку обов'язкових документів, якими можна підтвердити витрати на проїзд, немає.

Керуючись останніми роз'ясненнями чиновників, можна зробити висновок, що для визнання витрат на проїзд при купівлі електронних квитків необхідно:

1. Для авіаперевезення:

• маршрут / квитанція (роздруківка електронного документа на паперовому носії) із зазначенням вартості перельоту - підтвердить витрати на придбання квитка;
• посадковий талон, який видається при реєстрації на рейс - підтвердить переліт за маршрутом, указаним у квитку.

З даного питання роз'яснення наведено в листах Мінфіну:

Листи Мінфіну:

від 18.05.15г. №03-03-06 / 2/28296

від 06.04.2015г. №03-03-06 / 19229

від 29.01.2014г. №03-03-07 / 3271

від 14.01.2014г. №03-03-10 / 438 (направлено податковим органам для керівництва листом ФНС від 5 лютого 2014 р N ГД-4-3 / 1897)

2. Для залізничного перевезення:

• контрольний купон.

Лист Мінфіну від 25.08.2014г. №03-03-07 / 42273

3. Що робити якщо квиток втрачений

Буває так, що по недолугості або просто по випадковості співробітник втратив документи. З маршрут / квитанцією або контрольним купоном простіше - їх можна просто ще раз роздрукувати з файлу, який прийшов після покупки на електронну пошту. Що ж робити з посадковим талоном?

У будь-якому разі, не компенсувати працівникові, якщо маршрут / квитанція або контрольний купон у нього є, витрати на проїзд ви не маєте права. Але і обійтися без додаткових документів не вийде, якщо ви хочете врахувати витрати при оподаткуванні.

В цьому випадку слід звернутися до перевізника або його представнику і взяти довідку, в якій міститься інформація, необхідна для підтвердження польоту (лист Мінфіну Росії від 18.05.2015г. №03-03-06 / 2/28296). Інакше врахувати витрати не вийде.

Якщо у вас немає ні посадкового талона, на довідки, то у витратах вартість перельоту не зважайте. Також під час перевірки ревізори можуть донарахувати страхові внески на вартість квитка. Однак донарахування внесків можна оскаржити в суді: постанова ФАС Уральського округу від 17.06.2014г. №Ф09-3145 / 14.

Що стосується ПДФО, то чиновники вважають, що при втраті посадкового талона маршрут / квитанції досить, щоб не утримувати ПДФО (Лист Мінфіну від 21.03.2011г. №03-04-06 / 6-49, від 06.03.2012г. №03-04 -06 / 3-57). Чому для податку на прибуток даний висновок чиновників не працює, залишається загадкою ...

Для того щоб співробітники уважніше ставилися до збереження посадкового талона, у внутрішньому локальному акті, присвяченому відряджень, пропишіть, що надання їх для авансового звіту є обов'язковим.

Якщо співробітник купував залізничні квитки через термінал, втратив контрольний купон, але на руках має посадковий талон, в якому є інформація про поїздку і її вартість, то такі витрати можна врахувати (Лист Мінфіну від 14.04.2014г. №03-03-07 / 16777 )

Це все документи, які будуть потрібні для підтвердження витрат на проїзд. Не обов'язково вимагати з працівника касовий чек або банківську виписку. На їх наявності Мінфін перестав наполягати з кінця 2013 року.

4. Чи можна врахувати електронні квитки на іноземній мові

Електронні квитки можуть бути оформлені і на іноземній мові. Згідно п. 9 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ (наказ Мінфіну від 29.07.1998г. № 34н) такі первинні документи повинні мати порядковий переклад на російську мову. Чи означає це, що в цьому випадку можна врахувати електронні квитки, тільки якщо переводити абсолютно все? Зовсім ні.

Подивимося, що буде потрібно перевести:

1. Реквізити, які необхідні для визнання витрат з податку на прибуток, тобто обов'язкові реквізити первинних облікових документів по ст.9 закону №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік».
2. Реквізити, необхідні для застосування вирахування з ПДВ, відповідно до п.2 ст.169 НК (продавець, покупець, найменування товарів (робіт, послуг), їх вартість, податкова ставка і сума податку).

Все інше (наприклад, правила перевезення багажу, умови застосування тарифу) перекладати не треба: листи Мінфіну від 09.12.2015г. №03-07-14 / 71801, від 10.04.2013г. №03-07-11 / 11867, від 01.10.2013г. №03-07-15 / 40623, від 10.04.2013г. №03-07 / 11/11867, від 14.09.2009г. №03-03-05 / 170.

