Договір дорожче грошей. Нюанси укладення контракту з клінінгової компанією на аутсорсингове обслуговування об'єкта комерційної нерухомості.

Сервіс на аутсорсингу все більш грунтовно входить в життєдіяльність комерційних компаній. Більшість офісів, торгових і бізнес-центрів, розважальних комплексів віддають непрофільні питання функціонування своїх компаній на обслуговування спеціалізованим сервісним компаніям. І свій власний клінінг, охорона або інженерні служби стають швидше винятком, ніж правилом. Переваги такого підходу очевидні: скорочення свого власного штату співробітників, оптимізація оподаткування, можливість компанії зосередитися виключно на профільних напрямках діяльності та розвитку бізнесу, а також, що не маловажно, можливість контролювати виконання поставлених перед підрядником завдань за допомогою всіх нюансів, передбачених в договорі на сервісне обслуговування.

Однак, як же передбачити всі нюанси, які можуть виникнути в ході такої співпраці, як убезпечити себе і свою компанію від різного роду непередбачених ситуацій і неприємностей, на що в першу чергу варто звернути увагу, отримавши для вивчення типовий договір на аутсорсингове обслуговування. Ці, а також багато інших питань, пов'язані зі специфікою договірних відносин між двома компаніями в напрямку клінінгу ми все частіше чуємо від представників ринку комерційної нерухомості. Раніше на одній з профільних конференцій ми вже розповідали про всі тонкощі складання кошторису . Тепер же із задоволенням готові поділиться своїм досвідом і напрацюваннями в питаннях грамотного складання договорів на обслуговування, закцентував увагу на самих основних моментах.

І так, Ви отримали від клінінгової компанії типовий договір на сервісне обслуговування. В першу чергу, варто подбати про те, щоб компанія, яку Ви розглядаєте як потенційного підрядника, перед відправкою Вам договору була ознайомлена з технічним завданням, складеним на підставі вимог, пов'язаних зі специфікою Вашої компанії або об'єкта. Технічне завдання в даному випадку, має бути невід'ємною частиною договору на обслуговування. У ньому детально варто описати такі нюанси:

1. Перелік робіт, який необхідно буде виконувати (якщо об'єкт великий і має на увазі великий человекопоток або цілодобову роботу, окремо опишіть необхідні послуги в денний час і окремо в нічний).
2. Всі обсяги і графіки робіт (в разі потреби окремо в розрізі денних і нічних змін, включаючи персоналізований функціонал для різних категорій працівників: сервісний персонал, адміністратори і т.д.
3. Кількість, вид і характеристика техніки, яка повинна бути задіяна на об'єкті постійно.
4. Обов'язково зверніть увагу на те, чи включає сума контракту витрати на сміттєві пакети та інші витратні матеріали (рушники, рідке мило, освіжувачі повітря і т.д.). Якщо сума контракту включає ці матеріали, необхідно в обов'язковому порядку вимагати від клінінгової компанії чіткого зазначення кількості кожної з позицій, а також визначити вимоги до матеріалу (вид, ТМ, інші характеристики: кількість шарів паперу, її колір, матеріал і т.д.) .
5. Дуже важливим моментом договору є наявність або відсутність забезпечення компанією-підрядником диспенсерами для туалетних кімнат.
6. Не менш важливе питання - чи входить в суму контракту брудозахисні система на вхідних групах.
7. Описаний детальний перелік необхідних спеціалізованих або сезонних робіт також не буде зайвим в основному договорі. Зверніть увагу на те, щоб в документі були враховані суми на мийку фасаду, (якщо такі послуги для Вас актуальні), а також їх періодичність.
8. Чи входить в суму контракту вивезення снігу, листя і т.д. і в якому обсязі.

Наступним дуже важливим пунктом грамотно складеного договору на обслуговування є основна юридична відповідальність клінінгової компанії. Пам'ятайте:

1. За дотримання норм трудового законодавства по відношенню до сервісних співробітникам несе виключно клінінгова компанія.
2. За використання технічно справної техніки та сертифікованої хімії відповідальність несе виключно клінінгова компанія.
3. За дії своїх співробітників перед Вами як безпосереднім Замовником, так і перед третіми особами, які перебувають на території Замовника, несе виключно клінінгова компанія.
4. За дотримання своїми співробітниками норм і правил охорони праці та пожежної безпеки відповідальний також підрядник.
5. У разі, якщо на об'єкті є обладнання, інвентар або інші матеріали, що використовуються в роботі клінінгової компанії, а право власності на них належить Вам як Замовнику, то в договорі обов'язково потрібно вказати перелік цих матеріалів. Крім того, варто в документі вказувати і список товарів і техніки, який завозить на об'єкт клінінгова компанія. По закінченню терміну дії договору або при його розірванні, вивезення матеріалів повинен здійснюватися виключно за даним із затвердженим переліком.
6. У разі, якщо клінінгова компанія планує залучати до надання послуг субпідрядні організації, то повну відповідальність за дії і результат цих дій повинна нести клінінгова компанія.

