Як правильно вести касову книгу в 2019 році
- загальні аспекти
- Що це таке
- Яке її призначення
- Правове регулювання
- Як правильно вести зразок касової книги в 2019 році
- На кого покладається така відповідальність
- Покрокова інструкція
- вручну
- В електронному вигляді (1С)
- виникаючі нюанси
- для ТОВ
- для ІП
- У відокремленому підрозділі
Касова звітність є обов'язковою вимогою до ведення легальної і економічно обгрунтованою підприємницької діяльності.
Ведення обліку всіх фінансових і касових операцій потрібно як для організацій незалежно від правової форми, так і для приватних підприємців.
Отже, розглянемо, як правильно вести касову книгу в Росії в 2019 році, для яких цілей вона потрібна, хто відповідальний за заповнення та контроль ведення, а також якими законодавчими нормами регулюється ведення касової книги.
загальні аспекти
Касова книга належить до категорії обов'язкової документації, вона відображає всі рухи коштів за прибутковими і видатковими касовими ордерами. У 2019 до таких документів висуваються певні вимоги відповідно до законодавства.
Книги заповнюються і завіряються касиром або керівником організацій, що працюють на загальній системі оподаткування, ЕНВД, ССО та інших.
Розберемося в основних поняттях і для чого потрібно заповнення документа.
Що це таке
Касова книга являє собою журнал, що складається з витратних і прибуткових касових ордерів, створених для відстеження руху готівкових коштів на підприємстві.
Такий реєстр ведеться відповідальним працівником організації або приватним підприємцем, який займається продажем товарів і послуг за готівку.
Касова книга не належить до категорії первинної документації, тому не адаптується на кожному підприємстві під потреби діяльності, а чітко регламентована і уніфікована за формою і змістом.
Дані в неї вносяться щодня, при цьому необхідно приділяти ретельну увагу правильності відображення даних.
В кінці робочого дня відповідальний працівник звіряє інформацію в книзі з касової документацією, підраховує підсумок і розраховує касовий ліміт на наступний день. Потім проставляється підпис бухгалтера і касира.
Всі організації, які ведуть діяльність з використанням готівкових коштів, повинні мати касу, то є спеціальне приміщення з режимом роботи.
Компанії вправі на свій розсуд визначати ліміти готівки на кінець дня в касі, проте розраховувати їх необхідно на базі наказу Центробанку РФ 11.03.2014 № 3210-У .
Всі готівкові кошти понад встановленого ліміту повинні передаватися в банківську установу.
Готівкові, які надходять або витрачаються з каси, повинні в обов'язковому порядку бути відображені в касових ордерах та касовій книзі.
Коректне і грамотне ведення касової книги виступає невід'ємною умовою проходження касової дисципліни.
Касовий журнал використовується для фіксації руху готівки рублів, іноземних валют і грошових документів.
В якості таких документів можуть бути талони на паливо, харчування, поштовий марки і конверти та інші.
У процесі внесення записів в касовий журнал листи руху готівки заповнюються окремо від сторінок обліку грошової документації. Листи по грошовим документам повинні бути позначені написом «фондовий».
Неодмінною вимогою до ведення касової книги є також обов'язкове проставлення печатки організації на ній.
Число сторінок повинно завірятися персональними розписами керівника і головного бухгалтера з обов'язковою розшифровкою посади і ПІБ.
Відзначимо, що якщо протягом робочого дня не відбувалося рух грошових коштів по касі, тоді відповідну сторінку касового журналу немає потреби заповнювати.
Яке її призначення
Подання звітності до податкової інспекції є неодмінною вимогою при веденні будь-якого роду комерційної діяльності як для підприємств, так і для індивідуальних підприємців.
При цьому не має значення, чи є ви власником невеликого магазинчика або великий нафтової компанії.
Будь-яка організація і фізособа-підприємець повинні надавати звітність про фінансову діяльність в безготівковій та готівковій формах, а також вносити податки з усією заробленої прибутку .
Одним з необхідних умов для цих цілей виступає правильне ведення касової книги, ведення якої також контролюється і перевіряється співробітниками відповідних органів.
