Розрахунок штатної чисельності персоналу

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Гранична штатна чисельність бюджетної установи
3. Як проводиться розрахунок штатної чисельності працівників
4. приклад
5. Норматив штатної чисельності бухгалтерії
6. Як визначити чисельність штатного персоналу організації і підрозділів
7. приклад
8. Від яких показників залежить структура і штатна величина
9. Рекомендації по обґрунтуванню штатної чисельності організації
10. важливі висновки

Розрахунок штатної чисельності проводиться з урахуванням особливостей структури організації, функцій і рівнів управління. Дізнайтеся, як визначити штатний склад, які формули застосувати.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Що таке штатна чисельність працівників: визначення

Розрахунок штатної чисельності працівників необхідно проводити в цілях оптимізації кількості співробітників. Щоб витрати на персонал не перевищили норми, а організація змогла отримувати стабільний прибуток, раціонально застосовувати галузеві норми, розраховані фахівцями НДІ.

На підставі розрахунку штатної чисельності визначаються такі показники, як:

кількість часу, необхідне співробітникам відповідної спеціальності і кваліфікації на виконання робіт певної складності;

кількість працівників, які повинні бути задіяні в конкретному підрозділі компанії.

Основні відомості та нормативи обчислень вказані в нормативно-правових актах. Зокрема таблиця з видами робіт і часом, призначеним для їх виконання, наводиться в постанові Мінпраці Росії від 25 листопада 1994 року за номером 72 «Про затвердження міжгалузевих укрупнених нормативів часу на роботи з документаційного забезпечення управління». Галузеві нормативи можна застосовувати для розрахунків і орієнтуватися на них при складанні локальних документів.

Варто враховувати, що не завжди кількість облікового персоналу можна розрахувати за допомогою галузевих норм. Деякі показники застаріли або відсутні. НДІ і розробники таких нормативно-правових актів здійснюють розрахунки переважно для великих підприємств. Для дрібних компаній такі розрахунки доведеться робити самостійно.

Облікова величина - це норма працівників відповідного професійно-кваліфікаційного складу, необхідного для виконання виробничих завдань, управлінських функцій, обсягів роботи в заданих технічно-організаційних умовах. Знаючи, як розрахувати чисельність штатного розкладу слід враховувати, що прийняті нормативи є відносними. Це пояснюється тим, що в нормативах вказані типові обсяги і складність без урахування специфіки певного підприємства.

Гранична штатна чисельність бюджетної установи

Облікова величина складу бюджетної установи визначається на підставі нормативів з праці за такою формулою:

Штатна чисельність

=

Загальна кількість витрат за рік / ч

:

Нормативний фонд робочого часу кожного співробітника за один рік в годинах

х

Коефіцієнт невиходів під час чергової відпустки, хвороби і т.д.

Нормативний фонд робочого часу умовно приймається за дві тисячі годин. Ці рекомендації розрахунків наведені для бюджетних організацій. Але норматив розрахунку штатної величини може застосовуватися і комерційними організаціями. Відповідними законами і постановами нормативи затверджені для працівників:

• юридичних служб;
• фінансових служб;
• бухгалтерій;
• служб охорони праці;
• військово-облікових столів;
• пралень;
• котелень;
• оздоровчих комплексів і т.д.

Як проводиться розрахунок штатної чисельності працівників

Штатна чисельність працівників - це кількість персоналу відповідної спеціальності і кваліфікації, достатній для виконання поставлених завдань. При визначенні нормативної величини необхідно використовувати просту формулу:

Н

=

V

:

(Фрв × ВПЛ × Квн)

• V є плановим обсягом робіт, цифри запитують у керівників підрозділу;
  
• Фрв відноситься до фонду робочого часу на відповідний період, що планується. У середньому річний фонд часу при 40-годинному тижні становить 2004 години, місячний дорівнює 176 годин;
  
• ВПЛ вказана планова вироблення в розрахунку на одного працівника. Запросити показники можна у керівників відділів;
  
• Квн враховує плановий коефіцієнт по виконанню норм. Визначають показники в співвідношенні планової вироблення певного періоду в поточному році і фактичного вироблення аналогічного періоду попереднього року. Показники запитують у керівників структурних підрозділів.

