Оргструктура підприємства - просто схема або інструмент управління

Друзі, я хочу порекомендувати вам бізнес-тренера, мого друга, Дмитра Скасків . Ми знайомі з ним дуже-дуже давно, працювали пліч-о-пліч, разом з'їли пуд солі і декількох собак. Він читає семінари від імені «Центральної тренінгової компанії», хоч і не працює в ній постійно - у нього інший бізнес.

Моряк в минулому, Дмитро настільки зберіг в собі це, що ви відразу відчуєте. В організації, в якій ми разом працювали керівниками, він створив неймовірно упорядкований і продуктивний виробничий відділ.

Дмитро стояв біля витоків створення першого в Росії недержавного центру реабілітації наркоманів, в котом він керував службою персоналу, працюючи практично цілодобово. Він дуже соціальний, служіння людям для нього - не порожній звук. Ми разом займаємося благодійністю, спонсоруючи проекти з порятунку планети.

Якщо говорити про його кваліфікацію як бізнес-тренера, він отримав чудову освіту і є носієм дійсно працюють, які можна застосувати і простих у використанні технологій. Я бував на його семінарах. Можу вас запевнити, що вони проходять на висоті професіоналізму і прекрасного інтерактивного спілкування. Нудно не буде!

Хто зі мною знайомий, той знає - я поганого не порекомендую.

Вадим Хлопчиків,
президент «Центральної тренінгової компанії».

Найближчий бізнес-практикум «Повний контроль свого бізнесу» Дмитра Скасків пройде 15-16 грудня в чудовому місті Армавір! Організатором і партнером заходу є тренінговий центр «Be nefit». Детальний опис заходу за посиланням .

Організаційна структура підприємства -
просто схема або інструмент управління?

Автор: Дмитро Скасків

У наш час ми часто чуємо такий термін - «Організаційна структура підприємства». Майже кожна, поважаюча себе, консалтингова компанія займається розробкою, оптимізацією і впровадженням організаційної структури підприємства. Майже кожна велика компанія має у себе організаційну структуру.

Мені стало цікаво, що взагалі люди розуміють під цим словосполученням «Організаційна структура підприємства». Я провів своє невелике дослідження в цій області і з'ясував кілька цікавих даних, про які хочу повідомити Вам в цій статті.

Я не буду говорити про види організаційних структур, їх переваги та недоліки, так як це вже було опубліковано в попередніх статтях. Я хочу розповісти Вам про основи організації, про те фундаменті, на якому тримається будь-яка розвивається і як це пов'язано з організаційною структурою підприємства.

Отже, що ж я з'ясував, проводячи своє дослідження.

Перше, що я з'ясував, так це те, що є плутанина, пов'язана з розумінням слова «Організаційна». Люди, в основному, розуміють що означає «структура підприємства» або «структура компанії», але мають різне розуміння слова «організаційна». Звідси і труднощі, пов'язані з «Організаційною структурою».

Для вирішення цієї плутанини, я скористаюся тлумачним словником російської мови під редакцією Ожегова і Шведової.

Багато людей вважають, що слово «Організаційна» походить від іменника «організація». Все було б правильно, але у слова «Організація» є 4 значення. І в основному, люди думають про 3-му значенні цього слова «Громадське об'єднання або державна установа». Напевно це думка залишилася в нашій свідомості ще з радянських часів. При такому розумінні, словосполучення «Організаційна структура» означає «Взаємне розташування частин, будь-якої організації або установи». Виходячи з такого розуміння, більшість людей вважають, що «Організаційна структура підприємства» це схема, що відображає розташування і взаємозв'язок різних частин організації. На жаль, така схема мало, чим може допомогти в управлінні організацією, єдине, чим вона допомагає, так це тим, що дає наочне уявлення з чого складається організація, і хто кому підпорядковується.

Я, як консультант з управління, займаюся організаційним консалтингом три роки, а до цього працював керівником декількох організацій, і мені доводилося організовувати роботу, тому я підходив до слова «організаційна» з практичного боку. Тобто я завжди вважав, що «організація» це не тільки іменник, але і дієслово, що відображає реальні дії щодо впорядкування будь-якої діяльності.

Тому зараз я хочу розповісти Вам про істоту слова «організаційна» і словосполучення «організаційна структура».

Повернемося до тлумачного словника російської мови і слова «організаційна». Прикметник «організаційна», а також іменник «організація» в 1-му значенні, походять від дієслова «організувати» у якого є 5 значень. До нас підходять перші 4, ось вони:

Заснувати, заснувати.

Підготувати, налагодити.

Об'єднати для якої-небудь мети.

Впорядкувати що-небудь.

У зв'язку з цим приходить зовсім інше розуміння словосполучення «Організаційна структура», тобто «Організаційна структура» - це «Взаємне розташування окремих частин організації, об'єднаних спільною метою, яке, само по собі, засновує, налагоджує і впорядковує діяльність цих частин і організації в цілому для досягнення поставленої мети».