Окремим розділом договору також повинні стати основні заборони. Вони можуть формуватися, виходячи зі специфіки Вашого об'єкту, матеріалів, використовуваних в його обробці і декоруванні і т.д.

У більшій частині заборони описуються в розрізі притримування норм безпеки. Так, при збиранні приміщень варто заборонити застосування легкозаймистих рідин (бензину, гасу та ін.). Також в ході виконання зобов'язань клінінгової компанією стоїть заборонити протирати вологою ганчіркою електричні розетки і пристрої, що знаходяться під напругою. Чи не описані ці випадки, а також можливі інші, можуть стати причиною неприємних юридичних прецедентів. Крім того, в цей розділ заборон можна включити заборони на використання агресивних хімічних засобів, невідповідного інвентарю або техніки, посилаючись на характеристики матеріалів, які будуть оброблятися сервісним персоналом в ході обслуговування.

Важливими пунктами договору будуть також опис всіх комунікаційних процесів між сторонами договору. Грамотно складений договір однозначно буде включати в себе пункт, який передбачає зобов'язання Виконавця попереджати Замовника про виявлення можливих несприятливих наслідків, які можуть виникнути в процесі надання послуг і призупинити їх надання до отримання відповідних вказівок Замовника.

Чим детальніше і ретельніше Ви підійдете до цього розділу договору, тим менше несподіванок Вас чекатиме в ході його виконання.

Окремо хочемо зупинитися на моментах, що стосуються різних дозвільних питань, ліцензій, інших документів, в тому числі страхових, а також питань контролю якості, виконуваних Виконавцем на об'єкті робіт.

Тут як приклад, можна врахувати такі норми:

1. Якщо компанія повинна виконувати роботи, під час яких співробітник знаходиться на висоті 1,3 м. і вище від поверхні землі, то необхідно запросити копію дозволу на виконання даних робіт.
2. Додатковою угодою до договору потрібно докласти чек-лист (лист-контролю) по об'єкту, згідно якого Замовник буде проводити контроль якості робіт.
3. В ході підготовки договору поцікавтеся у свого потенційного підрядника, чи є у нього страховка його професійної діяльності. При цьому, дуже важливо проконтролювати, чи поширюється страховка компанії-підрядника саме на Ваш об'єкт. Вимога про наявність такого страхування також можна передбачити в основному договорі.

Звичайно ж договір на обслуговування - це не односторонній документ, що містить в собі вимоги, права і зобов'язання тільки клінінгової компанії. Ви як Замовник також повинні будете мати ряд зобов'язань перед своїм підрядником. Крім стандартних пунктів, в яких описуються деталі оплати послуг клініновой компанії, періодичність, терміни і т.д. в договорі швидше за все будуть вказані наступні вимоги:

1. Замовник зі свого боку повинен забезпечити клінінгову компанію технічними приміщеннями, де персонал зможе переодягатися, їсти, зберігати інвентар, техніку та інші матеріали для роботи.
2. Замовник зобов'язаний буде забезпечити безперешкодний доступ на об'єкт співробітників клінінгової компанії. Якщо, виходячи зі специфіки об'єкта, для цього знадобляться проходження спеціальних погоджувальних процедур, описати деталі ці процесів.
3. Замовник повинен дати можливість на час проведення робіт користуватися електроенергією, водою, каналізацією, стоками. Договором має бути регламентовано безоплатне або оплатне умова використання даними ресурсами для клінінгової компанії.

Як бачимо, договір на клининговое обслуговування об'єктів вимагає особливо ретельного опрацювання і зваженого підходу. Зі свого досвіду зазначимо, що підготовка і узгодження документа, за яким Ви будете працювати з підрядником протягом тривалого періоду (частіше від року і більше) не повинні проходити в поспіху і поспішно. У деяких компаніях договору з аутсорсинговими компаніями проходять складну багатоетапну процедуру узгодження і займають за термінами від одного місяця до півроку і більше. Це нормальна практика для великих компаній і підприємств і до цього треба бути готовим.

Головне в цьому питанні для Вас як Замовника, врахувати всі можливі і теоретично передбачувані нюанси як з технічної точки зору, так і з точки зору побудов ефективних комунікацій між Вами і Вашим підрядником. Грамотно складений договір допоможе Вам зберегти свій час, нерви і гроші.