Бухгалтерська служба в структурі управління організації та її статус

Місце бухгалтерської служби в структурі управління організацією під структурою управління організацією...
Статус бухгалтерської служби
Статус, права та обов'язки головного бухгалтера

Місце бухгалтерської служби в структурі управління організацією
під структурою управління організацією розуміється упорядкована сукупність спеціалізованих функціональних служб і виробничих підрозділів, взаємопов'язаних в процесі обґрунтування, вироблення, прийняття та реалізації управлінських рішень. В рамках цієї структури протікає весь управлінський процес: рух потоків інформації, прийняття управлінських рішень, в якому бере участь весь персонал. Структура необхідна для того, щоб всі що протікають в організації процеси здійснювались вчасно і якісно.
Ключовими поняттями структури управління є елементи, зв'язки (відношення), рівні і повноваження. Елементами структури управління можуть бути як окремі працівники, так і служби, в яких зайняті фахівці, які виконують свої функціональні обов'язки. Відносини між елементами структури управління підтримуються завдяки зв'язкам, які поділяють на вертикальні і горизонтальні (лінійні і функціональні).
Під облікової службою розуміється структурна одиниця організації, яка виконує функції збору, обробки та групування інформації у вигляді зведених бухгалтерських документів, внесення записів на рахунку бухгалтерського обліку [66].
структура бухгалтерської служби залежить від виду діяльності, розмірів організації і т. д.
Бухгалтерська служба є найбільш організованою частиною інформаційного забезпечення управлінських рішень. Це єдине джерело постачання документально обгрунтованою і системно забезпеченої економічної інформації про фактичну наявність і використання майна та ресурсів організації, господарські процеси і результати діяльності, боргових зобов'язаннях , Розрахунках і претензіях.
Облікова інформація дозволяє реалізувати наступні функції управління.
1. планування . Бухгалтерська служба бере участь: у розробці перспективних планів організації при плануванні випуску нової продукції та освоєнні нових ринків збуту; визначенні цінової політики з метою отримання прибутку при найменших витратах виробництва; встановлення інвестиційної, фінансової політики; складанні короткострокових планів і забезпеченні їх взаємозв'язку в роботі окремих центрів відповідальності (виробничих ділянок); надання керуючим достовірної інформації про фінансовий стан організації.
2. контроль . Бухгалтерська служба надає інформацію про досягнуті результати на основі порівняльного аналізу фактичних і запланованих показників.
3. Оцінка. Формована на основі бухгалтерських даних фінансова звітність дозволяє зрозуміти, чи були вирішені поставлені завдання і досягнуті намічені цілі. Крім цього, бухгалтерський облік виступає найважливішим інструментом контролю за збереженням власності організації, не тільки свідчить про недоліки в роботі та неефективне використання його трудових, матеріально-технічних, фінансових ресурсів, а й сприяючи припиненню цих негативних явищ завдяки раціональній організації облікової роботи.
Перехід на міжнародні стандарти обліку, який здійснюється Російською Федерацією, передбачає розширення функцій і повноважень бухгалтерської служби, її вихід на новий якісний рівень і перехід від облікової реєстрації фактів господарського життя до всебічного управління виробництвом.

Організаційна структура бухгалтерської служби

Організаційна структура бухгалтерської служби залежить насамперед від організаційної структури самої організації, оскільки до складу можуть входити філії, представництва , Відокремлені підрозділи.

цивільним законодавством ст. 55 Цивільного кодексу Російської Федерації (далі - ГК РФ) регулюються поняття представництв і філій юридичної особи :

представництвом є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження, яке представляє інтереси юридичної особи та здійснює їх захист;
філією є відокремлений підрозділ юридичної особи, що розташований поза місцем його знаходження та здійснює всі його функції або їх частину, в тому числі функції представництв.

Представництва та філії не є юридичними особами. Вони наділяються майном, створив їх юридичною особою, і діють на підставі затверджених положень, т. Е. В рамках, строго обмежених головною організацією, і тільки в інтересах всієї юридичної особи.