Як Вам таке розуміння організаційної структури?

Давайте розглянемо практичну цінність цього нового розуміння.

По-перше, якщо вникнути в суть цього нового визначення «організаційної структури», то можна відповісти на питання, чи потрібна вона в бізнесі. Якому власнику бізнесу не потрібно, щоб його бізнес працював злагоджено і впорядковано, та до того ж досягав поставлених цілей? Я думаю таких буде мало, інакше для чого вони створювали бізнес.

По-друге, виходячи з цього визначення, будь-який власник бізнесу тепер чітко може визначити, що йому потрібно від організаційної структури.

Чесно кажучи, використовуючи це визначення, Ви можете заощадити парочку тисяч доларів. Як? Та дуже просто. Якщо Ви хочете більш правильно організувати свій бізнес і подумували звернутися до консультантів або в консалтингову компанію, але ще не зробили цього, то це визначення допоможе вам не витратити свої гроші даремно. Ви можете тепер дати чітке завдання, яка організаційна структура Вам потрібна:

Вона повинна показувати взаємне розташування частин організації.

Вона повинна об'єднувати ці частини для виконання спільної мети.

Вона повинна засновувати, налагоджувати і впорядковувати діяльність окремих частин і організації в цілому.

В кінцевому підсумку вона повинна допомагати організації досягати поставлених перед нею цілей.

Ті консультанти, які не можуть цього зробити, відразу відмовляться, а ті, хто можуть, видадуть Вам той результат, який Ви бажаєте або повернуть Вам гроші.

Мені щиро шкода тих читачів, хто вже звертався до консультантів і в підсумку отримав не вищеописаний результат, а красиву папірець зі схемою його бізнесу і стос сторінок з розумними словами. Але не варто впадати у відчай, знайдіть професіоналів, які Вам дійсно допоможуть, їх мало, але вони є.

Я ознайомився з різними моделями організаційних структур, але тільки в однієї моделі я знайшов всі вищеописані компоненти. Про неї я і хочу Вам далі розповісти.

У автора цієї моделі організаційної структури, класика американського менеджменту Л. Рона Хаббарда, я вперше прочитав визначення, пов'язане з дією і схоже з тим, яке ми вище описали. Звучить воно так: «Організуюча схема (оргсхема) - це загальний план, який показує, які функції і обов'язки виконуються в організації, які існують комунікаційні маршрути, в якому порядку виконуються дії, а також показує пости, що відповідає за певні області в організації. Оргсхема складається з людей, дій і потоків, які необхідні для того, щоб досягти спільної мети і запобігти відхилення від досягнення цієї мети і зупинки на шляху до її досягнення ».

Це визначення спонукало мене більш детально вивчити праці Рона Хаббарда з менеджменту та організації, зокрема того, що стосується організаційної структури підприємства або оргсхеми. Вивчаючи ці праці, я зрозумів, що його підхід до організаційної структури не тільки філософія, але й реальна практика. Він сам керував міжнародною організацією довгі роки і всі свої ноу-хау в області адміністрування та організаційної побудови він відточував на сотні реально діючих організацій по всьому світу. Вперше модель організаційної структури він опублікував в 1965 році, з тих пір вона зазнала лише невеликі зміни. Зараз вона така ж працездатна, як і в 1965 році, але ж пройшло вже більше сорока років. Одне це вже говорить про її стабільності. На даний момент цю модель організаційної структури використовують понад 130 тисяч організацій різного профілю і розмірів по всьому світу, що говорить про її універсальності.

Отже, в чому ж суть цієї моделі організації?

Суть цієї моделі полягає в продукті. Тобто ви розробляєте структуру не аби як, а спочатку визначаєте цінний кінцевий продукт свого бізнесу. Багато бізнесменів назвуть продуктом свого бізнесу гроші, але насправді це не так, якщо звичайно ваш бізнес не монетний двір. Продукт це те, що ви обмінюєте із зовнішнім світом, натомість на гроші. Продукт є не тільки у виробничій компанії, але і в торговій і в компанії надає послуги. Найважливіше це правильно визначити і назвати цей продукт, тому що від цього залежить, чим буде займатися ваш бізнес, і що він буде видавати в результаті своєї діяльності. Для більшої ясності я приведу абстрактний приклад. Ви директор підприємства і вам для роботи потрібно зручне крісло, відповідне вам за комплекцією. У себе в голові, ви уявляєте, яке крісло вам потрібно. Якби ви самі вирішили поїхати і купити собі крісло, я впевнений, ви витратили б на це незначний час, і купили б те, що вам потрібно.

