Системи електронного документообігу в Росії. Огляд: Документні сканери
На сьогоднішній день в Росії представлено давольно велика кількість СЕД, які успішно функціонують і розвиваються. Розглянемо наймасштабніші і відомі з них:
Огляд основних систем документообігу, представлених в Росії
Нижче наведені головні відмінні риси основних систем документообігу, представлених в Росії. При підготовці огляду автор використовував власний досвід роботи з системами або досвід своїх колег, а також відомості про системи, отримані при проведенні конференцій Docflow, організованих компанією ABBYY .
Якісь системи, можливо, не ввійшли в даний огляд, за що автор заздалегідь приносить свої вибачення, якісь - менш поширені в Росії - описані досить лаконічно. Охочих прочитати більше про конкретну систему або дізнатися про інші системи, що не увійшли в огляд, автор відсилає до сервера конференції Docflow . В першу чергу автора цікавили системи, які можна без натяжки назвати "промисловими" в тому сенсі, що вони вже давно представлені на ринку, являють собою відчужується комерційний продукт, який можна придбати, за яким можна отримати технічну підтримку і який знаходиться в розвитку.
В огляді свідомо опущені ті властивості систем, без яких не обходиться жодна, навіть сама найпростіша система документообігу. Це, наприклад, відноситься до інтеграції з додатками Microsoft Office, генерації звітів, стандартних засобів пошуку. Та чи інша стандартна функціональність згадується в огляді тільки в тому випадку, якщо вона є сильною або, навпаки, слабкою, стороною якогось конкретного продукту.
Розробником цих продуктів є компанія Hummingbird . Це одна з найпопулярніших в світі систем, що відносяться до класу "електронних архівів". На жаль, різні покоління і компоненти продукту отримали різні назви, і тому при ознайомленні з ним виникає певна плутанина. Спочатку існувала система Docs Open - клієнт-серверний додаток з "товстим" клієнтом. Потім був розроблений сервер додатків Docs Fusion, що дозволив позбутися необхідності мати "товстого" клієнта, який звертається безпосередньо до бази даних. До нього є два клієнта: Windows-клієнт PowerDocs і Web-клієнт CyberDocs. Перспективною для компанії є платформа Docs Fusion. Для простоти ми далі будемо називати систему словом Docs, маючи на увазі Docs Fusion і клієнтів - PowerDocs і CyberDocs.
У Росії Docs Open представлена досить давно і вже застосовується в багатьох організаціях. Дистриб'ютором цього продукту в Росії є недавно створена компанія HBS . Docs може ефективно застосовуватися і в великих організаціях з великим числом співробітників (тисячі чоловік), і в невеликих фірмах, де працює п'ять-шість чоловік. Система в першу чергу позиціонується як призначена для організацій, які займаються інтенсивним створенням документів та їх редагуванням (головні офіси компаній, консалтингові компанії, органи влади і т. Д.).
Клієнт PowerDocs - це Windows-інтерфейс, за ідеологією побудови нагадує MS Outlook. Користувач може звертатися до Docs через інтерфейс самого MS Outlook і навіть у вікні Windows Explorer, що дозволяє працювати з папками Docs як зі звичайною файлової системою. Клієнт PowerDocs дозволяє здійснити мобільний доступ з можливістю синхронізації при підключенні, в тому числі і по повільним лініях. Ця функція також дозволяє забезпечити стабільну роботу користувача в режимі нестійкої роботи локальної мережі. клієнт CyberDocs забезпечує практично ту ж функціональність, що і PowerDocs, але через Internet-браузер.
В одному комплексі може бути встановлено кілька серверів DocsFusion, при цьому автоматично реалізується балансування навантаження і стійкість до збоїв (fault tolerance). Це означає, що при збої одного з серверів користувачі відчують лише деяке уповільнення роботи системи, а сама система дійсно може забезпечити одночасну роботу з нею досить великої кількості користувачів. Для зберігання даних системи необхідно використовувати Microsoft SQL Server або Oracle. Як сховище для самих документів використовується файлова система. Підтримується механізм ієрархічного зберігання даних HSM.
Система дозволяє легко здійснити інтеграцію і стикування з іншими прикладними системами як на рівні клієнта PowerDocs, так і на рівні сервера. Docs - це відкрита платформа, до неї поставляються засоби розробки для створення спеціалізованих додатків або інтеграції з іншими системами.
