IT Expert: Вибираємо сканер для офісу

IT Expert Як це зробити На допомогу керівнику Андрій Шуклин

| 14.01.2011

У статті:

Чому в офісі необхідно скануючий пристрій

Що краще використовувати для оцифровки зображень - сканер або БФП

Яке МФУ зі сканером вибрати

Який вибрати сканер

Чому вибір сканера повинен бути усвідомленим

Чому в офісі необхідно скануючий пристрій

За останній час спектр офісних завдань змінився несильно, а от документообіг, навпаки, трансформувався. У багатьох компаніях створюються електронні копії паперових документів, а в деяких - велика частина документообігу ведеться чисто в електронному вигляді - роздруковуються тільки бухгалтерські документи.

Але навіть якщо перед організацією не варто мета повністю перейти на електронний документообіг, наявність пристрою сканування зображень дозволить зробити роботу більш продуктивною. Коли від копії не потрібно високої якості, то за допомогою копіювального апарату виконується копіювання на папір. Ця процедура вкрай архаїчна - адже паперову копію можна за кілька секунд передати в інший підрозділ, її легко втратити серед купи паперів або зовсім втратити. А ось електронний примірник буде зберігатися скільки завгодно часу (при правильній системі резервування даних), до нього завжди зможе отримати доступ будь-який співробітник. Тому сканер, інтегрований в систему документообігу, підвищить ефективність роботи співробітників, виключивши багаторазові повторення операцій введення і скоротивши терміни пошуку потрібних документів.

З іншого боку, наявність в офісі скануючого пристрою дозволить не тільки оптимізувати рутинні дії, але і розширити можливості персоналу. Так, при наявності якісного сканера в електронний вигляд можуть бути переведені фотографії з заходів, різні буклети та маркетингові матеріали, отримані на паперовому носії. Крім цього, застосування технологій сканування спрощує роботу між філіями організації. Наприклад, поки кур'єрська служба або «Пошта Росії» доставляє документи, електронні дублікати можуть тимчасово замінити їх, ставши підставою для перерахування коштів або початку робіт.

Що краще використовувати для оцифровки зображень - сканер або БФП

Вибрати скануючий пристрій можна з двох категорій техніки: МФУ з вбудованим сканером або дискретні сканери (є окремими пристроями). У кожній категорії свої плюси і мінуси, тому правильний вибір залежить від конкретних потреб відділу або організації.

Купівля МФУ з вбудованим сканером розумна в тому випадку, якщо бюджет невеликий, вимоги до функціонала сканера невисокі, а офіс необхідно оснастити універсальним пристроєм, що поєднує функції сканера, принтера і копіра. Багатофункціональні пристрої спочатку створювалися як уніфіковані засоби, що дозволяють виконувати відразу кілька операцій і при цьому економити на початкових вкладень. Але у даній категорії техніки є і свої недоліки. Один з них - зворотна сторона універсальності. Якщо в офісі встановлено МФУ, то при виході його з ладу організація залишається не тільки без сканера, але і без принтера / копіра / факсу. Ось чому організаціям, чия діяльність залежить від доступності друкувального пристрою, не рекомендується застосовувати для цієї мети одне МФУ. Другий недолік - обмеження допустимого навантаження. При невисокій ціні МФУ, як правило, обмежені в швидкості роботи і друкує, і скануючого пристрою. Відповідно, при великому потоці документів, що вимагають оцифровки, МФУ може уповільнити обробку документів і негативно вплинути на ефективність робочого часу. А наявність обох функцій - друку і сканування - тільки посилює цю проблему, адже в кожен момент часу пристрій виконує тільки одну операцію, так що для сканування документів доведеться почекати, поки інший співробітник закінчить друкувати. Тому МФУ при всій їх привабливості підходять головним чином для робочих груп, функції друку і сканування для яких вторинні.

