Інвентаризація по штрих-коду

1. Коротка вступна
2. З чого почати?
3. Навіщо взагалі вивантажувати на ТСД довідник товарів, коли можна просто зібрати штрих-коди?
4. Як все було на особистому досвіді
5. висновок
6. Зверніться за рішенням!

Інвентаризація магазину або складу - як спростити і прискорити цей процес?

За допомогою штрих-кодів і терміналів збору даних!

Здавалося б, в процесі інвентаризації всі просто: достатньо перерахувати поточну кількість товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), внести дані в облікову систему і порівняти з очікуваними залишками, виявивши тим самим недостачу або надлишки. Але це тільки на перший погляд все виглядає так легко. Насправді - це дуже тривалий, монотонний процес, який забирає багато часу, сил і нервів у працівників магазину або складу, матеріально-відповідальних осіб, керівників організації. У цій статті я розповім про свій досвід участі в інвентаризації з використанням терміналів збору даних з вбудованим сканером штрих-коду.

Основними цілями інвентаризації є:

• виявлення фактичної наявності товарно-матеріальних цінностей;
• зіставлення фактичної наявності ТМЦ з даними бухгалтерського обліку.

У процесі інвентаризації перевіряються:

• збереження товарно-матеріальних цінностей;
• правильність їх зберігання, відпуску;
• стан вагового і вимірювального інструмента; порядок ведення обліку руху товарно-матеріальних цінностей.

Відповідно до Положення про бухгалтерський облік та звітності в Російській Федерації проведення інвентаризацій обов'язково:

• при передачі майна організації в оренду, викуп, продажу, а також у випадках, передбачених законодавством при перетворенні державного або муніципального унітарного підприємства;
• перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, інвентаризація якого проводилася не раніше 1 жовтня звітного року; при зміні матеріально відповідальних осіб (на день приймання - передачі справ);
• при встановленні фактів розкрадань або зловживань, а також псування цінностей; в разі стихійних лих, пожежі, аварій чи інших надзвичайних ситуацій, викликаних екстремальними умовами;
• при ліквідації (реорганізації) організації перед складанням ліквідаційного (розділового) балансу і в інших випадках, передбачених законодавством Російської Федерації або нормативними актами Міністерства фінансів Російської Федерації;

При колективної (бригадної) матеріальної відповідальності інвентаризації проводяться при зміні керівника колективу (бригади), понад п'ятдесят відсотків його членів, а також на вимогу одного або кількох членів колективу (бригади).

Незважаючи на те, що порядок проведення інвентаризацій товарно-матеріальних цінностей організації визначається Положенням про бухгалтерський облік та Методичними вказівками по інвентаризації майна і фінансових зобов'язань, затверджених наказом Мінфіну Росії від 13 червня 1995 року № 49, організація має право також самостійно встановити, в яких випадках інвентаризації можуть проводитися протягом року, періодичність їх проведення, а також категорії товарно-матеріальних цінностей, які підлягають інвентаризації.

Коротка вступна

Клієнт - мережа магазинів спортивного одягу. Компанія придбала кілька пристроїв Motorola MC2000 разом з нашим драйвером 1С , І мене попросили простежити за тим, щоб перша інвентаризація пройшла швидко і без проблем. Магазини розташовані в великих торгових центрах, і одягу потрібно перерахувати багато. Основна мета покупки устаткування полягала в тому, щоб різко скоротити час інвентаризації і почати перераховувати товар раз в тиждень, а не раз на місяць, як було до цього. Для такого бізнесу дуже важливо знати, які майки ще дійсно є в продажу, а які тільки числяться.

З чого почати?

Отже, перед нами стоїть завдання провести інвентаризацію на складі або в магазині, бажано, в найкоротші терміни і з мінімумом помилок. Можна використовувати перевірений часом підхід: провести інвентаризацію вручну, перераховуючи ТМЦ. При цьому, як правило, на листку паперу фіксуються артикули товарів, а потім дані заносяться в інформаційну систему, виконується звірення очікуваних і фактичних залишків. При такому підході магазин або склад закриваються на цілий день або два, на дверях вивішується оголошення: «Облік» і всі співробітники займаються інвентаризацією, нерідко з ранку до глибокої ночі. Крім тривалості, така процедура схильна до помилок, як і будь-яка монотонна робота: записали не той артикул, одне і те ж порахували двічі, помилилися при ручному введенні даних в облікову систему - і ось вже результати інвентаризації викликають великі сумніви.