Крім того, в листі від 09.12.2015г. №03-07-14 / 71801 Мінфін вказав, що зробити переклад можуть не тільки професійні перекладачі, а й співробітники платника податків, якщо це входить в їх посадові обов'язки. Це не завадить врахувати електронні квитки і включити їх вартість до витрат.

5. ПДВ у авіаквитках і в авансовому звіті

Як вже було сказано вище, маршрут / квитанція і контрольний купон є документами суворої звітності. Тому вони при роздруківці на папері відповідають всім умовам для прийняття до відрахування входить до їх вартість ПДВ. Але є одна дуже важлива умова - сума податку повинна бути виділена в цих документах окремим рядком, тобто повинна бути позначена конкретна сума податку.

Останні роз'яснення з цього питання наведені в листах Мінфіну від 30.01.2015г. №03-07-11 / 3522, від 14.10.2015г. №03-07-14 / 58804, від 30.07.14г. №03-07-11 / 37594.

На думку контролерів, якщо в оформлених електронних квитках сума ПДВ окремим рядком не виділено, то прийняти його до відрахування не вийде. І тоді вся вартість квитка разом з ПДВ включається до складу інших витрат згідно пп.12 п.1 ст.264 НК (лист Мінфіну від 10.01.2013г. №03-07-11 / 01).

Прийняти до відрахування даний ПДВ можна тільки в тому податковому періоді, коли затверджений авансовий звіт, на підставі якого вони включені до витрат (п.7 ст.171 НК). Незважаючи на те, що поїздка фактично могла бути здійснена в попередньому податковому періоді. І переносити таке вирахування на наступні періоди не можна.

Однак і в тому випадку, коли ПДВ окремим рядком не виділено, в суді є шанс відстояти право на відрахування, наприклад, постанова ФАС Східно-Сибірського округу від 27.11.12г. №А19-5831 / 2012.

Для отримання вирахування квиток потрібно зареєструвати в книзі покупок на дату затвердження авансового звіту. У графі дата і номер рахунку-фактури записується номер квитка і дата його оформлення. Ця дата може ставитися і до минулого податкового періоду.

У графі 2 книги покупок ставлять код для відрахувань за цими операціями - 23 (лист ФНС від 22.01.15г. №ГД-4-3 / 794).

Якщо в маршрут / квитанції і контрольному купоні не вказано ІПН і КПП перевізника, то при заповненні графи 10 книги покупок ставиться прочерк (лист Мінфіну від 28.05.2015г. М №03-07-11 / 30876, лист ФНС від 18.08.15г. №ГД-4-3 / 14544).

Складнощі з відрахуваннями вхідного податку також можуть трапитися, якщо ваша компанія набуває квитки через посередника. Справа в тому, що агенти при цьому нерідко виписують рахунок-фактуру на вартість квитків і вказують в ньому суму ПДВ.

Це не правильно. Адже посередник в даному випадку не повинен складати рахунок-фактуру на послуги з транспортування. Про це читайте листи Мінфіну Росії від 12.10.2010г. №03-07-09 / 45, від 10.03.2009г. №03-07-09 / 06, від 16.05.2005г. №03-04-11 / 112, УФНС Росії по м Москві від 31.08.2009 N 16-15 / 090448.1, від 10.01.2008 N 19-11 / 603. Тому відрахування ПДВ можливий тільки на підставі БСО, тобто проїзного документа.

Так що якщо в проїзному документі сума ПДВ не виділено, прийняти податок до відрахування не вийде, навіть якщо агент вам надав рахунок-фактуру. Якщо ж в квитку зазначена сума ПДВ, зареєструйте в книзі покупок саме цей документ, а не рахунок-фактуру посередника.

Тепер, після того як ми визначилися, в якому випадку у організації є право на відрахування, ми подивимося, як відобразити ПДВ у авіаквитках в авансовому звіті.

6. Відображаємо електронний квиток в авансовому звіті

Отже, ми з вами визначили, які документи повинні бути для визнання витрат. Тепер прийшов час скласти авансовий звіт. Всю форму даного документа ми тут розбирати не будемо, подивимося лише особливості, які потрібно знати, відображаючи електронний квиток в авансовому звіті.

По-перше, якщо організація купувала квиток за свій рахунок, а потім видавала його співробітникові, то виданий квиток буде відображений як аванс в блоці за авансами / перевитрат. Тобто там буде і вартість виданого квитка разом з ПДВ, і якщо ще видавалися грошові кошти, то і вони теж.