Але ваш час дорого і ви вирішили доручити покупку крісла своїм співробітникам. Для швидкості, ви доручили це не одному співробітникові, а кільком. Коли ви давали їм завдання придбати крісло, Ви просто сказали: «Купіть крісло». Минув час, і ось кожен з цих співробітників купив крісло. Було витрачено час і гроші. А тепер дайте відповідь мені на запитання: Яка ймовірність того, що хоч хтось із них, купив саме те, що ви хотіли і представляли у себе в розумі? Так, ця ймовірність дуже мала, якщо звичайно серед цих співробітників не було телепатів. А тепер перенесіть цей приклад на ваш власний бізнес, замість крісла уявіть продукт вашого бізнесу, і ви зрозумієте, чим займається ваш персонал, і куди витрачаються ваші гроші, якщо продукт вашого бізнесу чітко не визначений, не сформульована, не описаний або невідомий вашим співробітникам.

Після того як цей продукт визначено, ви описуєте послідовність дій для отримання цього продукту. У сучасній мові це називається «опис бізнес-процесів». Важливо щоб послідовність дій була найбільш повною і дійсно послідовної. Наприклад, є одна лише правильна послідовність відкрити двері: дістати відповідний ключ до замка, вставити його в замкову щілину, повернути до упору в потрібному напрямку, потім натиснути на ручку дверей і штовхнути її у відповідному напрямку. Звичайно ж, є багато неправильних способів відкрити двері, починаючи від фомки, закінчуючи динамітом.

Після того, як ця послідовність описана, Ви формуєте дії в групи по схожості виконання операцій, так у вас виходять області відповідальності і обов'язки конкретних посад на вашій організаційній структурі. Але якщо ми зупинимося тільки на цьому, то у нас буде тільки виробнича оргсхема, а не оргсхема всієї організації. Л. Рон Хаббард писав: «Щоб бути практичною, організуюча схема повинна також передбачати поповнення матеріалами, збут продукції і оплату за цикл дії і за керівництво ім. У компанії існують різні дії. По суті, вона є сукупністю маленьких організують схем, зібраних разом для спільного функціонування в якості великою організуючою схеми.

Правильна організуюча схема є безперервною комбінацією потоків, які не стикаються один з одним, які дійсно входять, зазнають бажані зміни і дійсно виходять у вигляді продукту ».

Тому визначити кінцевий продукт і описати послідовність дій, потрібно і для інших областей організації. В принципі, ці області схожі у різних компаній. Це такі області як: адміністрування, персонал і комунікації, поширення (реклама і маркетинг послуг і продуктів організації), бухгалтерія, кваліфікація (забезпечення якості послуг і продуктів організації) і робота з публікою (інформування нової публіки про послуги та продукти організації).

В купе з виробництвом, ці області і утворюють сім відділень організації, які відображені на організаційній структурі підприємства. Внизу кожного відділення описаний продукт цього відділення, а під структурою описаний продукт всієї організації.

Цікаво те, що якщо продукти кожного відділення описані правильно, то, дивлячись на оргсхему, Ви побачите, як продукти перетікають з одного відділення в інше і поступово складався, утворюють загальний продукт організації. Так за допомогою структури можна легко визначити на якому етапі створення спільного продукту організації виникають проблеми і недоробки і швидко виправити це, не чекаючи, коли це призведе до зниження якості продукції або плутанині в організації. А, розмістивши в кожному відділенні відповідне пости, ви піднімете загальну відповідальність персоналу за кінцевий результат організації, тому як всім буде зрозуміло з кого питати за неякісний товар.

Хтось із читачів подумає, що така структура підходить тільки для великої організації, тому завершити статтю я хочу словами розробника цієї моделі організаційної структури підприємства.

«Організація, в якій відсутній один або більше відділень, зазнає невдачі. Хоча здається, що така кількість відділень в організуючою схемою - сім - підійде тільки великій групі, організуюча схема з семи відділень, як уже згадувалося, підходить для будь-якої організації будь-якого розміру. Проблема, яка виникла при розробці цієї оргсхеми, полягала в тому, як подолати постійні організаційні зміни, що є наслідком розширення, і як застосувати її до організаціям різного розміру. Тому ця оргсхема однаково застосовна як до однієї людини, так і до тисячі. Просто буде зайнято більше або менше постів. Це єдина зміна »( Л. Рон Хаббард ).

Сподіваюся, я допоміг Вам розібратися в тому, що ж таке «Організаційна структура підприємства» і Ви самі зможете відповісти на питання «Що таке організаційна структура підприємства - просто схема або інструмент управління?».

PS: Мені буде важливо отримати Ваш відгук на цю статтю, а також отримати від Вас, шановні читачі, питання щодо організації та структури, що може стати приводом написати продовження до цієї статті і висвітлити, найбільш цікаві моменти пов'язані з організаційною структурою.

Щиро Ваш, Дмитро Скасків,
консультант з організаційного побудови