Як же провести інвентаризацію швидко і без помилок? Напевно, багато хто чув, що для проведення інвентаризації можна використовувати термінали збору даних (ТСД), при цьому сам процес перерахунку ТМЦ зводиться до сканування штрих-кодів товарів, а після завершення перерахунку дані можна завантажити в облікову систему і інвентаризація готова.

Все просто, але нерідко можна почути: термінали коштують величезні гроші (80 - 90 тис. Руб.), А нам для проведення інвентаризації їх потрібно 10 штук, програмне забезпечення терміналів складно і ненадійно (ми сканували цілий день, а потім все пропало). А як бути, якщо половина товарів у нас без штрихкодів? А чи зможе термінал працювати з нашим величезним довідником товарів в 200 - 500 тис. Позицій?

Спробуємо розібратися, чи дійсно для проведення інвентаризації потрібен термінал за 90 тис. Рублів, який до того ж не буде надійно працювати. В даний час виробники пропонують величезну кількість терміналів, починаючи від простих моделей з монохромним буквено-цифровим екраном і операційною системою DOS (ціною від 10 тис. Рублів), і закінчуючи найдосконалішими моделями з повним набором комунікаційних інтерфейсів (Wi-Fi, GPRS, EDGE ), великим кольоровим екраном і останньою версією Windows Mobile (ціна від 25 тис. руб.).

Що ж вибрати? Може бути, досить найпростішого DOS-терміналу? Адже вся інвентаризація зводиться просто до сканування, а з цим впорається будь-який найдешевший термінал і співробітникам буде простіше з ним працювати. Звичайно, DOS-термінал чудово впорається зі скануванням штрих-кодів. Але не варто забувати, що перед початком роботи нам буде потрібно вивантажити в термінал довідник номенклатури, який може містити кілька десятків і навіть сотень тисяч позицій. DOS-термінал, володіючи невисокою швидкодією і застарілим програмним забезпеченням, буде просто не в змозі впоратися з обробкою такого довідника, навіть при використанні зовнішньої карти пам'яті.

невеликий відступ

Навіщо взагалі вивантажувати на ТСД довідник товарів, коли можна просто зібрати штрих-коди?

Вся справа в точності.
Не секрет, що штрихкодів багатьох товарів в базі просто немає. За цим штрихкодом товари ніколи не будуть знайдені.
Такі речі додають невизначеності в результати інвентаризації: уявіть собі, ви завантажуєте результати інвентаризації в базу 1С, а вона каже, що за такими-то штрихкод товари не знайдені. Що за товари? Скільки їх? Все це залишається без відповіді.
Тобто крім звичайних пропусків і недостачі у нас на руках буде кілька десятків штрихкодів, які незрозуміло чому відповідають і незрозуміло де лежать.
А якби термінал звіряв кожен сканований штрихкод з базою 1С можна було б відразу ж відловлювати товари з невідомими штрихкодами та відкладати їх в спеціальний кошик (плюс програма від Клеверенс дозволяє прямо на терміналі зареєструвати новий штрихкод, вказавши артикул або 1С-код товару).

Повертаємося до ТСД. Не варто забувати, що, вибираючи термінал для інвентаризації, ми вибираємо ще й програмне забезпечення, і за весь процес роботи і отримання достовірних результатів відповідає саме програмне забезпечення. Безумовно, DOS-термінал дешевий і простий у використанні і, звичайно, може використовуватися при проведенні нескладної інвентаризації, але, купуючи його, ми отримуємо застаріле програмне забезпечення, яке виробником найчастіше вже не підтримується. Звідси втрати даних, неможливість настройки ПО під конкретні потреби - досвід такої інвентаризації часто виявляється негативним, і ось уже термінали лежать без діла, а перерахунок ТМЦ виконується за допомогою аркуша паперу як раніше.

