Реферат - Проведення міжнародних переговорів - завантажити безкоштовно

1. Вступ
2. 1. Підготовка переговорів
3. 2. Проведення переговорів
4. 3. Завершення переговорів.
5. Висновок
6. Список літератури

Завантажити реферат: Проведення міжнародних переговорів

зміст реферату

Вступ

1. Підготовка міжнародних переговорів.

2. Проведення міжнародних переговорів.

3. Завершення міжнародних переговорів.

висновок

Список літератури

Вступ

Переговори - кошти взаємозв'язку між людьми, призначені для досягнення угоди, коли обидві сторони мають співпадаючі, або протилежні інтереси.

Переговори призначені в основному для того, щоб за допомогою взаємного обміну думками (у формі різних пропозицій за рішенням поставленої на обговорення проблеми) одержати відповідає інтересам обох сторін угоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників. Переговори - це менеджмент у дії. Вони складаються з виступів і відповідних виступів, запитань і відповідей, заперечень і доказів. Переговори можуть протікати легко чи напружено, партнери можуть домовитися між собою без праці або з великими труднощами або взагалі не прийти до згоди. Тому для кожних переговорів необхідно розробляти і застосовувати спеціальну тактику і техніку їх ведення.

Міжнародні переговори - переговори, що вимагають ґрунтовної підготовки, де враховуються особливості діяльності не тільки підприємств, а й традицій і культур країн, що представляють ці підприємства.

У процесі організації та проведення міжнародних переговорів необхідно керуватися загальними принципами, звертаючи особливу увагу на деталі і різні особливості.

В організації комерційних переговорів можна виділити три етапи:

1 етап Підготовка переговорів

11 етап Проведення переговорів

II етап Завершення переговорів.

На початковій стадії накидають контур майбутніх переговорів і обумовлюють технічні умови їх проведення. На попередній стадії визначають конкретних учасників. На основній стадії укладають контракт між контрагентами.

1. Підготовка переговорів

Успіх переговорів цілком залежить від того, наскільки добре Ви до них підготувалися.

Підготовка до переговорів передбачає не тільки засвоєння предмета переговорів, але і достатню вивчення проблеми, пов'язаної з предметом контакту.

У сучасних умовах розвитку засобів зв'язку багато ділові питання можна вирішити оперативно без особистих зустрічей. Зазвичай такі засоби найбільш прийнятні, якщо партнери знайомі і між ними вже встановлені ділові відносини, які допомагають знайти взаєморозуміння

У вирішенні принципових питань і узгодження умов контракту особисті зустрічі грають виняткову роль.

Переговори з представниками фірм можна умовно поділити на дві групи:

отримання інформації за пропозицією або запиту без підписання контракту;

узгодження і підписання контракту.

В тому і іншому випадку до переговорів необхідно ретельно готуватися, маючи на увазі з'ясування окремих проблем, можливі питання і відповіді контрагента.

Рівень осіб, що беруть участь в переговорах, і їх компетентність є вирішальним фактором при обговоренні принципових питань. Тому до початку переговорів корисно з'ясувати організаційну структуру фірми, положення і компетентність прибувають на переговори представників. Іншими словами, необхідно мати розроблену модель переговорів:

чітко уявляти собі предмет переговорів і обговорювану проблему. Ініціатива на переговорах буде у того, хто краще знає і розуміє проблему;

обов'язково скласти приблизну програму, сценарій ходу переговорів. Залежно від труднощів переговорів може бути кілька проектів; намітити моменти своєї непоступливості, а також проблеми, де можна поступитися, якщо несподівано виникає глухий кут у переговорах;

визначити для себе верхній і нижній рівень компромісів з питань, які на Ваш погляд, викличуть найбільш жарку дискусію.

Реалізація даної моделі можлива в тому випадку, якщо в процесі підготовки переговорів будуть вивчені наступні

питання:

1) мета переговорів;

2) партнер по переговорам;

З) предмет переговорів;

4) ситуація і умови переговорів;

5) присутні на переговорах;

5) організація переговорів.

Зазвичай до початку переговорів вивчають ділову переписку з партнером; стан фірм, які братимуть участь в переговорах; аналізують і розраховують світові ціни або стверджують бази договірних цін; складають проекти протоколів, угод і контрактів; готують програму перебування партнерів в країні (ділову та культурну).

