Касова дисципліна в 2019 році для ТОВ та ВП: що це таке, її основи і нюанси, необхідні документи

1. Основні правила
2. Необхідні документи
3. Хто зобов'язаний виконувати вимоги?
4. Відповідальність за недотримання
5. Особливості у ІП
6. Особливості у ТОВ
7. Останні зміни 2016 року

Касова дисципліна - законодавчо встановлені правила контролю за готівковими коштами, обов'язкові до дотримання юридичними особами та індивідуальними підприємцями.

Порядок ведення каси регламентується Указом Банку Росії №3210-Н від 11.03.2014 р

Зміст статті

Основні правила

Всі підприємства зобов'язані контролювати оборот своїх готівкових коштів. Найчастіше організації розраховуються так при видачі заробітної плати, розрахунки з підзвітними особами, отриманні готівкової виручки, передачі грошей в банк для зарахування на рахунок. Розрахунки повинні проходити строго через касу з використанням прибуткових і видаткових ордерів .

При отриманні готівкової виручки компанія зобов'язана застосовувати спеціальне устаткування - ККТ. Це спеціальні лічильно-підсумовують машини, призначені для реєстрації вступників грошових коштів. З їх допомогою здійснюється зберігання інформації по виробленим торговельних операцій.

Використання ККТ обов'язково для всіх осіб, які здійснюють продаж за допомогою готівкового розрахунку, однак є деякі винятки. Машини можуть не застосовуватися, якщо:

• особа здійснює таку діяльність, застосування ККТ при якій утруднений, наприклад, кур'єрська доставка, продаж талонів для проїзду в громадському транспорті, торгівля на ринках, в кіосках тощо;
• особа застосовує особливі бланки суворої звітності , Працюючи з населенням та ВП, виняток не стосується розрахунків з юридичними особами;
• особи перебувають на ЕНВД або є ІП, що застосовують патентну систему оподаткування , При цьому для розрахунків вони повинні оформити підтверджує прийняття грошей документ, найчастіше він має ті ж реквізити, що і товарний чек .

Звільнення від застосування спеціалізованої техніки не означає, що підприємство може не дотримуватися касову дисципліну. Вона являє собою комплекс вимог, необхідних для забезпечення достовірності обліку готівкових грошей:

• Усе операції по касі оформляються законодавчо затвердженими типовими формами первинної документації.
• Готівкові кошти повинні витрачатися тільки на ті цілі, заради яких вони отримані.
• Підприємство повинно забезпечити належні технічні умови для приміщень, де розташована каса.
• Організація зобов'язана вести повний комплект касових документів.
• Залишок коштів не повинен перевищувати певного фірмою ліміту .
• Готівкові розрахунки між підприємствами повинні здійснюватися тільки в межах законодавчо встановлених обмежень. На даний момент ліміт одного подібного договору - 100 тис. Рублів.
• Організація зобов'язана наказом призначити працівника, відповідального за касові операції.
• Видача коштів співробітникам для забезпечення потреб фірми повинна супроводжуватися складанням авансового звіту.

Більш детальну інформацію ви можете дізнатися з наступного відео:

Необхідні документи

Організації оформляють всі касові операції за допомогою наступних документів:

• Касова книга за формою КО-4 . У неї записуються всі випадки одержання і видачі грошей, вироблені на підставі ордерів.
• Прибутковий касовий ордер. Складається на кожні надходять готівкові грошові кошти. У ньому вказується призначення платежу, сума, дата отримання.
• Видатковий касовий ордер. Без цього документа видача грошей з каси не дозволяється. У ньому міститься інформація про те, кому і на які цілі передані гроші.
• Журнал реєстрації касових документів за формою КО-3 . Всі оформлені ордера реєструються до передачі безпосередньо в касу.
• Книга обліку грошових коштів за формою КО-5. У документі записується рух готівкових грошей від старшого до інших касирам.
• Розрахунково-платіжна форма № Т-49 , платіжна відомість за формою № Т-53 . Оформляються при виплаті заробітної плати, а також видачу грошей співробітникам з інших причин.

Всі документи повинні бути обов'язково оформлені на паперовому носії. Деякі організації для зручності також дублюють всі ордера в спеціалізованій програмі автоматизованого бухгалтерського обліку.

Для оформлення паперового примірника необхідно занести дані від руки або роздрукувати заповнений на комп'ютері шаблон, поставити підпис. Засвідчення факсимільними реквізитами не допускається.

В електронному вигляді документ складається за допомогою комп'ютера або іншого спеціалізованого програмного забезпечення. Дані заносяться в базу для захисту від спотворень, виправлень, збереження інформації від втрати. Всі документи завіряються за допомогою цифрового підпису .

Хто зобов'язаний виконувати вимоги?

