Документальне оформлення та облік надходження матеріалів

1. Оприбуткування ТМЦ в складському обліку
2. Визначення вартості ТМЦ
3. Бухгалтерський облік надходження ТМЦ
4. Інвентаризація матеріальних запасів на складі
5. Створення резерву по списанню запасів

Найбільшу частку у витратах на виготовлення продукції становить вартість сировини, напівфабрикатів, ПММ, запчастин та ін. Раціональне використання виробничих і допоміжних матеріалів сприяє зниженню собівартості і зростання рентабельності. Для прийняття грамотних управлінських рішень з регулювання запасів і недопущення непродуктивних витрат важливо правильно організувати документальне оформлення та облік надходження матеріалів на склад, видачу та списання строго за технологічними нормативами.

Оприбуткування ТМЦ в складському обліку

Придбані у постачальників ТМЦ спочатку потрапляють на склад. Це може бути велика спеціально обладнане приміщення на заводі або просто шафи в швейній майстерні. У будь-якому випадку в сфері обліку він повинен виконувати свої основні функції: оприбуткування матеріалів, що надійшли і відпустку в виробничі цехи або на інші цілі. Наказом керівника призначається співробітник (завідувач, комірник та інші.), Який приймає в свій звіт все ТМЦ, з яким укладається договір матеріальної відповідальності.

На складі ведеться кількісний облік матеріалів у одиницях виміру, передбачених обліковою політикою (номенклатурний номер, партія і т.д.). В обов'язки відповідальної особи при надходженні ТМЦ входить:

1. Перевірити відповідність даних, зазначених у документах постачальника (рахунок-фактури, товарні накладні) фактичній наявності поставлених матеріалів;
2. Зробити відмітку в накладній про час надходження партії, вказати свої посаду і ПІБ, поставити підпис. Один примірник віддати супроводжуючому вантаж;
3. Заповнити прибутковий ордер М-4, вказавши постачальника, найменування ТМЦ, кількість за документами і фактичне;
4. Внести дані про надходження кожного номенклатурного номера в картку складського обліку М-17.

У разі виявлення недостачі, надлишків, пересортиці працівник складу не робить позначку про надходження, а запрошує комісію, склад якої затверджено керівником, для доказу розбіжності. Замість ордера М-4 заповнюється акт М-7. У ньому вказуються наявність за накладною і фактичне, розбіжності, зауваження і висновки. На цьому документі відповідальна особа ставить відмітку про отримання реально наявного товару.

Іноді постачальники вимагають від приймаючої працівника довіреність на отримання ТМЦ. У статті 182 ГК РФ передбачені випадки, коли повноваження свідчать з обстановки. Так що в складському приміщенні довіреність не потрібна, достатньо пред'явити договір про матеріальну відповідальність або затверджену посадову інструкцію.

В кінці робочого дня рахунок-фактури, по одному примірнику накладної та акт М-4 здаються в бухгалтерію. Картки складського обліку зберігаються у комірника в алфавітному порядку і щомісяця перевіряються бухгалтером, який відповідає за облік ТМЦ. Якщо розбіжностей в кількості матеріалів на складі і в бухобліку не виявлено, на картці ставиться підпис проводив звірку співробітника.

Визначення вартості ТМЦ

У наданих комірником документах вказана вартість матеріалів, яка буде перерахована на розрахунковий рахунок постачальника. Але фактична собівартість надійшла партії сировини або напівфабрикатів включає в себе багато складових:

• Виплати за контрактом на поставку;
• Митні збори;
• Відсотки по комерційному кредиту, наданого постачальником;
• Оплата консультацій та інформування при укладенні контракту;
• Винагорода посередницької організації;
• Відсотки по позиці при використанні позикових коштів;
• Витрати на сортування, фасування, доробку матеріальних запасів, доставку до місця використання;
• Інші витрати.

Загальногосподарські та загальновиробничі витрати і відшкодовуються податки в собівартість ТМЦ не включаються.

У торгових організаціях облік товарів повинен вестися за ціною придбання. Всі витрати на доопрацювання або доставку вони можуть відносити на рахунок витрат на продаж. Підприємствам роздрібної торгівлі дозволяється вести облік за цінами реалізації, але при цьому націнка повинна ще враховуватися окремо. Якщо ТМЦ надходять за договором дарування, їх вартість встановлюється на рівні ринкової на момент поставки.

Бухгалтерський облік надходження ТМЦ

Отримавши товарні накладні постачальників, рахунки транспортних організацій, бухгалтер повинен сформувати проводки. Приклад відображення в обліку надходження сировини:

У цьому прикладі фактична собівартість надійшла партії сировини вийшла 258000руб.

Зміна сформованої в бухгалтерському обліку фактичної собівартості матеріальних запасів не допускається. Це буде розцінено як фінансове порушення.

Інвентаризація матеріальних запасів на складі

З метою контролю збереження і стану ТМЦ на складі проводяться інвентаризації із залученням співробітників бухгалтерії та інших служб. Наказ про терміни і склад комісії підписується керівником організації. Під час проведення перевірки всі документи зі складу повинні бути здані в бухгалтерію. Видача не провадиться. Якщо перевірка триває понад один робочий день, приміщення опечатується. Контроль здійснюється шляхом перерахунку, завішування, вимірів і спеціальних розрахунків.

При виявленні недостачі в ході інвентаризації складається порівняльна відомість. Якщо є затверджені норми природного убутку, недостачу можна списати таким проведенням:

При наявності на складах запасів, маса або об'єм яких зменшуються під впливом природних факторів, потрібно закріпити можливість списання їх за рахунок норм природних втрат, розроблених на підставі Постанови уряду №814 від 12.11.2002г. п'ятьма профільними міністерствами.

Таке списання можливо лише в період інвентаризації у разі виявлення недостачі.

Створення резерву по списанню запасів

Під час інвентаризації комісія перевіряє наявність, стан і терміни перебування на складі сировини і матеріалів. При виявленні матеріальних запасів, тривалий час залишаються без руху, і мають неясні перспективи використання у виробництві, в бухгалтерському обліку можна створити резерв по списанню матеріальних запасів. Він формується за кредитом рахунка 14 і дебету рахунки 91.2.

Порядок віднесення частини вартості ТМЦ в резерв можна закріпити в обліковій політиці. наприклад:

• Без руху до 60 днів - 0% відрахувань;
• Від 61 до 90 днів - 5%;
• Від 91 до 120 днів - 10%;
• І так далі.

В даний час немає офіційно затверджених нормативів зберігання запасів. Орієнтуватися при формуванні резерву можна на розмір середньомісячного витрати кожного виду сировини або напівфабрикатів.

Відображення в бухгалтерському обліку резерву списання вартості ТМЦ дає можливість керівництву та зацікавленим службам судити про наявність і розміри наднормативних запасів і вчасно вживати заходів щодо їх реалізації, переробки тощо.

В даний час облік матеріалів на більшості підприємств ведеться за допомогою спеціалізованих складських і бухгалтерських програм, що дозволяють швидко виконувати всі операції, вивантажувати дані з однієї бази в іншу, створювати проміжні аналітичні звіти і довідки для управлінського обліку.