Автоматизація роботи виконробів на будівельних ділянках

1. 1. Календарне планування будівельних робіт
2. 2. Видача нарядів-завдань для робочих
3. 3. Замовлення будівельних матеріалів, інструменту та спецодягу на ділянку
4. 4. Складання форми КС-2
5. 5. Складання форми М-29 (списання матеріалів)
6. 6. Розрахунок заробітної плати робітників
7. 7. Замовлення транспорту та будівельної техніки на ділянку
8. 8. Оприбуткування матеріалів
9. 9. Передача будівельних матеріалів та інструменту між виконробами
10. 10.Веденіе табеля для робітників

Незважаючи на стрімкий розвиток будівельної галузі, рівень автоматизації будівельних компаній як і раніше залишається дуже низьким і неповним. Автоматизуються, як правило, в першу чергу бухгалтерії будівельних організацій і кошторисна діяльність компаній. Але будь-яка будівельна компанія має потребу в автоматизації набагато більшої кількості ділянок діяльності - в першу чергу безпосередньо виробничої діяльності, яку можна охарактеризувати декількома напрямками:

• Постачання матеріалами об'єктів будівництва, контроль своєчасності поставки, контроль запасів матеріалів на ділянках.
• Управління СМР. Контроль виконання робіт по проекту. Планування СМР. Видача нарядів-завдань робочим або субпідрядникам. Подача форм КС-2, КС-3 і М-29.
• Забезпечення ділянки необхідною технікою і автотранспортом. Контроль дисципліни робітників на ділянках за допомогою ведення електронних табелів, за даними яких автоматично розраховується заробітна плата робітників.

Для цих процесів в будівельній організації дуже ефективна автоматизація. При цьому неодмінно необхідна тісна інтеграція процесів між собою. Ефективна автоматизація роботи виконробів можлива тільки в комплексі з автоматизацією роботи співробітників ПТО, постачальників, бухгалтерії. Також можливо інтегрувати роботу виконробів з роботою кошторисників, співробітників транспортного цеху і відділу кадрів. Це можливо при використанні такої ERP-системи як 1С: УСО.

Що це дає для компанії?

• Контроль і планування витрат на матеріали, заробітну плату робітників і оплату субпідрядникам
• Ефективне планування СМР, яке дозволить уникати простоїв на ділянках, а також у встановлені терміни закінчувати роботу за проектом
• Ефективна система постачання матеріалами, зменшення недопоставок матеріалів і простоїв через відсутність необхідних матеріалів
• Виконроби можуть працювати безпосередньо на ділянках, не відволікаючись на роботу з документами в офісі
• Швидкий документообіг всередині компанії, відсутність втрати документів з будівельних ділянок
• Підвищення дисципліни і мотивації виробничих робітників, тому що виконроб зможе планувати завантаження і заробітну плату робітників.

Треба відзначити, що для кожної окремої бізнес-процесу в роботі виконроба існують різні варіанти вирішення і автоматизації.

Хочеться докладніше висвітлити кожен з цих бізнес-процесів і застосовувані на практиці варіанти автоматизації, а також плюси автоматизації кожного процесу.

1. Календарне планування будівельних робіт

План робіт на місяць формується виконробом в 1С: УСО за допомогою спеціального документа «План виробництва будівельних робіт (Катран)», призначеного для планування виконання обсягів робіт на місяць.

План будівельних робіт складається виконробами шляхом підбору робіт з раніше складеного співробітниками ПТО сценарію робіт по об'єкту будівництва. У сценарій робіт співробітники ПТО вносять інформацію про роботи, обсягах, трудомісткості, матеріалах необхідних для виконання робіт, а також розцінки на роботи. При складанні сценарію співробітники ПТО ґрунтуються на даних кошторису і проекту.

Виконроби лише використовують (переглядають і підбирають роботи для включення їх в план) вже готовий сценарій, не вносячи самостійно ніяких змін в сценарій.

Щомісячне планування будівельних робіт дозволяє аналізувати динаміку виконання будівельних робіт (план-фактний аналіз), попередньо оцінювати витрати на ФОП і матеріали.

Складений виконробом план робіт передається на затвердження керівнику в електронному або ж в роздрукованому вигляді.

План робіт в 1С: УСО виглядає приблизно наступним чином:

Друкована форма плану будівельних робіт може виглядати наступним чином:

Також з документа «План виробництва будівельних робіт» виконроб може роздрукувати список всіх необхідних для виконання запланованих робіт матеріалів. Список матеріалів виглядає приблизно наступним чином:

Що дає складання плану будівельних робіт в УСО для виконроба?

