Заповнюємо первинну документацію
Згідно ст. 1 Закону № 996 первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Первинні документи повинні бути складені в момент проведення кожної господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Вони є підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій.
Згідно п. 2 ст. 9 Закону № 996 первинний документ може бути складений на паперових або машинних носіях і повинен мати такі обов'язкові реквізити:
- назва документа (форми);
- дату і місце складання;
- найменування підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції (у натуральному і / або вартісному вираженні);
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис та інші дані, що дають змогу однозначно ідентифікувати особу, яка бере участь у господарській операції.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних первинних документів можуть містити додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства (згідно з ЄДРПОУ);
- Номер документа;
- підстава для здійснення операції;
- дані про документ, що підтверджує особу одержувача, і інші реквізити.
Основні вимоги, пов'язані зі складанням та обробкою первинних документів, встановлені Положенням № 88.
Первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення № 88).
Крім того, Держкомстат неодноразово вказував на той факт, що в затверджені типові форми допускається включення інших реквізитів, якщо в них є необхідність виходячи з особливостей діяльності підприємства (див., Наприклад, лист від 07.03.2007 р № 14/225/149) .
Документи складаються українською мовою. На підприємствах, розташованих в місцях, де більшість громадян є представниками інших національностей, поряд з українською мовою може використовуватися і інша мова у порядку, визначеному ст. 11 Закону України «Про мови в Українській РСР» від 28.10.89 р № 8312XI.
Записи в первинних документах повинні здійснюватися тільки чорнилом темного кольору, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими засобами, які забезпечують збереження записів протягом установленого терміну зберігання документів та неможливість непомітних несанкціонованих виправлень (п. 2.10 Положення № 88). При цьому нагадаємо, що терміни зберігання первинних документів встановлено у Переліку типових документів, які створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ і організацій, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 м № 41.
У вільних рядках первинних документів ставлять прочерки.
Перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна, стверджує керівник підприємства.
Документ повинен бути підписаний особисто такою особою, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис застосовується з урахуванням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом та іншими актами цивільного законодавства. При цьому не допускається використання факсимільного підпису в касових документах, документах на перерахування безготівкових грошових коштів (див. Лист НБУ від 30.10.2006 р № 25113/245311507). Проти використання факсиміле в дорученнях висловився Мінфін (див. Лист від 03.08.2009 р № 31340002016/20991).
Помилки в первинних документах, складених від руки, виправляються коректурним способом: неправильний текст або цифри закреслюються (однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене) і над закресленим надписується правильний текст або цифри. Виправлення помилки супроводжується записом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. У касових, банківських документах, а також в документах, що відображають операції з цінними паперами, виправлення не допускаються.
Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і за недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці первинні документи (п. 2.14 Положення № 88).
Порядок руху первинних документів з моменту створення і до здачі в архів регулюється графіком документообігу, який затверджується наказом керівника підприємства. Графік документообігу повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, які обробляють первинний документ, поліпшення якості облікової роботи і посилення контрольних функцій бухгалтерського обліку. Кожній особі, відповідальній за складання яких-небудь первинних документів, видається витяг із графіка документообігу, в якому наводиться список документів, які даний виконавець повинен складати, терміни складання та передачі первинних документів до підрозділів підприємства.
Графік документообігу може бути складений у вигляді схеми або переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
Контроль за дотриманням графіка документообігу покладається на головного бухгалтера підприємства. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку надання в бухгалтерію необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.
2. Документальне оформлення касових операцій в національній валюті
Порядок оформлення касових операцій встановлено Положенням № 637. Глави 3 і 4 цього документапредусматрівают наступний алгоритм документального оформлення касових операцій.
Прийом готівки в касу підприємства проводиться за прибутковими касовими ордерами (п. 3.3 Положення № 637), а видача готівки оформляється видатковими касовими ордерами і відомостями на виплату грошей (далі - видаткова відомість) (п. 3.4 Положення № 637). У свою чергу, до передачі в касу підприємства касові ордери реєструються бухгалтером в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (п. 3.11 Положення № 637).
Крім того, для обліку готівки в касі застосовується касова книга і книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей.
