Яким повинен бути облік у маленькому магазині?

1. Навіщо потрібен облік в невеликому магазині
2. Етапи контролю в роздрібних точках
3. Способи складського обліку
4. контроль продажів
5. Способи ручного обліку в торгівлі
6. Інструкція ручного контролю руху товарів

Без знань про те, як вести облік товару в маленькому магазині або величезному супермаркеті, неможливо ведення бізнесу. Сувора звітність попередить крадіжку персоналу, допоможе зрозуміти, наскільки прибутковим є бізнес, планувати витрати і виручку.

1. Навіщо потрібен облік в невеликому магазині
2. Етапи контролю в роздрібних точках
3. Способи складського обліку
4. Контроль продажів
5. Способи ручного обліку в торгівлі
6. Інструкція ручного контролю руху товарів

Завантажити бланки документів з обліку товарів:

Навіщо потрібен облік в невеликому магазині

Цілі обліку:

• контроль збереження продукції;
• контроль обсягів продажів;
• отримання достовірної інформації про товарні залишки, оборотності;
• отримання правдивої інформації про фінансові потоки, стан справ.

Він має на увазі не тільки управління товарними залишками, закупом, а й контроль за веденням бухгалтерської документації, своєчасністю проведення інвентаризації, правильністю оформлення повернень, списань.

• розкрадання;
• перевитрата грошей;
• банкрутство підприємства.

Етапи контролю в роздрібних точках

Контролює процес переміщення в магазині матеріально-відповідальна особа, воно ж веде звітність. Залежно від розмірів штату, це: товарознавець, завідувач, власник магазину.

Процес контролю умовно ділять на 3 види:

• контроль надходжень;
• продажів;
• зберігання.

думка експерта

Аркадій Астрахан, генеральний директор ТОВ «іменний-Рітейл» (Москва):

«Коли ми починали в 2006 році мережа Nomination в Іркутську, то облік вівся на паперових носіях: зошит обліку продажів з копією (під копірку) для бухгалтера, який заносив ці рухи в 1С.

1С була напівлегальної, тому не вимагала регулярних витрат.

Мінусів у системи тисяча:

• немає статистики руху товарів,
• замовлення робляться «навмання»,
• ABC-аналіз неможливий,
• відсутній контроль над продавцями в плані махінацій на знижки,
• немає оперативного контролю за залишками (продажу заносяться в програму обліку 1-3 рази на місяць),
• не відслідковуються взаємозв'язок між рухом грошових коштів та товарів.

З подібною системою мережу доросла до 9 магазинів в 3 містах, однак влаштовувати нас перестала набагато раніше: системні втрати набагато перевищували вартість впровадження повноцінного обліку.

Тому програмне забезпечення по якісному і всеосяжного обліку необхідно використовувати вже на самому початку торгової діяльності ».

Продукцію оприбутковують на підставі супровідних документів постачальника: ТОРГ-12 (товарна накладна), товарно-транспортних накладних, специфікацій.

Обов'язково перевіряється коректність їх заповнення, присутність оригінальних печаток, підписів керівництва, відповідність кількісних, якісних характеристик закупівлі. Перевіряють збереження упаковок, товарний вигляд, відповідність ваги, зазначеного на упаковці. Для продуктового магазину важливо перевірити терміни реалізації продуктів.

Шановні власники маленьких магазинів! Програма бизнес.Ру Роздріб допоможе вам легко почати вести облік товару, управляти закупівлями, отримувати правдиву інформацію про виручку.
Всю звітність можна буде сформувати за 2 кліка!
Спробуйте. Це безкоштовно! >>

Якщо фактичні і відписані постачальником значення зійшлися, екземпляри ТОРГ-12 завіряються печаткою, підписом відповідальної. Якщо немає - складають акт форми ТОРГ-2, в якому перераховують невідповідності по кожній позиції, фактичні кількості.

Після приймання, надходження розподіляють відразу в торговий зал або попередньо заносять на баланс складу.

Розділивши процес на окремі кроки, отримуємо:

• прийом товарів на зберігання;
• розміщення на складі в оптимальних умовах;
• контроль за дотриманням температурного режиму, правил товарного сусідства на складі;
• видача в торговий зал;
• поповнення запасів.

Відповідальність за товари, що знаходяться на складському зберіганні (з моменту приходу до продажу), несе завідувач складом, комірник, завідувач секцією, магазином. Вибір матеріально-відповідально особи залежить від розмірів магазина, головне - призначити його наказом, укласти договір матеріальної відповідальності.

Він відстежує рухи всередині складу, видачу в торговий зал, повернення, відповідає за дотримання умов зберігання.

Спосіб контролю складських залишків визначається видом зберігання, обсягами, кількістю найменувань.