• Дозволяє планувати відрядну заробітну плату робітників ще до виконання робіт.
• Дозволяє коректно регулювати завантаження робочих, домагаючись оптимального поєднання трудомісткості і оплати.
• В автоматичному режимі формувати замовлення на будівельні матеріали для всіх робіт, запланованих на місяць.
• Виробляти закупівлю матеріалів відповідно до проекту.
• Дозволяється скоротити простої на ділянці через відсутність або недопоставки матеріалів.
• Аналізувати динаміку виконання будівельних робіт: чи вчасно виконується план, по які роботи виконуються в строк, а які з відставанням.

2. Видача нарядів-завдань для робочих

Протягом місяця основним інструментів обліку виконання СМР для виконроба є документ «Наряд на роботи». Коли видається завдання робітником на виконання певного обсягу робіт, виконроб в 1С: УСО формує спеціальний документ «Наряд на роботи (Катран)»

Документ «Наряд на роботи (Катран)» призначений з одного боку для видачі завдань бригаді або субпідряднику із зазначенням обсягів і термінів виконання робіт, з іншого боку для відображення результатів фактичної роботи бригади або субпідрядника.

Наряд на роботи виконроб становить шляхом підбору робіт з раніше складеного плану, також в наряд можна включати незаплановані роботи, вибираючи їх не з плану, а з усього сценарію робіт по об'єкту.

Наряд на роботи виконроб може формувати як для бригади в цілому, так і вказуючи персональний склад робочих, яким видано завдання. Наряди створюються за довільний період часу: день, кілька днів, тиждень і т.д. - як це буде зручно виконробу. Наряд на роботи в 1С: УСО може виглядати наступним чином.

Відображати факт виконання робіт за завданням можна за допомогою позначки про виконання робіт.

Роботи, відмічені як виконані в нарядах як виконані, є підставою для нарахування заробітної плати працівникам бригади. Також на підставі нарядів на роботу автоматично заповнюється документ за формою КС-2.

Також, наряд на роботу можна роздруковувати та видавати бригадиру або робочим. В роздрукованому вбранні переглянути обсяг робіт за завданням, вартість виконання робіт, а також склад виконавців.

Що дає складання нарядів-завдань в УСО для виконроба?

• Дозволяє планувати і розподіляти навантаження і заробітну плату на робочих
• Можливо, виконроби і раніше робили наряди-завдання для своїх робітників, але на паперових носіях або просто формулювали завдання в усній формі. Паперовий джерело може бути втрачено, і до того ж виконробу проблематично оцінити вартість робіт за нарядом. У УСО вартість робіт розраховується автоматично, за даними розцінок, внесених співробітниками ПТО в сценарій робіт по проекту. Видаючи робочим наряди-завдання, де відбивається не тільки склад робіт, але і їх вартість, можна підсилити матеріальну зацікавленість і підняти продуктивність.
• Формування нарядів-завдань в УСО полегшить складання форми КС-2.
• Складання нарядів дозволить виконробу контролювати, який саме робочий або бригада виконували ту чи іншу роботу. У разі неякісного виконання робіт можна буде легко відстежити виконавця і вжити відповідних заходів.

3. Замовлення будівельних матеріалів, інструменту та спецодягу на ділянку

Замовлення будівельних матеріалів виконроб здійснює в УСО за допомогою документа «Внутрішнє замовлення». Документ «Внутрішнє замовлення» призначений для щомісячного або щотижневого планування поставки матеріалів на об'єкт будівництва і є заявкою на доставку матеріалів на ділянку.

За допомогою внутрішнього замовлення виконроб може замовити будівельні матеріали, інструменти або спецодяг, вибираючи відповідний вид закупівлі. Автоматично документ буде направлений до відповідального за закупівлю матеріалів, спецодягу або інструменту.

Разом з планом будівельних робіт виконроби подають до відділу постачання заявку на закупівлю матеріалів, необхідних для виконання робіт. Заявку можна автоматично заповнювати матеріалами, зазначеними працівниками ПТО в сценарії (за планом будівельних робіт) - дивись розділ «1. Календарне планування будівельних робіт ».