Типова форма прибуткового касового ордера (типова форма № КО1) приведена в додатку 2 до Положення № 637. Прибутковий касовий ордер виписується працівником бухгалтерії і реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Одночасно з заповненням прибуткового касового ордера до нього оформляється квитанція (вона є відривною частиною прибуткового касового ордера), яка видається на руки особі, яка здала гроші.
Прибутковий касовий ордер і квитанція до нього підписуються головним бухгалтером або особою, уповноваженою на це керівником підприємства. Крім того, квитанція до прибуткового касового ордеру повинна бути завірена печаткою підприємства (абзац другий п. 3.3 Положення № 637). Після цього належним чином оформлений касовий ордер передається в касу підприємства.
Прибутковий касовий ордер, за яким отримано готівку, додається до звіту касира.
Видатковий касовий ордер типової форми № КО2 (додаток 3 до Положення № 637) такжевипісивается працівником бухгалтерії, після чегоподпісивается керівником підприємства і головним бухгалтером (або особою, уповноваженою на це керівником). У тому випадку, якщо на документах, доданих до видаткового касового ордера (заявах на видачу готівки, розрахунки і т. П.), Є дозвільна напис керівника, то його підпис на самому касовому ордері не обов'язкова (абзац другий п. 3.4 Положення № 637 ).
Відбиток печатки в видатковому касовому ордері типової форми № КО2 не передбачений.
Оформлений таким чином видатковий касовий ордер реєструється в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів, а потім передається в касу підприємства.
Видаткові касові ордери, оформлені на підставі видаткових відомостей, реєструються після здійснення виплат, зазначених в цих видаткових відомостях.
У разі видачі окремим фізичним особам готівки (в тому числі працівникам підприємства) за видатковими касовими ордерами касир вимагає пред'явити паспорт або документ, який його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа розписується у видатковому касовому ордері про отримання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень - словами, копійок - цифрами). При цьому для виведення залишку готівки в касі не приймаються видаткові касові ордери, в яких видача готівки з каси не підтверджена підписом одержувача.
Якщо видача готівки проводиться на підставі довіреності, оформленої в установленому порядку відповідно до законодавства України, то в тексті ордера після прізвища, імені та по батькові одержувача готівки бухгалтер зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій довірено одержати готівку. Довіреність залишається у касира і додається до видаткового касового ордера.
Видача готівки особам, яких немає в штатному розписі підприємства, здійснюється за видатковими касовими ордерами, що виписуються окремо на кожну особу, або за окремою видатковою відомістю.
Зауважимо, що при заповненні як прибуткових, так і видаткових касових ордерів необхідно враховувати ряд загальних вимог до їх оформлення, передбачених Положенням № 637:
1. Касовий ордер оформляється бухгалтером підприємства, а не касиром (п. 3.10 Положення № 637).
2. Прибуткові та видаткові касові ордери виписуються в одному примірнику.
3. Прибуткові та видаткові касові ордери заповнюються чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою, за допомогою друкарської машинки, комп'ютерних засобів чи іншими способами, які б забезпечили належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів терміну (п. 3.10 Положення № 637).
4. Виправлення в касових ордерах заборонені (п. 3.10 Положення № 637). У разі якщо при заповненні цих документів бухгалтер припустився помилки, слід оформити новий документ.
5. Прийом та видача готівки за касовими ордерами може здійснюватися тільки в день їх складання (п. 3.10 Положення № 637).
6. У документах при вказівці сум національної грошової одиниці гривні може використовуватись її графічний знак (п. 3.14 Положення № 637).
7. У прибуткових і видаткових касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (видача готівки за видатковими відомостями, платіжними картками, здавання готівки до банку, отримання готівки з банку за чеком та оприбуткування коштів в касі), реквізит «Отримав »або« Прийнято від »не заповнюється.
8. Відразу ж після отримання або видачі готівки за касовими ордерами, вони підписуються касиром, а на доданих до них документах ставиться відбиток штампа або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік).
Як передбачено п. 3.11 Положення № 637, всі касові ордери до передачі в касу підприємства реєструються бухгалтером в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типові форми № КО3 або № КО-3а, наведені в додатку 4 до Положення № 637), який ведеться окремо за прибутковими та видатковими операціями. Виняток зроблено лише для видаткових касових ордерів, які оформлені на підставі видаткових відомостей, - такі ордери реєструються після здійснення виплат, зазначених в таких відомостях.