При плануванні часу переговорів слід передбачити сніданок, якщо завершення переговорів планується в середині дня, або обід, якщо переговори завершаться після 18 год.

Прийом делегації вимагає від господарів підготовки програми, бронювання місць в готелі, забезпечення засобів транспорту, підготовки приміщення для переговорів, розробки плану візитів, екскурсій. Обсяг підготовчих робіт визначається рівнем делегації. Форма прийому делегації залежить від мети її приїзду і рангу її голови.

У загальному вигляді програма прийому делегацій повинна враховувати наступні моменти:

організація переговорів;

підписання підсумкового документа;

екскурсії на підприємства;

офіційні візити;

протокольні заходи (прийоми); культурна програма;

бронювання номерів в готелі і подача транспорту.

Загальні рекомендації по складанню програм перебування делегацій наступні:

приймаюча сторона при розробці програми основну увагу приділяє проблемі, що знаходиться в центрі обговорення, однак відводиться час і на розважально-оздоровчі заходи;

делегації, які прибувають з короткостроковим візитом (2-З дня), краще приймати протягом робочого тижня, не займаючи суботу та неділю;

глава приймаючої делегації неодмінно бере участь у зустрічі і проводах, а його ранг і посаду відповідають рангу і посади глави прийнятої делегації; на зустріч глава приймаючої делегації зазвичай прибуває в супроводі двох-трьох співробітників; одяг повсякденна;

якщо глава прийнятої делегації прибуває з дружиною, глава приймаючої делегації теж повинен з'явитися з дружиною; вона бере участь в деяких протокольних заходах (театральні вистави, екскурсії, прийоми); зустрічаючи делегацію в аеропорту, глава приймаючої делегації зобов'язаний вручити квіти всім жінкам, які входять до складу делегації або прибулим разом з членами делегації; при зустрічі делегації і проводах в аеропорту або на вокзалі доречно підносити квіти, загорнуті в целофан;

при організації зустрічі в ресторані необхідно вибрати стіл, що знаходиться далеко від оркестру, вхідних дверей та службового приміщення; не слід влаштовувати такі зустрічі в тому ресторані, де зазвичай харчуються члени делегації;

візити торгових делегацій пов'язані з вирішенням конкретних завдань і носять робочий характер; під час їх перебування організовуються товариські зустрічі як з гостями, так і з господарями.

Комерційні переговори проводять керівники фірм або за їх дорученням керівні працівники, посадовий рівень яких визначається керівництвом фірм. Він залежить від цілей переговорів і рівня представників іноземних партнерів.

2. Проведення переговорів

Комерційні переговори проводять керівники фірм або за їх дорученням керівні працівники, посадовий рівень яких визначається керівництвом фірм. Він залежить від цілей переговорів і рівня представників іноземних партнерів.

Слід прагнути до оптимізації складу російських учасників, обмежуючи його лише тими працівниками, без яких неможливе вирішення комерційних, юридичних, технічних і інших питань, які є предметом переговорів. У складних переговорах, навіть якщо учасники делегації добре володіють іноземною мовою, рекомендується використовувати перекладача. Его дає учаснику переговорів додатковий час для аналізу аргументів партнера і дозволяє прийняти більш зважене рішення. Треба мати на увазі, що представники зарубіжних фірм, що ведуть переговори на своїй мові, можуть володіти російською мовою в достатній мірі, щоб розуміти зміст фраз, якими обмінюються між собою російські учасники.

Ведення стенограм або магнітофонного запису комерційних переговорів не прийнято і може бути розцінено партнерами як акт недовіри, тому одному з учасників переговорів з того чи іншого боку доручається робити письмові нотатки про досягнуті домовленості щодо ходу переговорів.

Абсолютно неприпустимі запізнення на ділові зустрічі, бо це прояв неповаги до партнерів. Але і приходити набагато раніше призначеного терміну не варто: не слід показувати занадто велику зацікавленість в результатах переговорів. Оптимальний варіант - прийти за 5 хв до офіційно призначеного часу.

При проведенні переговорів слід проявляти ініціативу, цілеспрямованість, послідовність у вирішенні проміжних проблем, вміти йти на компроміси. Цілеспрямованість у вирішенні головного завдання повинна стати тактичним принципом ділових переговорів. Ведучий переговори працівник не повинен відволікатися і відволікати учасників.

У практиці менеджменту при проведенні ділових переговорів використовуються наступні основні методи:

варіаційний метод

метод інтеграції

метод зрівноважування

компромісний метод

Варіаційний метод. При підготовці до складних переговорів (наприклад, якщо вже заздалегідь можна передбачити негативну реакцію протилежної сторони) з'ясуйте такі питання:

в чому полягає ідеальне (незалежно від умов реалізації) рішення поставленої проблеми в комплексі?

від яких аспектів ідеального рішення (з урахуванням усієї проблеми в комплексі, партнера і його можливої ​​реакції) можна відмовитися?

в чому варто бачити оптимальне (високий ступінь імовірності реалізації) рішення проблеми при диференційованому підході до очікуваних наслідків, труднощів, перешкод?

які аргументи необхідні для того, щоб належним чином відреагувати на очікуване припущення партнера, обумовлене розбіжністю інтересів і їхнім однобічним здійсненням (звуження або відповідно розширення пропозиції при забезпеченні взаємної вигоди, нові аспекти матеріального, фінансового, юридичного характеру і т.д.)?

яке вимушене рішення можна прийняти на переговорах на обмежений термін?

які екстремальні пропозиції партнера варто обов'язково відхилити і за допомогою яких аргументів?

Такі міркування виходять за рамки чисто альтернативного розгляду предмета переговорів. Вони вимагають огляду всього предмета діяльності, творчості і реалістичних оцінок.

Метод інтеграції. Призначений для того, щоб переконати партнера в необхідності оцінювати проблематику переговорів з урахуванням суспільних взаємозв'язків і належних звідси потреб розвитку кооперації. Застосування цього методу, звичайно ж, не гарантує досягнення угоди в деталях; користуватися ним слід в тих випадках, коли, наприклад, партнер ігнорує суспільні взаємозв'язки і підходить до здійснення своїх інтересів з вузьковідомчих позицій.

Намагаючись добитися того, щоб партнер усвідомив необхідність інтеграції, не випускайте, однак, з уваги його законні інтереси. Тому уникайте повчальних закликів, відірваних від інтересів партнера і не пов'язаних з конкретним предметом обговорення. Навпаки, викладіть партнеру свою позицію і підкресліть, яких дій в рамках спільної відповідальності за результати переговорів Ви від нього очікуєте.

Незважаючи на розбіжність Ваших відомчих інтересів з інтересами партнера, особливо відзначте необхідність і відправні точки вирішення обговорюваної на переговорах проблеми.

Спробуйте виявити у сфері інтересів загальні для всіх аспекти і можливості одержання взаємної вигоди і доведіть все це до свідомості партнера.

Чи не зраджувати ілюзій і не вважайте, що можна прийти до згоди по кожному пункту переговорів; якби так було насправді, то переговори взагалі були б не потрібні: можна було б відразу переходити до укладання угод.

Метод зрівноважування. При використанні цього методу враховуй наведені нижче рекомендації.

Які докази і аргументи (факти, результати розрахунків, статистичні дані, цифри і т. Д.) Доцільно використовувати, щоб спонукати партнера прийняти Вашу пропозицію?

Ви повинні на якийсь час подумки стати на місце партнера, тобто подивитися на речі його очима.

Розгляньте комплекс проблем з погляду очікуваних від партнера аргументів «за» і доведіть до свідомості співрозмовника пов'язані з цим переваги.

Обміркуйте також можливі контраргументи партнера, відповідно "налаштуйтеся» на них і приготуйтеся використовувати їх в процесі аргументації.

Безглуздо намагатися ігнорувати висунуті на переговорах контраргументи партнера: останній чекає від Вас реакції на свої заперечення, застереження, побоювання і т.д.

Перш ніж перейти до цього, з'ясуйте, що послужило причиною такої поведінки партнера (не зовсім правильне розуміння Ваших висловлювань, недостатня компетентність, небажання ризикувати, бажання потягнути час і т.д.).

Компромісний метод. Учасники переговорів повинні виявляти готовність до компромісів: у випадку розбіжностей інтересів партнера варто домагатися угоди поетапно.

