Порядок ведення касових операцій в РФ в 2018-2019 роках

1. Нововведення в області за останні роки
2. Правила проведення та особливості їх організації
3. Використання для ІП і юридичних осіб
4. Вимоги до використання програмно-технічних засобів
5. Особливості ведення касової документації
6. Ліміт залишку каси
7. Видача готівки підзвітним особам
8. Перевірка податковими органами, штрафи за порушення

Касові операції ведуться за чітко встановленими правилами згідно вимог ЦБ РФ. Документи обліку і порядок ведення не можуть розроблятися компанією самостійно. Форми представлені в журналі первинної документації та однакові для підприємств усіх категорій.

Порядок ведення касових операцій знаходиться на особливому контролі у ИФНС. За порушення дисципліни призначаються солідні штрафи. Причина пильної уваги до операцій - протидія незаконному грошового готівкового обігу. Операції касового обліку здійснюються відповідно до Вказівок ЦБ РФ.

Зміст статті

Нововведення в області за останні роки

Починаючи з 2014 року, порядок ведення касових операцій зазнав змін. У 2018 році організації та ВП повинні дотримуватися Вказівки Банку Росії від 11.03.2014г. за № 3210-У. Суть нововведень полягає в умовному діленні обліку касових операцій на повний і спрощений порядок.

Повний порядок касових операцій використовується для організацій - юридичних осіб, що не відносяться до малих підприємств. Спрощена схема допускається для ведення обліку малими організаціями або ВП.

Новий порядок ведення даних операцій детально розглянуто в наступному відеоролику:

Правила проведення та особливості їх організації

Операції по касі ведуться тільки з готівкою.

Рух коштів оформляються видатковим або прибутковим касовим ордером .

Встановлено особливі вимоги до касира:

• Доступ до грошового ящика і операцій має особа, призначена керівником.
• Касир несе матеріальну відповідальність, яка визначається договором.
• На час відсутності касира в зв'язку з відпусткою або хворобою залишок каси та документи передаються іншій особі за наказом підприємства.
• Наявність на підприємстві кількох касирів вимагає призначення старшого працівника.

Основний документ обліку - касова книга. Журнал ведеться щодня, за винятком випадків відсутності операцій. На кінець дня виводиться залишок, величина якого повинна збігатися документально і фактично. Сума заноситься в касову книгу і засвідчується підписом касира.

Використання для ІП і юридичних осіб

Індивідуальні підприємці можуть не вести касову книгу.

Можливість застосовується при веденні ІП доходів і витрат, фізичних показників, обов'язкових для обліку податкових показників.

Організації зобов'язані вести касові операції, якщо на підприємстві є рух готівкових грошових коштів. Компанія, що не використовує готівку для розрахунків з працівниками, контрагентами, касової книги не веде.

Виручка, отримана підприємством, повинна проводиться з використанням ККМ. Виняток становлять підприємства, які ведуть облік відповідно до прийнятих спеціальними режимами - ЕНВД і ПНС. Після закінчення робочого дня касир-операціоніст здає виручку в касу підприємства (або інкасаторам) за прибутковим ордером.

Вимоги до використання програмно-технічних засобів

Законодавство з 2015 року (Вказівки № 3210-У) допускає використання програмних засобів для ведення касових операцій. Документообіг повинен бути захищений від несанкціонованого проникнення до операцій. Захист даних обліку здійснюється шляхом застосування електронного підпису.

Відносно програмно-технічних засобів, що здійснюють прийом грошових банкнот, Банк Росії ставить вимогу про наявність у устаткування функції розпізнавання фальшивок. Технічні засоби повинні вміти відрізняти не менше 4-х ознак захисту російських банкнот.

Облік касових операцій в 1С Бухгалтерія 8.3 розглянуто в наступному відеоматеріалі:

Особливості ведення касової документації

Касові форми - єдині, крім банківських, паперу первинного обліку, при оформленні яких не допускаються помарки і підчищення. При заповненні бланків і книги в ручному режимі не допускається застосування кольорових чорнила. Якщо ордера заповнені з помилками, виписується новий документ. У касовій книзі або чеку неправильно заповнений лист перекреслюється двома паралельними лініями.

У 2018 році в порядок ведення документації внесені нововведення:

1. Облік допускається вести в електронному вигляді з використанням електронного підпису.
2. Касові документи можуть оформлятися не тільки касиром, а й головним бухгалтером або, при їх відсутності, керівником.
3. Касир повинен мати штамп, який підтверджує проведення операції і підпису осіб, які мають право посвідчення первинних форм обліку.
4. При наявності депонованих сум реєстр не складається. В останній день видачі заробітної плати відмітка про депонування ставиться в платіжній відомості.
5. При веденні в організації ЕНВД або ПСН прихід грошових коштів може здійснюватися за бланками суворої звітності (БСЗ) або іншого документа, який містить обов'язкові реквізити.

