Право підпису первинних документів

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Хто в організації має право підпису первинних документів
3. Яким чином може бути передано право підпису первинних документів
4. Як і коли краще оформити наказ на право підпису первинних документів
5. Вимоги до оформлення зразка довіреності на право підпису первинних документів

Право підпису первинних документів може бути передано посадовим або фізичним особам на підставі наказу або доручення. Делегування повноважень на право підпису первинних облікових документів дозволяє раціональним чином розподілити обов'язки між співробітниками підприємства, а його керівництву - скоротити часові витрати на підписання деяких другорядних документів бухгалтерського та кадрового обліку. У статті розповідається про порядок, в якому здійснюється передача права підпису первинних документів підприємства.

Зі статті ви дізнаєтесь:

У кого в організації є право підпису первинних облікових документів

Що таке первинні облікові документи

поняття « документи первинного обліку »Встановлюється частиною 1 ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 №402-ФЗ, який набрав чинності з 1 січня 2013 року, далі - Закон № 402. У ньому сказано, що будь-який факт господарської діяльності підприємства повинен здійснюватися на підставі або підтверджуватися згодом належним чином оформленими первинними обліковими документами.

До прийняття Закону № 402 форми первинної облікової документації були уніфіковані. Їх зобов'язані були використовувати для підтвердження своїх господарських операцій все без винятку підприємства. Після прийняття цього закону у роботодавців, крім державних структур, з'явилася можливість самостійно розробляти і затверджувати такі форми «первинки», які оптимальні саме для них. Втім, більшість роботодавців вважають за краще не винаходити велосипед і цілком успішно продовжують використовувати уніфіковані форми. При необхідності, вони адаптують їх до особливостей своєї виробничої діяльності, встановлюючи перелік осіб, які мають право підпису первинних документів.

Зверніть увагу: обов'язковими для використання всіма підприємствами і раніше залишилися дві уніфіковані форми: розрахунково-платіжна відомість (форма № Т-49) і платіжна відомість (форма № Т-53).

Ці документи можуть підрозділятися на первинні документи кадрового та бухгалтерського обліку, основні з них представлені в таблиці нижче.

Тип первинних документів

вид документів

Документи кадрового обліку

Особова картка працівника;

Штатний розклад;

Графік відпусток;

Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праця;

Табель обліку робочого часу.

Документи бухгалтерського обліку

договір;

рахунок;

Виписка з розрахункового рахунку;

Платіжні документи;

Накладна і рахунок-фактура;

Акт виконаних робіт / надання послуг;

Касовий, товарний чек або ордер.

До документів первинного кадрового обліку відносяться ті кадрові документи, які використовуються для обліку трудової діяльності працівників підприємства і її оплати. На підставі цих документів бухгалтерія проводить розрахунок посібників, відпускних та відрядних, нарахувань за відрядними і тимчасовим розцінками, розрахунок податкових відрахувань і виплат по страхових внесках до позабюджетних фондів.

Читайте також:

Хто в організації має право підпису первинних документів

Будь первинний документ, щоб він мав юридичну силу, повинен мати обов'язкові реквізити, до яких відносяться:

Назва документу;

дата його складання;

найменування підприємства - суб'єкта господарсько-економічної діяльності, що склав даний документ;

опис факту господарської діяльності та його зміст;

кількісні показники в натуральному або грошовому обчисленні;

посади осіб які вчинили або завірили господарську операцію;

підписи осіб, які завірили факт здійснення господарської операції із зазначенням всіх їх реквізитів, що дозволяють однозначно ідентифікувати цих осіб.

До прийняття Закону №426 право підпису первинних облікових документів за замовчуванням мали керівник і головний бухгалтер підприємства. Тепер вторячи підпис не обов'язково повинна належати головному бухгалтеру - це може бути інша посадова особа, уповноважена на підписання документів керівником підприємства. Та й власне право підпису первинних документів директор компанії також може передати іншим співробітника компанії або навіть третім особам.

Яким чином може бути передано право підпису первинних документів

Передача права підпису первинних облікових документів може бути здійснена одним з двох способів:

відповідно до внутрішнього розпорядчим документом (наказом), підписаним керівником;

на підставі довіреності, виданої поручителем - керівником компанії довіреній особі, яким може бути співробітник цього підприємства або навіть стороннє фізична особа.

Основна відмінність цих двох варіантів передачі права підпису первинних документів в тому, що наказом або іншим локальним нормативним актом така передача може бути передбачена хоч і відносно конкретних людей, але які займають певні посади. Тобто, в цьому випадку, в посадові обов'язки людини, який отримує дане право, входить підписання документів первинного кадрового або / та бухгалтерського обліку.

У тому випадку, коли оформляється довіреність на право підпису первинних документів, це право передається конкретній фізичній особі, яка може навіть не бути співробітником даної організації.

Зверніть увагу: Наказ і довіреність на право підпису первинних облікових документів підприємства регулюються різними галузями права: наказ - трудовим законодавством, довіреність - цивільним.

Як і коли краще оформити наказ на право підпису первинних документів

При виборі типу нормативного документа, яким буде делеговано право підпису «первинки», слід керуватися тим, на кого поширюється її дія. Якщо ці облікові документи внутрішнього користування і стосуються тільки взаємовідносин працівників і роботодавця, слід видати наказ на право підпису первинних документів.

Такий наказ може бути оформлений як на одне певне посадова особа, але їм також може бути затверджений і перелік осіб, які мають право підпису первинних документів. При цьому до переліку можуть бути включені як особи, трудова функція яких раніше не припускала такого права, так і ті співробітники, у яких таке право є в силу посадового становища.

У колишній редакції закону про бухгалтерський облік містилася вимога, щоб такий список затверджувався керівником після узгодження з головним бухгалтером організації. Чинна редакція Закон№ 426 не вимагає, щоб керівник стверджував, а головний бухгалтер погоджував такий перелік осіб, які мають право підпису первинних документів. Але Міністерство фінансів Росії наполягає, щоб на цьому важливому документі все-таки був гриф затвердження керівником підприємства. Такий перелік із зазначенням видів первинних документів , Які має право підписувати той чи інший співробітник дозволить чітко розподілити повноваження між ними і запобігає виникненню неясних або подвійних ситуацій.

Наказом може передбачатися і покладання повноважень щодо підписання якихось певних документів на конкретну посадову особу. У цьому випадку важливо чітко обумовити, якісь саме документи має право підписувати даний співробітник. Крім того, в якості додатку до наказу необхідно оформити зразок підпису того співробітника, якому делегуються повноваження щодо підписання документів первинного обліку. Наказ про право підпису первинних документів, зразок, представлений нижче.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>

Вимоги до оформлення зразка довіреності на право підпису первинних документів

Для здійснення релігійної і запевнення зовнішніх операцій, найчастіше, потрібно довіреність на право підпису первинних документів. Виписує її керівник, який діє від імені підприємства на підставі статутних документів. В даному випадку саме він виступає в ролі довірителя. Довірена особа представляє не організацію, а себе особисто. Тому в довіреності, як правило, не вказується посада довіреної особи, та й саме воно зовсім не обов'язково є співробітником даного підприємства.

В даний час відносно термінів дії довіреності ніяких обмежень не існує, вказати можна будь-хто. Але обов'язковим реквізитом без якого такий документ не матиме ніякої юридичної сили, є дата видачі довіреності на право підпису первинних документів. У тому випадку, коли термін її дії не зазначений, дійсний буде цей документ тільки протягом одного року з того дня, коли виданий.

Зверніть увагу: Якщо довіреність на право підпису первинних документів буде у довіреної особи відкликана, про це слід попередити всіх контрагентів, з якими він здійснював взаємодію, діючи за дорученням.

якщо довіреність на право підпису первинних документів видана фізичній особі, яка є співробітником підприємства, це слід відобразити в тексті його трудового договору або додаткової угоди до цього документа, а також в посадовій інструкції. І на додатковій угоді, і на посадової інструкції йому потрібно буде розписатися із зазначенням дати ознайомлення.

Зразок довіреності на право підпису первинних документів представлений нижче.

Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>