Також виконроби зможуть користуватися звітом «Аналіз недовезення», в якому можна побачити не відпрацьовані відділом постачання замовлення. У звіті можна побачити кількість матеріалу, замовлене виконробом (к-ть потреби), скільки постачальники замовили цього матеріалу у постачальника, і скільки було привезено на ділянку. Також можна побачити дату подачі замовлення, дату планового і фактичного надходження, термін роботи на замовлення. Цей звіт дозволить проаналізувати причину нестачі матеріалів на ділянці: виконроб пізно замовив матеріал або замовив не той матеріал, постачання занадто повільно відпрацьовує замовлення або постачальник з яких-небудь причин затримує поставку. Таким чином, формування замовлень в УСО дозволить виявити причини збоїв у постачанні та максимально оптимізувати роботу постачання.

Що дає складання замовлень на матеріали в УСО для виконроба?

• Замовлення на матеріали на паперових носіях могли бути втрачені, із замовленнями в УСО такого статися не може.
• Прораб може контролювати процес роботи з його замовленням: коли співробітники постачання почали роботу із замовленням, чи були вже замовлені у постачальника необхідні йому матеріали і т.д.
• Завдяки єдиному довіднику номенклатури не виникатиме плутанини з замовленими позиціями. Також є можливість контролювати, що постачання поставило на ділянку саме ті матеріали, що були замовлені.
• Є можливість замовляти матеріали строго відповідно проектом (сценарієм).
• Є можливість контролювати недопоставки матеріалів і їх терміни за допомогою спеціального звіту «Аналіз недовезення».

4. Складання форми КС-2

Щомісяця виконроби складають форму КС-2 в 1C: УСО за допомогою документа «Виконання робіт календарного плану (КС-2) (Катран)».

Документ «Виконання робіт календарного плану (КС-2)» призначений для підтвердження виконробами обсягів робіт, виконаних своїми бригадами і субпідрядниками, і, є підставою для списання матеріалів під виконані роботи, згідно із зазначеними нормами, і нарахування заробітної плати співробітникам. Документ заповнюється згідно з виконаними нарядами.

Документ автоматично заповнюється за нарядами на роботи, сформовані виконробом, в КС-2 потрапляють тільки роботи з відміткою «Виконано».

Потім форма КС-2 сформована в УСО передається на узгодження куратору об'єкта будівництва і відповідального кошториснику. Приймання фактичних обсягів робіт і узгодження форми КС-2 може виглядати наступним чином. Етапи перевірки та узгодження форми КС-2 можуть різними в залежності від структури і потреб організації.

Форма КС-2 в 1С: УСО може виглядати приблизно так:

При необхідності виконроб роздруковує з документа форму КС-2

Є кілька модифікацій форми КС-2: з нормою трудовитрат, з нормою витрати матеріалів і багато інші. Наприклад, форма з нормою витрати матеріалів виглядає наступним чином.

Що дає складання форми КС-2 в УСО для виконроба?

• Форма КС-2 заповнюється автоматично за даними нарядів на роботи.
• При складанні КС-2 виконавців робіт не доведеться вивчати кошторис або проектну документацію.
• За допомогою різних друкованих форм легко переглядати норми трудовитрат, норма витрати матеріалів і іншу інформацію.
• Зручніше формувати форму КС-2 на наступний місяць, так як легко і зручно можна переглянути роботи, прийняті в минулому місяці, ще не прийняті роботи і багато іншого.

5. Складання форми М-29 (списання матеріалів)

Після приймання обсягів, заявлених в формі КС-2, виконроб формує документ «Вимога-накладна (М29)» і вказує в ньому фактично використані матеріали для списання. Документ «Вимога-накладна» призначений для списання матеріалів з підзвіту виконроба.

Вимога-накладна автоматично заповнюється роботами з прийнятою КС-2, а також матеріалами, необхідними для виконання робіт, зазначеними працівниками ПТО при складанні сценарію.

Таблична частина документа ділиться на два блоки: планові дані, внесені в сценарій співробітниками ПТО і фактично списуються. Також в колонці «Поточний залишок» виконроб може переглядати і контролювати залишок списаних матеріалів.

Форма М-29 в УСО виглядає наступним чином:

Також можна роздрукувати форму М-29, в якій будуть виділені матеріали, за якими був пересорт, а також в окремій колонці переглянути економію і перевитрату по кожному матеріалу.

Що дає складання форми М-29 в УСО для виконроба?

• Форма М-29 автоматично заповнюється роботами і запланованими за проектом матеріалами з нормами витрати. Це дає можливість порівнювати і аналізувати планові дані по витраті матеріалів і фактичні витрати.
• Норми витрати розраховуються автоматично, в залежності від прийнятих обсягів.
• Заміни матеріалів, пересорти, списання неврахованих матеріалів - все це можна робити в жодному документі, що не складаючи додаткових актів на пересорт та інших документів, досить пояснити обгрунтованість заміни матеріалів в поле для коментарів.
• Легко відслідковувати залишки списаних матеріалів, що дуже зручно, адже виконроб не може списувати матеріал, якого немає в його підзвіті.
• Прораб може контролювати весь свій звіт за допомогою звіту «Товари на складах (Катран)» в будь-який момент можна бачити актуальні залишки, не звертаючись в бухгалтерію.