При розгляді порядку оформлення журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів слід звернути увагу на такий момент, як можливість виправлення помилок, допущених при його заповненні.
Як було зазначено вище, п. 3.10 Положення № 637 забороняє вносити виправлення в прибуткові та видаткові касові ордери. Щодо коригувань в журналах за формою № КО3 і № КО3а зазначеним Положенням ніяких обмежень не передбачено. Отже, подібні виправлення цілком можливі.
При внесенні виправлень в журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів слід дотримуватися загальних правил. Тобто неправильний текст і цифри закреслюються і над ними пишуться правильні значення. Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно супроводжуватися написом «Виправлено» і підтверджено підписом бухгалтера із зазначенням дати виправлення.
Всі надходження і видачу готівки в національній валюті підприємства відображають у касовій книзі типової форми № К4 (додаток 5 до Положення № 637). Кожне підприємство (юридична особа), що має касу, веде одну касову книгу для обліку операцій з готівкою в національній валюті (без урахування кас відокремлених підрозділів). Якщо підприємство здійснює операції з готівковою іноземною валютою, то на кожен вид валюти ведеться окрема касова книга.
Перш ніж приступити до заповнення касової книги, касир повинен оформити її титульну сторінку (вказати найменування підприємства, ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України) і пронумерувати аркуші книги. Після цього касову книгу пронумеровані, кількість аркушів запевняють своїми підписами керівник підприємства і головний бухгалтер. Крім того, на звороті останньої сторінки касової книги робиться напис «У цій книзі пронумеровано та прошнуровано ... листів». Прошнуровані листи скріплюються печаткою юридичної особи.
Підчищення і необумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються. У разі необхідності коригування записів проводиться в загальному порядку. Виправлення засвідчуються підписами касира і головного бухгалтера.
Контроль за правильним веденням касової книги покладається на головного бухгалтера (або на особу, уповноважену керівником підприємства).
При заповненні касової книги слід керуватися наступними вимогами Положення № 637:
1. Записи в касовій книзі касир здійснює в двох примірниках (через копіювальний папір) чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою. Перші екземпляри, які є невідривної частиною аркуша касової книги, залишаються в касовій книзі. Другі екземпляри, які є відривною частиною аркуша касової книги, є документи, за якими касири звітують щодо руху грошей в касі. Перші і другі примірники повинні мати однакові номери.
2. Записи в касовій книзі проводяться касиром за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі.
3. Залишок готівкових коштів в касі підприємства на початок робочого дня (дані по рядку книги «Залишок на початок дня») має дорівнювати залишку готівки на кінець попереднього дня (дані по рядку книги «Залишок на кінець дня» за попередній день).
4. Готівкові кошти, видані за видатковими відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, відображаються в касовій книзі після закінчення строків цих виплат, а саме після закінчення трьох робочих днів, включаючи день одержання готівки в установі банку. До цього в кінці дня по рядку «У тому числі на оплату праці» зазначається сума за видатковими відомостями, не списана на видаток каси.
5. Якщо дані прибуткових і видаткових касових ордерів, виписаних протягом дня, не поміщаються на одному аркуші, то заповнюється наступний аркуш касової книги.
При наявності на підприємстві декількох касирів обов'язковим є ведення старшим касиром книги обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей типової форми № КО5 (додаток 6 до Положення № 637).
Як передбачено п. 4.6 Положення № 637, старший касир перед початком робочого дня видає іншим касирам авансом необхідну для видаткових операцій суму готівки під розпис у книзі за формою № КО5.
Касири в кінці робочого дня зобов'язані скласти звіт про одержану і виданої готівки за відповідними прибуткових та видаткових касових документів, а також здати залишок готівки та касові документи за проведеними операціями старшому касиру під розпис у книзі за формою № КО5.
Крім того, книга обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей застосовується також для обліку готівки, виданої з каси підприємства довіреній особі, яка виплачує заробітну плату протягом встановлених строків, і повернення їм наявної готівки і касових документів.
Наведемо приклади заповнення перерахованих вище касових документів.
Продовження читай тут
Помітілі помилку? Віділіть її та натісніть Ctrl + Enter, щоб повідоміті нас про це