Органи влади Астраханської області

DIRECTUM підвищує ефективність роботи виконавчих органів державної влади Астраханської області

У 2008 році адміністрація губернатора Астраханської області прийняла цільову програму, спрямовану на підвищення ефективності роботи виконавчих органів державної влади. Однією з головних завдань стало побудова єдиної інформаційно-технологічної інфраструктури органів влади, що об'єднує територіально розподілені інформаційні ресурси. В якості невід'ємної частини нової системи було потрібно створити систему електронного документообігу та з її допомогою налагодити оперативне і прозоре взаємодія більш ніж 40 структурних одиниць, що знаходяться у відомстві губернатора Астраханської області, в числі яких - 12 міністерств, 9 агентств і 8 служб.
Варто було вибрати надійний і перевірений на практиці програмний продукт, який став би основою створюваного рішення, а також знайти компанію, здатну забезпечити успішну поставку і професійне впровадження системи. За підсумками тендера, проведеного влітку 2008 року, перевагу було віддано платформі DIRECTUM, а побудова системи електронного документообігу та управління взаємодією структурних підрозділів органів влади було доручено Астраханському представництву ВАТ «ICL-КПО ВС» - сертифікованому партнеру компанії DIRECTUM.

Завдання і цілі проекту

Завдяки створенню єдиної автоматизованої системи електронного документообігу адміністрація Астраханській області розраховувала підвищити ефективність діяльності виконавчих органів:

• якісно поліпшити роботу з документами,
• прискорити процеси узгодження,
• посилити контроль виконання рішень,
• забезпечити надійне зберігання документації,
• суворо регламентувати доступ до даних,
• скоротити трудовитрати співробітників органів управління.

Платформа DIRECTUM повинна була стати частиною комплексної системи, за допомогою якої представники органів влади Астраханської області могли б приймати виважені управлінські рішення. Ця система включає в себе ряд інтегрованих між собою блоків: бухгалтерську систему, пакет управління проектами, геоінформаційну систему, портал органів державної влади та портал державних послуг Астраханській області.

Єдина інформаційна система управління

Забезпечення тісної взаємодії окремих компонентів рішення особливо важливо для повноцінної роботи електронного уряду: в системах використовуються єдині реєстри та довідники; система управління інформацією тісно інтегрована з порталами, орінтірованнимі на надання державних послуг та прийом звернень громадян; для керівників (губернатора, голови уряду Астраханської області та його заступників, а також для міністрів і керівників підрозділів) розроблені контрольні панелі, де ключові дані відображаються у вигляді діаграм, графіків, зведених таблиць і гістограм. Така наскрізна інтеграція істотно спрощує процеси прийняття рішень і допомагає краще контролювати їх виконання.
При реалізації проекту слід врахувати не тільки складну розгалужену структуру підвідомчих установ (понад 40 структурних одиниць), а й високу інтенсивність інформаційних потоків: за рік в адміністрації губернатора реєструється приблизно 10 000 вхідних і 1 500 вихідних документів, а загальний обсяг інформації, що зберігається документації становить близько 150 000 документів.

хід проекту

На першому етапі фахівці астраханського представництва «ICL-КПО ВС» досліджували застосовувалися схеми і правила документообігу. Для цього були проведені інтерв'ю з ключовими користувачами, заповнені і оброблені анкети, вивчені можливості інтеграції з іншими інформаційними системами.
Потім вони узагальнили і проаналізували всі зібрані дані, з тим щоб врахувати особливості роботи користувачів, визначити склад впроваджуваних бізнес-процесів і описати модифікації, які треба було внести в вихідні рішення. В рамках проекту були розроблені універсальні схеми переміщення документів, що враховують специфіку роботи замовника, і додані нові, створені для органів влади, модулі ( «Розпорядчі документи», «Експедиція») і додаткові довідники ( «Проекти постанов та розпоряджень», «Громадяни», "Адресна книга").
Керівники обласної адміністрації (міністри та їх заступники) отримали можливість користуватися спеціально розробленим інтерфейсом, що надає доступ тільки до ключових функцій документообігу - рішення дозволяє приймати документи на розгляд, накладати резолюції (текстові, рукописні і голосові), а також затверджувати паперу, підготовлені помічниками.
Оскільки астраханське представництво «ICL-КПО ВС» є одним з центрів сертифікованого навчання компанії DIRECTUM, співробітники обласної адміністрації змогли фактично без відриву від своєї роботи прослухати навчальні курси по використанню програмних продуктів DIRECTUM і здати сертифікаційні іспити.
Проект впровадження DIRECTUM було розпочато у вересні 2008, а вже станом на 1 січня 2009 року систему встановили на сервері і робочих місцях і повністю налаштували. За час новорічних канікул фахівці конвертували дані з усіх застосовувалися програм, перенісши їх в DIRECTUM, і з 10 січня розпочалася промислова експлуатація системи. На момент старту в системі було зареєстровано 100 співробітників - як керівники, які беруть на розгляд документи в електронному вигляді, так і рядові службовці, які отримують резолюції і розпорядження.