Продукт не орієнтований на застосування в області інженерно-конструкторського документообігу, в ньому немає інтеграції з системами CAD / CAM. У територіально розподілених організаціях можуть виникнути проблеми, тому що в системі немає механізмів реплікації інформації. У ній є засоби підтримки спільної роботи на рівні робочої групи. Однак для великих організацій цих коштів недостатньо.
Documentum - це система управління документами, знаннями і бізнес-процесами для великих підприємств і організацій. У Росії її представляє компанія "Документум Сервісіз" . Система тільки починає впроваджуватися в Росії, але вже давно і міцно заслужила позицію одного з лідерів індустрії, і тому включена в огляд. Documentum - це платформа, в більшій мірі, ніж готовий продукт, призначена для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості, управління проектами в розподілених проектних групах, організації корпоративного діловодства, динамічного керування вмістом корпоративних інтранет-порталів.
У продукті передбачено все, що потрібно великої організації, - це інтегрована система, що дозволяє комплексно вирішувати досить широкий спектр завдань. Вона включає необхідну функціональність для автоматизації ділових процесів: маршрутизацію, твердження, розподіл, повідомлення і контроль виконання. Documentum досить масштабується, вся інформація, яка зберігається в системі, управляється виділеним серверним компонентом - сховищем DocBase. Documentum містить механізми, що дозволяють управляти зберіганням інформації: вона підтримує управління версіями, публікацією, доступом, місцезнаходженням інформації і дає можливість здійснювати архівацію. Система може ефективно працювати в розподіленої архітектурі в територіально роз'єднаних підрозділах завдяки реалізованим механізмам реплікації і синхронізації інформації, а також централізованого адміністрування. Documentum поставляється в декількох "редакціях", орієнтованих на різні завдання: створення порталів, управління знаннями, забезпечення відповідності стандартам / управління якістю, організація B2B (business-to-business) взаємодії. Важливою особливістю для багатьох галузей є можливість повного документування всіх подій і жорсткого відстеження виконання певних процедур.
Продукт включає в себе кошти, що дозволяють створювати додатки в середовищі Documentum, в тому числі Web-додатки. Але для розробки додатків для Documentum і інтеграції його з іншими додатками можна використовувати і зовнішні засоби розробки: продукт побудований на сучасних відкритих технологіях. Завдяки такій відкритості для його впровадження в існуючу інформаційну середу не буде потрібно істотних витрат на модифікацію інфраструктури. Documentum відрізняється потужною підтримкою форматів і засобами автоматичної генерації файлів форматів PDF і HTML з будь-яких даних, що зберігаються. Однією з переваг використання цього продукту для промислових підприємств є можливість його інтеграції з ERP і CAD / CAM-системами.
Documentum має відносно високу вартість впровадження за рахунок того, що є "конструктором", з якого збирається необхідна функціональність, і далекий від "коробки", а крім того, складний в освоєнні, що є очевидною зворотним боком його функціональної повноти. Тому оснащення цим продуктом окремих робочих груп або організацій з числом працівників приблизно одного-двох десятків має мало сенсу, хіба що в разі, якщо передбачаються швидкі темпи зростання.
Безумовно, Documentum є одним з найбільш потужних продуктів, однак дозволити собі таку систему можуть тільки організації, які дуже серйозно ставляться до задачі автоматизації документообігу і готові виділити на неї достатні фінансові та інтелектуальні ресурси.
Система LanDocs в першу чергу орієнтована на діловодство і архівне зберігання документів. Вона складається з кількох компонентів: системи діловодства, сервера документів (архіву), підсистеми сканування і візуалізації зображень, підсистеми організації віддаленого доступу з використанням Internet-клієнта, поштового сервера.
Компонент діловодства реалізований в клієнт-серверній архітектурі на базі промислової СУБД: Oracle або Microsoft SQL Server. Програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням документів в електронному архіві реалізовано у вигляді окремого сервера. В якості окремої опції поставляється модуль повнотекстового пошуку документів з урахуванням правил російської мови. Поштова служба LanDocs зроблена так, що співробітники, у яких встановлено спеціальний клієнтський компонент LanDocs, можуть отримувати повідомлення-завдання і звітувати по ним, використовуючи стандартний поштовий ящик Microsoft Exchange або Lotus Notes. Продукт відкритий для розробників - є API для вбудовування LanDocs в Windows-програми сторонніх розробників. Компонент сканування і роботи з зображеннями має досить просунуту функціональність: він дозволяє фільтрувати зображення, виправляти перекіс, який виник після сканування, розпізнавати текст.
