Акт заміни обладнання

  1. роль акта
  2. Відносно якого обладнання може бути складений документ
  3. Хто робить акт
  4. Порядок заміни особливо цінного обладнання
  5. Загальні відомості про акт, особливості складання
  6. Зразок акта заміни обладнання
  7. Після складання документа

Формування акту заміни обладнання - необхідна частина процедури по заміні технічних апаратів і різного роду приладів, що значаться на балансі організації.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк акта заміни обладнання .doc Завантажити зразок акта заміни обладнання .doc

роль акта

Акт є підтверджуючим документом, в якому фіксується факт заміни несправного, що вийшов з ладу, застарілого або з якихось інших причин непридатного до подальшого використання телефону.

На основі акта відбувається списання старого обладнання з балансу підприємства і постановка на облік нового.

Відносно якого обладнання може бути складений документ

Акт про заміну може бути сформований при заміні будь-якого обладнання, що стоїть на балансі компанії. Це може бути:

  • офісна та побутова техніка;
  • складні виробничі прилади;
  • апарати, що відносяться до експлуатаційних об'єктів і т.д.

Хто робить акт

Просто взяти і замінити обладнання в організації не можна. Попередньо необхідно упевнитися в тому, що воно дійсно не підлягає ремонту і потребує заміни. Для цього є два шляхи:

  1. Передати його в компанію, яка займається гарантійним і післягарантійним обслуговуванням такої техніки (це може бути безпосередній постачальник даного обладнання, з яким у підприємства укладено відповідний договір).
  2. Зібрати комісію з фахівців підприємства (краще з різних структурних підрозділів - наприклад, бухгалтерії, технічного відділу та юридичної) і з їх професійною допомогою провести огляд устаткування на предмет його стану.

Якщо за результатами перевірки виявлено невиправні поломки і об'єкт підлягає заміні, про це складається спеціальний акт.

Порядок заміни особливо цінного обладнання

До обладнання, що має значну цінність, відноситься таке, вартість якого перевищує 40 тисяч рублів.

Якщо поломка сталася саме з технікою з категорії «особливо цінне», то для того, щоб зробити її заміну потрібно не тільки скласти акт, а й оформити повернення товару продавцю (у разі, якщо гарантійний термін ще не минув). Також потрібно буде скласти лист-претензію , акт прийому-передачі основних засобів (Цінне майно відноситься до цієї рядку бухгалтерського обліку) і зробити акт про списання .

Прийом нового обладнання, що прийшов замість колишнього, потрібно також оформити актом прийому-передачі і завести на нього нову інвентарну картку .

Неухильне дотримання цієї процедури дозволить уникнути можливих претензій з боку контролюючих структур і контрагентів - постачальників обладнання.

Загальні відомості про акт, особливості складання

Якщо на вас покладено функцію з формування акту заміни обладнання, а ви не дуже добре уявляєте, як саме це зробити, ми дамо вам кілька корисних рекомендацій. Також радимо вивчити зразок документа - на його основі можна легко скласти власний акт.

Перш ніж перейти до детального розгляду акту, ознайомтеся з деякими загальними відомостями, властивими для всіх таких документів.

  • По-перше, почнемо з того, що акт відноситься до первинної документації, тому ставитися до його складання потрібно вкрай уважно, уникаючи помилок, неточностей та виправлень.
  • По-друге, всі акти, що складаються в комерційних організаціях, на сьогоднішній день не мають єдиного уніфікованого зразка. Значить це те, що працівники компаній можуть писати їх в довільній формі або, якщо на підприємстві є шаблон документа - по його типу. Інформація про те, в якому вигляді повинні оформлятися акти, дається в нормативної документації фірми.
  • По-третє, акт можна писати вручну або набирати на комп'ютері (за умови подальшого роздрукування) - значення це не має. Для формування акту підійде як звичайний лист будь-якого відповідного формату (частіше застосовується варіант А4), так і фірмовий бланк компанії.

Головне, щоб його текст був завірений «живими» підписами осіб, що беруть участь в заміні.

Засвідчувати акт заміни обладнання печаткою слід тільки в тому випадку, якщо ця вимога зазначено в обліковій політиці організації.

Акт складається як мінімум в двох примірниках (по одному для кожної зі сторін заміни), при необхідності можна зробити і додаткові копії, запевнивши їх належним чином.

Дані про готовому акті обов'язково повинні бути внесені в журнал обліку, який повинен бути в наявності в кожній великій організації - зазвичай він зберігається або в відділі бухгалтерії, або у секретаря.

Зразок акта заміни обладнання

Насамперед в документі пишеться:

  • його назва, номер;
  • дата і місце складання.

Потім в основній частині документа зазначається:

  • компанія-власник устаткування (що є за актом замовником) і компанія-постачальник (що є виконавцем);
  • найменування обладнання, його номер, а також відомості з документа, що підтверджує факт придбання (номер і дата рахунку);
  • обов'язково дату монтажу, а також є обслуговування даної техніки гарантійним або післягарантійним.

Потім в таблицю вносяться заходи, проведені для виявлення несправності (візуальний огляд, глибока експертиза і т.д.), вказується характер пошкоджень і пишеться результат огляду.

Після цього встановлюється висновок про необхідність заміни обладнання. Тут потрібно відзначити, на яку саме техніку буде проведена заміна.

На закінчення документ підписується обома сторонами.

Після складання документа

Після того, як акт буде оформлений і належним чином завірений, його слід вкласти в папку з іншої документацією подібного роду. Доступ до даної папці повинен бути обмежений. Період зберігання акта прописується або в локальних паперах підприємства або, якщо в обліковій політиці ця норма не встановлена ​​- у законодавстві РФ.