Способи складського обліку

Оснащення, площа складських приміщень, тип асортименту впливають на способи зберігання, вид обліку. У роздрібній торгівлі прийняті 4 основних способи складського обліку:

⦁ Партіонний: надійшла на склад партія, що супроводжується окремою ТТН або ТОРГ-12, укладається окремо. Вона містить позиції різної номенклатури, сортів. Спосіб зручний для контролю своєчасності оплати привозять, але має на увазі наявність величезних складських площ, ускладнює звітність по залишках кожного найменування: вони зберігаються в різних місцях.

⦁ Сортовий: розподіл надходжень по складських площах йде в залежності від сорту продукції, що надійшла. Недолік: важко знайти позиції одного сорту з різними відпускними цінами.

⦁ Партіонний-сортовий: надходження ділять на партії, що зберігаються окремо, всередині партії поділяють на сорти.

⦁ Номенклатурний: використовують для дорогих, великогабаритних товарів. Приклад: окремо ювелірні прикраси зі срібла, золота, платини, з каменями, без каменів і т.п.

Контроль руху номенклатури на складі нерозривно пов'язаний зі способами зберігання:

1. Партійний спосіб контролюють партионной картою - відомістю, заводиться на кожну прийшла партію, яка враховує всі списання, видачі, прийоми, продажу. Ведеться в 2 примірниках: один зберігається на складі, другий - в бухгалтерії. Карта містить дані:

⦁номер товарної партії;

⦁дата відкриття карти;

⦁номер, найменування ТТН або ТОРГ-12, що супроводжувала завезення;

⦁наіменованіе товарних позицій;

⦁сорт;

⦁чісло місць або маса нетто;

⦁дата вибуття, кількість, перелік позицій;

⦁номер, назва витратного документа, який супроводжував вибуття (продаж, списання, повернення);

⦁дата закриття карти (коли товар партії закінчився).

Карта реєструється в реєстрі, що зберігається в бухгалтерії. Плюси: не проводячи повну ревізію складу, виявляються недостачі, пересортиця, надлишки всередині партії.

2. Сортовий спосіб зберігання: облік на нумерованих товарних картках або в товарних книгах з нумерований листами. Картки перераховують в журналі, видають під розпис. У товарній книзі окремим найменуванням кожного сорту відводять кілька листів. Дані вносять на підставі прибуткових або видаткових документів щодня.

3. При партіонно-сортовому способі зберігання ведуть одночасно партійний картах і товарні картки.

4. Номенклатурний спосіб: ведення товарних карток, книги.

Впорядкувати звітність, процес розподілу по складу товарів допомагає ведення адресного зберігання розподіл парафій по маркірованих осередкам, складським зонам. Воно звільняє до 30% площі зберігання, скорочує відхилення в складському обліку з 2,5% до 0,5%.

контроль продажів

Найтонші місця обліку товарів - процес передачі зі складу в торговий зал, списання природного убутку або втрат через недбальство. Саме на цих етапах товарного руху можливе проведення махінацій, крадіжки. Існують державні нормативи товарів, що підлягають природного убутку. Такий не схильні до штучні та фасовані вироби.

Говорячи простою мовою: якщо вовняні сукні на складі з'їла міль, то винувато матеріально-відповідальна особа, що не забезпечило належних умов зберігання, списання проходить з прибутку магазину і його зарплати.

Облік продажів ведеться наступним чином:

1. Передача зі складу в торговий зал документується, при автоматизованому обліку - програми містять типові проводки внутрішнього переміщення товарів, при ручному - залежить від способу обліку.
2. Придбання товарів покупцем підтверджується розрахунково-касовим чеком, відображається в книзі касира-операціоніста, куди щодня заносять дані проміжного (Х-, позмінного), кінцевого Z-звіту.
3. Бухгалтерія веде облік реалізації на рахунку 90 «Продажі», що має дебетову і кредитну частини.
4. Дебет: ціна постачальника, витрати на зберігання, податки (ПДВ, акциз і т.п.). Кредит: відпускна вартість, що включає ПДВ.
5. Щоденні або позмінні звіти касирів - основа для бухгалтерських проводок реалізації. Вони відображають обсяг виручки, частку витрат, чистого прибутку, підраховують щомісяця, віднімаючи від прибутку дебетову частину.

Контроль продажів ведуть за закупівельною або відпускної вартості. Спосіб контролю закріплюють в обліковій політиці організації.

Передача зі складу в торговий зал документується, при автоматизованому обліку - програми містять типові проводки внутрішнього переміщення товарів, при ручному - залежить від способу обліку.

Придбання товарів покупцем підтверджується розрахунково-касовим чеком, відображається в книзі касира-операціоніста, куди щодня заносять дані проміжного (Х-, позмінного), кінцевого Z-звіту.

Бухгалтерія веде облік реалізації на рахунку 90 «Продажі», що має дебетову і кредитну частини. Дебет: ціна постачальника, витрати на зберігання, податки (ПДВ, акциз і т.п.). Кредит: відпускна вартість, що включає ПДВ.