Що ж робити? Невже, щоб все пройшло гладко, потрібен найсучасніший наворочений Windows-термінал і складне ПО до нього? Спробуємо в цьому розібратися. Які критерії можна використовувати для вибору терміналу для інвентаризації? Незважаючи на те, що кожна організація може використовувати свої критерії, є основне, на що краще звернути увагу при виборі:

1. Достатню швидкодію при роботі з великими довідниками номенклатури (до кількох сотень тисяч позицій);
2. Надійне зберігання результатів (ПО повинно зберігати результати на карту пам'яті в процесі роботи);
3. Можливість настройки (ПО має підтримувати можливості настройки, введення додаткових полів, зміна схеми роботи - навіть якщо передбачається, що термінал буде використовуватися тільки для збору штрихкодів, ніхто не знає, які завдання постануть завтра, краще бути готовим заздалегідь);
4. Обмін даними з обліковою системою повинен легко налаштовуватися і проходити без особливих проблем;
5. Високий рівень технічної підтримки від постачальників ПО і терміналу;
6. І, звичайно, ціна. Точніше співвідношення ціна / продуктивність, ніхто не хоче переплачувати за функції, які не будуть використовуватися, але в той же час термінал не повинен зламатися через два дня роботи.

Чи є на ринку пропозиції хоча б наближено відповідають цим вимогам? Виявляється, є. Розглянемо одне з вдалих рішень для інвентаризації: термінал Motorola (Symbol) MC1000 і програмне забезпечення «Драйвер терміналу збору даних для« 1С: Підприємства »на основі Mobile SMARTS від Клеверенс Софт. ТСД Motorola (Symbol) MC1000 працює під управлінням операційної системи Windows CE 4.2 Core, володіє монохромним екраном, екран не сенсорний, все управління виконується з клавіатури, в терміналі відсутній модуль бездротового зв'язку Wi-Fi, а також інші бездротові інтерфейси, обмін даними виконується тільки через комунікаційну підставку (кредл), через неї ж виконується зарядка терміналу. Термінал має невеликі габарити і вага (16.3x6.45x3.8 см, 205 г). Вартість терміналу невисока в порівнянні з іншими Windows-терміналами: всього близько 24 000 руб. При покупці терміналу через дилерську мережу компанії RRC (а це десятки компаній в Росії і країнах СНД), програмне забезпечення для проведення інвентаризації та виконання інших операцій (драйвер 1С або програма для файлової вивантаження) поставляється безкоштовно.

Завдяки використанню швидкодіючого процесора Intel® Xscale ™ PXA 312 Mhz термінал впорається з обробкою великих довідників і документів, а використання карт пам'яті SD дасть впевненість, що зібрані дані не пропадуть. Все це підтримує ВО «Драйвер терміналу збору даних для« 1С: Підприємства »на основі Mobile SMARTS від Клеверенс Софт. Крім того ПО дозволяє змінювати логіку виконання операцій на терміналі, вводити додаткові поля і багато іншого. Налаштування здійснюється так званої «Панелі управління», при цьому програмувати нічого не потрібно. «Драйвер терміналу збору даних для« 1С: Підприємства »на основі Mobile SMARTS має сертифікат« 1С: Сумісно! », А це означає, що з організацією обміну даними між 1С і терміналом проблем виникнути не повинно.

Розглядається рішення використовується низкою великих підприємств, магазинів, для проведення інвентаризації та в інших цілях. Співробітники компанії Клеверенс Софт завжди готові надати технічну підтримку і вирішити можливі проблеми, ПО регулярно оновлюється, виходять нові версії, що враховують досвід використання системи. Якщо Ваша організація не використовує 1С: Підприємство як облікової системи, Ви також зможете використовувати ТСД Motorola (Symbol) MC1000 для проведення інвентаризації, але при цьому Вам знадобиться інше ПЗ від «Клеверенс» (Mobile SMARTS, Прикладне програмне забезпечення до терміналів збору даних) .