При веденні операцій з використанням обслуговуючих програм (без електронного підпису) документи повинні бути виведені на паперовий носій. Бланки первинного обліку повинні мати реальні (НЕ факсимільні) підписи. Касова книга також підлягає виведенню на друк. Журнал зшивається за періодами, що залежать від обсягу операцій. Період не має значення за умови контролю перенесення залишку і посторінковою нумерації всередині періоду.

Ліміт залишку каси

Основне обмеження для залишку каси - ліміт. Величина означає межа готівки на кінець робочого дня. Залишок на кінець дня визначається як сума залишку на початок дня і прихід коштів за мінусом витрат грошей. Перевищення ліміту допускається в дні видачі заробітної плати.

Підприємству необхідно:

• Затвердити термін видачі заробітної плати та авансових виплат наказом по підприємству.
• Визначити період, що відводиться на виплати. У традиційному варіанті встановлюється від 3-х до 5-ти днів. В термін розрахунків з працівниками включається день отримання готівки в банку.
• Затвердити порядок розрахунків з працівниками в обліковій політиці підприємства.

Порядок стосується лише виплат готівкою. Організація (юридична особа) повинна самостійно розраховувати ліміт каси. Документ приймається щорічно, на підставі даних попереднього розрахунку року. При наявності в організації відособлених підрозділів, які отримують виручку, ліміт розраховується з урахуванням їх надходжень.

У 2018 році ІП можуть не розраховувати касовий ліміт. Звільнення відноситься до індивідуальних компаніям, які ведуть облік показників для оподаткування.

Ліміт каси в 2018 році може розраховуватися 2-мя методами:

1. За величиною надходить готівкової виручки. Ліміт розраховується відношенням обсягу надходжень готівки до розрахункового періоду (не більше 92 дня), помноженого на період інкасації.
2. За обсягом виданих з каси готівки. Ліміт визначається як розподіл обсягу котра видається готівки на розрахунковий період (не більше 92 дня) з наступним множенням на період інкасації.

При підрахунку ліміту не враховуються кошти, які використовуються для видачі заробітної плати та соціальних виплат працівникам.

Видача готівки підзвітним особам

Готівкові кошти підприємств часто використовуються для розрахунків з контрагентами. Кошти видаються під звіт особам, визначеним керівником. Склад підзвітних осіб встановлюється наказом.

Повноваження працівників традиційно поширюються на річний період.

Документообіг для підзвітних осіб має ряд особливостей:

• Видача коштів оформляється видатковим касовим ордером.
• Сума готівки, що видаються з каси фізичним особам-подотчетнік, не лімітується. У ряді випадків компанії використовують видачу коштів як можливість уникнути штрафних санкцій при наявності понадлімітного залишку в касі на кінець дня.
• При отриманні коштів особи повинні надати паспорт або інший документ, що засвідчує особу.
• Сума, перевищена по витраті (придбання матеріалів, сировини, палива та інших видів ТМЦ), видається з каси після затвердження звіту.
• Залишок коштів підзвітна особа вносить в касу.

Компанія повинна затвердити порядок звіту по кожному виду витрат. Після закінчення терміну особа повинна подати на затвердження звіт не пізніше трьох днів з моменту закінчення підзвітного періоду. Перевищення терміну користування грошима тягне за собою зміну призначення на дохід працівника. Сума буде зарахована як авансова виплата за виконання трудових обов'язків, з якої буде утриманий податок ( ПДФО ) В розмірі 13%.

Перевірка податковими органами, штрафи за порушення

Інспекції ФНС перевіряють касову дисципліну під час виїзних перевірок або в період проведення камеральних заходів. При перевірці інспектор пропонує надати: касову книгу, документи первинного обліку (РКО, ПКО, додатки, ліміт каси), що вивчаються вибірково. У ряді випадків може звіритися готівковий залишок з документами обліку.

При перевірці можуть бути виявлені порушення:

• Ведення готівкових розрахунків понад прийнятих для юридичних осіб меж.
• Наявність грошових коштів в касі без виправдувальних і підтверджують прихід документів.
• Накопичення готівки в касі вище затвердженого підприємством ліміту.
• Порушення порядку зберігання грошових коштів. Порядок захисних заходів при отриманні, видачі, транспортування, зберігання коштів визначаються організацією або ІП.

Порушення касової дисципліни тягне за собою накладення значних штрафів. Санкції застосовуються до відповідальної особи і керівнику підприємства.

Покарання призначається по ст. 15.1 КоАП, що передбачає штрафи:

• Посадовим особам - від 4-х до 5-ти тисяч рублів.
• Організації - від 40-ка до 50-ти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Касир або інша особа, призначена на ведення каси, укладає договір про матеріальну відповідальність. Якщо встановлено, що компанії завдано особою прямий матеріальний збиток, можна перенаправити виплату збитку відповідального за ведення каси.