Cкладское облік матеріалів

1. Організаційна структура і обов'язки фахівців групи складського обліку матеріалів ТМЦ в Організації
2. Порядок приймання та організація складського обліку
3. Порядок оформлення специфікацій на надійшла продукція (матеріали) на базу
4. Порядок формування Приходний накладної в ІБ 1С
5. Ведення складського обліку та невідповідності під час приймання продукції

Мета - здійснення заходів щодо підвищення ефективності роботи складського господарства Компанії, скорочення фактів пересортиці товару, зниження рівня нестач і запобігання фактів розкрадання ТМЦ на складі Регіонального Представництва, а так само організації достовірного і своєчасного відображення процесу руху товару в ІБ 1С.

Організаційна структура і обов'язки фахівців групи складського обліку матеріалів ТМЦ в Організації

Складський облік залишків і контроль процесу руху товару на складі здійснюють дві незалежні групи спеціалістів:

• Група комірників

Групу комірників складу очолює Начальник складу. Начальник складу відноситься до категорії керівників. Комірник складу відноситься до категорії фахівців. Начальник складу несе відповідальність за дотриманням норм і правил зберігання товарно-матеріальних цінностей на складі, організовує і забезпечує точний і чіткий облік вступників на базу продукції відповідно до інструкцій і положень. Начальник складу є відповідальною особою за організацію вантажно-розвантажувальних робіт, а так само забезпечення умов по охороні праці і техніки безпеки під час їх проведення. Комірник складу відноситься до категорії фахівців. В обов'язки Групи комірників складу входить ведення кількісного обліку товару під час його приймання і відвантаження, як в облікових одиницях виміру, так і за кількістю місць, з подальшим оформленням специфікацій. Комірник сховища повинен, так само здійснювати контроль над залишками товару на складі Регіонального Представництва під час його зберігання, забезпечувати збереження якості і запобігати умови псування продукції.

• Фахівці групи Управлінського Обліку (складський облік)

Оператор виписки є фахівцем з обробки і формування первинних паперів, що відображають процес руху товару на складі Компанії в ІБ 1С (Прибуткові накладні, Витратні накладні, акти кількісного і якісного невідповідності на товар, що надійшов). В обов'язки Оператора виписки входить оперативний облік руху товарів, шляхом суцільного, безперервного відображення надходження і відвантаження товару на складі Організації. Оператор виписки повинен забезпечувати своєчасну передачу документів (накладна, рахунок - фактура, накладна постачальника) в бухгалтерію. Оператор з обліку і виписки, спільно з Головою складського обліку, зобов'язані щодня проводити аналіз відповідності фактичних товарних залишків на складі і товарних залишків, відображених по обліку в ІБ 1С, виявляти факти розбіжностей і своєчасно їх усувати.

Порядок приймання та організація складського обліку

При надходженні автотранспортного засобу на територію складу Глава складу зобов'язаний організувати облік і розвантажувальні роботи, забезпечити своєчасну і оперативну приймання складської продукції, з дотриманням затверджених норм приймання ТМЦ. При отриманні супровідних важливих паперів на товар, що надійшов, НС повинен зробити на них позначку і облік, із зазначенням часу передачі документів на відвантаження постачальника на склад. НС повинен завчасно забезпечити наявність вільного місця на території складу для вивантаження товару, а так само готує місце в складської зоні для перевезення розвантаженого товару на місця зберігання. В обов'язки також входить своєчасне вирішення питання про необхідну кількість вантажників і техніки для організації вантажно-розвантажувальних робіт. Глава складу компанії зобов'язаний провести зовнішній огляд транспортного засобу, перевірити наявність пломб і відповідність їх відбитків з супровідними необхідними паперами постачальника. У разі невідповідності або зовнішнього пошкодження транспортного засобу з можливістю доступу до товару або можливого псування товару, Глава складського обліку повинен скласти відповідний Акт за участю перевізника. У процесі приймання товару зобов'язаний проводити вибіркову перевірку маркування, контролювати укладання товару на піддони і його розсортування в процесі вивантаження. Беручи товар, комірники повинні маркувати, сформовані піддони з виробами (матеріалами).

Після закінчення вивантаження продукції (матеріалів) з транспортного засобу, НС перевіряє кількість місць і метраж фактично надійшла продукції, відповідно до відвантаження необхідними паперами доставщика. Звірка здійснюється шляхом порівняння кількісної інформації по продукту (матеріалами) в оформлених специфікаціях і даних по відвантажувальних паперів доставщика. У разі відсутності кількісних розбіжностей з супровідними документами від постачальника Глава складу підписує папери перевізника. Після чого НС повинен зробити ксерокопії супровідних паперів постачальника в двох примірниках. Оригінал супровідних документів постачальника і специфікації, передає Оператору виписки для формування в ІБ 1С Приходний накладної. Оригінал супровідних документів з відміткою про отримання товару Начальник складу повертає перевізнику, другий примірник ксерокопії супровідних документів з доданими до них специфікаціями реєструє в журналі реєстрації прибуткових документів і підшиває в папку «Прибуткові документи складу». Після приймання товару, Начальник складу організовує комірників для розміщення отриманого товару в зонах його зберігання відповідно до типу тканин і малюнками.

Порядок оформлення специфікацій на надійшла продукція (матеріали) на базу

Приймання здійснюється послідовно за товарними позиціями, згідно відвантажувальних документів постачальника. При прийманні товару комірники складу становлять специфікації відповідно до затвердженої форми. У заголовку кожної графи бланка специфікації вказується найменування товарної позиції. Необхідно точно і розбірливо вказувати наступні основні параметри товарної позиції:

1. № артикулу товарної позиції;
2. № малюнка товарної позиції;
3. вид.

У процесі приймання товарів в колонках бланка специфікації, зверху вниз записується метраж рулонів або кип або кількість штучних виробів в упаковці. Після остаточного відображення кількості товарної позиції, в самій нижній графі специфікації, комірник підсумовує попередні кількісні показники. Кількісний прихід кожної товарної позиції вказується в окремій колонці бланка специфікації. Якщо на одному аркуші специфікації записана тільки одна товарна позиція, то в графі разом вказується кількісна сума всіх колонок. Якщо на одному аркуші специфікації записано кілька товарних позицій, то в графі разом вказуються кількісні суми по кожній товарній позиції. Після заповнення всіх специфікацій про приймання продукції Головний по складу в Компанії рукописно оформляє Приходную накладну. Кількісні дані за товарними позиціями в Приходний накладної повинні відповідати кількості товару, відбитому в специфікаціях. Далі НС проводиться звірка кількісних даних відвантажувальних документів постачальника з оформленою Приходний накладної по черзі по кожній товарній позиції з метою своєчасного виявлення фактів недопоставки виробів на склад.

Порядок формування Приходний накладної в ІБ 1С

Після отримання рукописної Приходний накладної та специфікацій від Начальника складу, а так само примірника документів на відвантаження постачальника Оператор виписки формує в ІБ 1С Приходную накладну на підставі Документа «Відправка товару» автоматично. З цією метою, Оператор виписки відкриває в ІБ 1С Журнал «Відправка товару», заходить в потрібний документ «Відправка товару» і шляхом команди «ввести на підставі» створює Приходную накладну. Прибуткова накладна, яка приймається до обліку повинна містити такі реквізити:

1. № документа;
2. Дату документа;
3. Тип обліку - управлінський облік;
4. Постачальник;
5. Сховище матеріалів (продукції) - Компанія;
6. Ознака - Прихід на комісію;
7. Документ підставу - Відправка товару (проставляється автоматично).

Заповнення полів в Приходний накладної за даними номенклатури, бар - кодів товарних позицій, цінами і кількістю відбувається автоматично. У разі виявлених фактів кількісного невідповідності в процесі приймання виробів, Оператор виписки вручну вносить коригувальні зміни в сформовану Приходную накладну, згідно з фактичною кількістю і номенклатурою надійшов продукції (матеріалів). Після повного проведення всіх товарних позицій по Приходний накладної в ІБ 1С, Оператор виписки ставить свій підпис на рукописної Приходний накладної та специфікаціях і повертає їх Начальнику бази, залишаючи у себе в папці прибуткових даних примірник оригіналу відвантажувальних документів постачальника.

Ведення складського обліку та невідповідності під час приймання продукції

• Невідповідність якості матеріалів, що надійшли (продукції)

Глава при складському обліку повинен проводити зовнішній огляд вивантажуються виробів (матеріалів) на наявність шлюбу, пошкодження упаковки, забруднень, вологості і відповідності маркування. У разі виявлення товару з невідповідною маркуванням чи має вище перераховані ознаки, НС Компанії складає акт, в якому відображаються виявлені недоліки, вказується точна кількість продукції (матеріалів) з обов'язковим підписом перевізника. Факт виявленої невідповідності якості товару, що надійшов Начальник сховища зобов'язаний довести до відома Начальника відділу логістики та Генерального директора компанії. Необхідно виявити і вказати причини невідповідності товарного вигляду - псування в процесі доставки через неграмотно виробленої завантаження, або навмисне - відвантаження неякісного товару. (За погодженням з постачальником можливе повернення бракованого або невідповідного товару на склад відправника). Для підтвердження фактів надходження бракованого товару на базу і обгрунтованості пропонованих претензій до постачальнику, використовуються фотографії із зображенням неякісного товару, і передачею зображення постачальнику по мережі internet (Формат відправляється файлу - jpg).

• Кількісне невідповідність матеріалів, що надійшли і пересортиця

У разі кількісного невідповідності фактично вивантаженого товару з відвантаження документами постачальника, Начальник складу Компанії виробляє повторний перерахунок товару, в присутності перевізника. якщо кількісне невідповідність підтверджується, НС доводить до відома Начальника відділу логістики та Генерального директора факт кількісного невідповідності продукції (недостача, надлишок, пересортиця). Генеральний директор призначає комісію у складі Бухгалтера Управлінського Обліку, Начальника складу і менеджера відділу логістики для проведення повторної приймання отриманого товару і правильності арифметичного підрахунку кількісних величин в специфікаціях. У разі повторного підтвердження недостачі, надлишків або пересортиця, що перевищують мінімально допустимі відхилення, Начальник складу доводить цю інформацію до відома оператора виписки для формування акта невідповідності. Оператор виписки автоматично формує в ІБ 1С Приходную накладну на підставі документа «Відправка товару».

За товарними позиціями, які мають кількісне розбіжність з супровідними накладними доставщика, Оператор виписки здійснює коригування кількості відповідно до фактичної кількості надійшли виробів. В результаті внесених змін в Приходную накладну за кількістю виробів, і після проведення Приходний накладної в ІБ 1С, автоматично формуються дані «Акт кількісного невідповідності». Акт невідповідності підписує комісія в складі Генерального директора, Бухгалтера Управлінського Обліку, Глави складу і менеджера відділу логістики. Бухгалтер Управлінського Складського Обліку пересилає Акт невідповідності разом зі специфікаціями по факсимільному зв'язку або по електронній пошті постачальники не пізніше двох робочих днів з моменту отримання продукції. Акти невідповідності зберігаються в справах Компанії не менше двох років. Глава сховища зобов'язаний зробити позначку за фактом кількісної нестачі в екземплярі супровідних паперів доставщика.