Касова дисципліна в 2019 році - основні законодавчі норми

Кому належить виконувати вимоги касової дисципліни
Правила, які зобов'язаний дотримуватися підприємець
первинна нерухомість
ліміт залишку
Здійснення видачі готівкових грошових коштів підзвітним працівникам
Обмеження розрахунків з використанням готівки
Кошти з каси для особистих потреб
Відповідальність за порушення
Зміни в 2019 році

Для контролю за обігом готівкових коштів, їх обліку, а також складання звітності важливо дотримуватися встановлених законодавством правил. Рух готівки повинно проходити тільки через касу. Навіть якщо індивідуальний підприємець не має найманих робітників і веде свій бізнес один. Всі грошові операції, що проводяться за готівку, взяті з каси повинні оформлятися через видатковий касовий ордер.

Касова дисципліна - набір вимог і правил, які носять обов'язковий характер при здійсненні будь-яких дій з використанням готівкових грошових коштів (видача, прийом, зберігання).

Кому належить виконувати вимоги касової дисципліни

Її виконання не залежить від роду діяльності, обраної системи оподаткування та наявності контрольно-касової машини (ККМ). Правило тут одне: можна не мати ККМ і користуватися бланками суворої звітності ( БСО ), Але оформляти гроші, що проходять через касу, все одно доведеться. Набувши чинності нормативно-правові акти, що регламентують діяльність індивідуальних підприємців, значно спростили ведення касової дисципліни. З 1 червня 2015 року з новими правилами ІП не повинні в обов'язковому порядку проводити оформлення касових документів.

В основному підприємцям стало необхідно вести ті фінансові документи, які на пряму стосуються виплати заробітної плати найманим працівникам оформлених за трудовим договором. Такими документами є:

Як правильно вести книгу обліку БСО: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/poryadok-vedeniya-knigi-ucheta-blankov-strogoy-otchetnosti-primenenie-bso.html

розрахунково-платіжні відомості;
платіжні відомості.

Зняття різного роду обмежень і спрощення фінансової звітності благотворно повинно позначитися на розвитку підприємництва. Тим паче, що для ІП було знято обов'язкове встановлення ліміту залишку по касі, якщо загальне число співробітників не більше 100 чоловік, а річна виручка не перевищує 800 мільйонів рублів. При всьому послабленні вимог до ведення фінансової звітності за порушення касової дисципліни в 2019 році штрафи не зменшилися, а навпаки стали більше.

Але не для всіх форм бізнесу спрощена касова дисципліна дозволена. Тому знання нюансів ведення каси - необхідна умова успішної діяльності будь-якого підприємця. Навіть при умові не обов'язкового оформлення касових документів виконання касової дисципліни спростить бухгалтерський облік. При переході бізнесу на більш високий рівень не буде потрібно кардинальної перебудови процесів документального оформлення фінансової діяльності.

Правила, які зобов'язаний дотримуватися підприємець

Для повного розуміння необхідності ведення касових документів слід чітко уявляти, що і як треба робити. Це запобіжить помилки і дасть можливість уникнути стягнень. Основні правила можна згрупувати в наступний список:

складання та оформлення необхідних касових документів;
суворе виконання вимог щодо дотримання встановленого ліміту каси;
організація видачі готівкових грошових коштів підзвітним працівникам;

контроль за перевищенням встановлених обмежень при розрахунку готівкою з іншими суб'єктами підприємництва.

Як індивідуальний підприємець повинен вести бланки суворої звітності: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalteriya-ip/kak-dolzhen-ip-ispolzovat-pri-vedenii-deyatelnosti-blanki-strogoy-otchetnosti.html

первинна нерухомість

Всі виплати, прийом і зберігання грошей повинні здійснюватися уповноваженою особою - касиром. При відсутності такої посади підприємець може сам взяти на себе цю функцію або довірити її бухгалтеру, який виконує обов'язок щодо оформлення фінансово-господарської діяльності. У будь-якому випадку, призначення уповноваженої особи необхідно. Касова дисципліна вимагає заповнення наступних обов'язкових документів:

Документальне оформлення може проводитися в письмовій формі, з використанням комп'ютерної техніки на паперових носіях. Засвідчення документа відбувається власноруч за допомогою особистого підпису підприємця або уповноваженої особи. Також є можливість електронного ведення касових документів. У цьому випадку вони повинні бути завірені електронними підписами.