У порівнянні з МФУ дискретні сканери мають ряд переваг. Перше з них - більш високу якість і багатий функціонал сканування. Друге - швидкість сканування. У дискретних сканерів вона значно вище, що дозволяє виконувати оперативну оцифровку великої кількості документів. До того ж серед дискретних сканерів легше знайти підтримку форматів А4 і більше (найпоширеніший формат сканування для МФУ - А4, але є і моделі формату А3). З іншого боку, сканер - пристрій персонального використання (в ньому немає мережевого інтерфейсу). З огляду на все перераховане, в разі, коли сканування є важливим для компанії і використовується часто, вигідніше окремо придбати принтер і сканер.

Яке МФУ зі сканером вибрати

Для невеликих офісів найбільш затребуваними виявляються МФУ з підключенням до локальної мережі. Подібні моделі дозволяють заощадити на інвестиціях в техніку, забезпечивши співробітників можливістю друку і сканування. Стандартним набором функцій офісного МФУ (принтер, сканер, копір, факс) має струменевий модель Brother MFC-990CW. Особливість моделі - підтримка інтерфейсів Ethernet, USB 2.0, Wi-Fi і навіть Bluetooth. Вона друкує зі швидкістю до 33 стор. / Хв в ч / б режимі, сканує з оптичним дозволом 2400x1200 т / д, а також відправляє / приймає факси в кольорі. Пристрій зберігає відскановані зображення в файл, у вигляді вкладення в повідомлення електронної пошти, у вигляді зображення, в програму оптичного розпізнавання тексту, а також на зовнішні носії (флеш-накопичувачі і карти пам'яті). Є автоподатчик на 15 аркушів формату А4.

Монохромний лазерний МФУ Сanon i-SENSYS MF4450 поєднує принтер, який працює зі швидкістю до 23 стор. / Хв, сканер, здатний створювати електронні копії з дозволом 600x600 т / д (до 9600 × 9600 точок / д в режимі покращеної якості), копір і факс . Для сканування тут також є лоток автоматичної подачі аркушів місткістю 35 сторінок. Крім того, для економії паперу є можливість автоматичної двосторонньої друку. Приємним бонусом можна назвати знижене енергоспоживання, що не перевищує 3 Вт в режимі очікування. Це робить МФУ економічніше в експлуатації.

Струминне МФУ HP Officejet Pro 8500 Wireless дозволяє не тільки сканувати, але і створювати повнокольорові відбитки фотографічної якості (механізм друку використовує пігменти чорнило). Що стосується економічності, завдяки застосуванню картриджів підвищеної ємності, за даними НР, пристрої серії Officejet Pro 8500 роблять відбитки навіть за нижчою ціною, ніж недорогі лазерні принтери. Дозвіл сканера становить до 4800 т / д при глибині кольору 48 біт. Для зручності роботи є автоподатчик документів для сканування і модуль підключення до бездротової мережі.

Samsung SCX-4623FN - традиційне лазерне МФУ. Швидкість роботи друкувального механізму становить також 22 стор. / Хв, а якість сканування - 1200 × 1200 т / д. Процесор, що працює з частотою 360 МГц, здатний швидше виконувати складні завдання друку і сканування. Відзначимо наявність вбудованого факсу.

Більш високою якістю сканування володіє модель Xerox Phaser 3100MFP / S. При більш низькій швидкості друку (до 20 стор. / Хв) дане лазерне МФУ відрізняється наявністю катриджей високої ємності (на 3000 і 6000 відбитків), а також високою роздільною здатністю сканування (4800 × 4800 т / д) і вбудованим модулем для підключення до мережі Wi -Fi.

Який вибрати сканер

Професійні пристрої для сканування, як правило, використовуються на одному комп'ютері, наприклад, у секретаря, якщо він відповідає за переклад в електронний вигляд документів, або у дизайнера, який працює з макетами та зображеннями. Коли співробітникам необхідно створювати графічні об'єкти на базі відсканованих матеріалів, краще забезпечити надмірне дозвіл сканування - адже при обробці, верстці і повторного друку відбувається погіршення якості. Як пристрої, створені для вирішення однієї конкретної задачі, дискретні сканери відрізняються більш широкими можливостями.