При наявності у організації відокремлених підрозділів повинно бути прийнято рішення щодо рівня централізації облікових робіт. Це повинно бути відображено як одна із складових частин організаційного аспекту облікової політики:

при централізованій формі (рис. 4.1) вся облікова робота проводиться в центральній бухгалтерії, т. е. підрозділи не складають не тільки внутрішні баланси, а й бухгалтерські регістри, а в встановлені графіком терміни документообігу згруповані первинні документи передаються в центральну бухгалтерію;
Мал. 4 .1. Схема централізованої організації обліку
Мал. 4 .2. Схема децентралізованої організації обліку
при децентралізованій формі (рис. 4.2) в підрозділах створюються власні облікові служби (відділи бухгалтерського обліку ), Які ведуть бухгалтерські регістри і складають відокремлені баланси даних підрозділів.

Чисельність бухгалтерського апарату і організаційна структура бухгалтерії залежать від умов організації і технології виробництва, обсягу облікової роботи, форм обліку. Передбачаються три типи організації роботи бухгалтерського апарату: лінійна (ієрархічна); по вертикалі (лінійно-штабна); комбінована (функціональна).

При лінійної організації бухгалтерського апарату всі працівники бухгалтерії підпорядковуються головному бухгалтеру . При децентралізованому обліку організаційна схема збігається зі схемою, представленою на рис. 4.2. При централізованому обліку лінійна організація бухгалтерської служби має на увазі створення структурних підрозділів для обробки даних в цих підрозділах (рис. 4.3).

Мал. 4 .3. Схема лінійної організації бухгалтерського апарату

При організації роботи по вертикалі (рис. 4.4) облік ведеться в розрізі проміжних ланок (відділів, груп, бюро), які очолюють старші бухгалтери, підзвітні головному

Мал. 4.4. Схема організації бухгалтерського обліку по вертикалі

бухгалтеру. У самих бухгалтерських службах можуть виділятися такі групи по ділянках облікової роботи:

матеріальна, ведуча облік по МПЗ, їх надходження і вибуття, зберігання і використання;
розрахунків по оплаті праці , Що здійснює облік розрахунків з працівниками, бюджетом , З державними позабюджетними фондами і т. П .;
виробничо-калькуляційна, яка веде облік витрат, здійснює калькулювання собівартості продукції і готує виробничий звіт;
обліку готової продукції, що здійснює облік готової продукції на складах і її реалізацію;
загальна, ведуча облік інші операції. Вертикальна організація робіт бухгалтерії застосовується на середніх і великих підприємствах . На великих підприємствах також можуть виділятися групи обліку по основних засобів , грошовими коштами , Розрахунками з постачальниками та підрядниками.

При комбінованій організації структурні підрозділи бухгалтерії створюються за ділянками облікової роботи, крім того, в її структуру можуть бути включені сектори внутрішнього аудиту , Управлінського і податкового обліку (рис. 4.5) або за функціями персоналу в процесі обробки даних і формування звітності (рис. 4.6).

Мал. 4.5. Схема комбінованої організації бухгалтерського обліку по ділянках облікової роботи

Мал. 4.6. Схема комбінованої організації бухгалтерського обліку за функціями персоналу в процесі обробки даних і формування звітності

Статус бухгалтерської служби

Правовий статус бухгалтерської служби регулюється чинним законодавством, нормативними документами, організаційно-правовою формою і загальною структурою управління організацією.

Відповідно до Федерального законом «Про бухгалтерському обліку »Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку в організаціях, а також за дотримання чинного законодавства при виконанні фактів господарського життя несе її керівник. Він зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне дотримання всіма підрозділами та службами, працівниками, які мають відношення до обліку, порядку формування та подання облікових документів для відображення в обліку містяться в них даних.

Основу побудови процесу обліку в господарюючого суб'єкта будь форми власності складає організація роботи облікового персоналу.

