Журнал реєстрації вихідних документів
- значення
- Вимоги до заповнення
- Які дані вказувати при заповненні
- варіації
- Види пересилаються документів
- скільки зберігати
Журнал реєстрації вихідних документів, зразок якого подано нижче, дуже допомагає при веденні документації в організації. У ньому реєструються вихідні листи, вказівки, пояснення та інші папери, які організація офіційно посилає куди-небудь. Великі підприємства використовують для цього електронні таблиці, спеціалізовані програми. Але у малого бізнесу необхідність в них виникає нечасто.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк журналу реєстрації вихідних документів .doc Завантажити зразок журналу реєстрації вихідних документів .doc
значення
Фіксація факту відправки будь-якої папери не менш важлива, ніж фіксація факту його прийняття. Таким чином, журнал реєстрації вихідних документів має однакове значення з журналом реєстрації вхідних листів. Від нього буде залежати ступінь порядку в відправляється кореспонденції.
Також він необхідний для збереження цілісності листування з принципово важливих питань. З таким журналом її можна буде легко оформити в єдину справу, з номерами, датами і переліком відповідальних осіб.
Вимоги до заповнення
Журнал реєстрації вихідних документів, як і всі інші журнали цього типу, має в своєму складі два частини: обкладинку і сторінки. На обкладинці написані назва, дата початку та закінчення ведення (другу зручно проставляти при завершенні документа), найменування організації, інші основні реквізити. Основна частина повинна:
- Бути представлена однаковими сторінками (дані в прикріпленому бланку і зразку журналу).
- Прошиваться. Для зручності архівування сторінки приколюються в двох-трьох місцях. Таким чином, коли журнал закінчується, його зручно поміщати в папки.
- Також кожна зі сторінок журналу повинна бути пронумерована.
- Завершуватися візою керівництва. В кінці кількість сторінок вважається, звіряється. На самій останній сторінці документа - зворотному частини обкладинки - проставляється кількість сторінок. Керівник організації тут же ставить свій підпис, печатка.
У діловодстві існує правило: не проводити реєстрацію непідписаного документа. Тільки після підпису особи, яка має на це право, документ набуває юридичної сили і може бути занесений до реєстрів.
Зберігається документ 3 роки (якщо співробітники організації не працюють в несприятливих умовах праці), а потім спеціально скликана експертно-перевірочна комісія перевіряє цінність документа. Якщо він не представляє цінності для подальшого використання і не може бути доказом при суперечках, слідчих і судових розглядах, то його знищують. Природно, заповнюючи при цьому акт про знищення документів.
Які дані вказувати при заповненні
Журнал влаштований досить просто: обкладинка плюс таблиця. Остання представлена графами, в яких повинні бути вказані:
- Дата документа. Вихідні листи прийнято розташовувати в хронологічному порядку. Це значно спрощує пошук ділового листування. Датою вважається день підписання.
- Реєстраційний номер вихідної документації. Перший вихідний документ з початку журналу - 1, другий - 2 і т.д. Зазвичай документ ведеться з початку календарного року, як і починаються реєстраційні номери.
- Адресат.
- Короткий зміст. Це може бути назва і номер документа або просто питання, по якому ведеться листування. На практиці часто виходить, що листи маленького обсягу (в кілька рядків) можуть взагалі не мати найменування. Тоді це графа залишається порожньою.
- Ким підписана виходить папір.
- Виконавець.
- Відмітка про направлення копії вихідного листа в справу.
- Відомості про відправку документа. Тут записуються дані, які не підпадають під категорію інших граф, але необхідні для орієнтування в журналі.
Кожне виходить діловий лист має бути описано у власній рядку. Якщо до заповнює документ працівнику надходить відразу кілька листів, то реєструвати їх слід по спадаючій значимості. Номер і дата кожного паперу розташовується в окремому рядку.
Заповнення журналу в електронному вигляді є неприйнятним, оскільки в ньому повинен розписуватися виконавець, ставиться відмітка про прикріплення копії документа в справу тощо. Помилки також небажані. Але якщо була вказана невірна інформація, то слід її закреслити однією рисою, а вірну підписати поруч, з припискою «Виправленому вірити» і підписом керівника (або іншої відповідальної за заповнення журналу особи).
варіації
Іноді вдаються до оформлення суміщеного журналу вхідної та вихідної документації. Це буває зручно, якщо обсяг ділової переписки невеликий.
Варто мати на увазі, що пошук і відновлення всього ходу діалогу, наприклад, з діловим партнером або клієнтом, буде утруднений. Час на оформлення збільшиться. Але кожна організація має право самостійно вибирати форму подачі такої інформації.
Види пересилаються документів
Заноситися в журнал реєстрації вихідних документів може безліч різноманітних паперів. наприклад:
- довідки;
- акти;
- запити;
- телеграми;
- переклади;
- заявки та ін.
Хоча журнал реєстрації вихідних документів і не належить до документів суворої звітності, він буває корисний в організаціях, де ведеться ділове листування, що вимагає обліку і контролю.
скільки зберігати
Час зберігання журналу не повинно бути меншим за термін зберігання тих документів, які в ньому зареєстровані. Це правило також поширюється на випадки, якщо в ньому відзначалися накази по основній діяльності або кадрові документи, що мають постійний термін зберігання.
Правило: для того щоб мати право на знищення журналу реєстрації вихідних документів, необхідно упевнитися в тому, що терміни зберігання всіх зазначених у ньому паперів минули.
Зазвичай термін не перевищує 3-5 років. Але бувають винятки з правил. З цієї причини досвідчені кадровики, секретарі, голови підрозділів або інші співробітники, на чию долю випало ведення журналу, частенько вдаються до поділу журналів. В одному реєструють документи з постійним терміном зберігання (також ті, що зберігаються 75 років), а інший залишають під «швидкопсувні» документи, що втрачають юридичну силу в протягом 3-5 років. На обкладинку журналу в цьому випадку наносять позначку. Головне - уникнути плутанини.