Як все було на особистому досвіді

Початок інвентаризації було призначено на 9:30 ранку, а завершити перерахунок в торговому залі і відкрити магазин для відвідувачів передбачалося о 14:00. Всі співробітники магазину (5 чоловік) були задіяні в інвентаризації. Для керівництва процесом в магазин приїхав системний адміністратор компанії і я, як представник компанії - розробника ПЗ для терміналів збору даних. Перед початком інвентаризації системний адміністратор вивантажив з 1С на термінали номенклатуру (а це близько 70 000 позицій). Весь процес вивантаження на 5 ТСД зайняв не більше 10 хв.

Далі був проведений невеликий інструктаж співробітників магазина, в ході якого вони навчилися створювати на ТСД нові документи і сканувати штрих-коди товарів. Для проведення інвентаризації більшого й не потрібно.

Термінали роздали співробітникам, кожному було призначено відповідального ділянку, і робота почалася.

Після створення нового документа вся робота виконується у вікні сканування штрих-коду товару та єдине, що потрібно робити, це сканувати штрих-код чергового товару. З цим все впоралися. При успішному зчитуванні штрих-коду сканер видає звук «піп», загоряється зелена лампочка, на екрані з'явиться назва обраного товару і кількість одиниць товару (на екран зазвичай ніхто не дивиться, і так зрозуміло, що товар успішно розпізнано).

Іноді зустрічалися товари без штрих-кодів. Виникло питання: що ж робити в такій ситуації? Якщо на товар є артикул, можна ввести його на ТСД з клавіатури замість штрихкоду і товар буде знайдений (за умови, що артикул вивантажено). Якщо ж артикул невідомий або товар по ньому не знаходиться, такий товар відкладали в окрему купу на касі, і після завершення інвентаризації його вводили в документ 1С вручну.

Для невеликої частини товарів штрих-коди були заведені в 1С і, відповідно, термінал знайти товар по ним не міг. Якщо після сканування штрих-коду товар не знайдений, термінал видає гучний звук «бррр», так що пропустити таку ситуацію неможливо. У цьому випадку програма пропонує додати штрихкод до наявних товарах:

В даному випадку додавання штрих-кодів до товарів не виконувалося, тому що для того, щоб це зробити, потрібно знайти товар в списку, а список товарів дуже великий. Як і в попередньому випадку, товар відкладався на касу до завершення інвентаризації.

Кілька разів за час проведення інвентаризації сканери припиняли зчитувати штрих-код через програмних збоїв. Для усунення цього доводилося перезапускати програму на ТСД. Таке було 2-3 рази за весь час проведення інвентаризації і великих проблем це не викликало.

Приблизно до 13.20 весь торговий зал був проінвентаризовано, співробітники вирушили на обід. Як і було розраховано о 14:00 магазин відкрився для покупців, частину співробітників зайнялася продажами, а частина приступила до інвентаризації на складі при магазині. Склад являє собою невелику комірчину, в якій в коробках зберігаються запаси товару. Коробки розпаковували і сканували штрих-коди товарів, як до цього робили в торговому залі.

Повністю інвентаризація була завершена приблизно до 16.40. Після завершення інвентаризації в 1С був створений документ Інвентаризація ТМЦ, в якому кількості товарів з обліку заповнюються на підставі залишків з інформаційної бази, а фактичні кількості були заповнені з терміналів збору даних. Завантаження даних виконав системний адміністратор компанії. Заповнений документ інвентаризації дозволив визначити нестачу по окремих позиціях номенклатури, а також загальну суму втрат. В даному магазині втрати виявилися не надто великими.

висновок

Досвід показує, що інвентаризація магазину з 6000-7000 тис. Одиниць товару займає близько 6 годин якщо працює 5 співробітників і термінали використовуються ними вперше. При цьому торговий зал може бути інвентаризований за 3 години, після чого магазин може бути відкритий, решту часу займає перерахунок запасів на складі.

Зверніться за рішенням!

Ви можете прямо зараз звернутися за подробицями по даному рішенню, направивши нам лист або зателефонувавши по телефону +7 (495) 662-98-03