Бухгалтерський облік в залежності від обсягу облікової роботи може здійснюватися за наступними варіантами:

бухгалтерська служба як структурний підрозділ, очолюване головним бухгалтером;
штатна посада бухгалтера ;
передача на договірних засадах ведення бухгалтерського обліку спеціалізованій організації;
ведення бухгалтерського обліку самим керівником організації.

Останнім часом велика частина організацій прагне систематизувати роботу своїх фінансових служб, вводячи внутрішні стандарти бухгалтерського обліку. При стандартизації обліку в організації розробляються Положення про бухгалтерію, посадові інструкції для працівників бухгалтерії і ін.

Положення про бухгалтерію є локальний нормативний акт , Який визначає порядок організації бухгалтерської служби, права і обов'язки рахівників. Даний документ відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації; його форма має чітко встановлену структуру.

1. Загальні положення

2. Цілі і завдання

3. Функції

4. Права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників)

5. Взаємовідносини, службові зв'язки

6. Організація робіт

Перший розділ «Загальні положення» включає визначення бухгалтерського обліку, вказівку обраної форми ведення обліку, чисельність і штат бухгалтерії, найменування законодавчо нормативних актів, якими керується бухгалтерія в своїй діяльності.

У другому розділі «Цілі і завдання» викладаються цілі та завдання здійснення бухгалтерського обліку на підприємстві .

У третьому розділі «Функції» розкриваються імовірно покладені на бухгалтерську службу по веденню бухгалтерського обліку функції: організаційна, методологічна, аналітична, облікова, контрольна, розрахункова, звітна, виконавська, архівна. На підставі перерахованих функцій розробляються посадові інструкції працівників бухгалтерії.

Четвертий розділ «Права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників)» включає посадову інструкцію головного бухгалтера (його заступників), складену на основі Федерального закону «Про бухгалтерський облік», Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації та Положення про головних бухгалтерів (діюча з 1980 р).

У п'ятому розділі «Взаємовідносини, службові зв'язки» вказуються служби, з якими бухгалтерія взаємодіє:

всі структурні підрозділи - з питань бухгалтерського обліку;
юридична служба - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;
кадрова служба - з питань підбору кадрів для бухгалтерії, розрахунку заробітної плати персоналу відповідно до наказів про зарахування (прийняття) на роботу, звільнення, відпустці, переміщенні в організації і т. д .;
секретаріат - з питань, пов'язаних з наданням довідок, відомостей, зведень за запитами керівництва, а також з поданням звітів про результати фінансово-господарської діяльності.

У цьому ж розділі відображаються зовнішні зв'язки:

з податковими, статистичними і соціальними органами - подання відповідної звітності;
з банківськими структурами - здійснення розрахунків за допомогою документів, оформлюваних в бухгалтерії.

Шостий розділ «Організація робіт» включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії. У тих випадках, коли організація потрапляє в число суб'єктів, які підлягають обов'язковому аудиту , В даний розділ вноситься відповідна інформація.

Таким чином, Положення про бухгалтерію - багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Від ретельності і деталізації його розробки залежить ефективність системи бухгалтерського обліку в організації.

Положення про бухгалтерію становить головний бухгалтер та затверджує керівник організації. Логічним продовженням Положення про бухгалтерію є посадові інструкції працівників бухгалтерії, які складаються для кожного працівника бухгалтерії. У них визначають конкретні операції по обліковій роботі. Завдяки розмежуванню прав і обов'язків облікового персоналу кожна посадова особа може планувати свою діяльність в межах покладених на нього обов'язків, уникаючи дублювання у виконанні трудових функцій.

Основу посадових інструкцій співробітників бухгалтерії повинні складати кваліфікаційні характеристики, які передбачені постановою Мінпраці Росії від 6 червня 1996 № 32.

Посадові інструкції - внутрішній документ організації, що визначає організаційно-правове становище працівника, тому необхідно, щоб вони відображали весь коло його службових обов'язків, повноважень і відповідальності.

Посадова інструкція може включати наступні розділи.

1. Загальні положення

2. Функції працівника

3. Права і обов'язки

4. Відповідальність

5. Прикінцеві положення

Посадові інструкції працівників бухгалтерської служби розробляє головний бухгалтер та затверджує керівник організації. Затверджена посадова інструкція повинна доводитися в обов'язковому порядку до відома працівника, що займає відповідну посаду.

Статус, права та обов'язки головного бухгалтера

очолює бухгалтерську службу організації головний бухгалтер , Який за характером своєї діяльності і сукупності виконуваних робіт відноситься до категорії функціональних керівників. Основне завдання головного бухгалтера полягає в тому, щоб організувати керівництво процесом функціонування та розвитку системи бухгалтерського обліку в структурі управління організації.

Коло обов'язків головного бухгалтера встановлюється нормативними правовими актами , трудовим договором , А також посадовою інструкцією.

Одним з основних нормативних актів, що регламентують діяльність головного бухгалтера, є Федеральний закон «Про бухгалтерський обліку ». Статтею 7 цього Закону встановлено, що головний бухгалтер:

призначається або звільняється з посади керівником і підпорядковується безпосередньо йому;
несе відповідальність за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне представлення повної і достовірної бухгалтерської звітності;
забезпечує відповідність здійснюваних фактів господарського життя законодавству Російської Федерації, контроль за рухом майна і виконанням зобов'язань ;
підписує разом з керівником організації документи, що служать підставою для приймання і видачі матеріальних цінностей і грошових коштів , Розрахункових, кредитних і фінансових зобов'язань. Ці документи без підпису головного бухгалтера вважаються недійсними і до виконання не приймаються.

Головному бухгалтеру відповідно до Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації забороняється приймати до виконання й оформлення документи по операціях, що суперечить законодавству і порушує договірну і фінансову дисципліну.

У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером з приводу здійснення окремих фактів господарської діяльності документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який і несе відповідальність за вчинення подібних операцій.

Керівник бухгалтерії забезпечує збереження бухгалтерських документів, їх оформлення і передачу в установленому порядку в архів. З керівником бухгалтерії узгоджуються призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб. на малих підприємствах головний бухгалтер може виконувати обов'язки касира.

Для виконання своїх функцій головний бухгалтер наділений широкими правами . Він встановлює вимоги до оформлення операцій з первинними документами і представлення в бухгалтерію необхідних для обліку і контролю документації відомостей. Вимоги (розпорядження) головного бухгалтера обов'язкові для всіх працівників організації. У разі невиконання або порушення цих вимог (розпоряджень) винні особи можуть бути притягнуті до відповідальності.

Що стосується обов'язків головного бухгалтера, то він, здійснюючи організацію бухгалтерського обліку на основі встановлених правил його ведення, зобов'язаний забезпечити:

широке використання сучасних засобів механізації і автоматизації обліково-обчислювальних робіт, прогресивних форм і методів бухгалтерського обліку;
повний облік грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей і Основних коштів , А також своєчасне відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов'язаних з їх рухом;
достовірний облік витрат виробництва і обігу, виконання кошторисів витрат , Реалізації продукції, виконання будівельно-монтажних та інших робіт, складання економічно обгрунтованих звітних калькуляцій собівартості продукції, робіт і послуг;
точний облік результатів господарсько-фінансової діяльності організації відповідно до встановлених правил;
правильне нарахування і своєчасне перерахування платежів до державного бюджет , Внесків на державне соціальне страхування ; погашення у встановлений терміни заборгованості банкам по позиках; відрахування коштів у фонди і резерви;
участь в роботі юридичних служб з оформлення матеріалів щодо недостач і розкраданням грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей і контроль за передачею в належних випадках цих матеріалів у судові і слідчі органи, а при відсутності юридичних служб - безпосереднє здійснення цих функцій;
перевірку організації бухгалтерського обліку і звітності в виробничих (структурних) одиницях, виробництвах і господарствах, виділених на окремий баланс, своєчасний інструктаж працівників з питань бухгалтерського обліку, контролю, звітності та економічного аналізу ;
складання достовірної бухгалтерської звітності на основі первинних документів і бухгалтерських записів, її подання у встановлені терміни відповідним органам;
здійснення (спільно з іншими підрозділами і службами) економічного аналізу господарсько-фінансової діяльності організації за даними бухгалтерського обліку і звітності з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів, попередження втрат і непродуктивних витрат;
активну участь працівників бухгалтерського обліку в розробці і здійсненні заходів, спрямованих на дотримання державної дисципліни і зміцнення господарського розрахунку;
своєчасне проведення спільно з іншими підрозділами і службами у виробничих (структурних) одиницях, а також у виробництвах і господарствах, виділених на окремий баланс, ревізій і підготовку пропозицій щодо поліпшення їх роботи;
збереження бухгалтерських документів, їх оформлення і передачу в установленому порядку в архів.

Головний бухгалтер разом з керівниками відповідних підрозділів і служб зобов'язаний контролювати:

а) дотримання встановлених правил оформлення приймання і відпуску товарно-матеріальних цінностей;

б) правильність витрачання фонду заробітної плати , Встановлення посадових окладів, суворе дотримання штатної, фінансової і касової дисципліни;

в) дотримання встановлених правил проведення інвентаризацій грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних фондів, розрахунків і платіжних зобов'язань;

г) стягнення у встановлені терміни дебіторської і погашення кредиторської заборгованості, дотримання платіжної дисципліни;

д) законність списання нестач, дебіторської заборгованості та інших втрат.

Головний бухгалтер зобов'язаний брати активну участь в підготовці заходів, що попереджають утворення нестач і незаконне витрачання грошових коштів і товарно-матеріальних цінностей, порушення фінансового і господарського законодавства.

Головний бухгалтер розробляє посадові інструкції для підлеглих йому працівників, щоб визначити коло їхніх обов'язків.

Підрозділи і служби організації:

а) несуть повну відповідальність за законність здійснюваних операцій і правильність їх оформлення;

б) зобов'язані своєчасно передавати в бухгалтерію необхідні для бухгалтерського обліку і контролю документи - накази, розпорядження, а також договори , Угоди, кошториси, нормативи та інші матеріали.

За несвоєчасне, недоброякісна оформлення і складання цих документів, затримку їх передачі для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, недостовірність містяться в документах даних, а також за складання документів, що відображають незаконні операції, відповідальність несуть посадові особи, які склали та підписали ці документи. Списки посадових осіб, на яких покладається обов'язок складання первинних документів і яким надається право їх підписи, узгоджуються з головним бухгалтером.

Призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб (касирів, завідувачів складами та ін.) Проводиться за погодженням з головним бухгалтером.

Договори і угоди, які укладаються організацією на отримання або відпуск товарно-матеріальних цінностей, на вьшолненіе робіт і надання послуг, а також накази та розпорядження про встановлення працівникам посадових окладів, надбавок до заробітної плати та про преміювання попередньо розглядаються і візуються головним бухгалтером.

Головний бухгалтер має право:

вимагати від керівників відділів, в необхідних випадках - і від керівника організації вжиття заходів до посилення збереження власності організації, забезпечення правильного ведення бухгалтерського обліку і контролю, зокрема:
- перегляду завищених і застарілих норм витрати матеріалів, витрат праці та інших норм;
- поліпшення складського господарства, належної організації приймання і зберігання матеріалів та інших цінностей, підвищення обгрунтованості відпуску цих цінностей для потреб виробництва, обслуговування і управління;
- проведення заходів щодо поліпшення контролю за правильністю застосування норм і нормативів, організації правильного первинного обліку продукції, організації кількісного (натурального) обліку використання матеріалів і т. п .;
- перевірки в структурних підрозділах фірми дотримання встановленого порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних і інших цінностей;
- підготовки пропозицій про зниження розмірів премій або позбавлення премій працівників, які не забезпечують виконання встановлених правил оформлення первинної документації, ведення первинного обліку та інших вимог до організації обліку і контролю.