створене рішення

Сьогодні в системі DIRECTUM зареєстровано 1300 осіб, з них понад 200 користувачів щодня використовують її у своїй діяльності. Будучи встановленої на робочих місцях керівників виконавчих органів державної влади Астраханської області, в прийомних, секретаріатах ​​і канцеляріях, DIRECTUM дозволила автоматизувати роботу відповідальних співробітників і забезпечити оперативне реагування на звернення громадян.

Інтерфейс для роботи з документами і завданнями для керівників

DIRECTUM дозволяє вирішувати весь комплекс завдань, пов'язаних з документацією
DIRECTUM дозволяє вирішувати весь комплекс завдань, пов'язаних з документацією. Забезпечується можливість реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції - в централізованому режимі, децентралізованому і змішаному. Ведеться облік всіх внутрішніх і розпорядчих документів, договорів (угод) і службової кореспонденції; підтримується робота з взаємопов'язаними документами. Електронні образи всієї документації, незалежно від її формату, зберігаються в єдиному електронному архіві, а доступ до неї надається відповідно до заздалегідь встановленими правами користувачів. Передбачені механізми списання документів відповідно до прийнятої в адміністрації номенклатурою справ і правилами підготовки документів до знищення.
Система забезпечує управління документообігом як між внутрішніми підрозділами адміністрації губернатора, так і між виконавчими органами державної влади Астраханської області. Передача документів ведеться відповідно до чітко встановлених схемами, що дозволяє ретельно координувати роботу органів і підвищує її оперативність. Співробітник, тимчасово відсутній на робочому місці (наприклад, знаходиться у відрядженні), має постійний доступ до системи DIRECTUM через Інтернет.
За допомогою DIRECTUM можна контролювати своєчасне виконання доручень керівництва, відповідати на запити організацій і громадян. Система підтримує перевірку правильності і своєчасності виконання документів, забезпечує підготовку та виконання постанов і розпоряджень, прийнятих губернатором і урядом Астраханській області, починаючи з етапу створення проекту і закінчуючи зняттям з контролю і здачею документів в архів.
Нарешті, одним з важливих переваг використання DIRECTUM є виконання функцій діловодства відповідно до діючих російськими стандартами і нормами.

Результати і плани розвитку

З впровадженням DIRECTUM в організації роботи обласної адміністрації відбулися значні зміни, причому поліпшення торкнулися як якісні, так і кількісні показники діяльності співробітників. Робота з основними видами документів (протоколи, листи, заяви громадян та ін.) Зараз ведеться тільки в електронному вигляді. Внутрішні документи рассматріваеются вдвічі швидше, а час, що витрачається на контроль і аналіз виконання доручень, скоротилося в чотири рази.
Можливість втрати інформації практично виключена - всі документи, включаючи історію їх узгодження і розгляду, зберігаються в електронному вигляді в єдиній базі даних. При цьому, завдяки впровадженню DIRECTUM, час пошуку будь-якого з них скоротилося в 9 разів. Система повністю інтегрована з внутрішнім порталом органів виконавчої влади Астраханської області.

У планах розвитку інфраструктури - подальше масштабування системи DIRECTUM, що дозволить поширити рішення на всі виконавчі органи державної влади Астраханської області. Крім того, передбачається розширити функціональні можливості системи, в тому числі за рахунок надання можливості всім відповідальними співробітникам застосовувати для візування документів електронний цифровий підпис.