Система LanDocs не орієнтована на підтримку колективної роботи і процесу створення документів.
Microsoft SharePoint Portal Server
Система є електронним архівом з розвиненими засобами підтримки спільної роботи. Це, мабуть, перший продукт компанії Microsoft , Який може претендувати на роль корпоративного. Підтримує: спільне створення документів, ведення версій документів, вилучення і повернення документів до архіву (check-out, check-in). У ньому немає Windows-клієнта як такого. Для доступу до архіву використовується Web-клієнт (сторонні розробники можуть дописувати для нього свої компоненти) і компонент, інтегрований в Windows Explorer, що дозволяє звертатися до архіву як до набору файлів.
В систему вбудовані досить потужні засоби індексації та пошуку. Причому пошук може здійснюватися як за внутрішніми сховищ інформації (файли, інтранет-сайти, бази Microsoft Exchange, бази Lotus Notes), так і за зовнішніми (Internet). Система здатна індексувати і публікувати документи, які знаходяться в файлової системі на серверах локальної мережі. В якості альтернативи документи можна перемістити в сховище самого сервера (яке аналогічно сховища MS Exchange 2000). Реєстраційні дані про документи завжди поміщаються в сховище сервера, при цьому немає необхідності у використанні окремого сервера баз даних.
Система досить відкрита, до неї можна додавати різні компоненти. Опора на Web-технології робить таке розширення технологічним.
Продукт найбільш ефективний в якості бази інформаційної інфраструктури для компаній, які роблять ставку не на ієрархічне управління, а на матричну організацію взаємодії людей і плоску структуру управління. Для традиційних фірм вона може стати ланкою в інтранет-інфраструктурі для "пожвавлення" останньої, так як концепції, закладені в цю систему, дозволяють зробити процес публікації інформації на порталі частиною щоденної роботи з документами, що не вимагає особливо складних процедур, ресурсів і організаційних зусиль.
Хоча система і називається Optima Workflow , Це більше ніж workflow-продукт. Крім загального механізму організації потоку робіт, він дозволяє зберігати на час проведення робіт всі документи, які стосуються процесу. Для цього в якості сховища використовується механізм загальних папок Microsoft Exchange. Корисною можливістю є відстеження критичних шляхів і уявлення комплексу взаємопов'язаних робіт у вигляді діаграм Ганта. Втім, цю роботу можна проводити і в середовищі MS Project c використанням всіх її можливостей, так як Optima Workflow дозволяє експортувати дані про хід робіт в цю програму.
Система автоматизує процеси реєстрації документів за правилами діловодства, реалізує механізми аннотирования і збору резолюцій, доставки звітів про виконання доручень.
Той факт, що Optima Workflov використовує в якості основного сховища і транспорту Microsoft Exchange, визначає все її можливості по надійності зберігання, захисту від збоїв, можливості застосування повільних ліній зв'язку, синхронізації даних, обмеження доступу до даних. Для реєстрації версій документів використовується СУБД, до якої здійснюється доступ через ODBC. Як вже зазначалося вище при класифікації систем, workflow-система зручна для формалізації типових процедур роботи з документами в організаціях, де така робота є щоденною практикою. Так як Optima Workflow як сервер використовує Exchange, його легко впровадити в тих компаніях, де він вже застосовується за своїм прямим призначенням - як поштовий сервер. Не потрібно розраховувати на те, що Optima Workflow дозволить вам задіяти Exchange в якості електронного архіву - для цього є інші продукти, наприклад описаний вище Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow зберігає документи тільки в процесі, поки роботи, пов'язані з ним, не завершені.
Дана система розроблена компанією АйТі . Вона орієнтована в першу чергу на організації, керівництво яких прагне до оптимізації діяльності своїх співробітників і підвищенню ефективності роботи, в тому числі і економічної ефективності. "Бос-референт" відноситься до категорії систем, орієнтованих на підтримку управління організацією, ефективної роботи співробітників і на накопичення знань, і при цьому має розвинені додаткові сервіси (про них - трохи нижче).
Основне призначення системи "Бос-референт" - створення корпоративної системи, що охоплює діяльність всіх співробітників на своїх робочих місцях і підтримуючої управлінські бізнес-процеси. Система підтримує російські стандарти діловодства, організаційне управління, контроль виконавської дисципліни, відстеження договорів із зовнішніми організаціями, узгодження документів. Відмітна особливість її в тому, що, будучи повноцінною системою документообігу, призначеної для роботи всіх співробітників організації, вона вже володіє всією необхідною функціональністю для реалізації діловодства. У ній з самого початку фігурують поняття, ролі та функції, властиві організаціям зі складною ієрархічною, в тому числі територіально розподіленої, структурою в Росії. Інша відмінна риса системи "Бос-референт": в ній реалізовані функції CRM-системи, контролю договорів, обліку матеріальних цінностей, потокового сканування і розпізнавання (в "Бос-референт" інтегрована система FineReader), електронної конференції і дошки оголошень.
Додаткові модулі системи "Бос-референт" включають автоматизацію організації та планування заходів, автоматизацію діяльності бюро перепусток на підприємстві, генератор звітів, факс-сервер.
Система реалізована на платформі Lotus Notes. Завдяки цьому на додачу до функцій "БОС-Референта" користувачі отримують в своє розпорядження все багатство функціональності самого середовища Lotus Notes, включаючи електронну пошту, реплікацію даних, можливість віддаленої роботи і т. Д. "Бос-референт" є найбільш відкритою в усіх сенсах системою - вона поставляється разом з повними вихідними текстами. До неї додатково додається інструментарій розробника з повним описом функцій прикладного програмного інтерфейсу.
Компанія АйТи розробила кілька методик оцінки економічного ефекту впровадження СЕД "Бос-референт". На підставі таких оцінок можна порахувати реальну економію від перекладу в електронний вигляд процесів узгодження, створення, пошуку та зберігання документів, договорів, використання шаблонів документів, автоматизації процесів контролю виконання доручень, роботи з договорами і т.д. Такі методики, поряд з методиками TCO (total cost of ownership), застосовуються при оцінці проектів впровадження системи на комерційних підприємствах.
Система "Дело", яка до недавнього часу називали "Справа-96", є типів представником систем автоматизації діловодства и самє в Цій якості Набуль популярності у нас в стране. Вона послідовно підтрімує всі правила діловодства, успадковані від радянського діловодства та прійняті в России. Розробник - компанія "Електронні офісні системи" ( ЕОС ) - взявши курс на переглядання Концепції продукту в сторону создания повноцінної системи документообігу. Продукт підтримує ідеологію діловодства, суть якої в наступному: щоб було скоєно будь-яка дія в організації, потрібен документ, до якого "прилаштовується ноги", тобто забезпечується його рух. Рух документів (при тому, що фізично вони, природно, не переміщаються) відбувається за рахунок зміни облікових записів про документи в базі даних. Для зберігання документів компанія ЕОС недавно представила окремий продукт, інтегрований з системою "Дело", що забезпечує функції електронного архіву. У системі реалізований Web-інтерфейс, що зручно для організації віддаленого доступу і побудови інтранет-порталів. Система має API, що дозволяє інтегрувати її з різними додатками. "Дело" зберігає облікові записи засобами промислової СУБД - Oracle або Microsoft SQL Server; здійснює повне протоколювання дій користувачів з документами. Остання версія інтегрована з системою розпізнавання FineReader для занесення в неї даних з паперових документів. Продукт в першу чергу цікавий для організацій, які стикаються з необхідністю впровадження формалізованого діловодства для підрозділів секретаріатів, канцелярій, загальних відділів.
"Євфрат" є простим електронним архівом з базовими можливостями контролю виконання. розроблено компанією Cognitive Technologies . Компанія пропонує спектр продуктів для організацій різного масштабу - від версії для малого офісу до варіанту для великих компаній. У нашому випадку мова піде про другий варіант, званому "Євфрат Клієнт-сервер", в якому в якості клієнтської частини використовується "Євфрат-Офіс", який є самостійним продуктом, який може працювати незалежно від серверного компонента системи.
"Євфрат" побудований в парадигмі "робочого столу" з папками. Документи розкладаються по папках, які можуть мати будь-яку ступінь вкладеності. Власного сховища файлів "Євфрат" не має - система зберігає тільки посилання на файли або на сторінки в Internet. Для зберігання реквізитів документів використовується СУБД власної розробки. У комплект продукту входять утиліти, що дозволяють ущільнювати і архівувати базу даних цієї СУБД.