Головний бухгалтер несе відповідальність у випадках:

неправильного ведення бухгалтерського обліку, наслідком чого стали занедбаність в бухгалтерському обліку і спотворення в бухгалтерській звітності;
прийняття до виконання і оформлення документів по операціях, які суперечать установленому порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних і інших цінностей;
несвоєчасної і неправильної вивірки операцій по розрахунковому та інших рахунках в банках, розрахунків з дебіторами і кредиторами;
порушення порядку списання з бухгалтерських балансів недостач, дебіторської заборгованості та інших втрат;
складання недостовірної бухгалтерської звітності з вини бухгалтерії;
інших порушень положень та інструкцій з організації бухгалтерського обліку.

Головний бухгалтер несе нарівні з керівником підприємства відповідальність:

а) за порушення правил і положень, що регламентують фінансово-господарську діяльність;

б) за порушення строків подання місячних, квартальних і річних бухгалтерських звітів і балансів відповідним органам.

Дисциплінарна, матеріальна і кримінальна відповідальність головних бухгалтерів визначається відповідно до чинного законодавства.

Трудовий кодекс Російської Федерації (далі - ТК РФ) містить ряд норм, які зачіпають професійну діяльність головного бухгалтера. Відповідно до ст. 75 ТК РФ при зміні власника майна організації новий власник не пізніше трьох місяців з дня виникнення у нього права власності має право розірвати трудовий договір з головним бухгалтером.

Пунктом 9 ст. 81 ТК РФ передбачена можливість розірвати трудовий договір з головним бухгалтером в разі прийняття ним необгрунтованого рішення, що спричинило за собою порушення збереження майна, неправомірне його використання або інший збиток майну організації.

Відповідно до ряду статей Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення (Далі - КпАП РФ) головного бухгалтера можуть оштрафувати за багато порушень, в тому числі:

за порушення порядку роботи з готівкою і порядку ведення касових операцій (ст. 15.1) - від 40 до 50 мінімальних розмірів оплати праці (МРОТ);
за порушення термінів подання заяви про взяття на облік в податковому органі або органі державного позабюджетного фонду - від 5 до 10 МРОТ; а за ведення діяльності без постановки на облік в цих органах (ст. 15.3) - від 20 до 30 МРОТ;
за порушення терміну подання відомостей про відкриття і закриття рахунку в банку або іншої кредитної організації (Ст. 15.4) - від 10 до 20 МРОТ;
за порушення термінів подання податкової декларації (ст. 15.5) - від 3 до 5 МРОТ;
за порушення порядку подання статистичної інформації (ст. 13.19) - від 30 до 50 МРОТ;
за неподання відомостей, необхідних для здійснення податкового контролю (ст. 15.6), - від 3 до 5 МРОТ;
за грубе порушення правил ведення бухгалтерського обліку, під яким розуміється спотворення сум нарахованих податків або будь-якої статті (рядки) форми бухгалтерської звітності не менш ніж на 10% (ст. 15.11), - від 20 до 30 МРОТ;
за недотримання встановленого порядку ведення обліку, складання та подання звітності з валютних операцій, порушення встановлених термінів зберігання облікових і звітних документів (ст. 15.25) - від 50 до 100 МРОТ.

Всі ці правові наслідки порушень законодавства безпосередньо пов'язані з Податковим кодексом (далі - ПК РФ).

При залученні головного бухгалтера до кримінальної відповідальності на нього можуть бути накладені санкції, передбачені Кримінальним кодексом Російської Федерації:

Таким чином, на головного бухгалтера покладено особливу роль як на керівника бухгалтерської служби та особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку та складання бухгалтерської (фінансової) звітності.

показати вміст