По-друге, інформація про квиток, який я використав для проїзду, відбивається на 2-ій сторінці авансового звіту. Там наводиться дата і номер електронного квитка, найменування витрати (в нашому випадку це квиток по конкретному маршруту) а також вказується суми витрат.

7. Бухоблік електронних квитків з прикладом

Відбивши електронний квиток в авансовому звіті, ми плавно переходимо до складання бухгалтерських проводок. Для цього розглянемо окремо ситуації, коли квитки для співробітника купує сама організація, і коли їх купує працівник підприємства. Від цього залежить бухоблік електронних квитків, а саме проводки.

Якщо організація набуває квитки за безготівковий розрахунок, то приходует їх до видачі працівнику на рахунку 50.3 «Грошові документи», незважаючи на те, що вони електронні. Дані про електронний квитку заносяться в Журнал обліку грошових документів.

На цьому рахунку враховується вся сума, включаючи ПДВ, тому що приймати ПДВ до авіаквитків до відрахування до складання авансового звіту неправомірно. При отриманні квитка від перевізника і видачі його співробітникові списати його вартість до витрат відразу не можна, тому що працівник ще не використав квиток і не їздив у відрядження.

приклад

Співробітник ТОВ «Чайка» Воробйов В.В. направлений з Москви у відрядження в Новосибірськ. Для співробітника за безготівковий розрахунок придбаний через посередника електронний квиток на літак за маршрутом Москва-Новосибірськ, вартість 8250 руб., В т.ч. ПДВ 750 руб. Також сплачено сервісний збір в сумі 590 руб., В т.ч. ПДВ 90 руб.

Дебет 50-3 - Кредит 60 - на суму 8250 руб. - оприбутковано квиток

Дебет 26 - Кредит 60 - на суму 500 руб. - відбито сервісний збір

Дебет 19 - Кредит 60 - на суму 90 руб. - врахований ПДВ по сервісному збору

Дебет 68 - Кредит 19 - на суму 90 руб. - ПДВ із сервісного збору прийнятий до відрахування

Потім квиток виданий співробітникові:

Дебет 71 - Кредит 50-3 - на суму 8250 руб.

Після повернення з відрядження працівник склав авансовий звіт, додавши до нього маршрут / квитанцію і посадковий талон (припускаємо, що ПДВ в електронному квитку виділено окремим рядком):

Дебет 26 - Кредит 71 - на суму 7500 руб. - списані витрати на квиток

Дебет 19 - Кредит 71 - на суму 750 руб. - виділено ПДВ з вартості квитка

Дебет 68 - Кредит 19 - на суму 750 руб. - ПДВ за квитком прийнятий до відрахування

8. Облік квитків при покупці співробітником

Якщо співробітник набуває електронні квитки самостійно, то бухоблік електронних квитків буде схожий, тому що фактично залишаються тільки проводки, пов'язані з авансовим звітом. Так, і не забудьте видати аванс співробітнику перед відрядженням. Він не зобов'язаний відправлятися в поїздку за свій рахунок!

Приклад (продовження)

Припустимо, що зворотний квиток за маршрутом Новосибірськ-Москва співробітник ТОВ «Чайка» Воробйов В.В. набуває самостійно. Для цих цілей йому перед поїздкою виданий аванс з каси в сумі 11 000 руб.

Дебет 71 - Кредит 50 - на суму 11 000 руб. - видано аванс на відрядження

До складеного авансового звіту працівник доклав маршрут / квитанцію і посадковий талон. Вартість квитка становила 7920 руб., В т.ч. ПДВ 720 руб.

Дебет 26 - Кредит 71 - на суму 7200 руб. - списані витрати на квиток

Дебет 19 - Кредит 71 - на суму 720 руб. - виділено ПДВ з вартості квитка

Дебет 68 - Кредит 19 - на суму 720 руб. - ПДВ за квитком прийнятий до відрахування

Добові за відрядженням за 3 дні склали 2100 руб., А залишок авансу співробітник повертає в касу організації:

Дебет 26 - Кредит 71 - на суму 2100 руб. - нараховані добові

Дебет 50 - Кредит 71 - на суму 980 руб. - внесений невитрачений залишок в касу організації.

Як сформувати авансовий звіт з авіаквитком в програмі 1С: Бухгалтерія 8 ред. 3.0 дивіться в відеоуроці:

А на вашому підприємстві використовуються електронні квитки? З якими складнощами ви зіткнулися при їх обліку? Чи вважаєте ви їх більш зручними в порівнянні з паперовими бланками? Поділіться, будь ласка, в коментарях!

Також ви можете скачати Листи Мінфіну, які згадувалися в тексті статті .