Облік шляхових листів в бухгалтерії

1. Специфіка електронного обліку подорожніх листів

На підприємстві, яке використовує транспортні засоби, повинен бути належним чином організований облік ПММ, шляхових листів. Останні є основними документами, що відображають витрата палива, маршрут руху автотранспорту, величину пробігу.

Подорожні листи є стандартизованими документами. Їх форма прийнята Держкомстатом в 1997 р Вона є універсальною, використовується до цих пір. Стандартні дорожні листи є обов'язковими до використання на державних і приватних підприємствах, що мають власний автопарк, навіть складається з 1 транспортної одиниці.

Подорожні листи розподіляються відповідальним фахівцем на кожну зміну. Виняток становить забезпечення необхідними документами співробітників, які перебувають у тривалих відрядженнях. Робота бухгалтерії з дорожніми листами має ряд особливостей:

• документи зберігаються мінімум 5 років;
• зміни в шляхові листи (по витраті палива, кілометражу і т.п.) можуть бути внесені тільки при візуванні підписами двох відповідальних фахівців;
• списання ПММ організовується тільки при наявності квитанцій про їх оплату;
• якщо для потреб компанії використовується особистий транспорт співробітників, інформація про це відображається в дорожньому листі (це забезпечує можливість отримання водієм компенсації).

Документи, що підтверджують використання транспорту для потреб підприємства, повинні враховуватися відповідним чином. Це є актуальним вимогою контролюючих органів. Для обліку руху транспорту, витрати ПММ і т.п. використовується шляховий журнал. Затвердженої для його заповнення є Форма 8.

Порядок і правила обліку подорожніх листів чітко регламентовані. Недотримання їх є порушенням законодавства. Журнал обліку повинен вестися в установленому порядку. У ньому вказується вся інформація про видачу шляхових листів.

Що стосується стандартизованої форми журналу обліку, вона може бути доповнена актуальними для конкретної компанії графами і рядками. Обов'язковою умовою є збереження затверджених блоків.

Ефективний облік подорожніх листів вигідний перш за все самому підприємству. Він дозволяє мінімізувати помилки при здійсненні розрахунків між організацією і замовниками, контролювати роботу водіїв, точно розраховувати заробітну плату. Також грамотний облік забезпечує можливість оптимізації податкових виплат.

Специфіка електронного обліку подорожніх листів

Сьогодні практично для кожної організації актуальна оптимізація бізнес-процесів. Облікові операції також можуть і повинні бути автоматизовані. В арсеналі сучасних бухгалтерів є інструменти і засоби для оптимізації обліку подорожніх листів.

Спеціальне програмне забезпечення дозволяє мінімізувати витрати часу на оформлення облікових документів. Крім того, використання профільних електронних систем знижує ризик втрати важливої ​​облікової інформації.

Оптимізувати процес обліку подорожніх листів можна і не тільки за допомогою інтеграції в існуючу систему нового ПО. Хочете розвантажити бухгалтерію? Передайте частину її функцій на аутсорсинг.

Компанія «Консалтинг Преміум» пропонує широкий асортимент разових бухгалтерських послуг і комплексні рішення по супроводу бізнесу.

Наші фахівці, завдяки високому рівню профільної підготовки і досвіду, ефективно вирішують різні облікові завдання, в тому числі з організації обліку подорожніх листів, з гарантією якості результату, мінімізації ризиків.