Терміни зберігання кадрових і архівних документів

1. Терміни зберігання архівних документів
2. Терміни зберігання кадрових документів
3. Проблеми, що виникають з термінами зберігання документів

Архівна справа в РФ регулюється федеральними законами , Переліками архівних документів, нормативно - правовими актами. Обов'язок зберігання і відповідальність за збереження документів покладається на установи або фізична особа, у віданні яких знаходяться ті чи інші документи.

Терміни зберігання архівних документів

Наказом Мінкультури РФ № 558 от25.08.10 р затверджено Перелік типових управлінських архівних документів. Встановлені в Переліку терміни зберігання архівних документів залежать від їх значимості.

Вони можуть мати різні терміни зберігання:

• зберігання до 10 років;
• зберігання понад десяти років;
• зберігання (певний час) після заміни новими нормативними актами і т.д .;
• зберігання до запитання;
• зберігання постійно.

Початок обчислення строку зазвичай починається з початку наступного календарного року після закінчення діловодства документа. Для ряду документів встановлено інше обчислення строків.

Один і той же вид може мати різні терміни зберігання архівних документів. Табель (графік) обліку робочого часу зберігають 5 років. Але в Переліку є примітка, що даний документ зберігають 75 років, якщо ведеться облік працівників зайнятих у шкідливому виробництві.

Такий підхід гарантує співробітнику достроковий вихід на пенсію. Дане право необхідно підтверджувати довідкою про наявність пільгового стажу, яка видається на підставі документів первинного обліку

Терміни зберігання кадрових документів

В існуючому Переліку (розділ 8 «Кадрове забезпечення») позначений термін зберігання документів особового складу. Такі документи як графіки відпусток і проведення атестації зберігаються один рік.

3 роки зберігається листування, пов'язана з переведенням працівника в іншу організацію. Такий же термін зберігання резюме та інших документів претендентів вакансій не прийнятих в наслідок на роботу. Дані терміни зберігання кадрових документів поширюються на листування з ведення військового обліку та списками військовозобов'язаних.

П'ять років зберігаються деякі документи, не включені в особисті справи, такі як службові записки, доповідні, довідки, виписки з наказів та ін. На відрядження посвідчення мають той самий строк зберігання, за винятком посвідчень працівників Заполяр'я і інших північних районів.

На них поширюється термін в 75 років. Такий підхід обумовлений достроковим призначенням пенсії .

Основна частина кадрових документів зберігається 75 років:

• списки особового складу;
• особові картки співробітників;
• службові контракти, трудові договори ;
• журнали і книги обліку;
• особисті справи держслужбовців, працівників, муніципальних службовців.

Мають постійні терміни зберігання кадрових документів уявлення, характеристики до нагородження, журнали обліку нагород. Постійно зберігаються документи, пов'язані з перевіркою роботи з кадрами, локально-нормативні акти за місцем розробки, особисті справи керівних співробітників, деякі документи, пов'язані зі службою цивільних і муніципальних службовців.

незатребувані оригінали трудових книжок , Посвідчень, свідоцтв, нагород зберігаються до запитання. Після закінчення 75 років знищуються.

Проблеми, що виникають з термінами зберігання документів

Визначаючи термін зберігання, потрібно керуватися не тільки затверджених переліків, але і іншими юридичними документами. В ході перевірки, наприклад, податкові органи, можуть запросити документи, які вже знищені.

Їх відсутність спричинить накладення штрафів і пені, так як роботодавець не зможе без них підтвердити правомірність деяких фінансових операцій.

При виникненні складних ситуацій з термінами зберігання документів можна звернутися за консультацією до фахівців.