6. Розрахунок заробітної плати робітників

Після приймання робіт, заявлених в формі КС-2, виконробу необхідно розрахувати зарплату робітникам. Заробітна плата нараховується тільки за прийняті роботи.

Для розрахунку заробітної плати виконроб використовує документ «Рапорт із зарплати».

Відрядна заробітна плата робітникам нараховується в залежності від обсягів виконання календарного плану будівництва. Сума до розподілу обчислюється таким чином: на кожну виконану роботу існує певна розцінка, яка множиться на виконаний і прийнятий в поточному місяці обсяг робіт.

Також документ дозволяє на окремій закладці вказати виплати у вигляді окладів, премії та ін. Виплати по які відрядній формі.

Також документ дозволяє використовувати резерви із зарплати: утримувати зарплату за неякісно виконання в резерв або виплачувати з резерву якщо в цьому виконувалися роботи з низькими розцінками або було багато неприйнятих робіт.

Що дає розрахунок зарплати в УСО для виконроба?

• Відрядна зарплата розраховується автоматично, по виконаним робіт та відпрацьованим по табелю годинах. Залишається тільки виставити КТУ, відкоригувавши тим самим розподіл зарплати між робітниками.
• Можливість оперативно працювати з резервами по зарплаті, переглядати резерви для кожної бригад можна за допомогою звіту «Резерви по бригадам (Катран)»
• Є можливість при розрахунку зарплати переглядати роботи з нарядів, виконаних робітниками, тобто контролювати за які саме роботи буде виплата - це дозволяється утримувати зарплату тільки неякісно виконання певних робіт, а також відстежувати приймання робіт - чи всі виконані роботи були прийняті і будуть оплачені робочим.
• За допомогою звіту «Зарплата виконавців (Катран)» можна швидко і в будь-який час переглядати зарплату робітників за будь-які періоди. Чи не звертаючись при цьому до бухгалтерії.

7. Замовлення транспорту та будівельної техніки на ділянку

Для планування роботи автотранспорту на підприємстві відбувається наступним чином: безпосередньо в 1С: УСО виконробом вводиться документ «Заявка на використання машини (механізму)». Заявка формується мінімум за день, для того щоб диспетчер встиг відпрацювати заявку і призначити техніку. Заявки на рідкісні і дефіцитні типи техніки повинні оформлятися за кілька днів.

Що дає замовлення транспорту і техніки в УСО для виконроба?

• Ваша заявка не може бути втрачена або забута.
• За допомогою системи статусів виконроб завжди може контролювати процес обробки своєї заявки
• Після того як заявка оброблена диспетчером, виконроб може переглянути який саме автомобіль або організація буде виконувати його замовлення.
• Є можливість переглядати і аналізувати заявки за минулий період часу: яка техніка користується найбільшим попитом на ділянці, як часто доводиться замовляти техніку і як довго виконуються заявки.

8. Оприбуткування матеріалів

Виконроби можуть самостійно враховувати в 1С: УСО надходження будівельних матеріалів на ділянку. Враховувати надходження виконроби можуть як в інформаційних цілях (заміна паперових комірних книг виконробів), так і формуючи «Прибуткові ордери на товари» на підставі яких бухгалтера вносять документи «Надходження товарів і послуг».

Документ «Прихід матеріалів» в УСО для виконробів може мати наступний вигляд:

У документі такоже відображаються «Внутрішні замовлення», в якіх виконроб замовляв опрібутковані матеріали. За допомогою спеціального звіту «комори книга (Катран)» виконроби можуть переглядати оприбутковані товари і порівняти із замовленнями.

Що дає виконробу оприбуткування матеріалів в УСО?

• Чи не буде необхідності вести комірну книгу в паперовому варіанті
• Програма не дозволить виконробу оприбуткувати одні і ті ж матеріали кілька разів (ведеться контроль за номерами документів, з якими надійшли матеріали)
• У виконроба з'явиться можливість контролювати свій звіт, тому що виконроб оприбутковує матеріали самостійно, в підзвіті чи не з'явиться нічого «зайвого» (чи не замовленого і не привезеного на ділянку на самом деле)
• Прораб завжди зможе побачити за допомогою звітів УСО точні оперативні залишки, не чекаючи при цьому коли документи прийдуть в бухгалтерію.