Відмінною особливістю є можливість відкрити і переглянути будь-який документ підтримуваного системою формату за допомогою вбудованої програми перегляду, правда, без форматування і ілюстрацій, що, втім, не складає проблеми, так як документ можна відкрити в зовнішньому "рідному" додатку. На жаль, "Євфрат" не дає можливості відслідковувати отримання та повернення документів (check-out, check-in) і зберігання версій, що може ускладнити колективну роботу з документами. Система дозволяє описати категорії документів і приписати будь-який з категорій будь-які реквізити.
Для введення інформації з паперових носіїв в комплект продукту входить система потокового введення, заснована на іншому продукті компанії - системі розпізнавання текстів Cuneiform. По суті, "Євфрат" являє собою засіб сканування, розпізнавання, реєстрації документів, присвоєння їм реквізитів, індексації, повнотекстовий пошук, призначення завдань, пов'язаних з документом, і контролю їх виконання. Це недороге рішення, яке може виявитися корисним в малому офісі або на підприємствах, що не пред'являють високих вимог до масштабованості інформаційної системи.
У цей розділ віднесені продукти, детальний опис яких було б багато в чому повторенням сказаного. Однак це не означає, що вони в чомусь поступаються описаним вище.
Система Company Media розроблена російською компанією "Інтертраст" на основі Lotus Notes. Містить широкий набір сервісів, що підтримують діловодство, колективне створення документів, контроль виконання, управління договорами, управління проектами, управління персоналом, облік матеріальних цінностей та ін. Сильною стороною є ефективна підтримка територіально розподілених структур управління за рахунок спеціальних методів, які гарантують доставку завдань незалежно від якості ліній передач. Система може мати широке застосування в організації - і як база для автоматизації діловодства, і як засіб підтримки роботи співробітників в організації в цілому. Додаткові сервіси, реалізовані в системі, роблять її ще більш привабливою.
Lotus Domino.doc являє собою додаток для Notes / Domino, написане самій же компанією Lotus, яке має досить розвинений електронний архів, що дозволяє в середовищі Notes реалізувати корпоративне сховище документів. Забезпечує функції зберігання версій, контроль вилучення і повернення документів (check-out, check-in). Будучи доповненої компонентом Domino Workflow, допомагає реалізувати потоки робіт. Для організацій, що використовують Lotus Notes / Domino, вибір Domino.doc може виявитися виправданим. Продукт коштує недорого в перерахунку на робоче місце, за умови що на цих місцях вже є клієнтські ліцензії Lotus Notes. Продукт Staffware відноситься до категорії workflow-систем масштабу підприємства. Розроблено однойменною компанією http://www.staffware.com/ , Поширюється в Росії фірмою "Звістка-Метатехнологія". Це серверна технологія для управління потоками робіт. Типовими користувачами Staffware (як, втім, і будь-який інший системи workflow) можуть стати телекомунікаційні компанії, великі і середні банки, готелі, інші організації, день у день виконують безліч регламентованих типових операцій.
"Ефект-Офіс" - продукт петербурзької компанії "Гарант Інтернешнл" . При невисокій ціні він досить функціональний - містить електронний архів, засоби опису структури організації, обмеження доступу по рольового принципу і маршрутизації документів. Основна функція - електронний архів із засобами пошуку інформації. Крім того, він включає в себе засоби автоматизації діловодства, що базуються на технологіях маршрутизації документів контролю виконання. У продукті реалізована власна електронна пошта з підтримкою POP3 / SMTP і UUCP. Відмінною рисою є низькі вимоги до ресурсів обладнання та орієнтація на невеликі організації (до 100-150 співробітників). В цілому "Ефект-Офіс" є повноцінним рішенням початкового рівня і може бути непоганим вибором в разі, якщо організація не пред'являє підвищених вимог до масштабованості або має обмежений бюджет на інформаційні технології.
Вибір системи документообігу - це не просто технологічна або інженерне завдання, він пов'язаний із загальною стратегією розвитку організації. Якщо це комерційна компанія, то вибір визначається багато в чому її цілями, конкурентним середовищем, структурою, яка є на даний момент, а також тією структурою, до якої компанія прийде в майбутньому, і, крім того, економічним ефектом впровадження. Якщо це державна установа, то треба перенести акцент на повноту обліку завдань, що вирішуються організацією, особливості цих завдань, пов'язані зі специфікою її діяльності. Загалом, при виборі системи документообігу потрібно враховувати безліч чинників, які на перший погляд можуть не мати відношення до предмету. Наведений вище огляд допоможе вам виробити первісну гіпотезу про те, які системи можуть вам підійти.