ліміт залишку

Іншими словами, залишок по касі ще називають перехідним залишком, так як він відображає кількість грошових коштів, яке залишається в касі за підсумками робочого дня. Він строго лімітується в максимальних значеннях. Суми, що перевищують ліміт підлягають обов'язковій інкасації або самостійної здачі в банк.

Слід зазначити, що необхідність встановлення ліміту продиктована тим, що, якщо його не оформити, за замовчуванням він буде дорівнює нулю. Отже, будь-які гроші, що залишилися в касі, будуть класифікуватися, як ведення касової дисципліни з порушенням.

думка експерта

Марія Богданова

Стаж більше 6 років. Спеціалізація: договірне право, трудове право, право соціального забезпечення, право інтелектуальної власності, цивільний процес, захист прав неповнолітніх, юридична психологія

Готівкові гроші організації можуть зберігати в касі тільки в межах встановленого ліміту. Тобто щодня в касі може залишатися не більше певної суми. Межі суми визначає керівник організації. Саме з цією величиною треба порівнювати залишок готівки в касі, виведений по касовій книзі на кінець робочого дня.

Ліміт касового залишку визначайте виходячи з обсягу:

надходження виручки;
витрачання готівки.

Найбільш відповідний спосіб розрахунку ліміту організація має право вибрати самостійно. Ліміт встановлюється окремим наказом.
Чи не встановлювати ліміт каси дозволяється тільки суб'єктам малого бізнесу і підприємцям, що детально зазначено у Порядку ведення касових операцій № 3210-У від 11.03.2014. Тобто закон дозволяє їм зберігати в касі стільки готівки, скільки потрібно.

Є два випадки, коли можна перевищити ліміт готівки в касі. Перший - в дні видачі зарплати, посібників, стипендій, соціальних виплат та інших виплат, які належать до фонду зарплати. І другий випадок - у вихідні та свята, якщо в ці дні відбуваються касові операції.

Для того щоб узаконити перехід на спрощений порядок ведення касової дисципліни, який можна використовувати для ІП і малих підприємств з чисельністю не більше 100 осіб і річним оборотом менш 800 млн рублів, необхідно видати наказ, підставою якого повинні служити Вказівки Банку Росії, прийняті 11.03.2014 під номером 3210-У. У ньому повинна в обов'язковому порядку бути фраза, що встановлює відсутність ліміту для зберігання залишку в касі.

Здійснення видачі готівкових грошових коштів підзвітним працівникам

Грошові кошти, які видаються для забезпечення працівників під час відрядження, необхідних витрат на представницькі витрати і господарські потреби, називають підзвітними. Вони повинні забезпечуватися відповідними фінансовими документами, які доводять факт витрачання грошей за призначенням. Такими документами вважаються чеки, товарні накладні і т.п. Якщо відсутню суму при розрахунку працівник витратив з особистих коштів, складається заяву для компенсації витрат. Відлік про витрачені кошти повинен бути проведений протягом трьох днів з моменту закінчення періоду, на який видавалися гроші або прибуття працівника з відрядження.

Важливо стежити за виконаннями термінів надання звітів та документальне підтвердження витрачених грошей. Тому що в разі несвоєчасного подання звітності, видані готівкові грошові кошти не можна буде зарахувати до видаткової частини, отже, зменшити на їх значення виплачуються податки. Так само з них доведеться виплатити ПДФО і нарахувати страхові внески.

Обмеження розрахунків з використанням готівки

При здійсненні комерційної діяльності індивідуальними підприємцями і юридичними особами не можна перевищувати розрахунки за товари та послуги в рамках одного договору на суму більше 100 тисяч рублів. Дана заборона не поширюється при розрахунку з фізичними особами, якщо вони не діють від імені підприємства на підставі довіреності. З грошової виручки не можна проводити виплату дивідендів, погашати кредити і здійснювати внески за оренду приміщень.