Щоденні або позмінні звіти касирів - основа для бухгалтерських проводок реалізації. Вони відображають обсяг виручки, частку витрат, чистого прибутку, підраховують щомісяця, віднімаючи від прибутку дебетову частину. Контроль продажів ведуть за закупівельною або відпускної вартості. Спосіб контролю закріплюють в обліковій політиці організації.

Способи ручного обліку в торгівлі

У процесі обліку необхідно кожну інформацію, що надійшла на склад одиницю товару записати, фіксуючи ціну поставки, кількість, вартість продажу. Кожен етап, через який проходить найменування, яке зберігається на складі, треба зафіксувати у внутрішніх документах компанії, підтвердити його касовим чеком, прибутковим ордером. Тільки в цьому випадку бухгалтер складе податкової звіт, що не викликає питань.

Звіти руху товарів бувають в двох видах:

• сумові;
• Потоварні або аналітичні.

Суммовой спосіб обліку підходить для магазинів з невеликим асортиментом, показує, як вести облік товару в магазині одягу без комп'ютера, користуючись зошитом «парафій-витрат». Використовують суму документів: прийшов товар, порахували суму за ціною реалізації, записали. Кожен день від цієї суми мінусуем виручку. Отримана різниця - складський залишок.

Після ревізії: розрахунковий залишок «мінус» фактичний залишок «дорівнює» недостача.

• Мінус суммового способу: відсутність товарної аналітики, можливості ABC-аналізу підрахунок точної прибутку з кожної товарної позиції. При сумовому способі складно зловити за руку продавця, що збуває «лівий» товар, можливі помилки калькуляції.
• Плюс: мінімум документів, з бухгалтерією впорається початківець.

Аналітичний спосіб дозволяє проводити детальний аналіз товарних запасів, динаміки продажів. Найпростіший варіант ведеться в Excel, відводячи кожному місяцю нову сторінку.

В першу графу файлу переносять повну інформацію про товар: виробник, вага, ціна, вид упаковки.

У другій відзначають обсяг надходжень в поточному місяці, в наступній - кількість продажів.

Остання графа - залишки по кожній позиції, окремо записують інформацію по повернень, зіпсованому або простроченим товару, результатами щомісячних ревізій.

Аналітичний спосіб ліг в основу програмного забезпечення для бухгалтерського обліку.

У роздрібному магазині використовують або програмне забезпечення, яке встановлюється на комп'ютер, або бухгалтерські онлайн-сервіси. Вибір залежить від можливостей власника бізнесу, звичок бухгалтера.

Інструкція ручного контролю руху товарів

Автоматизувати систему бухгалтерського обліку, руху товарів можуть дозволити собі навіть невеликі торгові точки. Ми розповімо покроково, як вести облік товарів в невеликому продуктовому магазині або магазині одягу.

Перший крок: прийом товарів на склад

Будь-яка поставка супроводжується накладними, рахунками-фактурами (якщо постачальник - платник ПДВ). Для них заводять журнал прибуткових документів, в якому фіксують номер, дату, суму. Це можна робити вручну або на комп'ютері, використовуючи Excel.

Другий крок: внутрішнє переміщення товарів

Зі складу товари повинні потрапити в торговельний зал або секцію не тільки фізично, а й по бухгалтерських проводках. Тут можна піти двома шляхами: віддати товари під звіт продавцю або перемістити в торговий зал, виписавши внутрішню накладну ТОРГ-12. Кожен відпустку зі складу заносять в журнал або реєстр внутрішнього переміщення товарів.

Третій крок: реалізація

Магазин оснащується касовим апаратом в обов'язковому порядку, кожна покупка підтверджується касовим чеком. Додатково контролювати продавців допоможе журнал продажів, що ведеться вручну, в який продавець записує кожну продану позицію. В кінці зміни між чеками і журналами роблять звірку.

Як працює онлайн-каса, докладніше читайте тут .

Якщо товари продають юридичним особам, то виписують копію чека, ТОРГ-12, рахунок-фактуру, дані заносять в журнал.

За бажанням власника магазину, можна прибрати другий етап обліку, заносячи поставки на баланс торгового залу. Такий варіант прийнятний для магазинів з невеликою номенклатурою або маленькою площею торгового залу.

Юридичні особи, які працюють за спрощеною системою оподаткування, зобов'язані вести книгу доходів і витрат.

Витрати: закупівля товарів, матеріалів для надання послуг і т.п.

Доходи: гроші від реалізації.

Книга ведеться в електронному або паперовому варіанті. Електронну версію роздруковують щомісяця (щокварталу), нумерують листи, прошивають. Паперова відразу ведеться на пронумерованих, прошитих аркушах.

Складніше юридичним особам, платникам ПДВ. Вони зобов'язані використовувати план рахунків бухгалтерського обліку, контролювати наявність рахунків-фактур, враховувати асортимент за собівартістю і відпускною ціною. Окремо враховують номенклатуру, націнку, ПДВ, витрати, фінансові результати торгівлі.

Читайте також про маленькі магазини: