Ведення первинної бухгалтерії
- Все має свою ціну
- Первинні документи
- Види первинної документації
- Виправлення в первинної документації
- терміни зберігання
- підсумки
Бухгалтерський облік - являє собою складно організовану систему. На її підставі відбувається збір інформації в первинних документах, реєстрації та їх подальший аналіз. Тобто бух.учет - це вираз всіх фінансово-господарських операцій в грошовому еквіваленті. Як відбувається ведення первинної бухгалтерії ви дізнаєтеся зі статті.
Все має свою ціну
Бухгалтерія дозволяє привести всі операції до грошового вираження. Наприклад, трудові відносини, відносини між покупцями і постачальниками, ведення обліку робочого часу, відносини з державою - сплата податків. У ньому відбивається не тільки проведення таких операцій, але і їх аналіз. Те надалі дозволяти зробити висновок про платоспроможність і кредитоспроможності організації в цілому. І на підставі цього усунути слабкі сторони фінансової політики і вибрати напрямок подальшого розвитку.
Важливо: підставою для направлення подальшого розвитку організації служить ведення первинної бухгалтерії.
Це фундамент, який дозволяє зібрати всю необхідну інформацію.
Первинні документи
Вище ми назвали первинну документацію фундаментом бух.учета на підприємстві. Її також моно порівняти з корінням дерева, з якого в подальшому виростає стовбур і гілочки - регістри. Листя - це синтетичний облік по рахунках, який дозволяє правильно і в повному обсязі провести оцінку роботи фірми.
Дамо визначення. Первинна документація - це певний документ чітко встановленого законодавством зразка, заповнений за всіма правилами бух.учета, рекомендацій податкових, банківських, статично і ряду інших, зацікавлених в цьому органів.
Затвердження первинної документації проходять в органах статистики. Більш спеціалізовані та цілеспрямовані документи - відомствами за окремими видами діяльності.
Така документація дозволяє зафіксувати і відстежити фин.-господарські операції на підприємстві. Тобто це основа Б / У в окремих фірмах.
Правила заповнення
Крім того, що затвердженням документів займаються органи статистики вони розробили ряд вимог по і заповнення.
Обов'язкове заповнення:
- Повне найменування документа (скорочення не допускається);
- Дата виписування документа;
- Повні відомості про організацію, яка оформляє документ і до кого призначений;
- Повні банківські реквізити контрагента, якщо це потрібно;
- Повні відомості про госп-ної операції, виражена кількісно і грошово;
- Відомості про працівника, яке має право завіряти документ (посада, підпис, розшифровка);
- Штамп або друк (мокра).
Незважаючи на те, що вищенаведені вимоги є обов'язковими до виконання, в ряді випадків через неуважність або інших причин, можливий пропуск одного або декількох пунктів. Дане порушення не тягне за собою недійсність ведення первинної бухгалтерії.
Види первинної документації
Кожній спеціальності фінансово-господарської операції виписується певний документ. Наведемо основні з них.
види:
- Рахунок - для покупців, в якому вказується найменування товару або послуги, банківські реквізити постачальника;
- Платіжне доручення - для постачальника від покупця, який підтверджує факт здійснення оплати, безготівкова форма;
- Квитанція - для покупця, згідно з яким він здійснив оплату постачальнику за готівку;
- Банківська виписка - дозволяє побачити рух грошових коштів на розрахунковому рахунку підприємства за певний період;
- Касовий ордер - дозволяє побачити рух грошових коштів в касі організації;
- Накладна або універсальні передавальний документи, рахунок-фактура -подтверждает відвантаження матеріалу або надання послуги після оплати. У ньому вказується найменування товару, обсяг і вартість.
- Товарно-транспортна накладна - для перевезення матеріалів від постачальника до покупця. У ньому вказується повне найменування постачальника і покупця, ІПН, юридична адреса, місце звідки і куди везуть вантаж, відомості про перевізника.
- Товарний чек - як і товарна накладна, підтверджує відвантаження товару від постачальника покупцеві. Обов'язково повинен мати дату, номер і зареєстрований в податковій інспекції.
- Авансовий звіт - звітний документ, що підтверджує на що були витрачені підзвітні кошти, видані працівникові. Додатково до нього прикріплюються на лист А4 касові чек, квитанції, договору-заявки, що підтверджують витрати.
- Табель обліку робочого часу - в ньому фіксується кількість годин, які працівник відпрацював в організації за місяць;
- Розрахункова, платіжна чи розрахунково-платіжна відомості - на підставі першої відбувається нарахування заробітна плати, а на підставі другої - видача.
Важливо: Вищенаведені документи є типовими і строго уніфікованими законодавством. Вони не можуть не вестися за бажанням керівника або якось змінюватися.
Дозволяється ввести додаткову документацію, спираючись на специфіку роботи.
Виправлення в первинної документації
Не завжди вдається правильно заповнити бланк. В одних дозволяється внести виправлення, інші необхідно переписувати. Як відбувається виправлення наведено далі.
Виправлення в первинної документації:
- У документі нестрогой звітності виправлення не допускаються - слід переписувати повністю заново;
- У документі суворої звітності: помилку перекреслити червоною рискою по діагоналі в одній комірці і проставити «анульовано», неправильні бланк обов'язково зберегти;
- Будь-яке виправлення: перекреслити, зверху написати правильний варіант і зробити напис «виправленому вірити», печатка і підпис виправив співробітника;
- Ніколи не заштриховуєш або Не робіть закреслювати лінію товстої, невірної запис повинна бути видна.
терміни зберігання
Терміни зберігання у різних бланків відрізняється. Мінімум вони повинні зберігатися 5 років. Наприклад, всі документи, пов'язані з співробітниками (по заробітній платі, сплата податків, особиста справа) має зберігається мінімум 75 років. Це пов'язано з частими запитами колишніх працівників для нарахування пенсій.
Якщо ви вирішили звільнити полиці від старих документів, після закінчення термінів зберігання, складіть спеціальний акт і зберіть комісію з утилізації первинної документації.
підсумки
Отже, ми розглянули, як відбувається ведення первинної документації. Вона є підставою для всієї бухгалтерії підприємства. Тому до ведення первинної бухгалтерії слід ставитися з усією відповідальністю і уважністю.
Документи первинної бухгалтерії є уніфікованими. Їх розробкою займаються органи статистики. Організація не має право вносити в них свої зміни. Обов'язково заповнюється назва документа, дата оформлення повне найменування контрагента покупця і постачальника, найменування товару в вартісному і кількісному вираженні, підпис уповноваженої особи.
Виправлення в первинної документації дозволяються. Для цього неправильний запис слід закреслити і зверху написати правильний варіант, приписавши «виправленому вірити», дату, підпис і печатка організації.
Термін зберігання первинної документації становить від 5 років і більше.