З цієї причини її необхідно заповнювати своєчасно і без помилок. касовий журнал служить підтвердженням проведення всіх касових операцій по приходу і витраті готівки.
Журнал включається до складу бухгалтерської звітності підприємців. Також по книзі можна відстежити щоденні обороти і ліміти по касі.
Правове регулювання
Основним нормативним актом, що регулює ведення касової книги, виступає Вказівка Центробанку РФ від 11 березня 2014 р N 3210-У.
Відповідно до його положень, касовий журнал можна вести як вручну, так і в електронній формі.
Вести книгу може касир, бухгалтер чи інший відповідальний співробітник, контроль заповнення ведеться головним бухгалтером або керівником. Приватні підприємці самостійно несуть відповідальність за правильне ведення.
Як знайти ОКАТО по ІПН дивіться в статті: ОКАТО .
Про закон про банкрутство фізичних осіб в 2019 році, читайте тут .
Уніфікований вид книги та інших касових документів затверджений постановою Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88 . Паперовий варіант книги можна заповнювати від руки або на комп'ютері.
Як правильно вести зразок касової книги в 2019 році
У процесі ведення комерційної діяльності організації підприємці широко користуються готівкою.
При цьому потрібно дотримуватися касову дисципліну і вести зразок касової книги відповідно до норм законів і постанов.
В даному розділі розберемося в особливостях заповнення для різних суб'єктів, хто несе відповідальність за контроль ведення, а також розглянемо окремі нюанси, як поступати при ліквідації підприємства і винних ситуаціях.
На кого покладається така відповідальність
Незалежно від способу заповнення касового журналу в 2019 році забезпечити її збереження і грамотне заповнення повинен керівник організації або безпосередньо приватний підприємець.
Записи в журнал виконуються відповідальним співробітником, який видає і приймає готівку і грошову документацію в касі.
Підставою для фіксації записи в касову книгу стає прибутковий або видатковий касовий ордер , Заповнений в чіткій відповідності до вимог вітчизняного законодавства.
Загальний контроль за веденням та збереженням касового журналу покладається на головного бухгалтера або керівника, якщо в організації немає посади головного бухгалтера.
У процесі здійснення контролю руху грошових коштів відповідальний співробітник звіряє інформацію в касовому журналі з звітної бухгалтерської документації.
Необхідно відстежити, щоб в касовий журнал були внесені всі ордера, готівкові виплати по заробітної плати і іншим компенсацій працівникам.
Покрокова інструкція
Запис операцій з готівкою може вестися в електронному або паперовому вигляді. Якщо компанія використовує паперову касову книгу, її необхідно роздрукувати, прошити пронумерувати всі листи, запевнити розписом головбуха і керівника організації.
На титульному аркуші потрібно вказати найменування компанії або підприємця, назва відділу, рік ведення, номер ОКПО.
Відео: касова книга
Вибір варіанту заповнення касового журналу визначається числом прибуткових і видаткових операцій за день і зручністю записи.
Електронна форма журналу відрізняється зручністю, оскільки в рядки і колонки можна записувати детальні дані, і вносити зміни у разі помилок.
