Заповнення прибуткового касового ордера

[p913]
[a914]
Прибутковий касовий ордер може заповнюватися або вручну (чорнилом темного кольору чорнильною або кульковою ручкою), або за допомогою друкарської машинки, комп'ютерних засобів чи іншими способами, що дозволяють забезпечити збереження в ньому записів протягом 3-х років з урахуванням проведених податкових перевірок.

Виправлення в касовому ордері не допускаються.

- в рядку «Ідентифікаційний код ЄДРПОУ» вказується код юридичної особи, доводиться готівку, з Держреєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців;

- - в рядку «Найменування підприємства (установи, організації)» вказується назва юридичної особи, яке приходует готівку (повне або скорочене);

- в рядку «Прибутковий касовий ордер №» ставиться номер і дата оформлення касового ордера.

Номер повинен бути простим числовим (без дробів і додавання букв). Номер присвоюється ордеру при його реєстрації в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів (така реєстрація здійснюється до передачі ордера в касу). Нумерація касових ордерів ведеться в хронологічному порядку, починаючи з початку року, окремо за прибутковими та видатковими касовими ордерами.

Дата оформлення ордера проставляється в такому форматі: число і рік - цифрами, місяць - словом. Дата оформлення ордера повинна збігатися з датою фактичного надходження готівки в касу підприємства.

- в колонках табличній частині прибуткового касового ордера вказується номер кореспондуючого субрахунку (наприклад, для оприбуткування готівки, отриманих в банку, кореспондуючих буде субрахунок 311 «Поточні рахунки в національній валюті»), код аналітичного рахунку (при встановленні таких кодів на підприємстві), отримана сума грошових коштів (цифрами, з копійками) і код цільового призначення (при наявності таких кодів у підприємства);

- в рядку «Прийнято від» вказується інформація про фізичну особу (прізвище, ім'я, по батькові, і інші дані) або про суб'єкта господарювання (найменування), від якої прийнято готівку грошові кошти.

У касових ордерах, які оформляються на загальну суму проведених підприємством касових операцій (наприклад, на операцію з отримання готівки з банку за чеком) реквізит «Прийнято від» не заповнюється.

- в рядку «Підстава» зазначаються підстави для прийому готівки (джерело походження - наприклад, дата, номер і предмет договору (або рахунку), за яким здійснюється оплата). При оприбуткуванні готівки, отриманої з банку, зазначаються серія та номер грошового чека, за яким отримано грошові кошти в банку, а також цілі витрачання отриманих з банку коштів (для виплати заробітної плати, для господарських потреб і т.п.);

- в рядку «Додатки» вказуються додаткові документи (при їх наявності), які є підставою для прийому готівки і додаються до прибуткового касового ордеру (наприклад, заяви, довідки, акти, накладні). На цих документах касир після оприбуткування готівки в касу проставляє відбиток штампа або напис "Оплачено" із зазначенням дати (число, місяць, рік);

- в рядку «Сума» вказується фактично отримана сума коштів (прописом - гривні, цифрами - копійки). Сума пишеться з великої літери, починаючи з лівого краю відповідного поля.

Сума готівки, зазначена в прибутковому касовому ордері, повинна відповідати сумі, зазначеній в корінці чека грошової книжки, а також у виписці банку (в день отримання грошових коштів в банківській виписці наводиться сума знятої з поточного рахунку готівки і номер грошового чека з чекової книжки). Ця ж сума повинна бути вказана при відображенні даного ордера в касовій книзі.

- в рядку «Головний бухгалтер» ставиться підпис головного бухгалтера, вказується його прізвище і ініціали. Якщо в штаті немає головного бухгалтера, документи підписує особа, уповноважена для цього керівником підприємства;

- в рядку «Отримав касир» відразу ж після отримання готівки ставиться підпис касира, який отримав грошові кошти, вказується його прізвище і ініціали. Якщо в штаті посаду касира не передбачена, виконання його обов'язків за письмовим розпорядженням керівника покладається на іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність. Якщо в штаті підприємства є лише один працівник - керівник, то він має право підписувати касові документи окремо як касир та як головний бухгалтер;

Під час отримання від бухгалтера прибуткового касового ордера касир зобов'язаний перевірити наявність і достовірність підпису головного бухгалтера (або іншого працівника, уповноваженого для цього керівником підприємства), правильність оформлення, наявність всіх реквізитів і перерахованих додатків. І якщо хоча б одне з таких вимог до оформлення касових документів не виконана, касир не підписує такий ордер і повертає його для відповідного оформлення.

- поля Квитанції (права відривна частина прибуткового касового ордера) заповнюються аналогічно лівій частині, яка залишається у юридичної особи. Додатково на квитанції ставиться печатка. Така печатка повинна розташовуватися тільки на квитанції (а не на лівій частині ПКО і не посередині документа). Квитанція, засвідчена підписом головного бухгалтера і касира, з печаткою юридичної особи є підтвердженням про прийом готівки в його касу і видається особі, яка внесла готівку. При знятті коштів з поточного банківського рахунку така квитанція залишається у юридичної особи і зберігається разом з випискою банку.