Довідка

приклад

У відділі продажів працювало 15 осіб. Генеральний директор підприємства визнав, що це багато для невеликої компанії, і попросив директора з персоналу прорахувати і визначити, чи можливо скоротити штат відповідного підрозділу. HR-директор скористався стандартною формулою: Н = V: (Фрв × ВПЛ × Квн). В якості основ планового обсягу показника V був використаний обсяг продажів, запланований на період з січня по листопад 2017 року. Цифра склала 1 264 710 000 руб. Фонд робочого часу за показником Фрв з січня по листопад 2017 року склав 1803 години. Планова вироблення в розрахунку на одного фахівця за показниками ВПЛ за обліковий період склала 66 699 руб. При цьому фактична вироблення за який враховується і зіставляється аналогічний період попереднього 2016 року дорівнює 60 305 рублів. Плановий коефіцієнт по виконанню норм показників Квн був розрахований таким чином 66 699 60 305 = 1,11. Ці показники підставили в стандартну формулу і отримали відповідний результат 1 264 710 000: (1803 × 66 699 × 1,11) = 9 осіб. Цифра прямо показувала, що штатна чисельність перевищена, і персонал необхідно скорочувати.

Читайте також:

Норматив штатної чисельності бухгалтерії

Розрахунок штатної чисельності бухгалтерії проводиться з урахуванням відповідних галузевих норм. При визначенні кількості бухгалтерів враховується нормативна чисельність працівників підприємства і всіх структурних підрозділів. Для кожного діапазону вимірювання використовують різні розрахункові залежності і застосовують спеціально розроблені формули. Враховується і специфіка робота кожного підприємства і такі показники, як:

1. загальна цифра працівників ;
2. кількість обслуговуваних структурних підрозділів;
3. коефіцієнти питомої ваги з бухгалтерського обліку.

Штатна та фактична величина працівників - це дві різні одиниці. У кожному діапазоні застосовуються різні залежно розрахункових даних. Якщо на підприємстві проводяться специфічні види обліку, результати чисельності бухгалтерів будуть істотно відрізнятися, ніж при типових видах робіт.

Як визначити чисельність штатного персоналу організації і підрозділів

Розрахунок штатної величини проводиться з урахуванням того, що нормативну кількість працівників є ідеалістичним станом речей. У нормативах не враховується, що співробітники періодично хворіють, ідуть у чергову відпустку і т.д. роботодавцю необхідно визначити, яка кількість людей буде потрібно для заміни тимчасово відсутнього персоналу. Для відповіді на це питання необхідно визначення облікової величини. Показники визначають за формулою:

Н - це нормативна чисельність працівників;

Кн відображає плановий коефіцієнт невиходів на роботу. Показник обчислюється за такою формулою: Кн = 1 + Дн. При цьому Дн визначальна частка неробочого часу в загальному фонді всього робочого часу, розрахованому за виробничим календарем. Показники визначаються як загальна сума годин невиходів, поділена на розрахункове загальна кількість всіх робочих годин до відповідного вказаний період.

Довідка

приклад

Директор з персоналу розрахував нормативну чисельність відділу продажів. Вийшла цифра 9. Для обчислення облікової чисельності був визначений плановий коефіцієнт невиходів - Кн, починаючи з січня по листопад 2017 року. Враховувалися такі дані: кількість неробочих днів протягом року - 49, з них 28 днів планову відпустку, плюс 7 днів без збереження зарплати відповідно до Трудового кодексу і плюс 14 днів норматив лікарняних листів, це 392 години при обліку 8-годинного тижня. Частка всіх неробочих годин за формулою Дн склала: 392 години (невихід): 1 803 години (облік загальної кількості робочих днів). Результат дорівнював 0,22. Коефіцієнт невиходу в січні-листопаді: 1 + 0,22 = 1,22. Необхідна штатна чисельність дорівнює 9 × 1,22 = 11 співробітників.