При компромісному рішенні згода досягається за рахунок того, що партнери після невдалої спроби домовитися між собою з урахуванням нових розумінь частково відходять від своїх вимог (від чогось відмовляються, висувають нові пропозиції).

Щоб наблизитися до позиції партнера, необхідно думкою передбачити можливі наслідки компромісного рішення для здійснення власних інтересів (прогноз ступеня ризику) і критично оцінити припустимі межі поступки.

Може трапитися, що запропоноване компромісне рішення перевищує Вашу компетенцію. В інтересах збереження контакту з партнером Ви можете піти на так звану умовну угоду (наприклад, послатися на принципову згоду компетентного керівника).

Важко швидко прийти до згоди шляхом поступок, прийнятним для обох сторін (наприклад, на відміну від повної відмови одного, з партнерів від своїх вимог або так званого 'гнилого "компромісу); партнери за інерцією будуть наполягати на своїй думці. Тут потрібні терпіння, відповідна мотивація і вміння "похитнути" партнера з допомогою нових аргументів і способів розгляду проблеми при використанні всіх випливають з переговорів можливостей.

Угода на основі компромісів полягає в тих випадках, коли необхідно досягти спільної мети переговорів, коли їх зрив буде мати для партнерів несприятливі наслідки.

Наведені методи ведення переговорів носять загальний характер. Існує ряд прийомів, способів і принципів, які деталізують і конкретизують їх застосування.

У комерційних переговорах бажано враховувати психологічні відносини учасників. Дуже важливо створити атмосферу доброзичливості та взаємної довіри. Японські бізнесмени, наприклад, швидко створюють нормальний психологічний клімат, але довго приймають рішення. Американські бізнесмени, навпаки, швидко приймають рішення, але довго їх реалізують.

Для забезпечення психологічного контакту на переговорах необхідно посміхнутися кожному, з кожним встановити зоровий контакт, в якийсь момент приділивши йому вся увага. Слід знати всіх по імені, враховувати жестикуляцію і міміку партнера, постійно демонструвати повагу до своїх членів делегації та іноземним партнерам, бути спокійним, зберігати впевненість, не втрачати самовладання. Важливе значення для психологічного контакту мають зовнішній вигляд людей і етика взаємин.

Етика взаємовідносин спирається на знання психології людини. Перш за все, необхідно пам'ятати про прагнення кожної людини бути важливим, значним. Тому необхідно проявляти шанобливе ставлення до точок зору учасників комерційних переговорів, вміти слухати і чути, без спотворення сприймати почуте. Критика сприймається людьми болісно, ​​тому її форма не повинна зачіпати самолюбство і гідність, вона повинна бути спрямована на успішне вирішення завдань комерційних переговорів. Необхідно ретельно аналізувати мотиви, які спонукають ваших партнерів до критики.

Морально-психологічний клімат на переговорах много в чому Залежить від психології керівника, провідного переговори ВІН винен буті НЕ только вісокоерудованою, ПРАЦЕЗДАТНИХ, знаті мови, вміті готувати ділові папери, а й володіті загальною культурою, почуттям гумору, доброзічлівістю, надійністю. ЦІ якості допомагають вісунуті в ході переговорів контраргументи наділіті в таку форму, Щоб не зачепіті честь партнера, престиж фірми и національну гордість. Потрібно так піднести пропозиції, щоб у партнера склалося враження, що подібні пропозиції він уже вносив сам. Часто позитивний ефект дають попередження партнера в його запереченнях партнера в його запереченнях або обізнаність про його претензії. Будь-які переговори повинні залишати у партнера враження про російської організації як про надійного партнера.

Перед складними переговорами керівник може заздалегідь визначити коло питань і час, коли інші учасники повинні висловити свою думку на підтвердження спільної позиції, займаної на переговорах. Після завершення кожного етапу переговорів складають звіт, в якому відображають основні аргументи сторін, узятими зобов'язаннями і досягнуті угоди. Узаконення займається співробітник, який робив нотатки по ходу переговорів.

Великий обсяг інформації і погоджень здійснюється по телефону, телексу і телефаксу. Це свідчить про високий ступінь довіри між партнерами, тому треба встановлювати особливо чіткий контроль за виконанням всіх домовленостей, здійснених по каналах зв'язку. Якщо по телефону досягнуто домовленостей з важливих комерційних питань. пов'язаним з виникненням суттєвих витрат, слід попросити партнера підтвердити узгоджені рішення телексом або листом.

3. Завершення переговорів.

Кожна сторона на переговорах повинна погодитися з прийнятим рішенням і бути зацікавленою, щоб і інша зробила це. В ході переговорів виробляється спільне рішення. Якщо ви не згодні з тим, що пропонує інша сторона, і не можете досягти згоди щодо інших можливих варіантів, ви маєте право не приймати пропозиції, оскільки переговори припускають добровільну згоду з рішенням обох сторін. Якщо ви проти вашої волі, під тиском змушені погодитися - це не переговори. Якщо хід переговорів був позитивним, то на завершальній їх стадії необхідно резюмувати, коротко повторити основні положення, які порушувалися в процесі переговорів, і, що особливо важливо, характеристику тих поклади тільних моментів, за якими досягнуто згоди сторін. Це дозволить домогтися впевненості в тому, що всі учасники переговорів чітко уявляють суть основних положень майбутньої угоди, в усіх складається переконання в тому, що в ході переговорів досягнуто певного прогресу. Доцільно також, ґрунтуючись на позитивних результатах переговорів, обговорити перспективу нових зустрічей.

При негативному результаті переговорів необхідно зберегти суб'єктивний контакт з партнером по переговорах. В даному випадку акцентується увагу не на предметі переговорів, а на особистісних аспектах, що дозволяють зберегти ділові кон такти в майбутньому. Тобто слід відмовитися від підведення підсумків по тим розділам, де не було досягнуто позитивних результатів. Бажано знайти таку тему, яка представить інтерес для обох сторін, розрядить ситуацію і допоможе створенню дружньої, невимушеної атмосфери прощання

Протокольні заходи є невід'ємною складовою переговорів, несуть значне навантаження в рішенні поставлених на переговорах завдань і можуть або сприяти успіху, або, навпаки, створити передумову для їх невдачі.

Діловий протокол охоплює широке поле своєї діяльності: це організація зустрічей і обслуговування переговорів, ведення записи бесід, забезпечення сувенірами, форма одягу, культурна програма і т.п. для вирішення цих питань доцільно створити в організації протокольну групу (2-3 чол.), які будуть займатися протокольними формальностями.

Після завершення переговорів або їх етапи може бути складений меморандум (протокол), що відображає досягнуті угоди, позиції сторін, підписаний договір або контракт.

У світовій практиці не існують закони і звичаї, що визначають, яка зі сторін готує і оформляє міжнародний контракт.

Сторона, яка готує проект контракту для обговорення, набуває певні переваги, так як отримує можливість сформулювати умови в найбільш вигідною для себе інтерпретації. Надалі під час обговорення тексту, контрагент може внести поправки, але при цьому йому треба довести їх обгрунтованість. Контракти розробляються або на основі типових контрактів, або працівниками фірми на основі апробованих аналогів.

Для організації виконання контракту необхідно скласти план заходів. Планування виконання складних контрактів може здійснюватися у вигляді цільових планів заходів, що затверджуються керівником фірми. Планування виконання ведеться на принципах взаємної ув'язки етапів з термінами виконання зобов'язань перед контрагентами. Контракт містить тільки один термін виконання зобов'язань, а план його виконання може включати безліч проміжних етапів, число яких залежить від складності умов контрактів і, специфіки організації зовнішньоторговельної роботи в фірмі.

Висновок

Мета переговорів полягає в тому, щоб за допомогою взаємного обміну думками одержати відповідає інтересам обох сторін угоду і досягти результатів, які б влаштували всіх його учасників. Т.ч. якщо поставлена ​​мета досягнута, то можна сказати, що в процесі організації і проведенні міжнародних переговорів були враховані всі необхідні вимоги, прийняті до уваги різні деталі і особливості.

Список літератури

1. Ленчевський І.Ю., Зубова Н.І., Організація і регулювання міжнародних комерційних операцій. Мінськ, 2002
2. Кабушкин. Н.І., Основи менеджменту. М., 1998.

© Реферат плюс