Дисципліну зобов'язані вести абсолютно всім організаціям, які здійснюють розрахунки за допомогою готівкових коштів. Необхідність виконання не залежить від:

• наявності або відсутності у підприємства контрольно-касового апарату;
• обраної системи оподаткування;
• сфери діяльності фірми.

Компанії, звільнені від обов'язкового застосування ККТ, все одно повинні оформляти належним чином надходження і вибуття грошових коштів.

Індивідуальні підприємці до 1 червня 2015 року також ще зобов'язані були заповнювати всі документи. Але зі зміною законодавства їх діяльність була спрощена. В даний час вони повинні вести тільки відомості видачі заробітної плати найманим працівникам.

Відповідальність за недотримання

Відповідність касової дисципліни підприємства чинному законодавству контролюється наступними органами:

• Директор і бухгалтерія несуть відповідальність за наявність необхідних технічних умов для безпечної роботи і збереження каси.
• Органи внутрішніх справ стежать за відповідністю технічних характеристик приміщення каси необхідним вимогам.
• Банками здійснюється спостереження за повнотою відображення операцій, а також відповідністю оформлення документів стандартам.

Недотримання в будь-якому аспекті порядку визнається порушенням. Карається накладенням штрафу:

• для відповідальних осіб, як правило, директора - 4-5 тисяч рублів;
• для підприємства в цілому - від 40 до 50 тисяч.

Порушенням також є виконання одного або декількох наступних дій:

• перевищення встановленого обмеження на залишок грошей в касі;
• розрахунки з третіми особами об'ємом більше законодавчо встановлених меж;
• неповне відображення в документації поступили коштів.

Особливості у ІП

Багато індивідуальні підприємці не знають, як правильно вести касу відповідно до законодавства. Якщо підприємець вирішив використовувати спрощену дисципліну, він повинен оформити відповідний наказ. Без нього відмова від ведення повного комплекту касових документів є порушенням.

Указ №3210-У дозволяє ІП:

• Чи не складати ПКО при прийомі готівки. При цьому підтверджуючими документами будуть звіти ККТ, БСО, чеки тощо.
• Не застосовувати касові ордери за передачу грошових коштів. При цьому виплата заробітної плати здійснюється на підставі платіжної відомості.
• Не мати касову книгу. Всі операції, що стосуються діяльності ІП, в тому числі надходження і видача грошових коштів, відображаються в книзі обліку доходів і витрат . При цьому взяті підприємцем кошти з каси на особисті потреби зовсім не підлягають фіксування в КУДіР.

Також обмежені цілі, на які ІП може витрачати гроші. Наприклад, неможливий витрата на здійснення операцій з цінними паперами, видачу позик, оплату кредитів тощо. Повний перелік обмежень зафіксований в Указі.

Для таких витрат рекомендується застосовувати банківську карту, оформлену на фізичну особу. Також можна необхідну суму покласти на розрахунковий рахунок, після чого зняти на ці цілі.

Особливості у ТОВ

Зміна дисципліни для суб'єктів малого підприємництва включає в себе тільки можливість скасування ліміту залишків. В інших аспектах ТОВ зобов'язані дотримуватися вимог, визначених для юридичних осіб.

Ліміт або перехідний залишок - найбільша дозволена сума готівки, яку допускається залишати в касі в кінці дня. Гроші понад межі при цьому необхідно здати в банк, за винятком днів видачі заробітної плати, свят і вихідних, якщо в цей час відбувалося надходження коштів.

Раніше ТОВ зобов'язані були встановлювати ліміт залишку по касі. Якщо мале підприємство ігнорувало цей факт, податкова служба визнавала лімітом 0 рублів, і всі встановлені при перевірці суми залишків на рахунку 50 вважалися прямим порушенням.

З 1 червня 2014 всі ТОВ, які мають в штаті менше 100 працівників і які отримують виручку до 800 млн рублів на рік, можуть не затверджувати ліміт.

При цьому чинний межа залишків необхідно скасувати. Для цього керівник повинен скласти спеціальний наказ. Його зміст регламентовано Указом №3210-У. Якщо організація веде бухгалтерський облік, рішення можна закріпити в облікову політику . В іншому випадку перевищення раніше встановлених лімітів є адміністративним порушенням і карається штрафом.

Останні зміни 2016 року

У 2016 році облік касових операцій регламентується Указом ЦБ №3210. Зміни торкнулися безлічі важливих аспектів:

• ІП та ТОВ можуть мати необмежену кількість готівки в касі на кінець дня.
• Малі підприємства мають право не заповнювати касову книгу, не створювати ордера.
• Термін зберігання в архіві касових документів встановлюється тільки директором підприємства.
• Вилучено вимогу про необхідність нумерації, прошивки, завіренні підписом директора та печаткою всіх аркушів касової книги.
• Метод розрахунку ліміту залишків вибирається компанією самостійно і не залежить від джерел отримання коштів.
• В БСО і інші підтверджуючі документи можна вносити всю денну виручку однією сумою.