Недорогий продукт для сканування фотографій та поліграфії - Epson Perfection V330 Photo. Оптичний дозвіл складає 4800 × 9600 точок / д. Особливість Perfection V330 Photo - «тонкий» дизайн, якого вдалося домогтися за рахунок спеціальної схеми технології сканування (Matrix CCD). Сканер відрізняється і зниженим енергоспоживанням, а також постійною готовністю до початку сканування (не вимагає розігріву). Слід зазначити, що Perfection V330 Photo в основному призначений для дизайнерів і оптимізований для сканування зображень з високою роздільною здатністю. Попереднє сканування займає 7 с, а сканування сторінки А4 з дозволом 300 т / д - 16 с.

Кольоровий планшетний сканер CanoScan LiDE 700F оснащений блоком сканування фотоплівок і підключається до комп'ютера через інтерфейс USB 2.0, який забезпечує в тому числі його харчування і дозволяє сканувати об'єкти формату А4 з високою роздільною здатністю - до 9600 × 9600 точок / д, а також з дозволом до 4800 × 4800 т / д, якщо мова йде про документи з підвищеною здатністю, що відображає. Слід звернути увагу на те, що в характеристиках зазначено оптичне дозвіл - подібні показники МФУ є результатом додаткової обробки зображення програмними способами (інтерполяції). Наприклад, CanoScan LiDE 700F допомогою додаткової обробки зображення дозволяє домогтися дозволу 19200 т / д. Глибина кольору, яку можна отримати у CanoScan LiDE 700F, становить 48 біт в кольоровому режимі і 8 біт в монохромному. Що стосується швидкості, вона становить 12 з роздільною здатністю 300 т / д - стандартному для сканування звичайних документів. Попереднє сканування для вибору області оцифровки займає 9 с. Для зручності роботи передбачені кнопки швидкого виклику, які можуть ініціювати сканування в стандартну програму, прямий переклад в формат PDF, сканування і повтор друку на принтері за замовчуванням і відправку отриманого зображення по електронній пошті.

Для перекладу документів в електронний вигляд підійде також модель HP Scanjet G4050. Вона володіє оптичним дозволом до 4800х9600 т / д. Дозволяє одночасно сканувати до чотирьох фотографій формату 10х15 см, а також слайди та негативи і зберігати їх як окремі файли. З функцій відзначимо можливість усунення ефекту червоних очей і відновлення кольору.

У тих випадках, коли необхідно сканувати документи великого формату, можна придбати спеціальний сканер, такий як Mustek ScanExpress A3 USB 2400 Pro. Він спеціально створений для невеликих рекламних бюро, веб-студій і організацій, яким необхідно працювати з великими форматами, зберігаючи високу роздільну здатність. Пристрій підключається до комп'ютера через інтерфейс USB 2.0, отримуючи харчування з готельного кабелю від адаптера. ScanExpress A3 USB 2400 Pro сканує оригінали розміром до 297x420 мм, забезпечуючи оптичне дозвіл 2400 × 2400 т / д.

Чому вибір сканера повинен бути усвідомленим

Хоча в будь-якому офісі періодично необхідно переводити в цифровий формат різні документи, вибір скануючого пристрою повинен бути усвідомленим. Для більшості організацій достатньо придбати лазерне МФУ і налаштувати його відповідним чином для роботи в мережі. Що стосується робочих місць дизайнерів і фахівців з маркетингу і рекламі, для їх оснащення можна вибрати один з професійних сканерів, звернувши увагу на наявність додаткових функцій, дозвіл сенсора, а також спектр підтримуваних форматів. При цьому слід пам'ятати, що професійні сканери застосовуються в якості персональних пристроїв і не можуть обслуговувати всю робочу групу. Тому нерідко адекватним рішенням стає придбання МФУ для загального користування і професійних сканерів для спеціалістів.

Ключові слова: сканер документів , багатофункціональний пристрій