9. Передача будівельних матеріалів та інструменту між виконробами

Виконроби можуть відображати в УСО переміщення між будівельними ділянками матеріалів, інструментів, будівельних вагончиків і інших ТМЦ. Для цього призначені документи «Переміщення товарів», «Переміщення матеріалів в експлуатації» і «Переміщення ОС». Своєчасне складання цих документів забезпечує контроль оперативних залишків, як самим виконробом, так і керівництвом і бухгалтерами. Також за допомогою вище перерахованих документів можна відображати передачу матеріалів субпідрядникам.

При необхідності з документа можна роздрукувати форму М11.

Що дає виконробу переміщення матеріалів і інструменту в УСО?

• Чи не буде необхідності вести комірну книгу в паперовому варіанті, де фіксуються факти передачі матеріалів та інструментів.
• Документи для передачі ТМЦ можна роздруковувати автоматично
• Документи на переміщення ТМЦ тепер неможливо буде втратити, тому що вони будуть зберігатися в єдиній інформаційній базі
• Своєчасно сформовані документи на переміщення ТМЦ забезпечать точні оперативні залишки, виконроб завжди зможе контролювати свій звіт.
• Дозволить уникнути некоректних, «зависли» залишків, які фактично вже давно були передані на іншу відповідальну особу.

10.Веденіе табеля для робітників

Виконроби щодня відзначають явки робочих на будівельну ділянку. Для цього призначений документ «Табель обліку робочого часу (упр.)», Необхідний для повсякденної позначки відвідуваності співробітників. На підставі табеля автоматично розраховується зарплата виробничих робітників (див. П.6 Розрахунок заробітної плати робітників). На основі документа «Табель обліку робочого часу» в 1С: УСО автоматично формується звіт «Табель обліку робочого часу (Катран)», призначений для щоденного контролю відвідуваності будівельних ділянок керівництвом і відділом кадрів.

Табель обліку робочого часу заповнюється виконробом щодня протягом місяця. По закінченню місяця табель перевіряється і затверджується відповідальним інспектором з кадрів.

Табель можна редагувати тільки за поточний і минулий день, причому явку співробітника можна відзначити лише до певного часу (наприклад, до 11 ранку поточного дня).

Що дає виконробу ведення табеля на робочих в УСО?

• Немає необхідності привозити табель в паперовому вигляді у відділ кадрів
• Підвищення дисципліни робітників, тобто якщо робітник не з'явився на ділянку до часу, до якого дозволено відзначати явки співробітників - для прикладу це 11 годин) явка її буде відзначена, що може відповідним чином вплинути на зарплату.

Під впровадження облікової системи у виконробів є кілька особливостей:

• Навчання, що проводиться кваліфікованими фахівцями. Занять повинно бути багато, як групових, так і індивідуальних консультацій за специфічними питань. В процесі навчання пояснюються як теоретичні аспекти побудови облікової системи на підприємстві, так і даються практичні навички роботи в 1С: УСО, а також розробниками враховуються побажання користувачів і нюанси, які викликають складності в роботі.
• Всі процеси, що виконуються виконробами в УСО, повинні бути дуже докладно описані в інструкціях. Це дозволить полегшити навчання користувачів і допоможе в роботі новим співробітникам організації
• Крім виконробів 1С: УСО також має впроваджуватися на місцях у інженерів ПТО, співробітників відділу постачання, бухгалтерія також повинна працювати в УСО. Бажано також впровадження для кошторисників, співробітників транспортного цеху і відділу кадрів. Всі ці заходи дозволять правильно вибудувати взаємодію між підрозділами компанії, домогтися швидкого внутрішнього документообігу
• При розробці підсистем УСО, в яких працюватимуть виконроби, приділяється велика увага простоті і зручності в роботі з документами і довідниками, з урахуванням недосвідченість користувачів.
• Проведена на початку впровадження інвентаризація на будівельних ділянках дозволить внести в облікову систему коректні залишки ТМЦ, що зробить більш ефективною впровадження блоку з обліку ТМЦ і замовленнями будівельних матеріалів та інструменту.
• Стабільний доступ до інтернету на будівельних ділянках. У виконробів завжди повинна бути можливість підключитися до облікової системи віддалено, перебуваючи на об'єкті будівництва.

Якщо у Вас залишилися або з'явилися питання, Ви можете задати їх на нашому форумом і Ви обов'язково отримаєте відповідь на своє питання.