Кошти з каси для особистих потреб

Залежно від форм юридичної відповідальності є істотні обмеження і можливості. Наприклад, при організаційній формі у вигляді ТОВ навіть з одним засновником брати гроші з каси, які будуть витрачені на особисті потреби, категорично забороняється. Така заборона не поширюється на ВП. Індивідуальні підприємці можуть розпоряджатися коштами, що знаходяться в касі на свій розсуд. Головне в цьому випадку, щоб були сплачені всі податки і нараховані необхідні страхові внески.

Відповідальність за порушення

Податкова інспекція може організувати виїзну перевірку для виявлення фактів порушення в дотриманні встановлених правил обліку і зберігання готівкових коштів. І як зазначено в статті 15.1 КоАП, якщо порушена касова дисципліна, накласти штраф у розмірі 4 000 - 5 000 рублів для посадових осіб ІП та організацій, а на на юридичних осіб - від 40 000 до 50 000 тис. Рублів. Неважливо, в якому вигляді у вас організовано касове обслуговування. Каса може перебувати і в ящику столу у підприємця. Головне правильне документальне оформлення руху готівки і своєчасна здача всієї необхідної звітності.

Зміни в 2019 році

У 2019, для всіх суб'єктів малого підприємництва допустимо не встановлювати ліміт залишку готівки в касі, таким чином, можна накопичувати гроші в касі стільки, скільки знадобиться. Як і раніше, в даному випадку ІП повинен керуватися п.2 (абзац 10) Вказівки ЦБ РФ від 11.03.2014 N 3210-У, що містить неімперативних норму - тобто при бажанні ліміт каси можна все-таки встановити. Порядок цієї процедури розглянуто вище, у відповідному розділі статті. Касові документи можна оформляти не тільки на паперових носіях, а й в електронному вигляді, при цьому слід пам'ятати, що вони вимагають оформлення з урахуванням забезпечення їх захисту шляхом електронного підпису в тому числі. На відміну від паперових версій, в підписаний електронний документ виправлення вже не допускаються.

думка експерта

Марія Богданова

В середині 2017 року Вказівка ЦБ РФ від 11.03.2014 № 3210-У. були внесені поправки в зв'язку з переходом на онлайн-ККТ (Вказівка від 19.06.2017 № 4416-У).
До нововведень тепер можна віднести видачу грошей працівникові, який не здав документи за попереднім авансом. При цьому збирати заяви від підзвітників не обов'язково. Досить наказу керівника компанії або ІП.

За загальними правилами за касові операції відповідає касир. Але компанія може призначити відповідальним іншого співробітника. Наприклад, обов'язки касира може на себе взяти головбух або навіть директор, якщо чисельність працівників організації невелика.

Що потрібно зробити в першу чергу після реєстрації ІП: https://ipshnik.com/otkryitie-registratsiya-zakryitie-ip/posle-registratsii/chto-v-pervuyu-ochered-nuzhno-sdelat-posle-registratsii-ip.html

В цілому, вся касова дисципліна ведеться в повному обсязі, важливим нововведенням може стати лише прийняття Федерального Закону, який вніс зміни щодо застосування онлайн кас, а також в КОАП РФ. Даний Закон прийнятий і в містить наступні нововведення:

друк касових чеків для передачі їх покупцям;
одночасно формування чека в електронному вигляді;
відправка чека в електронному вигляді безпосередньо до податкового органу;
додатково, при отриманні відповідної вимоги від покупця ІП повинен продублювати чек в електронному вигляді, на вказаний покупцем електронну адресу.

Зазначені зміни привели до необхідності заміни всієї ККТ на таку, яка зможе забезпечити вказану процедуру, а відправку чека здійснюється через уповноважених операторів фіскальних даних. При цьому, порушення порядку та / або строків передачі інформації про розрахунки несе за собою адміністративну відповідальність.