вручну
Розглянемо вимоги до заповнення касової книги в 2019 році:
Відповідальний касир повинен вносити записи про залишки готівкових коштів Причому залишок на кінець дня і на початок наступного робочого дня повинні збігатися. Дані про видачу працівникам заробітної плати та інших виплат і компенсацій записуються окремо від основної маси ордерів З метою точного внесення інформації На початку кожного робочого дня касир зобов'язаний загинати відривну половину листа під частину, яка залишається в журналі, і вкладати листи копіювального паперу між ними Якщо в журналі багато записів і однієї сторінки недостатньо Тоді касир повинен вказати «перенесення» і продовжити вносити дані на наступному аркуші із зазначенням колишньої дати наприкінці дня головбух або інший відповідальний зітру днік проводить звірку касового журналу З даними з прибуткових і витратних ордерів. Якщо всі дані збігаються, тоді головбух розписується і повертає журнал касира. При цьому відривна частина журналу і ордера залишаються у бухгалтера для складання звітності Якщо в журнал була внесена некоректна інформація Її допускається виправити шляхом перекреслення і внесення правильних даних. Забороняється підчищати або прати неправильну інформацію. Внесені правки повинні бути завірені касиром і головбухом
В електронному вигляді (1С)
Розберемося, як правильно заповнювати касовий журнал в електронному вигляді:
Ведення електронного варіанту здійснюється таким же чином, як і паперового В кінці дня інформація в касовій книзі звіряється з касовими ордерами, сторінки з програми 1С відправляються на друк і проставляються підписи відповідальних співробітників. Касир відправляє на роздруківку сторінки журналу разом з ордерами і передає головбухові на звірку і підписання Касовий журнал, рух по якому роздруковується щодня Повинна прошиваться мінімум один раз на рік в один журнал. Потім його сукупний оборот завіряється мокрою печаткою організації та підписом відповідальних осіб із зазначенням числа листів в журналі Завіряти електронний касовий журнал Допускається спеціальної електронним підписом. У такій ситуації її немає необхідності роздруковувати щодня з 1С, це можна зробити в кінці звітного року
виникаючі нюанси
Організації, приватні підприємці та відокремлені підрозділи підприємств мають деякі особливості заповнення касової книги, про які ми вам розповімо в даному розділі.
для ТОВ
Для організацій і підприємств допускається одна касова книга, щороку оформляється нова.
Відзначимо, що по всій комерційної діяльності організації ведеться один касовий журнал, навіть в ситуації, якщо підприємство здійснює кілька видів діяльності на різних системах оподаткування. Ведеться журнал по законодавчо затвердженою формою N КО-4.
для ІП
До 2014 року приватні підприємці, що ведуть діяльність на загальному режимі оподаткування і на ЕНВД , Повинні були записувати дані в касовий журнал в разі ведення комерційних операцій з готівковими коштами.
З червня 2014 року в податкове законодавство були внесені коректування, на базі яких підприємцю дозволяється не заповнювати касовий журнал, якщо в його документації є розрахункова і платіжна відомості , В яких ведеться облік виплати заробітної плати співробітникам.
В такому випадку реєстр виступає тільки в якості звітного документа для самого підприємця, на підставі якого він має можливість здійснювати контроль своєї комерційної діяльності.
Щоб з'ясувати, чи повинні підприємці вести касовий журнал, потрібно звернутися в конкретний Податковий орган за адресою реєстрації.
У відокремленому підрозділі
Процедура ведення та заповнення касового журналу прописана у Вказівки Центробанку РФ . На їх підставі відокремлені підрозділи не ведуть окремий касовий журнал, а тільки надають окремі сторінки касового журналу з інформацією в головний офіс компанії.
Процедуру такої передачі встановлюється організацією на свій розсуд, однак потрібно враховувати дати створення і здачі звітності до контролюючих органів.
Будь-яке відокремлений підрозділ компанії при проведенні фінансових операцій з готівкою, повинна заносити відповідні записи в касову книгу.
Процедура її оформлення аналогічна книзі в головній компанії. Однак все ж є деяка специфіка:
Якщо підрозділ окремо кладе кошти на банківський рахунок компанії Тоді залишок коштів фіксується як для підприємств. Якщо філія здає готівку в касу підприємства, тоді ліміт встановлюється самостійно. Однак в обох ситуаціях ліміт повинен бути зафіксований розпорядженням керівника компанії Надання копій листів касового журналу окремих підрозділів У головну організацію виконується в певному порядку На титульному аркуші касових документів В обов'язковому порядку необхідно вказувати найменування відокремленого підрозділу
Щоб уникнути проблем з контролюючими та перевіряючими інстанціями, потрібно грамотно заповнювати касову книгу та іншу звітну документацію бухгалтерії.
Навіть якщо на підприємстві документацією займається головбух зі значним досвідом роботи, керівництво повинно періодично проводити перевірку фінансової документації, адже так можна знизити ризики фінансових махінацій.