Зверніть увагу! Поняття штатна чисельність ближче відповідає дійсності, ніж нормативна, яка завжди при розрахунках виходить значно нижче. При економії бюджету на оплату праці раціонально вибирати середній показник.

Від яких показників залежить структура і штатна величина

Структура і штатна величина - два порівнянних поняття. При обчисленні штатної кількості працівників завжди варто враховувати структурні особливості організації. Необхідно виявити диспропорції між кількістю керівного складу і рядових співробітників:

подивитися, яка кількість персоналу обслуговує кожен бухгалтер, економіст, юрист;

визначити кількість виробничих відділів, обслуговуючих підрозділів;

число підлеглих у кожного керівника.

Норматив штатної величини, виходячи з ефективності управління, становить:

для керівників верхнього рівня - від трьох до п'яти;

для середньої ланки - від семи до дев'яти.

Ці норми протягом тривалого часу застосовуються на підприємствах усіх форм власності. Вони розроблені французьким вченим Грайкунасом і визнані в усьому світі класичними. Якщо кількість підлеглих перевищує зазначені нормативи, рівень управління штатною чисельністю різко падає.

Гранична штатна чисельність установи розраховується за формулами з урахуванням рентабельності та економічної виправданості. Важливо, щоб показники нормативної та штатної чисельності відповідали оптимальному кількості, необхідному для успішного виконання поставлених завдань.

Рекомендації по обґрунтуванню штатної чисельності організації

Аліна Малишева, директор з персоналу компанії «Солта-Інвест» рекомендує:

Коли в компанії підводили підсумки за рік, генеральний директор запросив у фінансового директора дані про те, скільки коштів витратило кожен підрозділ. Керівник організації зауважив, що HR-служба, яка нічого не виробляє і не продає, за минулий рік обійшлася компанії трохи дешевше, ніж відділ маркетингу. У гендиректора виникло питання: з чого складаються витрати служби персоналу. HR-директор пообіцяв скласти бюджет на свою службу, але зіткнувся з проблемою. У журналах і в Інтернеті багато публікацій про бюджет на персонал в цілому, а про бюджет HR-служби майже нічого немає. Я вирішила дати колезі поради, щоб пропоновані розміри витрат не викликали заперечень у бюджетній комісії.

Уточніть у гендиректора плани з розвитку компанії і очікування від HR-служби. З огляду на це, розробляйте бюджет

З'ясуйте, які плани компанії зі зміни чисельності персоналу. Якщо компанія збирається розширюватися, то Вам буде потрібно приймати на роботу нових рекрутерів та менеджерів з розвитку, навчати керівників підрозділів навичкам проведення інтерв'ю, налагоджувати співпрацю з вузами, розширювати присутність компанії на сайтах пошуку роботи. Закладіть ці витрати в бюджет HR-служби.

Потім уточніть, які пріоритетні завдання керівник компанії ставить перед Вашим підрозділом на наступний рік. Чим задоволений або незадоволений гендиректор в роботі з персоналом? Чи є у нього побажання щодо змін соцпакета або системи мотивації або інформація про досвід інших компаній, який, на його думку, варто перейняти? Відповіді на ці питання допоможуть скласти бюджет для HR-служби, який буде відповідати потребам бізнесу. А значить, такий бюджет буде легше захистити.

Довідка

важливі висновки

1. Складаючи бюджет на HR-службу на майбутній рік, треба запитати у директора: чи планує він розширення компанії. Якщо так, то закладіть в бюджет витрати на збільшення штату HR-служби і на навчання менеджерів.
   
2. У статті витрат на навчання в першу чергу передбачте витрати на навчання фахівця з охорони праці та C & B-менеджера, якщо вони є в штаті HR-служби.
   
3. До захисту підготуйте три версії бюджету: оптимістичний, песимістичний і оптимальний. І тримайте в голові «план мінімум» - витрати, від яких не можна відмовитися ні за яких умов.

завантажити бланк

Статті по темі: